Aktenplan öffentliche Verwaltung
Organisationen vertrauen auf den d.velop Aktenplan für ihre öffentliche Verwaltung.
DIGITALER AKTENPLAN Öffentliche Verwaltung
Die Zukunft der strukturierten Schriftgutverwaltung
Mit dem Aktenplan für die öffentliche Verwaltung von d.velop legen Sie fest, wie Informationen im Dokumentenmanagement-System (DMS) abgelegt, gefunden und verarbeitet werden – über alle Fachbereiche hinweg. Er erfüllt gesetzliche Vorgaben, schafft klare Strukturen und steuert den gesamten Lebenszyklus Ihrer eAkte. Die zentrale Aktenübersicht sorgt für ein schnelles Auffinden von Sachakten und Fallakten.
Rechtssicherheit & gesetzliche Vorgaben
Erfüllen Sie alle Anforderungen des E-Government-Gesetzes (EGovG), Ihrer Schriftgutordnung sowie weiterer relevanter Vorschriften zuverlässig.
- Einheitliche Regeln für Ablage und Zugriffsrechte
- Transparente Prozesse für Compliance und Nachvollziehbarkeit
- Elektronische Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung nach gesetzlichen Standards
Struktur & Effizienz in Ihrer Ablage
Schaffen Sie klare Strukturen für eine moderne, digitale Schriftgutverwaltung.
- Zentrale Aktenübersicht für schnelles Auffinden
- Einheitliche Ablagestrukturen für alle Fachbereiche
- Vorgänge aus verschiedenen Fachverfahren werden in einer zentralen Aktenübersicht sichtbar
Transparenz im Lebenszyklus einer Akte
Steuern Sie Ihre eAkte vom Anlegen bis zur Aussonderung – sicher und nachvollziehbar.
- Klare Vorgaben für den gesamten Lebenszyklus
- Zukunftssichere Prozesse für digitale Verwaltungsarbeit
- Einhaltung von Standards für revissionssichere Archivierung
Produktvideo
Aktenplan zur strukturierten Schriftgutverwaltung
In diesem Video präsentieren wir die zentralen Funktionen und Vorteile unseres digitalen Aktenplans für die öffentliche Verwaltung – dem d.velop records management. Erfahren Sie mehr über unsere Software-Lösung für eine zukunftsfähige Organisation Ihres gesamten Schriftguts.
- Warum der Aktenplan unverzichtbar ist: gesetzliche Vorgaben, klare Strukturen und gesteuerter Lebenszyklus
- Kernfunktionen im Überblick: hierarchische Aktenplan-Struktur, automatische Aktenzeichen und Metadaten-Vererbung
- Effiziente Verwaltung: Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen und Aussonderung einfach steuern
Funktionen des Aktenplans für die öffentliche Verwaltung
Zentrales Werkzeug für ganzheitliche Verwaltungsprozesse
Erweiterte Funktionen, verbesserte Usability und die Integration in die souveräne Cloud machen den Aktenplan in der öffentlichen Verwaltung zur verbindenden Klammer für digitale Prozesse. Als Bestandteil Ihres DMS verknüpft er Workflows, Berechtigungskonzepte und Module wie die eAkte zu einem ganzheitlichen System.
DARSTELLUNGSWEISE
Übersichtliche Baumstruktur
- Strukturieren Sie Ihre Verwaltungsaufgaben in einem übersichtlichen Aktenplan, dargestellt in einer Baumhierarchie.
- Sorgen Sie für einheitliche Ablagestrukturen, die alle Mitarbeitenden verstehen und anwenden können.
- Schaffen Sie eine zukunftssichere, aufgabenbezogene und personenunabhängige Ablage.
Favoriten
Wichtige Akten immer griffbereit
- Legen Sie persönliche oder gruppenbezogene Favoriten für häufig genutzte Betreffseinheiten fest.
- Halten Sie relevante Akten und Dokumente jederzeit im Schnellzugriff.
- Nutzen Sie zentral vorgegebene Favoriten, zum Beispiel für wichtige Dokumente wie Dienstanweisungen.
Berechtigungen
Rechte sicher verwalten
- Vergeben Sie lesende oder schreibende Berechtigungen auf Ebene von Betreffseinheiten, Akten oder Vorgängen.
- Nutzen Sie automatische Vererbung von Rechten für untergeordnete Elemente.
- Passen Sie Berechtigungen flexibel an, um individuelle Anforderungen zu erfüllen.
Aufbewahrung
Fristen setzen
- Definieren Sie Aufbewahrungsfristen zentral auf Ebene der Betreffseinheit, sodass alle darunterliegenden Akten und Vorgänge automatisch berücksichtigt werden.
- Sorgen Sie dafür, dass Akten nach Ablauf der Frist automatisch bewertet, ausgesondert oder vernichtet werden.
- Profitieren Sie von transparenten und nachvollziehbaren Prozessen im gesamten Lebenszyklus Ihrer Schriftgutverwaltung.
Aussonderung
Ausscheiden von Akten steuern
- Bestimmen Sie zentral, ob Akten vernichtet, archiviert oder individuell bewertet werden müssen.
- Nutzen Sie vorbelegte Aussonderungsarten für eine einheitliche Archivpraxis.
- Unterstützen Sie archivverantwortliche Personen durch klare Vorgaben und automatisierte Abläufe im Akten-Lebenszyklus.
Ressourcen zum Aktenplan
Mehr Informationen für den öffentlichen Dienst
Sie möchten über den Aktenplan für die öffentliche Verwaltung mehr erfahren? Hier finden Sie Wissenswertes rund um das Thema.
Elektronische Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung
Mit der Umstellung auf die eAkte erfolgt ein fundamentaler Eingriff in die Verwaltungsorganisation.
Digitaler Aktenplan der Stadt Wuppertal
Die Stadt Wuppertal arbeitet durchgängig mit dem elektronischen Aktenplan auf Basis des Dokumentenmanagemet-Systems von d.velop.
Schriftgutverwaltung nach Aktenplan
Die papierbasierte Schriftgutverwaltung sorgt insbesondere in Organisationen für ineffiziente Prozesse.
Schriftgutverwaltung bei der Stadt Rosenheim
Für die allgemeine Schriftgutverwaltung führte Rosenheim einen elektronischen Aktenplan auf Basis des bayerischen Einheitsaktenplans ein.
eAkte für die öffentliche Verwaltung
Die Struktur der elektronischen Akten von d.velop legt den in der öffentlichen Verwaltung etablierten Aktenplan fest.
FAQ Schriftgutverwaltung nach Aktenplan
Häufige Fragen zum Aktenplan für die öffentliche Verwaltung
Ein digitaler Aktenplan ist die strukturierte Gliederung für die Ablage von Dokumenten und Vorgängen im DMS. Er definiert, wie Informationen rechtssicher und transparent organisiert werden.
Ja, der Aktenplan wird durch die Kunden selbst definiert und kann dann importiert werden.
Ja, es gibt eine spezielle Suchfunktion für den Aktenplanbaum.
Ja, es können verschiedene eAkten in den Aktenplan konfiguriert werden.
Ja, die Aktenebenen können selbst festgelegt werden.
Es stehen alle Funktionen zur Verfügung, die auch in anderen Aktenarten verwendet werden können.
Es kann jede Eigenschaft im d.velop records management genutzt werden, die sonst auch im d.velop documents zur Nutzung steht.
Der Aktenplan ist hierarchisch aufgebaut: Hauptgruppen, Untergruppen, Betreffseinheiten und Aktenzeichen. Diese Struktur sorgt für eine einheitliche Ablage und schnelles Auffinden von Akten oder Dokumenten.
Ja, federführende Organisationseinheiten (OE) ist weiterhin das Standardfeld im Aktenplanbaum, um die aktenführende Stelle zu definieren.
Nein, tendenziell können alle Kunden unabhängig von ihrer Branche den Aktenplan einsetzen. Das erste Template wird gemäß OK-EV (Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit) erstellt.
Die Installation ab dem Current 2025. Q4 bzw. Annual 2026 findet ganz einfach über den Softwaremanager statt.
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein für eine Migration:
– Vollständige Umstellung auf den Webclient
– Abgeschlossene IDP-Umstellung (AUTH_SYSTEM = IDP und vorhandene Aktenplan-Berechtigungen werden auf Basis von IDP-Gruppen vergeben – Meilenstein 2 der IDP-Umstellung)
Ja, viele Verwaltungen nutzen Musteraktenpläne wie den Einheitsaktenplan oder landeseinheitliche Aktenpläne als Vorlage für ihre eigene Struktur.
d.velop records management unterstützt den KGSt-Musteraktenplan als Standard für Kommunen und integriert ihn flexibel ins DMS. So profitieren Verwaltungen von einer bewährten Struktur, rechtssicherer elektronischer Aktenführung und zukunftsfähigen Prozessen – auch in der souveränen Cloud.
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