Aktenplan öffentliche Verwaltung

Ein digitaler Aktenplan ist die strukturierte Gliederung für die Ablage von Dokumenten und Vorgängen im DMS. Er definiert, wie Informationen rechtssicher und transparent organisiert werden.

Bei klassischen Aktenordnern braucht es aufwändige Strukturen und Verantwortlichkeiten, um Lebenszyklus, Zugriffe und Verfügbarkeit von Informationen zu steuern. Ein digitaler Aktenplan passt sich dynamisch an Ihre Organisation an, ermöglicht Automatisierung und passgenaue Berechtigungssteuerung. Außerdem können Informationen jederzeit und ortsunabhängig verfügbar gemacht werden. Der d.velop-Aktenplan kann wahlweise On-Prem, hybrid oder in der Cloud betrieben werden. Wenn sich Ihre Infrastruktur verändert, ändert sich für die Nutzenden nichts.

Der d.velop records management Aktenplan unterstützt Sie bestmöglich bei der täglichen Arbeit. Durch eine einfache Integration und hohe Benutzerfreundlichkeit sind alle Funktionen genau dort, wo sie gebraucht werden: flexible Berechtigungssteuerung durch Beteiligungen, Abbildung des gesamten Aktenlebenszyklus inklusive Aussonderung sowie Integration in Aufgaben und Prozesse.

Ja, der Aktenplan wird durch die Kunden selbst definiert und kann dann importiert werden. Ebenso können die Aktenebenen selbst festgelegt werden.

Ja, es gibt eine spezielle Suchfunktion für den Aktenplanbaum.

Ja, es können verschiedene eAkten in den Aktenplan konfiguriert werden.

Es kann jede Eigenschaft im d.velop records management genutzt werden, die sonst auch im d.velop documents zur Nutzung steht.

Der Aktenplan ist hierarchisch aufgebaut: Hauptgruppen, Untergruppen, Betreffseinheiten und Aktenzeichen. Diese Struktur sorgt für eine einheitliche Ablage und schnelles Auffinden von Akten oder Dokumenten.

Ja, federführende Organisationseinheiten (OE) ist weiterhin das Standardfeld im Aktenplanbaum, um die aktenführende Stelle zu definieren.

Nein, tendenziell können alle Kunden unabhängig von ihrer Branche den Aktenplan einsetzen. Das erste Template wird gemäß OK-EV (Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit) erstellt.

Die Installation ab dem Current 2025. Q4 bzw. Annual 2026 findet ganz einfach über den Softwaremanager statt.

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein für eine Migration:
– Vollständige Umstellung auf den Webclient
– Abgeschlossene IDP-Umstellung (AUTH_SYSTEM = IDP und vorhandene Aktenplan-Berechtigungen werden auf Basis von IDP-Gruppen vergeben – Meilenstein 2 der IDP-Umstellung)

Mit d.velop records management gelingt die Integration eines Aktenplans besonders effizient: Nutzende finden die Funktionen genau dort, wo sie sie erwarten. Bestehende Aktenstrukturen lassen sich über den Aktenplan flexibel abbilden und anzeigen. Dadurch wird Ihr Dokumentenmanagement klar strukturiert und intuitiv bedienbar.

Ja, viele Verwaltungen nutzen Musteraktenpläne wie den Einheitsaktenplan oder landeseinheitliche Aktenpläne als Vorlage für ihre eigene Struktur.

d.velop records management unterstützt den KGSt-Musteraktenplan als Standard für Kommunen und integriert ihn flexibel ins DMS. So profitieren Verwaltungen von einer bewährten Struktur, rechtssicherer elektronischer Aktenführung und zukunftsfähigen Prozessen – auch in der souveränen Cloud.

Anbieter für Aktenplan‑Beratung finden Sie bei spezialisierten Dienstleistern für Dokumentenorganisation. Neben regionalen Beratungsfirmen bietet d.velop als Softwarehersteller Unterstützung bei der Einführung und Abbildung bestehender Aktenstrukturen. So erhalten Sie sowohl praxisnahe Beratung als auch die passende technische Lösung.