Stadt Wuppertal schwebt Richtung Digitalisierung

Mit ersten Fallakten im Steueramt und Jobcenter ging es vor vielen Jahren los – inzwischen arbeitet die Stadt Wuppertal durchgängig mit dem elektronischen Aktenplan auf Basis des Dokumentenmanagement-Systems d.velop documents.

Anfang 2025 will die Stadt Wuppertal ein neues Bürgerhaus für Soziales, Kinder und Schule einweihen. Fünf übergeordnete Leistungseinheiten werden dort zusammengefasst und bei ihrem Umzug, so der Plan, sollen sie keinen Aktenordner mitnehmen müssen! Dass die Fachbereiche bis dahin wirklich komplett digitalisiert sind, dessen ist sich Nicole Sommer sicher. Als Fachgebietsleiterin Digitalisierung und E-Government der Stadt Wuppertal koordiniert sie die Einführung elektronischer Fall- und Sachakten, eines verwaltungsweiten Aktenplans und weiterer E-Government-Vorhaben auf Basis des DMS d.velop documents.

Stadt Wuppertal arbeitet verwaltungsweit mit eAkten

91 Mio. Euro investiert das Land Nordrhein-Westfalen in die Digitalisierung und förderte bis Ende 2022 fünf ausgesuchte Modellkommunen. Zu ihnen gehörte die Stadt Wuppertal, die im Rahmen des Projektes einen verwaltungsweiten digitalen Aktenplan einführte. Das digitale Engagement Wuppertals indes begann weit vor dem Förderzeitraum: Bereits seit 2007 baut die Stadtverwaltung mit d.velop documents (ehemals bekannt als d.3ecm) digitale Akten im Einwohnermeldeamt und Personalwesen auf und bearbeitet Eingangsrechnungen automatisiert. Für die Lösung sprachen seinerzeit dessen breite Funktionalität, die benutzerfreundliche Bedienung und insbesondere die hohe Anzahl von Schnittstellen zu Fachverfahren, die d.velop documents bereits im Standard mitbringt.

Frühe Erfahrungen mit der eAkte

2015 folgte im Steueramt die erste digitale, sachbearbeiter- und fachverfahrensbezogene Akte. Ein Jahr später zog das Jobcenter nach, mit einer Aktenintegration in das Fachverfahren AKDN-sozial. „Für uns ist die E-Verwaltung eine Chance, Prozesse deutlich effizienter zu gestalten und ein probates Instrument, um Personalfluktuation und -mangel zu begegnen“, so Daniel Heymann, Chief Digital Officer und Leiter des Amtes für Informationssicherheit und Digitalisierung der Stadt.

Schon früh stand in Wuppertal fest, dass die eAkte künftig auch für die allgemeine Schriftgutverwaltung eingesetzt werden soll. Anders als Fallakten der einzelnen Leistungsbereiche sind Sachakten für die Schriftgutverwaltung mit einheitlichen Metainformationen über die gesamte Verwaltung ausgestattet. Das vom Land geförderte Modellprojekt bot dann die ideale Grundlage für die Einführung des digitalen Aktenplans. Von Anfang 2019 bis Ende 2021 wurde dieser vollständig eingeführt. Auch im Steueramt und Jobcenter, wo zuerst nur reine Fallakten eingesetzt wurden, sowie in weiteren Fachbereichen wird inzwischen allgemeine Schriftgutverwaltung praktiziert.

Aktenplan als Basiskomponente stellt digitales Arbeiten sicher

Mit dem elektronischen Aktenplan erfüllt die Kommune gesetzliche Anforderungen wie das E-Government-Gesetz und stellt das Prinzip der Aktenmäßigkeit sicher. Er hilft, Geschäftsprozesse zu optimieren und dient als Basiskomponente zur Ablage des Schriftgutes aus dem Posteingang. So wird die Gesamtverwaltung an das Dokumentenmanagement angeschlossen und eine digitale Arbeitsweise sichergestellt. Alle Dokumente stehen jederzeit ortsunabhängig zur Verfügung, amtsübergreifendes Arbeiten und ein schneller Wissenstransfer wer-den möglich.

„Unser Ziel, sämtliche städtische Leistungseinheiten auf den Aktenplan umzustellen und an den digitalen Posteingang anzubinden, haben wir innerhalb der Projektdauer erreicht – dank der guten Zusammenarbeit mit d.velop und der hohen Funktionalität der Software“, erklärt Nicole Sommer. Das DMS dient inzwischen als Basisablage für das allgemeine Schriftgut; es wurden außerdem Kernworkflows für die Dokumentenbearbeitung für alle kommunalen Querschnittsprozesse definiert.

Digitale Lernplattform ist die nächste Ausbaustufe

Seit einiger Zeit beschäftigt sich die Stadtverwaltung intensiv mit der Einführung eines Learning-Management-Systems, quasi einer Fortsetzung des Aktenplanprojekts. Anfang 2020 begannen hier die ersten Arbeiten. E-Learning war schon länger ein Thema; der Corona-Lockdown machte es dann erforderlich, Schulungen online durchzuführen. „Unser erstes Thema war: ´Wie meldet man sich im DMS an?´ Daraus haben wir dann einen Film gemacht“, erzählen Julia Struck und Mark Esteban Palomo vom Amt für Informationstechnik und Digitalisierung. In kurzer Zeit entstanden 13 Lernvideos zur Basisschulung von DMS und Aktenplan. Technische Basis ist die Plattform d.velop customer E-Learning. „Damit haben sich ganz neue Möglichkeiten ergeben“, berichtet Mark Esteban Palomo. „Zum Beispiel konnten wir spielerische Elemente wie ein Quiz einbinden oder Microlearning umsetzen. Der absolute Gamechanger war die Möglichkeit, Web Based Trainings abzuspielen.“

Vollständige Digitalisierung der einzelnen Leistungseinheiten

Wie einst im Steueramt und im Jobcenter kommen eAkten von d.velop nach dem Schneeballsystem sukzessive in immer mehr Fachbereichen zum Einsatz. Sie satteln jeweils auf dem Aktenplan auf und werden oft ergänzt durch die d.velop-Module für Vorlagen- und Workflow Management, elektronische Signatur Software und digitaler Posteingang. Das Vorlagenmanagement beschleunigt die Erstellung von Anschreiben, indem es mit Bausteinen auf der Basis beliebiger, bereits im System hinterlegter Metadaten arbeitet.

Nicole Sommer: „Unsere Digitalisierungsstrategie ist ganzheitlich und wir rollen das DMS bedarfsorientiert und prioritär aus.“ Dazu nimmt sich das Team jeweils eine komplette Leistungseinheit als Projekt vor – zum Beispiel den Bereich Bauen und Wohnen – und digitalisiert diesen komplett durch – angefangen vom digitalen Posteingang über die OZG-Prozesse, interne Abläufe mit Aktenplan und Fallakten bis zum Thema Bestandsaktendigitalisierung. „Bis alle in der Kernverwaltung Beschäftigten komplett papierlos arbeiten, ist es noch ein weiter Weg“, so die Fachgebietsleiterin. „Aber wir haben einen strikten Plan. Und dort steht: Im Bür-gerhaus ist kein Platz für Aktenordner“, wie sie schmunzelnd und gleichzeitig zuversichtlich prognostiziert.