E-Government-Gesetz (EGovG): Schlüssel zur elektronischen Kommunikation mit Behörden

Das E-Government-Gesetz (EGovG) erleichtert die Einführung moderner, digitaler Verwaltungsdienste. Es ersetzt alte, umständliche Verfahren durch effizientere, elektronische Lösungen.

Seit August 2013 ermöglicht dieses Gesetz dem Bund, den Ländern und Kommunen, den Bürgern:innen einfache und nutzerfreundliche Online-Dienste anzubieten. Genauer gesagt: Es ermöglicht die elektronische Kommunikation mit den Behörden. Und mehr noch: Das E-Government-Gesetz fördert auch die digitale Kommunikation zwischen Behörden und stellt sicher, dass Verwaltungsprozesse zukunftsorientiert und bürgerfreundlich gestaltet werden.

Zielgruppen: Behörden, Bürger:innen und Unternehmen

Damit kann dieses Gesetz der papierbasierten und ortsabhängigen Kommunikation zwischen Behörden und Bürgern:innen wie auch Unternehmen, aber auch zwischen den öffentlichen Verwaltungen selbst, den Garaus machen. Das EGovG gestaltet die Verwaltungsabläufe bürgerfreundlicher und effizienter, minimiert die Fehleranfälligkeit und treibt den dringend notwendigen Bürokratieabbau voran. Die Zusammenarbeit zwischen den Behörden erspart den Bürgern:innen lange Wartezeiten und den Gang zum Amt. Durch die digitale Verwaltung in Verbindung mit dem papierlosen Büro wird der Informationsfluss beschleunigt, die Kosten (z. B. fürs Porto) sinken und die Transparenz steigt.

Welche konkreten Ziele verfolgt das E-Government-Gesetz?

Das übergeordnete Ziel der Verwaltungsdigitalisierung durch das E-Government-Gesetz ist die Erleichterung der elektronischen Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung. Dies geschieht durch den Abbau bundesrechtlicher Hindernisse, die digitale Dienstleistungen auf elektronischem Wege bislang beeinträchtigt haben. Dabei sollen alle Prozesse – vom Antrag bis hin zur Archivierung – medienbruchfrei gestaltet und den Bürger:innen nutzerfreundlich und „aus einer Hand“ angeboten werden.

Gesetzgebung für die digitale Transformation der Verwaltung

Manche Regelungen des Gesetzes für Online-Dienste gelten für Bundes– und Landesbehörden, andere wiederum ausschließlich für Bundesbehörden. Mit diesen sechs wesentlichen Regelungen schafft das E-Government-Gesetz die Grundlage für zeit- und ortsunabhängige digitale Dienstleistungen in der Verwaltung:

• § 2 Elektronischer Zugang zur Verwaltung: Verpflichtung der Verwaltung zur Eröffnung eines elektronischen Kanals und zusätzlich der Bundesverwaltung zur Eröffnung eines De-Mail-Zugangs
• § 6 Elektronische Aktenführung und § 7 Übertragen und Vernichten des Papieroriginals: Grundsätze der elektronischen Aktenführung und des ersetzenden Scannens
• § 4 Elektronische Bezahlmöglichkeiten und § 5 Nachweise: Erleichterung bei der Erbringung von elektronischen Nachweisen und der elektronischen Bezahlung (E-Payment) in Verwaltungsverfahren
• § 15 Amtliche Mitteilungs- und Verkündungsblätter: Erfüllung von Publikationspflichten durch elektronische Amts- und Verkündungsblätter
• § 9 Optimierung von Verwaltungsabläufen und Information zum Verfahrensstand: Verpflichtung zur Dokumentation und Analyse von Prozessen
• § 12 Anforderungen an das Bereitstellen von Daten, Verordnungsermächtigung: Regelung zur Bereitstellung von maschinenlesbaren Datenbeständen durch die Verwaltung – das sogenannte „open data“

Neue Technologie ersetzt die Schriftform

Das E-Government-Gesetz brachte im Jahr 2013 neben der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) zwei ganz neue Technologien mit sich. Diese hatten zum Ziel, die bisherige Schriftform elektronisch zu ersetzen. Mit ihrer Hilfe sollten alle Funktionen der Schriftform abgebildet werden können:

• Absenderbestätigte De-Mail, die eine „sichere Anmeldung“ voraussetzt
• Web-Anwendungen der Verwaltung in Verbindung mit dem sicheren elektronischen Identitätskennzeichen (eID) des neuen Personalausweises

Herausforderungen: Umsetzung des E-Government-Gesetzes

Die Umsetzung des E-Government-Gesetzes stellt Verwaltungen vor vielfältige Herausforderungen. Von der Infrastruktur bis zum Datenschutz müssen verschiedene Aspekte berücksichtigt werden, um die Effizienz und Nutzerfreundlichkeit digitaler Verwaltungsdienste zu gewährleisten, wie beispielsweise:

• Technische Infrastruktur und IT-Sicherheit ausbauen
• Interoperabilität zwischen verschiedenen Verwaltungsebenen sicherstellen
• Datenschutz und Datensicherheit gewährleisten
• Schulungen und Qualifizierung für Mitarbeitende bereitstellen
• Akzeptanz und Vertrauen der Bürger:innen in digitale Dienste fördern
• Finanzielle Ressourcen für die Umsetzung bereitstellen

Investitionen in Infrastruktur, Qualifizierung und Sicherheit notwendig

Um die Herausforderungen bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes zu überwinden, müssen die genannten Herausforderungen angegangen werden. Dazu ist eine umfassende Strategie erforderlich. Erstens sollte in die Verbesserung der technischen Infrastruktur investiert werden, um eine robuste und sichere Basis für digitale Dienste zu schaffen. Zweitens ist die Förderung der Interoperabilität entscheidend, damit verschiedene Verwaltungsebenen nahtlos zusammenarbeiten können. Drittens müssen strenge Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit implementiert werden, um das Vertrauen der Bürger in digitale Angebote zu stärken. Viertens sind gezielte Schulungen und Qualifizierungsmaßnahmen für Mitarbeiter notwendig, um diese auf die Nutzung neuer Technologien vorzubereiten. Schließlich ist eine ausreichende finanzielle Unterstützung unabdingbar, um die Kosten für die Digitalisierung zu decken und innovative Lösungen zu entwickeln.

EGovG verpflichtet Bund, Länder und Kommunen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Umsetzung der Verwaltungsdigitalisierung und Verwaltungsmodernisierung, die das E-Government bedingen, gelten in erster Linie für die Bundesverwaltung – zum Teil aber auch für Länderverwaltungen, die das Bundesrecht ausführen. Das E-Government-Gesetz des Bundes nimmt jedoch auch die Kommunen teilweise in die Pflicht, wie zum Beispiel im Bereich der Bürgerdienste mit der:

• Eröffnung eines elektronischen Zugangs (§ 2 EGovG)
• Bereitstellung einer elektronischen Bezahlfunktion (§ 4 EGovG)
• Erleichterung bei der Erbringung von elektronischen Nachweisen in elektronischen Verwaltungsverfahren (§ 5 EGovG)
• Bereitstellung maschinenlesbarer digitaler Daten – „Open Data“ (§ 12 EGovG bzw. § 12a EGovG)

Attraktiverer Arbeitgeber durch Verwaltungsmodernisierung

Allen Verwaltungen gemein ist die Chance, die verwaltungsinternen Prozesse zu verschlanken und die Serviceleistungen durch digitale Dienstleistungen für alle Bürger:innen effizienter zu gestalten. Dies kann jedoch nur gelingen, wenn die Verwaltungen dem demografischen Wandel die Stirn bieten, indem sie sich stärker als attraktive Arbeitgeber positionieren und so die drohende Beschäftigtenknappheit abfedern. Ohne eine Verwaltungsmodernisierung, zu der eine digitale Transformation der Verwaltung gehört, wird das nicht funktionieren.

Innovation, Nutzerfreundlichkeit und Servicequalität

Mithilfe von standardisierten und automatisierten Prozessen ist es darüber hinaus möglich, die Bürger:innen von sich als moderne, serviceorientierte Behörde zu überzeugen: Innovation, Nutzerfreundlichkeit und Servicequalität sind die Maßstäbe, die darüber entscheiden, ob eine Dienstleitung ein „Verwaltungsakt“ ist, ober ob digitale Dienstleitungen tatsächlich effizient und hilfreich sind. Es empfiehlt sich aus diesem Grund für die Kommunen, die Chancen des E-Government-Gesetzes zu ergreifen und nicht auf die E-Government-Gesetze der Länder zu warten.

Was die Regelungen des EGovG für die öffentlichen Verwaltungen konkret bedeuten, zeigen wir im Folgenden:

Eröffnung eines elektronischen Kanals und De-Mail-Zugangs

Um die Kommunikation mit und zwischen den Behörden zu erleichtern, benötigen die Verwaltungen einen elektronischen Kanal zur Übermittlung von Dokumenten, Nachweisen und Dateien. Auch wenn ein einfaches E-Mail-Postfach für die elektronische Kommunikation zwischen Bürger:innen und Behörden auf den ersten Blick ausreichend wäre, so gibt es im Alltag einer öffentlichen Verwaltung einen noch effizienteren Weg: Die Kommunikation über die Online-Verwaltungsportale.

575 OZG-Leistungen über Online-Verwaltungsportale

Darüber werden 575 sogenannte OZG-Leistungen (OZG – Onlinezugangsgesetz) bundesweit angeboten und können durch Online-Anträge seitens der Bürger:innen digital in Anspruch genommen werden. Durch die direkte Portalanbindung an das Dokumentenmanagement-System (DMS) nutzt die moderne Verwaltung, wie vom Onlinezugangsgesetz vorgegeben, nur einen elektronischen Kanal für die Kommunikation mit den Bürgern:innen.

Bundesbehörden und Gerichte müssen einen De-Mail-Zugang einrichten

Wie vom Gesetz vorgegeben, müssen Bundesbehörden und Gerichte einen De-Mail-Zugang für eine sichere, verschlüsselte und nachweisbare elektronische Kommunikation einrichten. Dadurch sollen Versand und Empfang sowie die Inhalte der De-Mails rechtswirksam nachgewiesen werden können.

De-Mail-Zugang: keine Pflicht für Gemeinden, Landkreise und Städte 

Für Gemeinden, Landkreise und Städte ist die Einführung eines De-Mail-Zugangs gesetzlich nicht verpflichtend, sodass die Kommunikation mit den Bürgern:innen meist auf anderen elektronischen Wegen erfolgt, wie zum Beispiel über Online-Verwaltungsportale im Sinne des OZG. 

Erstes seiner Art: Bayrisches Digitalgesetz ist in Kraft getreten

In Bayern ist am 1. August 2022 das Gesetz über die Digitalisierung im Freistaat Bayern (Bayerisches Digitalgesetz – BayDiG) in Kraft getreten, das deutschlandweit das erste Gesetz seiner Art ist. Damit werden für die elektronische Verwaltung zum ersten Mal rechtliche Leitplanken definiert, die die Verfügung und sichere Nutzung zukunftsfähiger digitaler Angebote für Bürger:innen, Organisationen und Unternehmen betreffen.

Das Gesetz besteht aus drei wesentlichen Themenbereichen:

1. Allgemeine Definition von Zielen und Aufgaben für die Digitalisierung (öffentlicher Dienst) im Freistaat Bayern, woran sich der staatliche Einsatz orientieren soll.
2. Verankerung der Digitalrechte von Bürgern:innen und Unternehmen im Freistaat Bayern, wodurch der Anspruch auf die Nutzung von digitalen Diensten im Austausch mit Behörden festgelegt wird.
3. Schaffung einer rechtsfähigen Anstalt des öffentlichen Rechts (eKom.Unit Bayern – eKom Bayern), um eine rechtssichere Nachnutzung der von anderen Ländern bereitgestellten Online-Verwaltungsleistungen (gemäß OZG) zu ermöglichen.

Grundsätze: digitale Aktenführung und ersetzendes Scannen 

Mit einem elektronischen Kommunikationskanal zwischen den Bürgern:innen und einer öffentlichen Verwaltung allein ist das E-Government-Gesetz noch nicht umsetzbar. Denn auch interne Verwaltungsvorgänge (komplexe Kommunikations- und Bearbeitungsprozesse) sollten für eine elektronische Verwaltung in bestem Fall beschleunigt und vereinfacht werden, indem die dafür benötigten Informationen digital und medienbruchfrei bereitgestellt werden. Eine digitale Verwaltung macht dies nach ihrer Modernisierung mit der sogenannten elektronischen Akte (auch eAkte) als effizienteres Pendant zur herkömmlichen papierbasierten Akte.

Die elektronische Aktenführung zwingt alle Bundesbehörden dazu, durch technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung auch bei der eAkte eingehalten werden.

Digitale Transformation: Verwaltung muss Papier akzeptieren

Digitalisierung einer Behörde – das bedeutet in erster Linie die Abschaffung papierbasierter Prozesse und ebensolcher Kommunikation. Dennoch können die Behörden ihre Bürger:innen nicht dazu verpflichten, die Anträge, Belege oder anderweitige Dokumente ausschließlich online einzureichen. Somit müssen Dokumente in Papierform auch in Zeiten der digitalen Transformation in die verwaltungsinternen Prozesse integriert werden.

Ersetzendes Scannen schafft ein digitales Abbild des Originals

Hier kommt das ersetzende Scannen ins Spiel: Papierdokumente werden digital in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) erfasst (eingescannt), mit dem Ziel, das dabei entstehende elektronische Abbild digital weiterzuverarbeiten und aufzubewahren, wobei der Original-Beleg anschließend vernichtet wird – bei gleicher Beweiswerterhaltung in der Dokumentenarchivierung.

Das ersetzende Sannen umfasst also drei Schritte in der gesamten Belegverwaltung:

1. Erfassung
2. Archivierung
3. Vernichtung

Papierdokumente rechtssicher in elektronische Akten überführen

Nur so können Papierdokumente rechtssicher in elektronische Akten (eAkten) überführt werden. Dabei müssen Behörden, welche mit den eingescannten Papierdokumenten arbeiten, wichtige Richtlinien, wie die „Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN), des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) befolgen.

Elektronische Nachweise und elektronische Bezahlung vereinfachen

Bei elektronisch durchgeführten Verwaltungsverfahren können die Bürger:innen durch die elektronische Aktenführung in der Verwaltung etwaige Nachweise ebenfalls elektronisch einreichen (es sei denn, die Behörde verlangt im Einzelfall ein Original). Die erforderlichen Nachweise kann die zuständige Behörde – Einwilligung des Verfahrensbeteiligten vorausgesetzt – mithilfe einer Schnittstelle direkt bei der ausstellenden Behörde elektronisch einholen. Zu diesem Zweck dürfen beide Behörden die erforderlichen personenbezogenen Daten der Bürger:innen erheben, verarbeiten und nutzen.

Verwaltungsdigitalisierung macht einfachste Gebührenzahlung möglich 

Mit der Regelung werden die öffentlichen Verwaltungen verpflichtet, mindestens eines dieser Zahlverfahren anzubieten, damit die Gebühren auf einfachste Weise elektronisch beglichen werden können – zum Beispiel per Online-Banking. Ein Gang weniger für die Bürger:innen in der heutigen Zeit.

Publikationspflicht: digitale Amts- und Verkündungsblätter

Damit Bürger:innen über z. B. neue Gesetze und Verordnungen in ihrer Kommune oder in ihrem Bundesland erfahren, müssen diese Umstände in sogenannten amtlichen Mitteilungs- oder Verkündungsblättern publiziert werden. Denn ohne öffentliche Bekanntmachung ist ein Gesetz unwirksam.

Angemessener Zugang zu Blättern muss gewährleistet sein

Das E-Government-Gesetz sieht dabei vor, dass diese „Blätter“ alle Personen erreichen müssen, und zwar zusätzlich oder ausschließlich durch eine elektronische Ausgabe, wenn diese öffentlich zugänglich angeboten wird. Denn die Publikationspflicht wird auch durch die elektronische Form des Publikationsorgans erfüllt. Vorausgesetzt: Ein angemessener Zugang ist gewährleistet und die Publikation bleibt dauerhaft unverändert. Wobei eine digitale bzw. elektronische Ausgabe eines amtlichen Blattes für die meisten Bürger:innen schneller und einfacher zugänglich ist, als eine Printausgabe.

Verpflichtung zur Dokumentation und Analyse von Prozessen

Wenn es nach dem Bundesinnenministerium geht, sollte eine elektronische Abbildung der Papierwelt nach der Verwaltungsmodernisierung in öffentlichen Verwaltungen lieber nicht stattfinden. Man sollte am besten noch vor den Digitalisierungsmaßnahmen die verwaltungsinternen Abläufe analysieren, dokumentieren und neu strukturieren, damit ein öffentlicher Dienst nach der Digitalisierung möglichst effizient arbeiten kann:

„Im digitalen Zeitalter müssen bestehende Verwaltungsabläufe kontinuierlich geprüft und verbessert, das heißt weniger komplex gestaltet werden. Beim Prozessmanagement werden Verwaltungsabläufe deshalb ganzheitlich betrachtet, analysiert, optimiert, dokumentiert und umgesetzt.“

Bundesministerium des Innern und für Heimat

Prozessoptimierung soll für Entlastungs- und Einsparpotenziale sorgen

Dieser Wunsch ist nun im E-Government-Gesetz verankert. Unter Optimierung versteht das EGovG eine Steigerung der Effizienz und der Qualität bei der Erstellung des Arbeitsergebnisses. Die Durchführung der Prozessoptimierung soll für Entlastungs- und Einsparpotenziale sorgen. Zudem spielen die Bürger:innen und die internen Sachbearbeitenden als „Kunden“ mit ihren Bedürfnissen eine zentrale Rolle.

Mithilfe der Prozessanalyse sollen die Schwachstellen in den bestehenden Verwaltungsabläufen aufgezeigt und Optimierungspotenziale für digitale Dienstleistungen erkannt werden. Um einen Grundstein für eine (erfolgreiche) Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung zu legen, ist es laut Gesetz unablässig, die Prozessanalyse zu dokumentieren.

Bereitstellung von maschinenlesbaren Datenbeständen

Das E-Government-Gesetz erhielt mit § 12a EGovG (Offene Daten des Bundes, Verordnungsermächtigung) am 13. Juli 2017 eine Ergänzung. Diese gesetzliche Änderung soll die Verarbeitung und Bereitstellung von Daten durch eine Open-Data-Regelung verbessern. Seit dem 13. Juli 2018 sind alle Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung verpflichtet, Rohdaten als Open Data bereitzustellen.

• Open (Government) Data – oder offene Regierungs- und Verwaltungsdaten – sind Daten, welche in einem offenen und maschinenlesbaren Format zur uneingeschränkten Weiterverwendung und Weiterverbreitung öffentlich zugänglich gemacht werden. Ausgenommen hiervon sind personenbezogene Daten und anderweitig schützenswerte Daten.
• Maschinenlesbare Daten sind diejenigen Daten, die durch Software automatisiert ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Diese Daten sollen mit möglichst einheitlichen und abgestimmten Metadaten versehen werden.

Daten über öffentlich zugängliche Netze vollständig publizieren

Die gesetzliche Neuerung besagt, dass die Behörden des Bundes mit Ausnahme der kommunalen Selbstverwaltungen unbearbeitete maschinenlesbare Daten, die sie zur Erfüllung ihrer öffentlich-rechtlichen Aufgaben erhoben haben oder in ihrem Auftrag haben erheben lassen, zum Datenabruf über öffentlich zugängliche Netze vollständig publiziert werden müssen.

Bereitstellungspflicht für im Auftrag der Behörde erstellte Daten

Laut Gesetz gibt es eine generelle Bereitstellungspflicht für alle Daten der Verwaltung, die im eigentlichen Auftrag der Behörde erstellt wurden und keinem Ausnahmebestand unterliegen. Dabei müssen auch datenschutzrechtliche und spezialgesetzliche Regelungen beachtet werden. Jede Person sollte die Daten stets kostenfrei, ohne verpflichtende Registrierung und ohne Begründung, abrufen und uneingeschränkt weiterverwenden können.

EGovG: Jede Verwaltung sollte es klug einsetzen

Ob mit oder ohne eine gesetzliche Verpflichtung: Das E-Government-Gesetz bietet Bund, Ländern und Kommunen eine große Chance, im Zuge der Verwaltungsmodernisierung und Verwaltungsdigitalisierung die (auch elektronische) Kommunikation in den Verwaltungen voranzubringen. Die „Freifläche“, die durch das E-Government-Gesetz hierfür geschaffen wurde, ist groß. Es bedarf jedoch einer langfristigen Strategie und kluger personeller sowie finanzieller Ressourceneinteilung, um die Regelungen rund um die eAkte oder Online-Verwaltungsportale effektiv einsetzen zu können.

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