Dokumentenmanagement mit System
Beschleunigen, vereinfachen und optimieren Sie die Verwaltung von Informationen mit dem DMS von d.velop!
- Umweltschonend
- Rechtssicher
- Sofort verfügbar
Zugriff auf alle Informationen in einem DMS-System
Schluss mit händischer Aktenablage, Schriftgutverwaltung und unstrukturierten Dateiordnern! Gingen Dokumente früher per Post im Unternehmen ein, wurden dann in verschiedenen Abteilungen verteilt und in Aktenordnern abgelegt, so läuft dieser Prozess mit einem Dokumentenmanagement-System automatisiert und digitalisiert ab – vom Scannen bis zum Archivieren.
Alle für den Anwender relevanten Informationen finden sich im DMS und können dort bearbeitet werden – ganz gleich ob Rechnung, Angebot, Lieferschein oder E-Mail. Durch eine nahtlose Integration von Drittsystemen wie beispielsweise SAP, Microsoft 365 oder Salesforce schaffen Sie eine zentrale Drehscheibe für alle Informationen in Ihrem Unternehmen: d.velop documents.
- Schneller Zugriff auf alle Informationen
- Compliance-Anforderungen erfüllen durch revisionssichere Archivierung
- Drittsysteme nahtlos integrieren
- Datensilos auflösen: alles zentral ablegen und wiederfinden
pro Jahr druckt ein einzelner Angestellter im Durchschnitt.
Druckkosten erzeugt ein Mitarbeiter durchschnittlich pro Jahr, bei 6 Cent pro bedruckter Seite.
täglich verbringt ein Mitarbeiter in der Buchhaltung mit der Ablage von Papierdokumenten.
Kostenloses Whitepaper
Dokumentenmanagement einfach erklärt
Was sollte eine Dokumentenmanagement-Software alles können? Und welche Vorteile bringt die Einführung? Erfahren Sie es auf 20 Seiten.
Inhalte des Whitepapers
- Digitales Dokumentenmanagement verstehen
- Die 7 wichtigsten Funktionen im Überblick
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung eines DMS
Mit einem Dokumentenmanagement-System produktiver arbeiten.
Digitale Akten
Dokumente in Akten strukturieren
In digitalen Aktenplänen auf Basis von Kategorien und Metadaten strukturieren Sie geschäftliche Informationen innerhalb Ihres Geschäftskontextes. Profitieren Sie dabei entweder von unseren vorgefertigten Aktentemplates oder schaffen Sie sich Ihre eigenen Strukturen.
Gesetzeskonforme Archivierung
Compliance-Anforderungen erfüllen
d.velop Dokumentenmanagement-Software schafft mit Funktionen in den Bereichen Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung und Unveränderbarkeit die Basis für eine revisionssichere Aufbewahrung.
Digitale Geschäftsprozesse
Arbeitsabläufe automatisieren
Digitale Dokumente schaffen die Grundlage für digitale Prozesse. Erstellen Sie mit d.velop eigene Workflows, um Ihre Geschäftsprozesse zu unterstützen. Vom einfachen Urlaubsantrag über die Reisekostenabrechnung bis hin zum Rechnungsworkflow ist alles denkbar.
Dokumente digitalisieren
Dokumente erkennen und verarbeiten
Trennen Sie Dokumente nach dem Scan-Vorgang KI-basiert und ordnen Sie diese automatisch dem richtigen Kontext zu. Durch Datenschnittstellen und die Möglichkeit über die REST API weitere Systeme anzubinden, wird Ihr DMS zur Drehscheibe für Dokumente und Inhalte.
Schnelle Suche
Informationen suchen und finden
Ganz gleich, ob am Desktop oder mobil – ob on- oder offline: Mit Software von d.velop finden Sie über Schlagwörter, Metadaten, Volltext und Facettierung mit Sicherheit jedes Dokument. Über die Enterprise Search Funktionalitäten finden Sie unternehmensweit alle Informationen.
Übergreifende Collaboration
Im Team besser zusammenarbeiten
Einmal abgelegt bearbeiten Sie Dokumente direkt an dem Ort, an dem sie gespeichert sind. Überarbeiten Sie dank der Versionierung immer die aktuelle Version eines Dokuments, hinterlassen Sie Notizen und teilen Sie Dokumente auf Wunsch sogar mit Externen.
Digitales Dokumentenmanagement aus der Steckdose
Lernen Sie in 30 Minuten, wie Sie mit einem Dokumentenmanagement-System, das Sie auf Knopfdruck buchen können, die Basis für Ihre Digitalisierung und die Arbeit aus dem Homeoffice schaffen.
Agenda
- Herausforderungen in der modernen Dokumentenverwaltung
- d.velop documents – das Dokumentenmanagement-System aus der Steckdose
- Demonstration der Software
Buchung und Onboarding, Einblick in die einzelnen Funktionen und konkrete Nutzungsszenarien anhand von Praxisbeispielen
Die HERZOG Küchen AG setzt auf DMS in der Cloud
„Wir haben uns bewusst für die Bereitstellung in der Cloud entschieden. Unsere Kosten sind bedarfsgerecht und abhängig von der tatsächlichen Nutzung der Services. Zudem können wir unsere IT-Ressourcen entlasten und uns jetzt intensiver um unser Kerngeschäft kümmern.“
Digitales Zentralarchiv unterstützt bei der Patientenfokussierung
„Digitalisierung kostet im ersten Moment Geld, sie spart aber auf lange Sicht erhebliche Ressourcen ein. Im Krankenhaus bedeutet Digitalisierung deshalb auch immer, die im Gesundheitswesen bekanntermaßen knappen Mittel noch gezielter auf die Patientenversorgung auszurichten.“
Cloud Migration in Rekordzeit bei der Schmitz Cargobull AG
„Wir reduzieren unseren administrativen Aufwand, den wir bisher in die IT-Infrastruktur investieren mussten und erhalten ein Plus an Flexibilität und Skalierbarkeit.“ Schmitz Cargobull verfolgt eine klare Cloud-Strategie und steigert Performance und Effizienz durch die System-Migration.
Unsere Schnittstellen für Ihr Dokumentenmanagement-System
Hier laufen all Ihre geschäftlichen Informationen zusammen.
Daten und Dokumente entstehen in vielen Systemen im Unternehmen. Damit diese im digitalen DMS abgelegt werden können, wird zu diesen Systemen eine Verbindung hergestellt. Nahtlos integriert, greifen Sie dann direkt aus der jeweiligen Anwendung auf die Informationen im Archiv zu.
Preise im Überblick:
Dokumentenmanagement so wie Sie es sich wünschen.
Sie haben die Wahl: d.velop documents kann „On-Premises“, Hybrid oder komplett ohne Hardware in der Cloud betrieben werden. Legen Sie am besten einfach los und testen Sie d.velop documents 30 Tage komplett kosten- und risikofrei. d.velop documents finden Sie im d.velop store. Wenn Sie sich nach 30 Tagen aktiv für d.velop documents entscheiden, können Sie aus einem der folgenden Preispläne wählen:
So arbeiten Sie mit unserem Dokumentenmanagement-System
WebClient
Ob Ihre Mitarbeiter aus dem Büro oder von zu Hause arbeiten, spielt mit d.velop documents keine Rolle mehr. In der täglichen Arbeit nutzen Ihre Anwender unseren webbasierten Client um auf Dokumente und Prozesse zuzugreifen. Alles was Sie dafür benötigen ist eine Internetverbindung.
Mobile App
Über unsere mobile App können Sie jederzeit und von überall auf alle Funktionen Ihres DMS-Systems zugreifen. Dokumente können eingesehen, bearbeitet oder freigegeben, Prozesse genauso schnell wie aus dem Büro bearbeitet werden. Das alles in einer komplett sicheren Umgebung.
Auf Knopfdruck erweiterbar – über den d.velop store
Ein Dokumentenmanagement-System schafft den idealen Einstieg in die Digitalisierung. Erweitern Sie Ihr DMS per Mausklick um weitere Produkte wie eine Eingangsrechnungsverarbeitung, ein Vertragsmanagement oder die digitale Signatur.
Eingangsrechnungen digital prüfen und freigeben
d.velop smart invoice
d.velop smart invoice ist eine flexible Lösung zur digitalen Abbildung von Kontierungs-, Prüf- und Freigabeprozessen für Eingangsrechnungen.
Digital unterschreiben – von überall und jederzeit
d.velop sign
Mit d.velop sign signieren Sie im Handumdrehen Dokumente, Rechnungen, Verträge und vieles mehr – digital und rechtssicher.
Vertragsverwaltung in der Cloud von A bis Z
alphaflow | Vertragsmanagement
Mit der digitalen Vertragsverwaltung behalten Sie zu jedem Zeitpunkt die Übersicht und Kontrolle über Vertragsdokumente in Ihrem Unternehmen.
Neugierig? Hier geht’s lang