Wenn der Aktenschrank plötzlich leer steht – Deutschland auf dem Weg zur modernen Verwaltung

„Dieser Weg wird kein leichter sein. Dieser Weg wird steinig und schwer“ ♫ Die Lyrics von Xaiver Naidoo, die die deutsche Nationalelf bei der Weltmeisterschaft 2006 im eigenen Land bis auf den dritten Platz trugen, werden vielen Deutschen noch heute in Erinnerung sein. Gleichzeitig gibt es wohl kaum ein Lied, das die aktuelle Situation der öffentlichen Verwaltung auf dem Weg in die moderne Verwaltung besser beschreibt.

Erst vor einigen Tagen mahnte Katrin Lange, Staatssekretärin im Ministerium des Innern, auf einer Tagung des IT-Planungsrates in Potsdam, dass Deutschland bei der Einführung der modernen Verwaltung noch hinter Ländern wie Italien liegt. Im Gegensatz zu unseren europäischen Nachbarn nutzen nur ein Bruchteil der Deutschen das vorhandene E-Government-Angebot. Das liegt aber eher an der mangelnde Reife der Angebote als an der mangelnden Motivation der Bürger. Und in der Tat scheinen Vorhaben, wie die komplett elektronische Aktenführung und eine behördenübergreifende Kommunikationsplattform für Bürger noch in weiter Ferne. Deutsche Behörden stecken im Analog-Zeitalter fest und drohen im internationalen Vergleich den Anschluss zu verlieren.

Gleichzeitig gibt es aber auch positive Nachrichten von der Digitalisierungsfront. Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland macht Fortschritte – so zumindest die Einschätzung von Lange auf eben der Tagung. Die jüngsten Beschlüsse rund um das Onlinezugangsgesetz und einen geplanten Portalverbund von Bund, Ländern und Kommunen geben der Staatsekretärin Anlass zu Hoffnung. Trotzdem sind sich Behörden, Unternehmen und Bürger aber in einem einig: Die Digitalisierung der Verwaltung muss weiter beschleunigt werden. Und das dringend. Denn laut einer aktuellen McKinsey Studie verschwenden Deutsche Behörden jedes Jahr Milliarden durch veraltete Systeme und Prozesse.

Deutschland und die moderne Verwaltung – was bisher geschah…

Bei der Bewertung der bisherigen Fortschritte der öffentlichen Verwaltung in Sachen Digitalisierung spielt der 01.08.2013 eine nicht unwesentliche Rolle. An diesem Tag ist das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften (E-Government-Gesetz oder auch EGovG) in Kraft getreten. Das Gesetz hat die rechtlichen Grundlagen für die Bemühungen der Regierung im Bereich der Verwaltungsmodernisierung geschaffen. Auf dem Papier scheint man es also nicht erst seit Kurzem ernst zu meinen.


Das E-Government-Gesetz auf einen Blick

Name: E-Government-Gesetz – Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften

Herausgeber: Bundesministerium des Innern (BMI)

Erlassen am: 25.07.2013

Inkrafttreten am 01.08.2013

Umsetzung bis: kontinuierlich/kein geschlossener Prozess

Gilt für: Öffentliche Verwaltung (Behörden des Bundes und der Länder)

Ziel: die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern

Zentrale Elemente:

  • Elektronische Aktenführung
  • Elektronischer Kanal zur Kommunikation mit der Verwaltung
  • Elektronische Nachweise und Bezahlung in Verwaltungsverfahren
  • Publikationspflichten
  • Dokumentationspflichten

Das Gesetz soll die Basis für genau die Bedingungen in der Verwaltung schaffen, die Bürgern bereits aus anderen Bereichen als Selbstverständlichkeit bekannt sind. Nämlich Anliegen zeit- und ortsunabhängig sowie komplett digital beantragen, überprüfen und herunterladen zu können. Klassische Behördengänge würden so der Vergangenheit angehören.

Digitale Verwaltung 2020: Öffentlicher Sektor steht vor großen IT-Herausforderungen

Was auf dem Papier mit dem E-Government-Gesetz begann, wurde knapp ein Jahr später mit dem Programm Digitale Verwaltung 2020 konkretisiert. Früh war allen Parteien klar, dass die Umsetzung des Gesetzes eine große Herausforderung für Behörden werden würde. Knappe öffentliche Haushalte, hohe Anforderungen an Datensicherheit und der Wunsch nach Prozesstransparenz machen die moderne Verwaltung zu einer echten Mammutaufgabe für Bund, Ländern und Kommunen. Folglich wurde im September 2014 das Regierungsprogramm Digitale Verwaltung 2020 beschlossen, welches die Umsetzung des E-Government-Gesetzes koordinieren und die Verwaltung der Zukunft ein Stück näherbringen soll. Auf der Seite des BMI heißt es dazu konkret:

„Das Programm Digitale Verwaltung 2020 schafft verbindliche Standards zur flächendeckenden Digitalisierung der Verwaltung und bringt die Umsetzung des E-Government-Gesetzes in der Bundesverwaltung mit konkreten Projekten auf den Weg.“

Aktionsplan E-Akte: Die Rolle der E-Akte auf dem Weg zur modernen Verwaltung

Zu einem dieser konkreten Projekte gehört der Aktionsplan E-Akte. Gemäß § 6 EGovG i. V und Nr. 5 der Eckepunkte zum Programm Digitale Verwaltung 2020 sollen Bundesbehörden ab dem 1. Januar 2020 ihre Akten komplett elektronisch führen. Ein durchaus ambitioniertes Ziel, wenn man bedenkt, dass die Papierakte in großen Teilen der öffentlichen Verwaltung dominiert. So war zu Beginn der Bemühungen der Bundesregierung in 2014 Papier in 76%* der Behörden das führende System (*Quelle: BMI). Elektronische Akten waren und sind, wenn überhaupt, unterstützend im Einsatz. Mit der Einführung der E-Akte sollen Prozesse in der Verwaltung digitalisiert, vernetzt und medienbruchfrei gestaltet werden. Die Ziele und Vorteile für Behörden, Unternehmen und Bürger liegen auf der Hand:

  • Schnelle und medienbruchfreie Bearbeitung von Anträgen
  • Erhöhte Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandels
  • Rechtssichere und gesetzeskonforme Dokumentation
  • Etablierung eines ortsunabhängigen Wissensmanagements

Prozessoptimierung als Grundlage für elektronische Aktenführung

Damit Behörden den Aktionsplan E-Akte bis 2020 erfolgreich umsetzen können, ist anfangs Grundlagenarbeit gefordert. Die elektronische Aktenführung erfordert vor der Einführung neuer Technologien vor allem konzeptionelle Arbeit. Organisatorische Veränderungen und Prozessoptimierungen schaffen die Grundlage für die Verwaltungsmodernisierung. Wichtig bei einer effizienten Prozessgestaltung ist es den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus zu berücksichtigen und in den Kontext des jeweiligen Vorganges einzuordnen – vom Antrag, über Zeichnungsverfahren bis hin zur Archivierung des Vorganges.

Sobald effiziente und möglichst medienbruchfreie Prozesse konzipiert wurden, geht es an die technische Umsetzung des E-Aktionsplans. Als Basiskomponente für die E-Akte sollte ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt werden. Alle eingehenden Dokumente können so direkt digital bearbeitet werden. Bei der Auswahl des passenden DMS-Anbieters sollten auf die einfache Bedienbarkeit, intuitive Suchfunktionen, ein umfangreiches Berechtigungs-Management und eine saubere Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur geachtet werden. Nachdem bestehende Aktenbestände gescannt und in das implementierte System übernommen wurden, steht einer digitalen Verwaltung so nichts mehr im Wege.

Noch haben Bundesbehörden knapp über zwei Jahre Zeit auf eine elektronische Aktenführung umzustellen, doch die Anforderungen sind hoch. Ganz getreu eines weiteren Songtextes von Xavier Naidoo, gilt es für die öffentliche Verwaltung sich die richtigen Partner für die Verwaltungsmodernisierung an Bord zu holen: „Was wir alleine nicht schaffen, das schaffen wir dann zusammen.“ Da für den Betrieb von E-Akten ein Dokumenten-Management-System die Grundvoraussetzung darstellt, sind wir von der d.velop Ihr Partner auf dem Weg in die moderne Verwaltung. Das DMS führt die Akte als eigenständiges Objekt, mit Aktenzeichen, Aufbewahrungsfristen, Aussonderungsregeln und/oder Berechtigungen.Unser erfahrene Partner für den öffentlichen Sektor, die codia Software GmbH, identifiziert in Ihrer Verwaltung Prozesse, die digitalisiert werden können und zeigt Ihnen auf, wie E-Government-Komponenten mit dem DMS verknüpft werden können.

Überzeugen Sie sich selbst. – d.velop und codia sind Ihre Ansprechpartner bei der Einführung der E-Akte zur Umsetzung des E-Government-Gesetzes.

Mehr zur E-Akte von d.velop

Thomas Buddendick

Inbound Marketing Manager, d.velop AG