Digitaler Rechnungsworkflow
mit Microsoft 365 & SharePoint

Herausforderungen bei der Eingangsrechnungverarbeitung


Die manuelle Erfassung eingehender Rechnungen ist mit einem enormen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Durch lange Liege- und Bearbeitungszeiten können Skonti beispielsweise nicht gezogen werden. Und nicht nur das: auch die transparente Übersicht, bei welchem Sachbearbeiter die Rechnung gerade in Bearbeitung ist, fehlt.

Optimieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit einer digitalen SharePoint Eingangsrechnungsverarbeitung. Erzielen Sie dank des Kreditoren-Workflows schnellere Zykluszeiten und erhöhen Sie die Transparenz im gesamten Prozess. Die Lösung für Microsoft SharePoint und Microsoft 365 ist vollständig in Ihr Finanzbuchhaltungssystem integriert, sodass die Verarbeitung von Eingangsrechnungen eine sehr einfache Aufgabe ist.

Erfassung

Eingehende Rechnungen werden einzeln oder stapelweise eingescannt und automatisch inhaltlich erschlossen. Liegen die Dokumente bereits elektronisch vor (zum Beispiel als E-Mail-Anhang), so können auch diese mit Hilfe der Texterkennung erfasst werden. Dabei werden alle buchungsrelevanten Informationen automatisch ausgelesen und an das ERP-System übergeben.

Übergabe an ERP

Die SharePoint Eingangsrechnungsverarbeitung ist direkt mit Ihrer Buchhaltung (ERP-, Fibu- oder WaWi) verbunden und damit voll in Ihr Bestellwesen und Ihre buchhalterischen Abläufe integriert. Über ein von der d.velop speziell entwickeltes Modul werden die digitalisierten Rechnungen an das ERP-System übergeben, vorerfasst und können dort mittels Workflow geprüft werden.

Verarbeitung

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint und Microsoft 365 automatisiert das Auslesen wie auch die Verarbeitung aller Eingangsrechnungen. Und sorgt damit für eine einfache, schnelle und transparente Abwicklung aller Rechnungsprozesse: von der sachlichen Rechnungsprüfung über die Freigabe bis hin zur Abschlusskontierung. Und das alles nach den Vorgaben von ZUGFeRD und GoBD.

Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung


Kürzere Durchlaufzeiten ohne Transport- und Liegezeiten

Reduzierung der Vorgangskosten um bis zu 75%

Skontoerträge und zeitnaher Monatsabschluss

Geringere Fehlerquoten durch automatische Dubletten-Prüfung

Fertigungshalle in der Automobilindustrie

Prozessoptimierung dank nahtloser System-Kommunikation

„Für uns war es vor allem wichtig eine Lösung zu finden, die sich nahtlos in unsere Microsoft SharePoint Unternehmensstrategie integriert. Auf Empfehlung der acoris AG, unser Lösungspartner im Bereich Microsoft SharePoint, wurden wir auf die d.velop AG aufmerksam. Mit d.velop for Microsoft 365 haben wir schließlich die passende Lösungsplattform gefunden, um nach und nach Prozessoptimierungen zu implementieren, die uns in den unternehmenskritischen Bereichen unterstützen.“

Toralf Grimm, IT-Projektleiter IDEAL Automotive GmbH

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Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit Microsoft SharePoint & Microsoft 365 – Perfektes Design, perfekter Funktionsumfang


Überprüfung, Genehmigung, Kontierung

Die Arbeit mit dem Kreditorenbuchhaltungstool ist wie das Aufbringen eines Stempels auf Papierdokumente – mit dem Unterschied, dass es so viel einfacher, intuitiver, weniger fehleranfällig, erheblich schneller und bequemer ist.

SharePoint Rechnungsworkflow

Dies sind die Gründe

  • Alle Rechnungen und sonstigen wichtigen Informationen werden rechtskonform im digitalen Archiv gespeichert, sodass jederzeit ein unkomplizierter Zugriff möglich ist.
  • Moderne, transparente Oberflächen und eine intuitive Benutzerführung gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter alle Rechnungen schnell und bequem bearbeiten können.
  • Wird beispielsweise ein Dokument mehrmals gescannt, so wird eine entsprechende Warnung ausgegeben. Für Sie bedeutet dies, dass Sie mögliche Probleme bereits zu Beginn der Kreditorenbearbeitung kennen.
  • Darüber hinaus können Sie die Konformität mit § 14 UStG überprüfen, wodurch Rechnungen mit Formfehlern leicht identifiziert werden können.

Jeden Tag schlauer werden

Die Lösung für die Kreditorenbuchhaltung von d.velop for Microsoft 365 lernt sogar aus Ihren Eingaben. Ein eingebauter Autotrainer generiert automatisch relevante Extraktionsregeln und verbessert so die Erkennungsmaschine kontinuierlich.

Microsoft SharePoint Eingangsrechnungsverarbeitung – Mehrwerte durch Integration


Rechnungen kommen in praktisch jeder Firma auf die gleiche Weise an. Die Methoden zur Verarbeitung von Rechnungen sind branchenübergreifend sehr ähnlich.
Optimieren Sie Ihre Prozesse – mit welchen Systemen auch immer Sie arbeiten. Ob SAP, Microsoft Dynamics (NAV / AX), Microsoft Dynamics 365 (Business Central / Finance and Operations) oder andere ERP-Systeme, d.velop für Microsoft 365 bietet die optimale Lösung für Ihre Prozesse

Integrieren Sie SAP ERP

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Integrieren Sie Dynamics 365

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Webinar: Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint Online

Nutzen Sie die Vorteile von Microsoft Teams und Microsoft 365 für mehr Transparenz und mehr Geschwindigkeit im Rechnungsfreigabeprozess! d.velop for Microsoft 365 bietet hier die perfekte Kombination.

Eingangsrechnungen treffen täglich über unterschiedliche Wege, wie zum Beispiel E-Mail, Post oder Online Portal ein und müssen intern an unterschiedlichste Personen zur Freigabe geleitet werden.

In diesem Webinar stellt Ihnen Sascha Kleine-Boes vor, wie Sie Eingangsrechnungen automatisch analysieren und diese Informationen im ERP und in SharePoint verfügbar machen.

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kleine-boes@d-velop.de

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