Dublettenprüfung in der Buchhaltung – Definition, Automatisierung und Vorteile

Wirft man einen Blick auf die Definition des Begriffs der Dublette, erscheint diese im ersten Moment vielleicht recht harmlos. Wieso Dubletten im Unternehmen jedoch alles andere als harmlos sind, warum eine automatisierte Dublettenprüfung sinnvoll ist und wie diese abläuft, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

„Eine Dublette oder Doublette (CH) ist ein Datensatz in einer Datenbank, der redundant, d. h. mehrfach, vorhanden ist, dessen Redundanz aber aufgrund abweichender Schreibung nicht durch Prüfung auf gleiche Inhalte erkannt werden kann.“¹

Warum ist eine Dublettenprüfung notwendig?

Dubletten sind doppelte Datensätze, die häufig entstehen, wenn mehrere Mitarbeiter:innen in Prozessen involviert sind. Das Ergebnis: Fehler in der Buchhaltung, unter denen auch die Effizienz der Mitarbeiter:innen leidet. Denn es ist zeitaufwendig, Datenätze manuell zu pflegen. Die Dubletten führen schnell zu Chaos, welches sich jedoch weniger schnell beseitigen lässt. So sind Mitarbeiter:innen, die manuell versuchen ihre Datensätze von Dubletten zu befreien, für andere wichtige Aufgaben blockiert. Hinzu kommt, dass sich bei solch monotonen Kontrollaufgaben schnell Fehler einschleichen – die menschliche Aufmerksamkeitsspanne ist schließlich begrenzt.

Die Gefahren von Dubletten am Beispiel der digitalen Rechnungsverarbeitung

Wird beispielsweise eine Eingangsrechnung zweimal eingescannt, liegt diese doppelt im System vor. Eine Rechnung wird oft kopiert, damit mehrere Mitarbeiter:innen an dieser arbeiten können. Nur wer garantiert, dass genau diese Rechnungskopien nicht im System landen? Bei fehlenden automatisierten Kontrollmechanismen im Unternehmen, passiert es schnell, dass Rechnungen oder andere wichtige Dokumente doppelt im System vorliegen.
Diese Rechnungskopien können teuer für Unternehmen werden: Mittelständische Unternehmen verlieren rund 300.000 US-Dollar pro Jahr, weil Rechnungen doppelt bezahlt werden.²

Fassen wir zusammen: Dubletten im Unternehmen führen zu hohen Kosten, behindern Mitarbeiter:innen in ihrer täglichen Arbeit und fordern unsere Nerven heraus. Ganz klar: Eine Lösung muss her. Und genau hier kommt die automatisierte Dublettenprüfung ins Spiel.
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Was genau ist eine Dublettenprüfung?

“Eine Dublettenprüfung filtert doppelte Einträge aus einer Datenbank heraus und sorgt auf diese Weise dafür, dass sich in der Datenbank/System nur noch wenig oder (im Idealfall) keine Dubletten mehr befinden.”

Bezogen auf Systeme, in denen mit Dokumenten gearbeitet wird – z.B. Dokumentenmanagement Systeme (DMS) – bedeutet dies, dass Dokumente wie z.B. Rechnungen, die doppelt im System vorliegen, erkannt und eliminiert oder angepasst werden.

Eine solche Dublettenprüfung sollte jedoch nicht manuell ablaufen. So ist beispielweise eine Dublettenprüfung in Excel, die doppelte Dokumente festhält, höchst fehleranfällig. Zudem sollten Sie Ihre Mitarbeiter:innen nicht mit einer solchen Sch*** – Aufgabe belasten, denn Hand aufs Herz: Alle, die einmal manuell eine Excelliste gepflegt haben, wissen wie nervenaufreibend und anstrengend es sein kann, keine Flüchtigkeitsfehler zu machen.

Wie läuft die automatisierte Dublettenprüfung von Dokumenten ab?

Letztlich gibt es vielfältige Einsatzszenarien der Dublettenprüfung – vom Datenabgleich im ERP-System über ihr CRM-System bis hin zu einfachen Excellisten. Wir bleiben bei unserem Beispiel und möchten Ihnen die automatisierte Dublettenprüfung anhand der digitalen Rechnungsverarbeitung veranschaulichen. Denn wie bereits erwähnt, lassen sich bei diesem Prozess hohe Kosten einsparen.

Dublettenprüfung am Beispiel der d.velop-Software für den elektronischen Rechnungseingang

Beim Einlesen der Rechnungen werden automatisch alle buchungsrelevanten Informationen der Eingangsrechnung (wie z.B. Rechnungs- und Kreditorennummer, Datum, Bestellnummer) erfasst und in einer separaten Datenbank gespeichert. Auf Basis dieser Datenbank und Ihres ERP-Systems findet dann ein Abgleich statt. Es wird anhand der Rechnungs- und Kreditorennummer geprüft, ob die jeweilige Eingangsrechnung zuvor schon einmal verarbeitet wurde. All das findet vollständig automatisiert statt. Liegt keine Dublette vor, werden die Daten einfach in ihr ERP übergeben und der Rechnungsworkflow geht seinen weg.

Findet sich jedoch eine Dublette, gibt es verschiede Möglichkeiten mit dieser umzugehen. An dieser Stelle kann jedes Unternehmen selbst entscheiden. Die Software der d.velop bietet im Standard drei Szenarien an, aus denen der Administrator bei der Konfiguration wählen kann:

infografik zur dublettenpruefung

  1. Szenario 1: Die Dublettenprüfung wird deaktiviert. Dieses Szenario ist lediglich in Testumgebungen sinnvoll.
  2. Szenario 2: Verantwortliche Mitarbeiter:innen erhalten einen Warnhinweis. Die Warnung erfolgt, um final zu prüfen, ob es sich tatsächlich um eine Dublette, also eine bereits vorhandene Kombination aus Rechnungsnummer und Kreditoren-ID, im DMS handelt. In seltenen Fällen kann es zum Beispiel auftreten, dass ein Kreditor seine Nummer doppelt vergeben hat – auch wenn dies laut § 14 UStG Abs. 4 nicht rechtskonform ist. Es könnte sich also faktisch um zwei unterschiedliche Rechnungen handeln, die durch einen Fehler beim Kreditor die gleiche Rechnungsnummer haben. Der Mitarbeitende muss nun bewusst entscheiden, ob er die Kombination aus Rechnungsnummer und Kreditoren-ID erneut zulassen möchte. Eine letzte menschliche Prüfung und Handhabe sind in diesem Szenario somit sichergestellt.
    Falls ein Unternehmen viele Gutschriften erhält, auf denen auch Rechnungsnummern enthalten sind, kann es sinnvoll sein, eine manuelle Ablage zu erlauben – je nachdem wie das Unternehmen mit der Benamung der Gutschriften umgeht.
  3. Szenario 3: Eine Fehlermeldung erscheint und das Dokument lässt sich mit dieser Rechnungsnummer nicht ins System ablegen. Die bereits bestehende Kombination aus Rechnungsnummer und Kreditoren-ID erneut im System zuzulassen, wird unter allen Umständen unterbunden. Es müsste also zwingend eine Änderung der Rechnungsnummer im Dokument vorgenommen werden, damit das Dokument abgelegt werden kann. Insbesondere wenn Ihr ECM-System schon eine Zeit lang arbeitet, ist diese Möglichkeit empfehlenswert. Denn der KI-basierte Autotrainer des Rechnungslesers führt dazu, dass das System mit der Zeit immer schlauer wird.

Dublettenprüfung im digitalen Rechnungseingang – 5 Vorteile auf einen Blick

1. Kostenreduzierung:

  • Rechnungen liegen nicht mehr doppelt im System vor und werden dementsprechend auch nicht doppelt bezahlt.
  • Durch einen automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozess entstehen verkürzte Rechnungsprüfungszeiten, wodurch Skonti nicht länger verfallen.

2. Zeitersparnis:

  • Dubletten müssen nicht länger manuell abgeglichen werden.
  • Doppelt vorliegende Dokumente führen nicht länger zu Eskalationen.
  • Die Suche nach Dubletten entfällt.

3. Mitarbeiterzufriedenheit:

  • Keine Belastung mehr durch monotone und nervenaufreibende manuelle Dublettenprüfung
  • Kein Streit im Team aufgrund doppelt abgelegter Dokumente
  • Zeit für andere Aufgaben

4. Hohe Datenqualität:

  • Keine doppelten Dokumente mehr im System
  • Identifizierung und Zusammenführung von Duplikaten
  • Die Dublettenprüfung findet bereits vor der Ablage ins ERP- und DMS-System statt. So wird ein umständliches Löschen innerhalb der Systeme vermieden.

5. Rechtssicherheit:

  • Rechtskonforme Archivierung nach GoBD wird durch die digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht.
  • Keine Dokumente mit doppelten Rechnungs- oder Kreditorennummern mehr im System.

Erfahren Sie im Whitepaper zur digitalen Rechnungsverarbeitung  wie modernes Rechnungsmanagement aussieht und welche Vorteile es auch für Sie bereithält.


Quellen:

¹ Wikipedia

² http://www.itktechnologies.com/doc/approva-duplicate-invoice.pdf