Digitale Zusammenarbeit: Kollaboration neu & sicher gedacht

Veröffentlicht 27.10.2023

Maike Lampe Online Marketing Managerin d.velop

Beitragsbild Blogartikel digitale Zusammenarbeit: Mann im Glasbüro

Die Online-Welt hat die Art und Weise, wie Menschen miteinander kommunizieren und Daten über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg austauschen, komplett revolutioniert. Das Internet und damit verbundene Technologien ermöglichen Arbeitsmethoden, von denen vor nur zwei Jahrzehnten kaum zu träumen war. Die digitale Zusammenarbeit an internationalen und unternehmensübergreifenden Projekten ist so einfach wie noch nie zuvor. Heutzutage muss sich niemand mehr Informationen aufwendig über Postwege oder das Telefon beschaffen oder Papierunterlagen versenden, um Informationen an die relevanten Personen zu übermitteln. Nachhaltigere Prozesse, Zeit- und Kosteneinsparungen sowie effizienteres Arbeiten sind die positiven Folgen der digitalen Zusammenarbeit.

Doch wie können Unternehmen diese digitale Kollaboration im Unternehmen aktiv leben und umsetzen? Wo fängt digitale Zusammenarbeit an und wo hört sie auf? Und welche Tools benötigen Unternehmen für einen grenzenlosen Informationsfluss? Wir haben uns auf die Suche nach Antworten gemacht.

Die Zukunft der Zusammenarbeit heißt digital. Doch was bedeutet das für Unternehmen und Beschäftigte?

Bereits vor dem Ausbruch von COVID-19 spielte die digitale Zusammenarbeit eine entscheidende Rolle in der Gestaltung des neuen Arbeitskonzepts namens New Work. Diese Bezeichnung beschreibt eine moderne Arbeitswelt, in der Selbstbestimmung und persönliche Entfaltung höchste Priorität genießen. Im Rahmen von New Work haben viele Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit, weitgehend selbst zu bestimmen, wann und von wo aus sie arbeiten möchten. Moderne Technologien ermöglichen es ihnen, sich unabhängig von ihrem Standort mit Kollegen:innen zu vernetzen, asynchron an einem Projekt zusammenzuarbeiten und Dokumente über Unternehmensgrenzen hinweg auszutauschen.
Ebenso stärkt die digitale Zusammenarbeit die Widerstandsfähigkeit von Unternehmen. In Organisationen, in denen digitale Kollaboration möglich ist, werden Mitarbeiter:innen in Zeiten von Krisen statistisch seltener in Kurzarbeit geschickt, was wiederum das wirtschaftliche Risiko für Unternehmen nachweislich reduziert. Die Nutzung digitaler Kollaborationsmöglichkeiten versetzt Unternehmen in die Lage, flexibler auf unvorhergesehene Herausforderungen zu reagieren.

Das bedeutet digitale Zusammenarbeit im Unternehmen

Digitale Zusammenarbeit, auch als Kollaboration oder Collaboration bezeichnet, ist ein integraler Bestandteil des „New Work“-Konzepts. Sie beschreibt die Möglichkeit, dass eine beliebig große Gruppe von Personen mithilfe digitaler Werkzeuge unabhängig vom Standort gemeinsam an Projekten arbeitet. Dabei erfolgen die Kommunikation und der Austausch von Informationen und Daten in Echtzeit. Verschiedene Collaboration-Tools, wie Cloud-Dienste, Chat-Anwendungen und Projektmanagement-Tools, dienen dazu, die digitale Zusammenarbeit nahtlos und ohne Medienbrüche zu unterstützen.

4 relevante Vorteile, wenn Unternehmen digitale Zusammenarbeit fördern

  1. Effiziente und transparente Kommunikation: eine schnelle und klare Kommunikation, unabhängig von physischen Entfernungen. Dies fördert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass Informationen effektiv geteilt werden.
  2. Einfacher Informations- und Datenaustausch: Digitale Zusammenarbeit ermöglicht einen reibungslosen Austausch von Informationen und Daten. Dies vereinfacht den Zugriff auf benötigte Ressourcen und erleichtert die Zusammenarbeit.
  3. Steigerung der Effizienz und Produktivität: Durch den Einsatz digitaler Collaboration-Tools können Prozesse rationalisiert und Arbeitsabläufe optimiert werden. So steigern Unternehmen deren Effizienz und Produktivität.
  4. Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten: Digitale Zusammenarbeit ermöglicht es Teammitgliedern, von jedem Ort und zu jeder Zeit zu arbeiten. Dies fördert die Flexibilität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

6 Tipps zur Verbesserung der digitalen Zusammenarbeit im Unternehmen

Für die erfolgreiche Umsetzung digitaler Zusammenarbeit sind in erster Linie zwei entscheidende Faktoren vonnöten: die Entwicklung digitaler Kompetenzen im Unternehmen und die Bereitstellung einer angemessenen IT-Infrastruktur. Unternehmen, die bisher ausschließlich analoge Prozesse genutzt haben, stehen vor einer umfangreichen internen Transformation. Es ist erforderlich, bestehende Arbeitsprozesse zu überdenken und Technologien zu implementieren. Dieser Wandel ist in der Regel tiefgreifender als in Unternehmen, in denen bereits etablierte Abläufe für digitale Kommunikation und der elektronische Datenaustausch existieren.

Infografik: In 6 Schritten zur digitalen Zusammenarbeit

Tipp 1: Verständnis für neue Herausforderungen

Die digitale Zusammenarbeit bringt einige spezifische Herausforderungen mit sich. Unterschiedliche Zeitzonen, kulturelle Unterschiede und individuelle Arbeitsstile können die Kommunikation und Koordination erschweren. Um diese Hürden zu überwinden, ist es notwendig, die Bedürfnisse und Anforderungen der Teams genau zu kennen. Dies erfordert eine umfassende Analyse und möglicherweise die Anpassung von Prozessen, um die Zusammenarbeit zu optimieren.

Tipp 2: Investition in die richtige Technologie

Die Auswahl der richtigen Technologie ist entscheidend für die Optimierung der digitalen Zusammenarbeit. Videokonferenzplattformen, Projektmanagement-Tools, Kollaborationssoftware und Cloud-Dienste können die Arbeit der Teams erheblich effizienter gestalten. Unternehmen müssen gewährleisten, dass die gewählte Technologie den Bedürfnissen der Teams entspricht und nahtlos in bestehende Systeme integriert werden kann. Dies ermöglicht einen reibungslosen Arbeitsablauf und erhöht die Produktivität.

Datentransfer zwischen externen Organisationen leicht gemacht

Gerade der sichere und einfache Datentransfer zu Externen stellt viele Organisationen vor Herausforderungen. Nehmen wir als Beispiel den Austausch vom Gebäudemanagement einer Stadt zu externen Ingenieur- und Architektenbüros für die Verwaltung verschiedener Immobilien. Dokumente wie Bauakten, Wartungsprotokolle oder auch Rechnungen müssen zwischen beiden Organisationen ausgetauscht werden. In vielen Fällen sind dies sensible Dokumente, die geschützt übermittelt werden müssen. Diese Herausforderung kann mithilfe von d.velop trust spaces gelöst werden:

  • DSGVO-konformer, verschlüsselter Transfer von Dokumenten und Dateien
  • Medienbruchfreie Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinaus
  • Kostenloser und sicherer Zugriff für Externe

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Digitale Dienste einfach zugänglich gemacht: Dokumentenaustausch mit externen Organisationen war noch nie so einfach und sicher wie mit d.velop trust spaces.

  • 3 GB Gesamtspeicher
  • 5 eigene Spaces
  • 100 Versandtransaktionen pro Monat

Tipp 3: Schulung und Förderung digitaler Kompetenzen

Die wirksamste Technologie ist nur so nützlich wie die Personen, die sie nutzen. Investments in Schulungen und die Weiterentwicklung digitaler Fähigkeiten im Unternehmen sind unabdingbar. Hierbei ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die Technologie effektiv nutzen können. Führungskräfte sollten als Vorbilder agieren und den Wert der digitalen Zusammenarbeit demonstrieren, um die Akzeptanz und effektive Nutzung der digitalen Lösung zu fördern.

Bei Bedarf auf externes Fachwissen zurückgreifen

Neben dem normalen Alltagsgeschäft bleibt vielen Unternehmen oftmals wenig Zeit, neue Prozesse sinnvoll und effizient aufzubauen. Unterstützen können hier externe Digitalisierungsexpert:innen, mit denen Unternehmen den Sprung in die digitale Zusammenarbeit mittels Collaboration-Tools gemeinsam schaffen.

Tipp 4: Kulturwandel fördern

Die digitale Zusammenarbeit erfordert oft einen grundlegenden Kulturwandel. In Unternehmen, in denen zuvor starre Hierarchien und Silos vorherrschten, ist es von zentraler Bedeutung, eine offene und kollaborative Kultur zu etablieren. Dies bedeutet, die Ideen und Meinungen aller Mitarbeiter:innen zu schätzen und auf Augenhöhe zu kommunizieren. Eine Unternehmenskultur, die Offenheit und Zusammenarbeit fördert, trägt maßgeblich zur erfolgreichen digitalen Zusammenarbeit bei.

Tipp 5: Sicherheit und Datenschutz im Blick behalten

Bei der Implementierung digitaler Zusammenarbeit ist die Sicherheit und der Schutz sensibler Daten von größter Bedeutung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre ausgewählten Tools und Plattformen strenge Sicherheitsstandards erfüllen. Mitarbeiter:innen für bewährte Sicherheitspraktiken zu sensibilisieren, um Datenlecks und andere Sicherheitsprobleme zu vermeiden, ist zwingend notwendig. Dies schafft Vertrauen und ermöglicht eine sorgenfreie Nutzung der digitalen Collaboration-Tools.

Vorsicht Phishing! Betrügerische E-Mails umgehen.

Immer mehr Cyberkriminelle versuchen von Unternehmen sensible Dokumente und Daten zu ergaunern. Eine aktuelle Studie der Sicherhietsfirma Slashnext zeigt, dass die Bedrohung durch Phishing in Unternehmen in 2022 im Vergleich zum Vorjahr um 61 % Prozent gestiegen ist. Über 225 Millionen Angriffe wurden registriert. Doch trotz dieser erschreckenden Zahlen nutzen Organisationen zum Austausch von Daten mit externen Partnern oder Dienstleistern oftmals noch die E-Mail als Versandkanal. Einen vertrauensvollen, verschlüsselten und DSGVO-konformem Transfer bietet dagegen d.velop trust spaces.

Tipp an d.velop documents Nutzer:innen

Du arbeitest bereits mit d.velop documents und möchtest den Datentransfer mit Externen optimieren? Kein Problem! Ab 2024 kannst du deine Dokumente direkt aus d.velop documents heraus ganz einfach mit anderen Organisationen und Auftraggebern teilen.

Tipp 6: messbare Ergebnisse und ständige Verbesserung

Die Optimierung der digitalen Zusammenarbeit ist ein kontinuierlicher Prozess. Unternehmen müssen sich klare Ziele setzen und die Fortschritte in regelmäßigen Abständen dokumentieren.

Tipp: Analysiere, welche Prozesse gut funktionieren und welche verbessert werden können. Dabei ist es wichtig, dass die Messergebnisse auf konkreten Daten basieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Investition in die digitale Zusammenarbeit langfristig Früchte trägt. Die kontinuierliche Verbesserung sichert langfristigen Erfolg und hält das Unternehmen wettbewerbsfähig.

Collaboration-Tools für eine effiziente digitale Zusammenarbeit

Digitale Zusammenarbeit und die Verwendung von Collaboration-Tools geschieht nicht von heute auf morgen. Es ist vielmehr wichtig, einen ganzheitlichen Ansatz für das eigene Unternehmen zu bestimmen, an dem es sich orientiert. Step by step. So stehen Unternehmen, die bereits digitale Kanäle zum Austausch von Informationen und Daten nutzen, an einem ganz anderen Ausgangspunkt als diejenigen, die zum Großteil noch papierbasiert und analog arbeiten.

Egal an welchem Punkt ein Unternehmen gerade steht, digitale Zusammenarbeit stellt auf der einen Seite das Unternehmen – dank moderner Collaboration-Tools – perfekt für die Zukunft auf und fördert auf der anderen Seite neue Technologien zum Informations- und Datenaustausch. Doch aufgepasst: Ein Schnellschuss – etwa die Installation von Software-Insellösungen – ist der falsche Weg. Unternehmen sollten das große Ganze im Blick behalten und die digitalen Lösungen wählen, die skalierbar sind und sich in ihre Software- und IT-Landschaft integrieren lassen.