Wie sich Personalprozesse digitalisieren lassen, zeigen AWO Württemberg, die Medizinische Universität Lausitz und die Stiftung Liebenau mit der d.velop content platform – und verkürzen Freigabezeiten, die früher tagelang liefen, auf teilweise wenige Stunden. Auf der Health and Care Stage des d.velop SUMMIT haben die drei Einrichtungen gemeinsam mit Simon Vastmann, Director Product Portfolio Health and Care bei d.velop, und Philipp Badura, Customer Success Manager bei d.velop, gezeigt, wie unterschiedlich der Weg zur vernetzten digitalen Personalakte aussehen kann – und wie ähnlich am Ende der Effekt ist.
Personalfluktuation und Papierkrieg: der Hintergrund
Der Hintergrund, den die Speaker auf der Bühne nannten: In der Pflege liegt die Personalfluktuation nach ihren Angaben bei über 30 Prozent. Jede Neueinstellung durchläuft damit denselben Papierkrieg nicht nur einmal, sondern wieder und wieder – ausdrucken, unterschreiben, einscannen, ablegen. Bei AWO Württemberg, der Medizinischen Universität Lausitz und der Stiftung Liebenau kostete das früher tagelang, teilweise Wochen: Formulare wanderten per Aktenlauf durchs Haus, Rückfragen verzögerten die Freigabe, und ein einziger Fehler im Personalbogen reichte, um den ganzen Vorgang neu zu starten.
Personalprozesse digitalisieren: die Lücke zwischen HR-System und Akte
HR-Systeme wie Fidelis, P&I Loga oder SAP bilden diesen Alltag nur bedingt ab: Elternzeitanträge, strukturierte Mitarbeitendengespräche oder die turnusmäßige Vorlage polizeilicher Führungszeugnisse fallen durch das Raster. Diese Lücke schließt die d.velop content platform: Sie verbindet das jeweilige HR-System, die digitale Personalakte und automatisierte Workflows über das d.velop process studio zu einem durchgängigen Prozess. Bei AWO Württemberg wurden aus tagelangen Freigabeschleifen teilweise wenige Stunden.
Alle drei Einrichtungen setzen ein eigenes HR-System als führendes System ein. Und alle drei stießen dort an dieselbe Grenze – geschlossen haben sie sie auf drei unterschiedlichen Wegen mit der d.velop content platform.
Ausgangssituation live im d.velop SUMMIT Vortrag erleben:
AWO Württemberg: Vom handschriftlichen Personalbogen zur Freigabe in Stunden
Ein Papierformular voller Fehlerquellen
Andreas Golling, Fachbereichsleitung IT bei der AWO Württemberg, sagt selbst, dass er mit Papierformularen oft Schwierigkeiten hatte – irgendwo schlich sich immer ein Fehler ein. Genau dieser Frust war der Ausgangspunkt: Der Personaleinstellungsprozess der AWO Württemberg war ein komplexes Papierformular, das erst handschriftlich unterschrieben, dann eingescannt und die Unterschrift anschließend als Bild in die Akte eingefügt wurde. Rechtlich verbindlich war das ohnehin nicht.
Ich glaube, ich bin der absolut grausamste Nutzer von analogen Formularen zum Ausfüllen. Ich schaffe es, in jedes Formular einen Fehler einzubauen.
Andreas Golling
Fachbereichsleitung IT
AWO Württemberg
Der digitale Neueinstellungsprozess
Mit dem d.velop process studio hat die AWO Württemberg diesen Neueinstellungsprozess von Grund auf digitalisiert. Ein Klick startet das passende Formular, das sich an die jeweilige Situation anpasst: Wer Teilzeit einstellt, gibt Stunden oder Prozentsatz an und sieht sofort den anteiligen Bruttobetrag – eine Berechnung, die früher Kolleginnen und Kollegen manuell vornehmen mussten. Pflichtfelder verhindern zusätzlich, dass ein Antrag mit Lücken verschickt wird und unvollständig ist.
Freigabe in Stunden statt in einer Woche
Ist der Antrag ausgefüllt, wird er zunächst von der Personalabteilung geprüft. Danach geht er an die Geschäftsführung und, abhängig vom Standort, zusätzlich an den Betriebsrat. Erfolgt innerhalb von sieben Tagen keine Rückmeldung, wird von einer Zustimmung ausgegangen. Was früher eine Sache von Tagen oder einer ganzen Woche war, ist laut Golling heute teilweise in wenigen Stunden erledigt. Für Einrichtungen, die kurzfristig Personal für die Heime brauchen, macht dieser Unterschied den entscheidenden Ausschlag.
Selbstauskunft und die nächsten Ausbauschritte
Der Prozess endet nicht mit der Unterschrift. Neue Mitarbeitende erhalten einen Link, über den sie ihre Stammdaten, Sozialversicherungsangaben und Bankverbindung selbst digital erfassen – ganz ohne handschriftlich ausgefüllte IBAN, die vorher mühsam übertragen werden musste. Als Nächstes nimmt sich die AWO Württemberg Veränderungs- und Kündigungsprozesse vor: Über automatisch generierte CSV-Dateien werden Benutzerkonten und Lizenzen dann direkt angelegt oder wieder deaktiviert, sobald jemand das Unternehmen verlässt.
Personaleinstellungsprozess von der AWO im Video erklärt:
Medizinische Universität Lausitz: Eine Vorlagenlibrary für den gesamten Klinikbetrieb
Eine junge Universitätsklinik mit zentralen Verwaltungsprozessen
Die Medizinische Universität Lausitz zählt zu den jüngsten Universitätskliniken Deutschlands: 2024 aus dem Carl-Thiem-Klinikum hervorgegangen, beschäftigt sie über 3.000 Mitarbeitende aus mehr als 40 Ländern und verfügt über mehr als 1.200 Betten. Anders als an vielen anderen Standorten sind Klinikum und Hochschule hier organisatorisch unter einem Dach vereint – mit entsprechend zentralen, aber komplexen Verwaltungsprozessen. Wie die Klinik ihre Digitalisierung insgesamt vorantreibt, zeigt ein weiterer Beitrag im d.velop blog.
Vom lokalen Rechner zur zentralen Vorlagenlibrary
Vor der Einführung des Vorlagenmanagements lag jedes Dokument lokal auf dem Rechner der zuständigen Person: Arbeitsverträge, Formulare und Anschreiben in unterschiedlichsten Versionen, händisch ausgefüllt, ausgedruckt und im Haus verteilt. Bei Rückfragen kostete allein die Suche nach der richtigen Vorlage Zeit – multipliziert über tausende Personalvorgänge im Jahr.
Ein Klick für alle passenden Dokumente
Über 50 Dokumente hat die Medizinische Universität Lausitz gemeinsam mit d.velop in einer zentralen Vorlagenlibrary zusammengeführt, je Klinik und Abteilung differenziert. Wird eine Personalnummer eingegeben, zieht das System die relevanten Daten automatisch über die Schnittstelle zu P&I Loga – und stellt je nach Berufsgruppe eine andere Auswahl an Dokumenten zusammen: Eine Pflegekraft unterschreibt andere Unterlagen als ein Arzt oder eine Hausmeisterin. Mit einem Klick entstehen dann alle passenden Dokumente auf einmal, korrekt befüllt und bereit für den Prüf- und Freigabeprozess.
Neben der Zeitersparnis können wir natürlich auch absolut die Fehler, die früher immer bei den manuellen Prozessen entstanden sind, minimieren.
Philipp Badura
Customer Success Manager
d.velop
Textbausteine selbst pflegen, weitere Prozesse folgen
Ändert sich eine Klausel im Arbeitsvertrag, muss dafür niemand bei d.velop anrufen: Die Personalabteilung pflegt neue Textbausteine selbst per Drag-and-drop in die Mastervorlage ein. Als Nächstes stehen die Digitalisierung der bestehenden Papierakten sowie weitere Prozesse über das d.velop process studio auf der Agenda, etwa der Urlaubsantrag und die digitale Unterschrift von Arbeitsverträgen an.
Vorlagenmanagement live im Vortrag erleben:
Stiftung Liebenau: Die digitale Personalakte als Fundament für den papierlosen Vertrag
Vielfalt an Personalprozessen, Umstieg auf SAP S/4HANA
Bildung, eine kleine Klinik, vor allem aber Altenhilfe und Eingliederungshilfe mit jeweils über 2.000 Mitarbeitenden: Die Stiftung Liebenau im süddeutschen Raum bringt eine entsprechend große Vielfalt an Personalprozessen mit. Seit über 20 Jahren läuft im Hintergrund SAP HCM, zum 1. Januar 2026 umgestellt auf SAP S/4HANA. Mit der Umstellung wuchs bei der Personalabteilung der Wunsch nach einem System mit mehr Funktionen und mehr abbildbaren Prozessen.
Von SAP direkt in die digitale Personalakte
Da die Stiftung Liebenau d.velop documents bereits für die Klienten- und Patientenakte im Einsatz hatte, lag die digitale Personalakte als nächster Schritt nahe. Seit dem 1. Januar 2026 werden Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und weitere Dokumente automatisch aus SAP über eine Schnittstelle in die digitale Personalakte übernommen und den Mitarbeitenden direkt über die d.velop postbox in ihr digitales Postfach zugestellt – ein Postweg, der komplett entfällt.
Der nächste Ausbauschritt: der papierlose Arbeitsvertrag
Der nächste Ausbauschritt betrifft die Vertragserstellung selbst. Aktuell hat jede Tochtergesellschaft der Stiftung Liebenau ihre eigene Vorlage für Arbeitsverträge – entsprechend viel Zeit kostet allein die Suche nach der passenden Version. Anschließend wird der Vertrag gedruckt, per Post verschickt, handschriftlich unterschrieben und zurückgeschickt, bevor er wieder eingescannt in der Akte landet.
Wir wollen diesen Prozess in Zukunft komplett digitalisieren, papierlos.
Robin Schrodi
Application Management
Stiftung Liebenau
Im Zielprozess entsteht der Arbeitsvertrag künftig automatisiert über das Vorlagenmanagement, geht über d.velop sign zur qualifizierten elektronischen Signatur an den zukünftigen Mitarbeitenden und wird nach der Unterschrift direkt in der digitalen Personalakte abgelegt. Zugestellt wird das unterschriebene Dokument dann ebenfalls über die digitale Postbox – vom ersten Anschreiben bis zum archivierten Vertrag ohne einen einzigen Ausdruck. Für befristete Arbeitsverträge braucht es dabei die qualifizierte elektronische Signatur, weil hier laut Gesetz die Schriftform vorgeschrieben ist – unbefristete Verträge lassen sich bereits mit der einfachen elektronischen Signatur rechtssicher abschließen.
Den vollständig digitalisierten Prozess im Video entdecken:
Personalprozesse digitalisieren: drei Häuser, ein gemeinsamer Nenner
Fidelis, P&I Loga und SAP HCM sind grundverschiedene Systeme – und doch berichten AWO Württemberg, Medizinische Universität Lausitz und Stiftung Liebenau von derselben Erfahrung: Erst die durchgängige Verbindung von digitaler Personalakte und automatisierten Workflows macht Personalprozesse spürbar schneller, verständlicher und weniger fehleranfällig. Wo das gelingt, verkürzt sich nicht nur die interne Bearbeitungszeit. Es verändert auch, wie neue Mitarbeitende ihren Einstieg in die Einrichtung erleben – vom ersten Klick bis zur digital abgelegten Unterschrift.
Für Einrichtungen, die noch ganz am Anfang stehen, kommt ohnehin ein fester Termin ins Spiel: Ab dem 1. Januar 2027 schreibt § 8 der Beitragsverfahrensverordnung die elektronische, revisionssichere Aufbewahrung bestimmter sozialversicherungsrelevanter Entgeltunterlagen verbindlich vor. Die Übergangsfrist, innerhalb derer sich Arbeitgeber:innen noch von dieser Pflicht befreien lassen konnten, endet zum 31. Dezember 2026. Wer wie die AWO Württemberg, die Medizinische Universität Lausitz oder die Stiftung Liebenau schon jetzt digitalisiert, verschafft sich Vorlauf – unabhängig davon, ob der Einstieg über ein Formular, eine Vorlagenlibrary oder die digitale Personalakte erfolgt.
Deine HR-Prozesse im Check
Welche deiner Personalprozesse sich zuerst digitalisieren lassen und welche d.velop Produkte dafür sinnvoll zusammenspielen, klärt der Check-Up HR-Prozesse im unverbindlichen Gespräch mit den d.velop Expert:innen.