E-Akte

Verschwenden Sie keinen Platz mehr

Benötigte Dokumente mit einem Klick direkt im Zugriff – dank digitaler Akten für die öffentliche Verwaltung.

e-Akten live erleben

Die elektronische Akte in der öffentlichen Verwaltung

Platz ist ein teures Gut. Umso schmerzhafter ist es, wenn dieser Platz mit einem Papierarchiv belegt ist. Elektronische Akten verschaffen Abhilfe und senken Ihre Kosten. Wie? Indem Sie Ihr Papierarchiv digitalisieren.

Das Prinzip der elektronischen Akte

e-Akten von d.velop sind eine standardisierte Lösung zur professionellen, elektronischen Aktenführung. Sie basieren auf bewährten Dokumentenmanagementlösungen. Das Prinzip hinter der e-Akte ist einfach: Sämtliche Dokumente, die die Verwaltung erreichen oder die von dieser erzeugt werden, werden entweder direkt (bei E-Mails oder z. B. in einer Textverarbeitung erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv abgelegt.

Elektronische Akten können von jedem Berechtigten, an jedem Ort, direkt aus der jeweiligen Fachanwendung recherchiert werden. So ist die gewünschte Akte inklusive aller dazu gehörenden Dokumente unmittelbar auf dem Bildschirm des Sachbearbeiters verfügbar. Schon vor dem Öffnen der Akte hat er die wichtigsten Eckdaten – wie auf einem virtuellen Aktendeckel – übersichtlich im Blick. Im Fachverfahren erzeugte Schriftstücke werden selbstverständlich automatisch in die jeweilige e-Akte einsortiert.

Die Vorteile der elektronischen Akte

  • Nahtlose Integration in Fachverfahren
  • Schnelle Recherche
  • Bessere Bürgerauskunft geben
  • Standortübergreifend und medienbruchfrei arbeiten
  • Automatische Ablage im digitalen Archiv
  • Wichtige Eckdaten auf virtuellem Aktendeckel sichtbar

e-Akten sind viel sicherer als der Aktenschrank

Die Arbeit mit e-Akten ist nicht nur schneller und bequemer, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Ausdrucken in dicken Ordnern. Denn diese können lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt werden.

TR-ESOR- und TR-RESISCAN-konform

Das digitale Archiv in den d.velop-Systemen unterstützt dabei selbstverständlich die Anforderung des EGovG an eine rechtskonforme Langzeitspeicherung von Dokumenten. Und die Richtlinien der TR-ESOR zur Beweiswerterhaltung elektronisch signierter Dokumente werden eingehalten.

Standortübergreifender Zugriff auf alle Akten

Die e-Akte baut auf der digitalen Akte von d.velop auf. Dadurch können Sie bequem von überall aus Ihr digitales Aktenarchiv einsehen und bearbeiten. Ganz egal ob mit dem Smartphone, Tablet oder Laptop.

e-Akten bauen sich anhand Ihres gewohnten Aktenplans auf

Die Struktur der elektronischen Akten von d.velop legt der in der öffentlichen Verwaltung etablierte Aktenplan fest. Sie enthält damit alle notwendigen Unterlagen, um vollständig über einen Sachverhalt zu informieren.

Die Ablage und Recherche von Dokumenten bleiben mit e-Akten für die Sachbearbeiter nahezu wie gewohnt. Mit dem entscheidenden Unterschied, dass man sich nicht in ein stickiges Archiv aus Aktenschränken begeben muss, sondern jedes beliebige Dokument in Sekundenschnelle digital direkt an seinem Arbeitsplatz angezeigt bekommt. So muss sich niemand an neue Konventionen oder Ablagesysteme gewöhnen und arbeitet daher dank der e-Akte wesentlich schneller, effizienter und noch dazu benutzerfreundlicher als zuvor.

Bild: Auf Knopfdruck lassen sich neue Akten in dem etablierten Aktenplan erstellen.

Setzen Sie das E-Government-Gesetz einfach um

Mit der e-Akte von d.velop einfach auf eine elektronische Aktenführung umstellen

Das E-Government-Gesetz (EGovG) verpflichtet Bundesbehörden im Rahmen der “Digitalen Verwaltung 2020” spätestens zum 1.1.2020 auf eine elektronische Aktenführung umzustellen. Damit fördert das EGovG die Digitalisierung in der Verwaltung und wird die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung weiter erleichtern. Um die vielschichtigen Anforderungen bis 2020 erfolgreich umzusetzen, muss die öffentliche Verwaltung jetzt handeln und ihre E-Government-Projekte zeitnah aufsetzen.

Wir helfen Ihnen dabei. Aus zahlreichen Projekten in der öffentlichen Verwaltung verfügen unsere Mitarbeiter über umfangreiche Erfahrungen bei der Umstellung bislang analoger Abläufe auf medienbruchfreie, digitale Prozesse.

Gerne planen wir gemeinsam mit Ihnen die Einführung der e-Akten und weiterer effizienter d.velop Lösungen zur Umsetzung des E-Government-Gesetzes.

Fordern Sie eine kostenlose Demo unserer Software an!

Entdecken Sie die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der elektronischen Akten von d.velop und erfahren Sie, wie Sie die Verwaltung Ihrer Dokumente optimieren können.

Der Experte in der Verwaltung ist codia Software GmbH, ein Tochterunternehmen der d.velop. Codia ist in den kommunalen Anwendungsbereichen DMS, elektronische Archivierung, Vorgangsbearbeitung und eGovernment spezialisiert. Seit mehr als 15 Jahren ist codia Software GmbH mit inzwischen mehr als 300 direkten und indirekten Kunden im Bereich der öffentlichen Verwaltungen sowie Hochschulen zu einem Spezialisten für den gesamten ECM-Bereich herangewachsen.

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Haben Sie noch Fragen? Gerne besprechen wir mit Ihnen, wie Ihre eigenen e-Akten in Ihrer Organisation aussehen könnten. Wir rufen Sie gerne zurück.

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Kerstin Vossenberg
Neukundenvertrieb