Collaboration Tools im Dokumentenmanagement

Mit Collaboration Tools erfolgreich digital zusammenarbeiten!

d-velop Mitarbeiter Besprechung mit Laptop

Mit unseren Collaboration-Tools ermöglichen Sie eine unternehmensweite Kommunikation ohne Medienbrüche.

  • Im Team besser zusammenarbeiten
  • Dokumente auch mit Externen teilen
  • Steigerung der Arbeitseffizienz

Collaboration einfach erklärt

Was genau bedeutet eigentlich Collaboration? Collaboration (auch als Kollaboration oder Zusammenarbeit bezeichnet) beschreibt das gemeinsame Bemühen von mehreren Einzelpersonen oder Arbeitsgruppen, um eine Aufgabe zu bewältigen oder ein Projekt auszuführen. Hierbei können die Projektteams sowohl räumlich als auch organisatorisch getrennt sein.

Wichtig für die reibungslose digitale Zusammenarbeit ist es, Hürden abzubauen und neue Möglichkeiten der Kommunikation und Interaktion zu schaffen. Good Collaboration heißt: Teams müssen unabhängig von Raum und Zeit interagieren können und auch Personen außerhalb der eigenen Organisation oder „Non-Desk Worker“ müssen mit einbezogen werden.

Ein Dokumentenmanagement-System bildet
die Basis für erfolgreiche Collaboration

Die größte Herausforderung für erfolgreiche Collaboration: alle Beteiligten immer auf dem gleichen Informationsstand zu halten. Mit einem Dokumentenmanagement-System als Collaboration Tool kein Problem. Es stellt allen Anwendern immer die aktuellen Informationen zur Verfügung, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Das Dokumentenmanagement-System ist damit der zentrale Anlaufpunkt, für alle, die Dokumente und Informationen zu einem Geschäftsprozess, zu Projekten oder ganz allgemein zu Geschäftspartnern benötigen.

50 %

Steigerung der Arbeitseffizienz durch den Einsatz von Collaborations-Tools.

20 %

der Unternehmen setzen zur Steigerung der Collaboration bereits auf DMS Software.

60 %

der Mitarbeiter sehen Verbesserungsbedarf im Bereich Collaboration.

Collaboration durch gemeinsame Dokumentenbearbeitung

Dokumente gemeinsam bearbeiten

Zum gemeinsamen Bearbeiten können Sie die Dokumente direkt aus dem Dokumentenmanagement-System in Microsoft Office öffnen und editieren. Dabei überarbeiten Sie dank der integrierten Versionierung immer die aktuelle Version eines Dokuments. Damit Sie direkt erfahren, dass jemand eine neue Version eines Dokuments erstellt hat, nutzen Sie einfach die Abo-Funktion. So sind Sie immerup to date.. Fügen Sie einfach eine Aufgabe zum Dokument hinzu, damit Ihr Kollege direkt informiert ist, welche Arbeitsschritte bis zu Freigabe eines Dokuments noch erfolgen müssen. So senken Sie mit dem Collaboration-Tool in einem Schritt den Abstimmungsaufwand.

Prozesse und Verantwortungen klar definieren

Prozesse und Verantwortungen klar definieren

Die Grundlage für digitale Prozesse bilden Workflows mit digitalen Dokumenten. Mit Workflows lassen sich verschiedene Geschäftsprozesse digital abbilden: vom einfachen Urlaubsantrag über das Rechnungsmanagement bis hin zum Vertragsmanagement. Dabei können Sie einzelne Prozessschritte individuell gestalten und jederzeit anpassen. Step-by-Step oder auch parallel werden so die Beteiligten über anstehende Aufgaben informiert.

Collaboration durch geteilte Dokumente

Projekte gemeinsam managen

Teilen Sie bei Bedarf Dokumente im Dokumentenmanagement System unkompliziert auch mit Personen außerhalb Ihrer Organisation oder geben Sie diese für die Bearbeitung frei. Auf diese Weise schaffen Sie einen eigenen digitalen Projektraum. Sie können zu Dokumenten auch ganz einfach Chat-Konversationen starten und sich so direkt mit anderen über die Inhalte eines Dokuments austauschen. Das ist Collaboration wie sie heute gelebt wird.

DMS Whitepaper

Dokumentenmanagement einfach erklärt

Was sollte eine Dokumentenmanagement-Software alles können? Und welche Vorteile bringt die Einführung? Erfahren Sie es auf 20 Seiten.

Inhalte des Whitepapers

  • Digitales Dokumentenmanagement verstehen
  • Die 7 wichtigsten Funktionen im Überblick
  • Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung eines DMS

Für die extra Dosis Collaboration

Interne Kommunikation verbessern
mit der Mitarbeiter-App

Damit sich Ihre Mitarbeitenden auch über den Schreibtischarbeitsplatz hinaus miteinander verbinden können, gibt es die d.velop Mitarbeiter-App. Das vielseitige Collaboration-Tool wird so zur zentralen Drehscheibe für die Kommunikation in Ihrer Organisation. Aber nicht nur das: Durch den Einsatz der eingebundenen Self-Services lassen sich auch alle Ihre Dokumenten- und Geschäftsprozesse direkt vom Mobilgerät aus steuern. Dabei ist es egal, ob es sich hierbei um den Urlaubsantrag, die Bestellung des Mittagessens oder die digitale Zustellung der Gehaltsbescheinigung handelt. Die Möglichkeiten sind zahlreich und das Collaboration-Tool flexibel auf Ihre Bedürfnisse anpassbar.

Geschäftsprozesse ganzheitlich digitalisieren mit der digitalen Signatur

Verhindern Sie Medienbrüche und nutzen Sie die Chancen einer durchgängigen Digitalisierung, um Prozesse gezielt zu optimieren – zum Beispiel mit der digitalen Unterschrift. Vereinfachen Sie die kollaborative Zusammenarbeit mit Personen außerhalb Ihrer Organisation und bauen Sie Hürden wie Zeit und Ort bei Ihren Geschäftsprozessen ab. Sparen Sie sich den Ausdruck von Dokumenten, lassen Sie Ihre Dokumente, ganz gleich von wo, zu jederzeit rechtskonform signieren. Mit diesem Collaboration-Tool verkürzen Sie im Handumdrehen die Durchlaufzeiten und ermöglichen so schnellere Vertragsabschlüsse.

Das sagen unsere Kunden

Sie möchten mehr über das Thema
Collaboration erfahren?

Auf dem d.velop blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best-Practices über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema Collaboration

 Was versteht man unter Collaboration?

Unter Collaboration (auch als Kollaboration oder Zusammenarbeit) versteht man die kooperative Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter:innen einer oder mehrerer Organisationen in Richtung eines gemeinsamen Ziels.

Warum ist Collaboration wichtig?

Collaboration stärkt und strukturiert die vernetzte Teamarbeit in Unternehmen und optimiert die Arbeitsprozesse. Mit Hilfe von Collaboration findet Kommunikation themenbezogen statt, nicht mehr personenbezogen.

Was ist ein Collaboration System?

Ein Collaboration System ist eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe über zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg.

Was sind Collaboration Tools?

Unter Collaboration Tools versteht man Maßnahmen und Möglichkeiten, unabhängig von Ort und Zeit in Gruppen oder in Teams zusammen zu arbeiten. Dabei dienen sie der Kommunikation bzw. Interaktion der Beteiligten.

Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch!

Sie möchten wissen, wie Sie kollaborative Zusammenarbeit in Ihrer Organisation fördern können? Darüber hinaus haben Sie konkrete Fragen zum Einsatz unserer Produkte und Lösungen?

Dann vereinbaren Sie in wenigen Schritten ein erstes kostenloses Beratungsgespräch mit den Experten:

1. Zuerst wählen Sie einen Termin aus, der Ihnen zusagt.

2. Bestimmen Sie die Dauer des Meetings.

3. Wählen Sie eine Uhrzeit aus.

4. Schließlich füllen Sie die Kontaktfelder aus.

5. Zuletzt erzählen Sie uns ein wenig über Ihre Anforderungen oder Erwartungen.