Digitaler Rechnungsworkflow
mit Microsoft 365 & SharePoint

Herausforderungen bei der Eingangsrechnungsverarbeitung


Die manuelle Erfassung eingehender Rechnungen ist mit einem enormen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Durch lange Liege- und Bearbeitungszeiten können Skonti beispielsweise nicht gezogen werden. Und nicht nur das: Auch die transparente Übersicht, bei welchem Sachbearbeiter die Rechnung gerade in Bearbeitung ist, fehlt.

Darum ist eine digitale Eingangsrechnungsverwaltung mit Microsoft 365 sinnvoll.

Gute Gründe für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit Microsoft 365.

Ein kurzer Einblick in unsere Anwendung d.velop invoices for Microsoft 365.

Optimieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit einer digitalen SharePoint Eingangsrechnungsverarbeitung.


Erzielen Sie dank des Kreditoren-Workflows schnellere Zykluszeiten und erhöhen Sie die Transparenz im gesamten Prozess. Die Lösung für Microsoft SharePoint und Microsoft 365 ist vollständig in Ihr Finanzbuchhaltungssystem integriert, sodass die Verarbeitung von Eingangsrechnungen eine sehr einfache Aufgabe ist.

Erfassung

Eingehende Rechnungen werden einzeln oder stapelweise eingescannt und automatisch inhaltlich erschlossen. Liegen die Dokumente bereits elektronisch vor (zum Beispiel als E-Mail-Anhang), so können auch diese mit Hilfe der Texterkennung erfasst werden. Dabei werden alle buchungsrelevanten Informationen automatisch ausgelesen und an das ERP-System übergeben.

Übergabe an ERP

Die SharePoint Eingangsrechnungsverarbeitung ist direkt mit Ihrer Buchhaltung (ERP-, Fibu- oder WaWi) verbunden und damit voll in Ihr Bestellwesen und Ihre buchhalterischen Abläufe integriert. Über ein von der d.velop speziell entwickeltes Modul werden die digitalisierten Rechnungen an das ERP-System übergeben, vorerfasst und können dort mittels Workflow geprüft werden.

Verarbeitung

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint und Microsoft 365 automatisiert das Auslesen wie auch die Verarbeitung aller Eingangsrechnungen. Das sorgt für eine einfache, schnelle und transparente Abwicklung aller Rechnungsprozesse: von der sachlichen Rechnungsprüfung über die Freigabe bis hin zur Abschlusskontierung. Alles nach den Vorgaben von ZUGFeRD und GoBD.

Vorteile der digitalen SharePoint Eingangsrechnungsverarbeitung


Kürzere Durchlaufzeiten ohne Transport- und Liegezeiten

Reduzierung der Vorgangskosten um bis zu 75%

Skontoerträge und zeitnaher Monatsabschluss

Geringere Fehlerquoten durch automatische Dubletten-Prüfung

Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung mit Microsoft 365


Nie mehr verpasste Skontofristen, in der Hauspost verloren gegangene Rechnungen oder gar Mahnungen unzufriedener Lieferanten. Mit d.velop invoices for Microsoft 365 beschleunigen Sie die Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen, bilden digitale Kontierungs-, Prüf- und Freigabeprozesse ab und behalten immer den Überblick über Ihre digitalisierten Eingangsrechnungen.

Fertigungshalle in der Automobilindustrie

Optimierter Rechnungsworkflow dank nahtloser System-Kommunikation

„Für uns war es vor allem wichtig eine Lösung zu finden, die sich nahtlos in unsere Microsoft SharePoint Unternehmensstrategie integriert. Auf Empfehlung der acoris AG, unser Lösungspartner im Bereich Microsoft SharePoint, wurden wir auf die d.velop AG aufmerksam. Mit d.velop invoices for Microsoft 365 haben wir schließlich die passende Lösungsplattform gefunden, um nach und nach Prozessoptimierungen zu implementieren, die uns in den unternehmenskritischen Bereichen unterstützen.“

Toralf Grimm, IT-Projektleiter IDEAL Automotive GmbH

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit Microsoft SharePoint & Microsoft 365 – Perfektes Design, perfekter Funktionsumfang


Überprüfung, Genehmigung, Kontierung

Die Arbeit mit dem Kreditorenbuchhaltungstool ist wie das Aufbringen eines Stempels auf Papierdokumente – mit dem Unterschied, dass es so viel einfacher, intuitiver, weniger fehleranfällig, erheblich schneller und bequemer ist.

SharePoint Rechnungsworkflow

Die Gründe für den digitalen Rechnungsworkflow mit SharePoint

  • Alle Rechnungen und sonstigen wichtigen Informationen werden rechtskonform im digitalen Archiv gespeichert, sodass jederzeit ein unkomplizierter Zugriff möglich ist.
  • Moderne, transparente Oberflächen und eine intuitive Benutzerführung gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter alle Rechnungen schnell und bequem bearbeiten können.
  • Wird beispielsweise ein Dokument mehrmals gescannt, so wird eine entsprechende Warnung ausgegeben. Für Sie bedeutet dies, dass Sie mögliche Probleme bereits zu Beginn der Kreditorenbearbeitung kennen.
  • Darüber hinaus können Sie die Konformität mit § 14 UStG überprüfen, wodurch Sie Rechnungen mit Formfehlern leicht identifizieren können.

KI und SharePoint – ein System das lernt

Die Lösung für die Kreditorenbuchhaltung d.velop invoices for Microsoft 365 lernt sogar aus Ihren Eingaben. Ein eingebauter Autotrainer generiert automatisch relevante Extraktionsregeln und verbessert so die Erkennungsmaschine kontinuierlich.

Microsoft SharePoint Eingangsrechnungsverarbeitung – Mehrwerte durch Integration


Rechnungen kommen in praktisch jeder Firma auf die gleiche Weise an. Die Methoden zur Verarbeitung von Rechnungen sind branchenübergreifend sehr ähnlich.
Optimieren Sie Ihre Prozesse – mit welchen Systemen auch immer Sie arbeiten. Ob SAP, Microsoft Dynamics (NAV / AX), Microsoft Dynamics 365 (Business Central / Finance and Operations) oder andere ERP-Systeme, d.velop invoices for Microsoft 365 bietet die optimale Lösung für Ihre Prozesse

Integrieren Sie SAP ERP

Icon Integration Microsoft 365 SAP ERP

Integrieren Sie Dynamics 365

Icon Integration Microsoft 365 Dynamics 365

Webinar: Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint Online

Nutzen Sie die Vorteile von Microsoft Teams und Microsoft 365 für mehr Transparenz und mehr Geschwindigkeit im gesamten Rechnungsworkflow! d.velop invoives for Microsoft 365 bietet hier die perfekte Kombination.

Eingangsrechnungen treffen täglich über unterschiedliche Wege, wie zum Beispiel E-Mail, Post oder Online Portal ein und müssen intern an unterschiedlichste Personen zur Freigabe geleitet werden.

In diesem Webinar stellt Ihnen Sascha Kleine-Boes vor, wie Sie Eingangsrechnungen automatisch analysieren und diese Informationen im ERP und in SharePoint verfügbar machen.

Bereit für eine Live-Demo der Software?
Dann los!

  • Wählen Sie im Kalender einen Termin aus, der Ihnen zusagt.
  • Schreiben Sie uns ein wenig über Ihre derzeitigen Herausforderungen in Ihren Prozessen.
  • Gemeinsam leiten wir aus Ihrer Beschreibung ab, wie wir Sie bestmöglich unterstützen kann.
  • In einem kurzfristig aufbauenden Termin sehen Sie sich die Lösung live am System an.

Sie möchten lieber per E-Mail mit uns kommunizieren? Kein Problem!
tim.vennhoff@d-velop.de

Sie möchten mehr rund um die Eingangsrechnungsverarbeitung für Microsoft 365 erfahren?


Auf dem d.velop Blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best-Practices, über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den Digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.

Die häufigsten Fragen zur SharePoint Rechnungsverarbeitung mit
d.velop invoices for Microsoft 365


Wie ist der Standard-Freigabeprozess?

Rechnungen treffen via E-Mail oder via Papier ein.
Bei E-Mail Rechnungen werden diese über ein E-Mail Funktionspostfach automatisch entgegengenommen.
Papierrechnungen können hingegen z.B. über die d.velop cloud-basierende Scansoftware entgegengenommen und dann in Richtung SharePoint weitergeleitet werden.
In SharePoint angekommen erfolgt im Hintergrund die automatische Analyse und Klassifizierung der Rechnung.
Weiterhin wird ein Freigabeworkflow gestartet, welcher die betreffenden Mitarbeiter automatisch über neue Aufgaben informiert.
Der Ablauf des Workflows ist in folgender Grafik dokumentiert:

Was passiert bei Ablehnung einer Rechnung?

Vgl. Grafik in vorheriger Frage.
Eine abgelehnte Rechnung wird an die Clearingstelle geleitet. Die Funktion der Clearingstelle kann z.B. von Mitarbeitern der FiBu vollzogen werden.
Beispiel: Eine Überlieferung ist vorhanden, die aber akzeptiert werden soll. Ihr spezifischer Prozess sieht vor, dass die Bestellung erst anzupassen ist, bevor Sie freigegeben werden kann. In diesem Fall könnte eine Rechnung nicht freigegeben werden. Stattdessen würde Sie abgelehnt und zur Clearingstelle geleitet werden, bevor Sie zurück zur Freigabe geht.

Wer hat die Hoheit über den Rechnungsfreigabeprozess?

Die FiBu hat die Hoheit über den Prozess. FiBu Mitarbeiter können exakt nachvollziehen, welche Rechnung bei welchem Mitarbeiter im Umlauf ist.

Wie werde ich über meine Aufgaben informiert?

Das System versendet entsprechende E-Mails, die wie folgt aussehen können:



Obige Mail besagt z.B., dass 3 Aufgaben im Verarbeitungsschritt „Accounting“ vorliegen.
Analog können im Browser oder in Teams entsprechende Aufgabenübersichten aufgerufen werden. Diese sehen z.B. wie folgt aus:

Werden Betragsgrenzen im Workflow berücksichtigt, ab der zusätzliche Freigaben erforderlich sind?

Ja. Über die Konfiguration können diese Grenzen und der konkrete Workflowverlauf sehr einfach eingestellt werden.

Gibt es eine §14-Überprüfung?

Ja. In der Software kann eingestellt werden, ob die §14-Überprüfung aktiv sein soll.

Kommt das 4-Augen-Prinzip zur Anwendung?

Ja. d.velop empfiehlt ausdrücklich Rechnungen nach dem 4-Augen-Prinzip (Prüfung durch zwei unterschiedliche Personen) freizugeben.

Was passiert, wenn mehrere Rechnungen in einer E-Mail gesendet werden?

Die E-Mail wird in diesem Fall mit folgender Benachrichtigung abgelehnt:



Pro E-Mail wird eine Rechnung vom System entgegengenommen.