Die Rechnungserstellung ist eines der wichtigsten Themen bei jedem Dienstleister oder produzierenden Unternehmen. Besonders für Selbstständige sowie kleinere und mittelständische Unternehmen, die keine vollumfängliche Buchhaltungssoftware im Einsatz haben, stellen sich dabei oftmals zwei Fragen. Zum einen: Wie erstelle ich eine Rechnung, die allen rechtlichen Anforderungen entspricht? Diese Frage haben wir in unserem Blogartikel „Pflichtangaben Rechnung: Was muss auf einer Rechnung stehen?“ bereits beantwortet. Zum anderen: Erstelle ich eine Online Rechnung oder bleibe ich doch lieber bei der Papierform? Eine Hilfestellung zur Beantwortung dieser Frage geben wir mit diesem Artikel.
Rechnungen online oder in Papierform stellen?
Ein klassisches Rechnungsschreiben dient dazu, Kunden:innen über den Geldbetrag zu informieren, der für eine Warenlieferung oder Dienstleistung bezahlt werden muss. Damit geht stets eine entsprechende Zahlungsaufforderung einher.
Option 1: Klassische Papierrechnung
Für die Erstellung und Übermittlung einer Rechnung bieten sich dabei grundsätzlich zwei Wege an. Eine erste Option ist die klassische Papierrechnung. Diese wird mittlerweile meist mithilfe von Textverarbeitungsprogrammen oder anderen Büroanwendungen erstellt, ausgedruckt und dann per Post an die Kunden:innen verschickt. Standard Office-Lösungen wie Microsoft Office oder LibreOffice bieten alle dafür benötigten Funktionen.
Option 2: Digitale Online Rechnung
Eine zweite Option zur Rechnungserstellung ist eine digitale Online Rechnung. Hier besteht zum Beispiel die Möglichkeit, aus dem erstellten Textdokument eine PDF-Datei zu generieren und diese per Mail zu verschicken. Was es hierbei zu beachten gilt, haben wir in unserem Blogartikel „Rechnungen per E-Mail: Auf diese 5 Punkte müssen Sie achten!“ zusammengefasst.
In diesem Kontext bezieht sich der Begriff „Online“ allerdings nicht (nur) auf das digitale Format der Rechnung, sondern auch auf die Art und Weise, wie sie erstellt wird. Denn in den letzten Jahren haben sich immer mehr spezielle Anwendungen für das Erstellen von Rechnungen etabliert, die Online als Software-as-a-Service Lösungen genutzt werden können. Mithilfe dieser Rechnungsanwendungen können viele Schritte bei der Erstellung von Rechnungen automatisiert werden. Die standardisierten Angaben beim Schreiben einer Rechnung werden automatisch ausgefüllt und sind die Daten eines Kunden einmal angelegt, können sie bei der nächsten Rechnung bequem aus einer Datenbank abgerufen werden. Die fertige Online Rechnung kann dann mit einem Klick direkt aus der Software zum Beispiel per Mail an Kunden:innen verschickt werden.
6 Vorteile bei der Nutzung eines Rechnungsprogramms zur Erstellung einer Online Rechnung
Die Nutzung eines Online Rechnungsprogramms bietet vor allem für Selbstständige sowie kleine und mittlere Unternehmen, die nicht über eine vollumfängliche Buchhaltungssoftware verfügen, entscheidende Vorteile. Einige davon haben wir im Folgenden zusammengefasst:
- Rechnungsvorlagen können mit wenigen Klicks individuell angepasst werden und sind immer auf dem neuesten Stand.
- Preise, Umsatzsteuer sowie Rabatte werden stets automatisch berechnet.
- Zeit- und Kostenersparnis im Vergleich zum Versand einer klassischen Papierrechnung.
- Beseitigung von Fehlerquellen wie die versehentliche doppelte Vergabe einer Rechnungsnummer und weitere Kontrollfunktionen.
- Stets aktuelle Übersicht aller versendeten Rechnungen.
- Rechnungen können ortsunabhängig und von jedem Gerät aus gestellt und verwaltet werden.
Begriffsabgrenzung Online Rechnung ≠ Elektronische Rechnung
Im Dschungel der verschiedenen Rechnungsformen und -formate ist eine genaue Abgrenzung wichtig. Denn in Deutschland ist nicht jede Rechnung, die in einem digitalen Format online vorliegt, automatisch auch eine elektronische Rechnung im rechtlichen Sinne.
Nur die Online Rechnungen, die ein strukturiertes oder hybrides Datenformat enthalten, gelten als elektronische Rechnungen. Ein Beispiel für eine Rechnung mit einem strukturierten Datenformat ist die XRechnung. Hier liegen alle Informationen im maschinenlesbaren XML-Format vor und müssen für die Prüfung und Freigabe vom Empfänger zunächst visualisiert werden. Die ZUGFeRD Rechnung ist ein Beispiel für ein hybrides Format. Diese enthält stets sowohl ein menschenlesbares PDF als auch die strukturierten Daten im maschinenlesbaren XML-Format.
Eine PDF oder Word-Datei, die per Mail versendet werden, sind somit zwar eine Online Rechnung jedoch keine elektronische Rechnung. Dies ist besonders wichtig für alle, die mit öffentlichen Auftraggebern geschäftlichen Kontakt haben, denn in diesem Umfeld ist die elektronische Rechnung bereits Pflicht.
Neben der digitalen Erstellung von Rechnungen gewinnt auch die digitale Rechnungsverarbeitung eine immer größere Bedeutung für kleinere und mittelgroße Unternehmen. Welche Vorteile diese hat, wie sie funktioniert und wie genau eine passende Lösung insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen aussieht, erfährst Du in unserem Whitepaper.
Digitale Rechnungsverarbeitung | So starten kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs)