Digitaler Rechnungsworkflow
mit Microsoft 365 & SharePoint

Vereinfachen Sie den SharePoint Rechnungsworkflow – ganz einfach mit der digitalen Rechnungsverarbeitung.

  • Automatisierte Erfassung
  • GoBD-konform
  • Schnittstelle zum ERP
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Digitaler Rechnungsworkflow
mit Microsoft 365 & SharePoint

SharePoint Rechnungsworkflow

Die manuelle Erfassung eingehender Rechnungen ist mit einem enormen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Durch lange Liege- und Bearbeitungszeiten können Skonti beispielsweise nicht gezogen werden. Und nicht nur das: Auch die transparente Übersicht, bei welchem Sachbearbeiter die Rechnung gerade in Bearbeitung ist, fehlt. Mit d.velop invoices for Microsoft 365 beschleunigen Sie die Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen, bilden digitale Kontierungs-, Prüf- und Freigabeprozesse ab und behalten immer den Überblick über Ihre digitalisierten Eingangsrechnungen.

Überprüfung, Genehmigung, Kontierung

Die Arbeit mit dem Kreditorenbuchhaltungstool ist wie das Aufbringen eines Stempels auf Papierdokumente – mit dem Unterschied, dass es so viel einfacher, intuitiver, weniger fehleranfällig, erheblich schneller und bequemer ist.

100 %

Kontrolle

Ihrer Eingangsrechnungen

75 %

Reduzierung

der Vorgangskosten möglich

100 %

Nutzung

von Skontoerträgen

So profitiert der WWF von der digitalen Rechnungsverarbeitung


Gründe für den digitalen Rechnungsworkflow mit SharePoint

  • Alle Rechnungen und sonstigen wichtigen Informationen werden rechtskonform im digitalen Archiv gespeichert, sodass jederzeit ein unkomplizierter Zugriff möglich ist.
  • Moderne, transparente Oberflächen und eine intuitive Benutzerführung gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter alle Rechnungen schnell und bequem bearbeiten können.
  • Wird beispielsweise ein Dokument mehrmals gescannt, so wird eine entsprechende Warnung ausgegeben. Für Sie bedeutet dies, dass Sie mögliche Probleme bereits zu Beginn der Kreditorenbearbeitung kennen.
  • Darüber hinaus können Sie die Konformität mit § 14 UStG überprüfen, wodurch Sie Rechnungen mit Formfehlern leicht identifizieren können.

Kreditorenbuchhaltung mit einer digitalen SharePoint Rechnungsverarbeitung optimieren

Erzielen Sie dank des Kreditoren-Workflows schnellere Laufzeiten und erhöhen Sie die Transparenz im gesamten Prozess. Die Lösung für Microsoft SharePoint und Microsoft 365 ist vollständig in Ihr Finanzbuchhaltungssystem integriert, sodass die Verarbeitung von Eingangsrechnungen eine sehr einfache Aufgabe ist.

Erfassung

Eingehende Rechnungen werden einzeln oder stapelweise eingescannt und automatisch inhaltlich erschlossen. Liegen die Dokumente bereits elektronisch vor (zum Beispiel als E-Mail-Anhang), so können auch diese mit Hilfe der Texterkennung erfasst werden. Dabei werden alle buchungsrelevanten Informationen automatisch ausgelesen und an das ERP-System übergeben.

Übergabe an ERP

Die SharePoint Eingangsrechnungsverarbeitung ist direkt mit Ihrer Buchhaltung (ERP-, Fibu- oder WaWi) verbunden und damit voll in Ihr Bestellwesen und Ihre buchhalterischen Abläufe integriert. Über ein von der d.velop speziell entwickeltes Modul werden die digitalisierten Rechnungen an das ERP-System übergeben, vorerfasst und können dort mittels Workflow geprüft werden.

Verarbeitung

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint und Microsoft 365 automatisiert das Auslesen wie auch die Verarbeitung aller Eingangsrechnungen. Das sorgt für eine einfache, schnelle und transparente Abwicklung aller Rechnungsprozesse: von der sachlichen Rechnungsprüfung über die Freigabe bis hin zur Abschlusskontierung. Alles nach den Vorgaben von GoBD.


Weiterführende Inhalte zur digitalen Rechnungsverarbeitung in Microsoft 365


SharePoint Rechnungsworkflow – Mehrwerte durch Integration

Rechnungen kommen in praktisch jeder Firma auf die gleiche Weise an. Die Methoden zur Verarbeitung von Rechnungen sind branchenübergreifend sehr ähnlich.
Optimieren Sie Ihre Prozesse – mit welchen Systemen auch immer Sie arbeiten. Ob SAP, Microsoft Dynamics (NAV / AX), Microsoft Dynamics 365 (Business Central / Finance and Operations) oder andere ERP-Systeme, d.velop invoices for Microsoft 365 bietet die optimale Lösung für Ihre Prozesse

Integrieren Sie SAP ERP

Integrieren Sie Dynamics 365

Integrieren Sie DATEV

datev-integration
Ideal Automotive setzt d.velop Produkte im Unternehmen ein und ist ein Referenzkunde.

Optimierter Rechnungsworkflow dank nahtloser System-Kommunikation

„Für uns war es vor allem wichtig eine Lösung zu finden, die sich nahtlos in unsere Microsoft SharePoint Unternehmensstrategie integriert. Auf Empfehlung der acoris AG, unser Lösungspartner im Bereich Microsoft SharePoint, wurden wir auf die d.velop AG aufmerksam. Mit d.velop invoices for Microsoft 365 haben wir schließlich die passende Lösungsplattform gefunden, um nach und nach Prozessoptimierungen zu implementieren, die uns in den unternehmenskritischen Bereichen unterstützen.“

Toralf Grimm, IT-Projektleiter IDEAL Automotive GmbH

Sie möchten mehr über die Rechnungsverarbeitung für Microsoft 365 erfahren?

Auf dem d.velop blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best-Practices, über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.

  • Optimierte Beschaffungsprozesse mit SAP und SharePoint Online

    Von Sascha Kleine-Boes 25.09.2019
    Optimierung Beschaffung

    Das Unternehmen mehr und mehr daran arbeiten Prozesse durch die Einführung neuer Werkzeuge zu digitalisieren, ist immer wieder zu hören. Schaut man dabei in die Unternehmen hinein, stellt man hingegen häufig fest, dass gerade in der Verwaltung nach wie vor viel Papier vorhanden ist und dass die Einführung zusätzlicher Werkzeuge Mitarbeiter überfordert.

  • Elektronische Rechnungen: Von ZUGFeRD bis XRechnung

    Von Jürgen Prummer 28.06.2019
    Blogbeitrag zum Thema Elektronische Rechnungsformate auf dem Prüfstand

    Elektronische Rechnungsformate gibt es viele. Begriffe wie ZUGFeRD, Factur X oder XRechnung hat vermutlich jeder schon einmal gehört – doch was wirklich dahintersteckt, bleibt häufig verborgen. Und warum muss bis 2020 eine Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung und elektronische Rechnungsannahme bei öffentlichen Aufträgen erfolgt sein?

  • Digitale Rechnungsprüfung: in 4 simplen Schritten zum Ziel

    Von Thomas Buddendick 02.05.2018
    Blogartikel zum Thema Digitale Rechnungsprüfung

    Kommen wir gleich auf den Punkt: in §14 des Umsatzsteuergesetztes ist geregelt, wie eine Rechnung formal sauber auszustellen ist. Zu den Pflichtangaben gehören beispielsweise der vollständige Name des leistenden Unternehmens sowie der Empfänger, die Steuernummer, das Ausstellungsdatum und der Rechnungsbetrag.


Häufige Fragen zur SharePoint Rechnungsverarbeitung mit d.velop invoices for Microsoft 365

Wie ist der Standard-Freigabeprozess?

Rechnungen treffen via E-Mail oder via Papier ein.
Bei E-Mail Rechnungen werden diese über ein E-Mail Funktionspostfach automatisch entgegengenommen.
Papierrechnungen können hingegen z.B. über die d.velop cloud-basierende Scansoftware entgegengenommen und dann in Richtung SharePoint weitergeleitet werden.
In SharePoint angekommen erfolgt im Hintergrund die automatische Analyse und Klassifizierung der Rechnung.
Weiterhin wird ein Freigabeworkflow gestartet, welcher die betreffenden Mitarbeiter automatisch über neue Aufgaben informiert.
Der Ablauf des Workflows ist in folgender Grafik dokumentiert:

Was passiert bei Ablehnung einer Rechnung?

Vgl. Grafik in vorheriger Frage.
Eine abgelehnte Rechnung wird an die Clearingstelle geleitet. Die Funktion der Clearingstelle kann z.B. von Mitarbeitern der FiBu vollzogen werden.
Beispiel: Eine Überlieferung ist vorhanden, die aber akzeptiert werden soll. Ihr spezifischer Prozess sieht vor, dass die Bestellung erst anzupassen ist, bevor Sie freigegeben werden kann. In diesem Fall könnte eine Rechnung nicht freigegeben werden. Stattdessen würde Sie abgelehnt und zur Clearingstelle geleitet werden, bevor Sie zurück zur Freigabe geht.

Wer hat die Hoheit über den Rechnungsfreigabeprozess?

Die FiBu hat die Hoheit über den Prozess. FiBu Mitarbeiter können exakt nachvollziehen, welche Rechnung bei welchem Mitarbeiter im Umlauf ist.

Wie werde ich über meine Aufgaben informiert?

Das System versendet entsprechende E-Mails, die wie folgt aussehen können:



Obige Mail besagt z.B., dass 3 Aufgaben im Verarbeitungsschritt „Accounting“ vorliegen.
Analog können im Browser oder in Teams entsprechende Aufgabenübersichten aufgerufen werden. Diese sehen z.B. wie folgt aus:

Werden Betragsgrenzen im Workflow berücksichtigt, ab der zusätzliche Freigaben erforderlich sind?

Ja. Über die Konfiguration können diese Grenzen und der konkrete Workflowverlauf sehr einfach eingestellt werden.

Gibt es eine §14-Überprüfung?

Ja. In der Software kann eingestellt werden, ob die §14-Überprüfung aktiv sein soll.

Kommt das 4-Augen-Prinzip zur Anwendung?

Ja. d.velop empfiehlt ausdrücklich Rechnungen nach dem 4-Augen-Prinzip (Prüfung durch zwei unterschiedliche Personen) freizugeben.

Was passiert, wenn mehrere Rechnungen in einer E-Mail gesendet werden?

Die E-Mail wird in diesem Fall mit folgender Benachrichtigung abgelehnt:



Pro E-Mail wird eine Rechnung vom System entgegengenommen.

Bereit für eine Live-Demo der Software?
Dann los!

  • Wählen Sie im Kalender einen Termin aus, der Ihnen zusagt.
  • Schreiben Sie uns ein wenig über Ihre derzeitigen Herausforderungen in Ihren Prozessen.
  • Gemeinsam leiten wir aus Ihrer Beschreibung ab, wie wir Sie bestmöglich unterstützen kann.
  • In einem kurzfristig aufbauenden Termin sehen Sie sich die Lösung live am System an.

Sie möchten lieber per E-Mail mit uns kommunizieren? Kein Problem!
tim.vennhoff@d-velop.de