e-Akte

Die Vorteile einer elektronischen Akte liegen auf der Hand

Die elektronische Akte von d.velop erleichtert die tägliche Arbeit in der öffentlichen Verwaltung.

WIR RUFEN SIE GERNE AN.

e-Akte für die öffentliche Verwaltung

Mit der d.velop e-Akte werden Anforderungen aus dem E-Government-Gesetz (EGovG) ganz einfach umgesetzt. e-Akten von d.velop sind eine standardisierte Lösung zur professionellen, elektronischen Aktenführung. Sie basieren auf dem bewährten Dokumentenmanagement-System von d.velop.

e-Akte_device

e-Akte ist die Basis für eine effiziente e-Vorgangsbearbeitung und e-Zusammenarbeit

e-Akten_schaubild

Die e-Akte ist der zentrale Sammelort für sämtliche Informationen, die entlang eines Verwaltungsvorgangs entstehen. Die e-Vorgangsbearbeitung greift auf sie als Quelle zurück und verteilt die Informationen genau dann an den zuständigen Sachbearbeiter, wann er sie benötigt.
Aufgaben, die im Laufe eines Vorganges entstehen und durch Kollegen, intern oder extern, erledigt werden müssen, können mit der e-Vorgangsbearbeitung ganz einfach erstellt werden. Rückfragen und Diskussionen zum Vorgang werden direkt per Chat erledigt. Das ist e-Zusammenarbeit Marke d.velop.

Die e-Akte von d.velop integriert sich nahtlos in die Fachverfahren

Elektronische Akten können von jedem Berechtigten, an jedem Ort, direkt aus der jeweiligen Fachanwendung recherchiert werden. So ist die gewünschte Akte inklusive aller dazu gehörenden Dokumente unmittelbar auf dem Bildschirm des Sachbearbeiters verfügbar. Schon vor dem Öffnen der Akte hat er die wichtigsten Eckdaten wie auf einem virtuellen Aktendeckel übersichtlich im Blick. Im Fachverfahren erzeugte Schriftstücke werden selbstverständlich automatisch in die jeweilige e-Akte einsortiert.

Davon profitieren alle – Bürger und Kollegen. Denn so können Sachbearbeiter ganz einfach

  • schneller recherchieren.
  • Bürgern besser Auskunft geben.
  • standortübergreifend und medienbruchfrei arbeiten.

e-Akten bauen sich anhand des etablierten Aktenplans auf

Die Struktur der elektronischen Akten von d.velop legt den in der öffentlichen Verwaltung etablierten Aktenplan fest. Sie enthält damit alle notwendigen Unterlagen um vollständig über einen Sachverhalt zu informieren. Die Ablage und Recherche von Dokumenten bleiben mit e-Akten für die Sachbearbeiter nahezu wie gewohnt. Mit dem entscheidenden Unterschied, dass man sich nicht in ein stickiges Archiv aus Aktenschränken begeben muss, sondern jedes beliebige Dokument in Sekundenschnelle digital direkt an seinem Arbeitsplatz angezeigt bekommt. So muss sich niemand an neue Konventionen oder Ablagesysteme gewöhnen und arbeitet daher dank der e-Akte wesentlich schneller, effizienter und noch dazu benutzerfreundlicher als zuvor.

Das Prinzip hinter der e-Akte ist einfach: Sämtliche Dokumente, die die Verwaltung erreichen, werden entweder direkt (bei E-Mails oder z. B. in einer Textverarbeitung erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv abgelegt.

e-Akte_device Aktenplan

e-Akten sind viel sicherer als der Aktenschrank

e-Akte_key

Die Arbeit mit e-Akten ist nicht nur schneller und bequemer, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Ausdrucken in dicken Ordnern, die lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt werden können. Ein ausgefeiltes, granulares Rechtekonzept erlaubt nur berechtigten Sachbearbeitern, archivierte Akten und Dokumente einzusehen und zu bearbeiten. Gerade bei besonders vertraulichen Daten sorgt die digitale Aktenhaltung für mehr Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsanforderungen.

TR-ESOR- und TR-RESICAN-Konform.

Das digitale Archiv in den d.velop-Systemen unterstützt dabei selbstverständlich die Anforderung des EGovG an eine rechtskonforme Langzeitspeicherung von Dokumenten sowie die Richtlinien der TR-ESOR zur Beweiswerterhaltung elektronisch signierter Dokumente. Die Digitalisierung von Papier-Dokumenten erfolgt natürlich gemäß der Anforderungen der TR-RESICAN für ein sicheres, ersetzendes Scannen. Damit sind die Grundlagen gelegt, die Papier-Originale zu vernichten und so teuren Archiv-Raum einzusparen.

e-Akten auf Basis von d.velop-Systemen passen ganz sicher zu Ihrer IT-Strategie

Egal welche IT-Strategie Sie verfolgen, die e-Akte von d.velop wird auf jeden Fall begeistern

Ihre Sachbearbeiter – denn die elektronische Akte von d.velop ist einfach übersichtlich und intuitiv in der Anwendung. Ihre IT-Abteilung – denn d.velop-Systeme sind schnell installiert und einfach zu administrieren.

Sie verfolgen eine Microsoft SharePoint Strategie? Dann sind e-Akten aus unserer Produktlinie ecspand für SharePoint Ihre Lösung. ecspand für SharePoint nutzt die vielfältigen Möglichkeiten des SharePoint Servers zur Kommunikation und Zusammenarbeit und erweitert diese um innovative Komponenten zur rechtskonformer Verwaltung und Langzeitspeicherung von Dokumenten, zum Scannen von Papierdokumenten und zur Gestaltung digitaler Vorgänge.

Sie setzen auf Applikationen für Ihre Microsoft Windows Umgebung? e-Akten auf Basis unseres d.3-Systems sind dann Ihre erste Wahl. Sie vereinfachen den Umgang mit sämtlichen Dokumenten, verringern dadurch Zugriffszeiten und machen Informationen jederzeit bedarfsgerecht verfügbar. e-Akten von d.velop bilden sowohl Sach- als auch Fallakten ab und sind damit in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung einsetzbar.

e-Akte_device_iMac

Setzen Sie jetzt das E-Government-Gesetz einfach um

Mit der e-Akte von d.velop einfach auf eine elektronische Aktenführung umstellen

Das neue E-Government-Gesetz (EGovG) verpflichtet Bundesbehörden spätestens zum 1.1.2020 auf eine elektronische Aktenführung umzustellen. Damit fördert das EGovG die Digitalisierung in der Verwaltung und wird die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung weiter erleichtern. Um die vielschichtigen Anforderungen bis 2020 erfolgreich umzusetzen, muss die öffentliche Verwaltung jetzt handeln und ihre E-Government-Projekte zeitnah aufsetzen.

Wir helfen Ihnen dabei. Aus zahlreichen Projekten in der öffentlichen Verwaltung verfügen unsere Projektmitarbeiter über umfangreiche Erfahrungen bei der Umstellung bislang analoger Abläufe auf medienbruchfreie, digitale Prozesse.

Gerne planen wir gemeinsam mit Ihnen die Einführung der e-Akten und weiterer effizienter d.velop Lösungen zur Umsetzung des E-Government-Gesetzes.