Dokumentenmanagement Collaboration Tools

Digitale Zusammenarbeit dank Collaboration Tools einfach gestalten!

  • Im Team besser zusammenarbeiten
  • Dokumente auch mit Externen teilen
  • Steigerung der Arbeitseffizienz
Dashboardansicht in der d.velop cloud
50 %

Steigerung der Arbeitseffizienz durch den Einsatz von Collaborations-Tools.

20 %

der Unternehmen setzen zur Steigerung der Collaboration bereits auf DMS Software

60 %

der Mitarbeiter sehen Verbesserungsbedarf im Bereich Collaboration.

Effektive Collaboration durch digitale Zusammenarbeit mit einem DMS

Was genau bedeutet eigentlich Collaboration? Collaboration (auch als Kollaboration oder Zusammenarbeit bezeichnet) beschreibt das gemeinsame Bemühen von mehreren Einzelpersonen oder Arbeitsgruppen, um eine Aufgabe zu bewältigen oder ein Projekt auszuführen. Hierbei können die Projektteams sowohl räumlich als auch organisatorisch getrennt sein.

Dokumentenmanagement-Systeme bilden die Basis für erfolgreiche Collaboration

Wichtig für die reibungslose digitale Zusammenarbeit ist es, Hürden abzubauen und neue Möglichkeiten der Kommunikation und Interaktion zu schaffen. Good Collaboration heißt: Teams müssen unabhängig von Raum und Zeit interagieren können und auch Personen außerhalb der eigenen Organisation oder „Non-Desk Worker“ müssen mit einbezogen werden.

Die größte Herausforderung dabei: alle Beteiligten immer auf dem gleichen Informationsstand zu halten. Mit einem Dokumentenmanagement-System als Collaboration Tool kein Problem. Es stellt allen Anwendern immer die aktuellen Informationen zur Verfügung, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Das Dokumentenmanagement-System ist damit der zentrale Anlaufpunkt für alle, die Dokumente und Informationen zu einem Geschäftsprozess, zu Projekten oder ganz allgemein zu Geschäftspartnern benötigen.

DMS Whitepaper

Dokumentenmanagement einfach erklärt

Was sollte eine Dokumentenmanagement-Software alles können? Und welche Vorteile bringt die Einführung? Erfahren Sie es auf 20 Seiten.

Inhalte des Whitepapers

  • Digitales Dokumentenmanagement verstehen
  • Die 7 wichtigsten Funktionen im Überblick
  • Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung eines DMS

Dokumente gemeinsam bearbeiten

Zum gemeinsamen Bearbeiten können Sie die Dokumente direkt aus dem Dokumentenmanagement-System in Microsoft Office öffnen und editieren. Dabei überarbeiten Sie dank der integrierten Versionierung immer die aktuelle Version eines Dokuments. Damit Sie direkt erfahren, dass jemand eine neue Version eines Dokuments erstellt hat, nutzen Sie einfach die Abo-Funktion. So sind Sie immerup to date.. Fügen Sie einfach eine Aufgabe zum Dokument hinzu, damit Ihr Kollege direkt informiert ist, welche Arbeitsschritte bis zu Freigabe eines Dokuments noch erfolgen müssen. So senken Sie mit dem Collaboration-Tool in einem Schritt den Abstimmungsaufwand.

Prozesse und Verantwortungen klar definieren

Die Grundlage für digitale Prozesse bilden Workflows mit digitalen Dokumenten. Mit Workflows lassen sich verschiedene Geschäftsprozesse digital abbilden: vom einfachen Urlaubsantrag über das Rechnungsmanagement bis hin zum Vertragsmanagement. Dabei können Sie einzelne Prozessschritte individuell gestalten und jederzeit anpassen. Step-by-Step oder auch parallel werden so die Beteiligten über anstehende Aufgaben informiert.

Projekte gemeinsam managen

Teilen Sie bei Bedarf Dokumente im Dokumentenmanagement System unkompliziert auch mit Personen außerhalb Ihrer Organisation oder geben Sie diese für die Bearbeitung frei. Auf diese Weise schaffen Sie einen eigenen digitalen Projektraum. Sie können zu Dokumenten auch ganz einfach Chat-Konversationen starten und sich so direkt mit anderen über die Inhalte eines Dokuments austauschen. Das ist Collaboration wie sie heute gelebt wird.

Das sagen unsere Kunden

Für die extra Dosis Collaboration

Interne Kommunikation verbessern
mit der Mitarbeiter-App

Damit sich Ihre Mitarbeitenden auch über den Schreibtischarbeitsplatz hinaus miteinander verbinden können, gibt es die Mitarbeiter-App „d.velop community connect“. Das vielseitige Collaboration-Tool wird so zur zentralen Drehscheibe für die Kommunikation in Ihrer Organisation. Aber nicht nur das: Durch den Einsatz der eingebundenen Self-Services lassen sich auch alle Ihre Dokumenten- und Geschäftsprozesse direkt vom Mobilgerät aus steuern. Dabei ist es egal, ob es sich hierbei um den Urlaubsantrag, die Bestellung des Mittagessens oder die digitale Zustellung der Gehaltsbescheinigung handelt. Die Möglichkeiten sind zahlreich und das Collaboration-Tool flexibel auf Ihre Bedürfnisse anpassbar.

Geschäftsprozesse ganzheitlich digitalisieren
mit der digitalen Signatur

Verhindern Sie Medienbrüche und nutzen Sie die Chancen einer durchgängigen Digitalisierung, um Prozesse gezielt zu optimieren – zum Beispiel mit der digitalen Unterschrift.
Vereinfachen Sie die kollaborative Zusammenarbeit mit Personen außerhalb Ihrer Organisation und bauen Sie Hürden wie Zeit und Ort bei Ihren Geschäftsprozessen ab. Sparen Sie sich den Ausdruck von Dokumenten, lassen Sie Ihre Dokumente, ganz gleich von wo, zu jederzeit rechtskonform signieren. Mit diesem Collaboration-Tool verkürzen Sie im Handumdrehen die Durchlaufzeiten und ermöglichen so schnellere Vertragsabschlüsse.


Sie möchten mehr über das Thema Collaboration erfahren?

Auf dem d.velop blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best-Practices über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.

Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch!

Sie möchten wissen, wie Sie kollaborative Zusammenarbeit in Ihrer Organisation fördern können? Darüber hinaus haben Sie konkrete Fragen zum Einsatz unserer Produkte und Lösungen?

Dann vereinbaren Sie in wenigen Schritten ein erstes kostenloses Beratungsgespräch mit den Experten:

1. Zuerst wählen Sie einen Termin aus, der Ihnen zusagt.

2. Bestimmen Sie die Dauer des Meetings.

3. Wählen Sie eine Uhrzeit aus.

4. Schließlich füllen Sie die Kontaktfelder aus.

5. Zuletzt erzählen Sie uns ein wenig über Ihre Anforderungen oder Erwartungen.