Collaboration Tools im Dokumentenmanagement
Collaboration einfach erklärt
Was genau bedeutet eigentlich Collaboration? Collaboration (auch als Kollaboration oder Zusammenarbeit bezeichnet) beschreibt das gemeinsame Bemühen von mehreren Einzelpersonen oder Arbeitsgruppen, um eine Aufgabe zu bewältigen oder ein Projekt auszuführen. Hierbei können die Projektteams sowohl räumlich als auch organisatorisch getrennt sein.
Wichtig für die reibungslose digitale Zusammenarbeit ist es, Hürden abzubauen und neue Möglichkeiten der Kommunikation und Interaktion zu schaffen. Good Collaboration heißt: Teams müssen unabhängig von Raum und Zeit interagieren können und auch Personen außerhalb der eigenen Organisation oder „Non-Desk Worker“ müssen mit einbezogen werden.
Ein Dokumentenmanagement-System bildet
die Basis für erfolgreiche Collaboration
Die größte Herausforderung für erfolgreiche Collaboration: alle Beteiligten immer auf dem gleichen Informationsstand zu halten. Mit einem Dokumentenmanagement-System als Collaboration Tool kein Problem. Es stellt allen Anwendern immer die aktuellen Informationen zur Verfügung, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Das Dokumentenmanagement-System ist damit der zentrale Anlaufpunkt, für alle, die Dokumente und Informationen zu einem Geschäftsprozess, zu Projekten oder ganz allgemein zu Geschäftspartnern benötigen.
Collaboration Tools wirken
- 50 % Steigerung der Arbeitseffizienz durch den Einsatz von Collaborations Tools.
- 60 % der Mitarbeiter sehen Verbesserungsbedarf im Bereich Collaboration.
- 20 % der Unternehmen setzen zur Steigerung der Collaboration bereits auf DMS Software.
DMS Whitepaper
Dokumentenmanagement einfach erklärt
Was sollte eine Dokumentenmanagement-Software alles können? Und welche Vorteile bringt die Einführung? Erfahren Sie es auf 20 Seiten.
Inhalte des Whitepapers
- Digitales Dokumentenmanagement verstehen
- Die 7 wichtigsten Funktionen im Überblick
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung eines DMS
Kollaborative Funktionen des Dokumentenmanagement Systems
Gemeinsame Bearbeitung
Dokumente gemeinsam bearbeiten
Zum gemeinsamen Bearbeiten können Sie die Dokumente direkt aus dem Dokumentenmanagement-System in Microsoft Office öffnen und editieren. Dabei überarbeiten Sie dank der integrierten Versionierung immer die aktuelle Version eines Dokuments. Damit Sie direkt erfahren, dass jemand eine neue Version eines Dokuments erstellt hat, nutzen Sie einfach die Abo-Funktion. So sind Sie immerup to date.. Fügen Sie einfach eine Aufgabe zum Dokument hinzu, damit Ihr Kollege direkt informiert ist, welche Arbeitsschritte bis zu Freigabe eines Dokuments noch erfolgen müssen. So senken Sie mit dem Collaboration-Tool in einem Schritt den Abstimmungsaufwand.
Workflows
Prozesse und Verantwortungen klar definieren
Die Grundlage für digitale Prozesse bilden Workflows mit digitalen Dokumenten. Mit Workflows lassen sich verschiedene Geschäftsprozesse digital abbilden: vom einfachen Urlaubsantrag über das Rechnungsmanagement bis hin zum Vertragsmanagement. Dabei können Sie einzelne Prozessschritte individuell gestalten und jederzeit anpassen. Step-by-Step oder auch parallel werden so die Beteiligten über anstehende Aufgaben informiert.
(Externes) Teilen
Projekte gemeinsam managen
Teilen Sie bei Bedarf Dokumente im Dokumentenmanagement System unkompliziert auch mit Personen außerhalb Ihrer Organisation oder geben Sie diese für die Bearbeitung frei. Auf diese Weise schaffen Sie einen eigenen digitalen Projektraum. Sie können zu Dokumenten auch ganz einfach Chat-Konversationen starten und sich so direkt mit anderen über die Inhalte eines Dokuments austauschen. Das ist Collaboration wie sie heute gelebt wird.
Für die extra Dosis Collaboration
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Interne Kommunikation verbessern mit der Mitarbeiter-App
Durch den Einsatz der eingebundenen Self-Services lassen sich mit der d.velop Mitarbeiter App all Ihre Dokumenten- und Geschäftsprozesse direkt vom Mobilgerät aus steuern. Dabei ist es egal, ob es sich hierbei um den Urlaubsantrag, die Bestellung des Mittagessens oder die digitale Zustellung der Gehaltsbescheinigung handelt.
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Geschäftsprozesse ganzheitlich digitalisieren mit der digitalen Signatur
Verhindern Sie Medienbrüche und nutzen Sie die Chancen einer durchgängigen Digitalisierung mit der digitalen Unterschrift. Vereinfachen Sie die Zusammenarbeit mit Personen in und außerhalb Ihrer Organisation. Sparen Sie sich den Ausdruck von Dokumenten, lassen Sie Ihre Dokumente, ganz gleich von wo, zu jederzeit rechtskonform signieren.
Das sagen unsere Kunden
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Ressourcen-Einsparung dank der Mitarbeiter App
Deutsches Rotes Kreuz
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Flexibilität durch den Einsatz der digitalen Unterschrift
Managementberatung Martin Rinck
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Optimierte Prozesse mit Dokumentenmangement-System
Schoeller Textil AG
Sie möchten mehr über das Thema
Collaboration erfahren?
Auf dem d.velop blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best-Practices über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.
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Collaboration-Tools: Erfolgreiche Kommunikation mit Mandanten
Die digitale Transformation stellt Berufsgeheimnisträger wie etwa Anwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer vor völlig neue Herausforderungen.
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Wie Sie mit einer Mitarbeiter App die interne Kommunikation verbessern
Wer kennt ihn nicht, den klassischen “Flurfunk”. Eine offene und gute interne Kommunikationskultur führt bei Unternehmen jeder Größe zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit.
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10 Lösungen für eine effiziente und digitale Arbeitswelt im Homeoffice
So schaffen sich Unternehmen mit dem Einsatz von Softwarelösungen eine optimale digitale Arbeitswelt und ermöglichen es Mitarbeitern, einfach und effizient von daheim zu arbeiten.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema Collaboration
Unter Collaboration (auch als Kollaboration oder Zusammenarbeit) versteht man die kooperative Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter:innen einer oder mehrerer Organisationen in Richtung eines gemeinsamen Ziels.
Collaboration stärkt und strukturiert die vernetzte Teamarbeit in Unternehmen und optimiert die Arbeitsprozesse. Mit Hilfe von Collaboration findet Kommunikation themenbezogen statt, nicht mehr personenbezogen.
Ein Collaboration System ist eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe über zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg.
Unter Collaboration Tools versteht man Maßnahmen und Möglichkeiten, unabhängig von Ort und Zeit in Gruppen oder in Teams zusammen zu arbeiten. Dabei dienen sie der Kommunikation bzw. Interaktion der Beteiligten.
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Sie möchten wissen, wie Sie kollaborative Zusammenarbeit in Ihrer Organisation fördern können? Darüber hinaus haben Sie konkrete Fragen zum Einsatz unserer Produkte und Lösungen?
Dann vereinbaren Sie in wenigen Schritten ein erstes kostenloses Beratungsgespräch mit den Experten:
1. Zuerst wählen Sie einen Termin aus, der Ihnen zusagt.
2. Bestimmen Sie die Dauer des Meetings.
3. Wählen Sie eine Uhrzeit aus.
4. Schließlich füllen Sie die Kontaktfelder aus.
5. Zuletzt erzählen Sie uns ein wenig über Ihre Anforderungen oder Erwartungen.