Gebäudemanagement der Stadt Wuppertal ebnet Weg für die vernetzte Rechnungsverarbeitung

Seit 1998 unterhält die Stadt Wuppertal ihr eigenes Gebäudemanagement (GMW). Derzeit beschäftigt der Fachbereich rund 480 Mitarbeitende und erwirtschaftet einen Umsatz von 130 Millionen Euro. Die Funktionsbereiche gliedern sich in einer Matrixorganisation, was zeigt, dass eine solche Organisation ein ziemlich komplexes Konstrukt sein kann. Denn die Stadt Wuppertal verfügt über etwa 400 Komplexe mit 800 Gebäuden, an denen kontinuierlich Erweiterungen und Instandhaltungen geschehen. Bei den d.velop public sector days 2023 in Kassel stellte die Stadt Wuppertal ihre digital vernetzte und organisationsübergreifende Eingangsrechnungsverarbeitung beim Gebäudemanagement vor.

Ausgangssituation: Eine Organisation und viele Bauwünsche

Im Gebäudemanagement der Stadt Wuppertal (GMW) fungieren Mitarbeitende aus dem Produktmanagement als direkte Ansprechpartner:innen für die verschiedenen Leistungseinheiten der Stadt. Zu diesen Leistungseinheiten zählen etwa das Schulverwaltungsamt, das für Angelegenheiten im Zusammenhang mit Schulgebäuden zuständig ist. Jede dieser Einheiten hat spezifische Bedürfnisse und Anforderungen, die vom Gebäudemanagement koordiniert und erfüllt werden.

Produktmanagement der GMW nimmt Erfordernisse entgegen

Die Leistungseinheiten nehmen die entsprechenden Erfordernisse entgegen und leiten diese an die zuständigen Produktmanager:innen bei der Stadt Wuppertal weiter. „Zum Beispiel kann es sein, dass an einer offenen Ganztagsgrundschule ein neuer Anbau benötigt wird“, nennt Ralf Reuter, Funktionsbereichsleiter des Gebäudemanagements der Stadt Wuppertal, ein Beispiel. „Das Schulverwaltungsamt formuliert bei den Produktmanagern:innen der Schulen seine Wünsche für die Zukunft.“

Interne Planung mit allen Details – Ausschreibung und Bau

Diese Wünsche werden anschließend in die einzelnen Funktionsbereiche getragen. Nach der entsprechenden Planung werden die Aufträge ausgeschrieben. „Bei einer Kommune unserer Größe kommt eine ganze Menge an Wünschen und Notwendigkeiten zusammen.“ Zu all den Wünschen kommt hinzu, dass das Gebäudemanagement der Stadt auch den Betrieb der Gebäude sicherstellen muss. Am Ende stehen ziemlich viele Rechnungen. Diese erfordern eine bisweilen unabhängige Rechnungsprüfung. Die Stadt Wuppertal suchte dafür eine adäquate Lösung, um diese externen Dienstleistung in einen digitalen Workflow zur Eingangsrechnungsverarbeitung einzubinden. Denn die digitale Zukunft der Rechnungsverarbeitung in kommunalen Organisationen war längst beschlossene Sache.

Herausforderung: Digitale Rechnungsverarbeitung

Der Gesetzgeber hatte bereits 2016 ein Gesetz verabschiedet, das besagt, dass Rechnungen künftig elektronisch zu empfangen sind. „Wir haben eine Ausschreibung gestartet, um die Digitalisierung der Rechnungsprozesse im GMW hinsichtlich der EU-Richtlinien 2015/54/EU zu berücksichtigen“ blickt Ralf Reuter zurück. Dafür habe man eine Leistungsbeschreibung samt Zieldefinition für den externen beratenden Partner angefertigt. Die Entscheidung fiel auf d.velop. Gemeinsam wurde ein Zeitplan aufgestellt.

Projektname: Einführung elektronische Rechnungsverarbeitung und DMS

Der detaillierte Projektplan bekam den Namen „Einführung elektronische Rechnungsverarbeitung und Dokumentenmanagement-System (DMS)“. Dabei betont Ralf Reuter die Wichtigkeit, „die einzelnen Prozessschritte in Form einer Ist-Analyse genau darzulegen, zu beleuchten und hintereinander aufzuschreiben.“ Nur so könne man sehen, was es eigentlich bedeute, wenn eine Rechnung bei der Stadt eingeht.

Welche Rechnungen sollen elektronisch verarbeitet werden?

Nach Abschluss der Ist-Analyse galt es, die Ergebnisse in eine Soll-Konzeption zu transferieren. Dazu war es wichtig festzustellen, welche Rechnungen elektronisch verarbeitet werden sollen. Das Ergebnis war eine Liste von Rechnungsarten: Kleine Baurechnung, Wartungsrechnungen, Lieferungen, Dienstleistungen und die Große Baurechnung. Vom Eingang der Rechnung bis hin zur Rechnungszahlung absolviert der Rechnungslauf im Gebäudemanagement der Stadt Wuppertal „zahlreiche Einzelschritte, die zu berücksichtigen sind“, verrät Ralf Reuter. Dabei gibt es zunächst drei Möglichkeiten, wie eine Rechnung eingeht: postalisch, per DMS oder per E-Mail als PDF. „Die Post zum Beispiel muss einen Eingangsstempel bekommen und dem automatisierten System zugeführt werden“, beschreibt er die ersten Schritte zur Rechnungserfassung bei postalischen Rechnungen.

Workflow zur automatisierten Rechnungsverarbeitung

In der Folge startet eine Was-geschieht-wenn-Maschinerie. „Es wird geprüft, ob die Rechnung dem §14 des Umsatzsteuergesetzes entspricht“, erläutert Ralf Reuter. Besteht die Rechnung den ersten Test, kann sie korrigiert, weiterverarbeitet oder an Vorgesetzte zur Mitzeichnung weitergeleitet werden. Ebenso lassen sich im elektronischen Workflow eine rechnerische oder sachliche Prüfung darstellen. „Seit Einführungen der digitalen Rechnungsverarbeitung haben wir rund 85.000 Rechnungen medienbruchfrei bearbeitet“, betont Ralf Reuter. „Zudem sind sie rechtssicher im Dokumentenmanagement-System d.velop documents abgelegt worden.“

Rechnungsverarbeitung in drei- bis vierstufigem Prozess

„Die 85.000 Rechnungen haben wir gemeinsam souverän archiviert“, sagt Tobias Ahlers, Team Lead Solution Delivery bei d.velop. Dabei wurde wie folgt vorgegangen: Im ersten Schritt gibt es eine sachliche und/oder rechnerische Prüfung. Danach erfolgt beim GMW die klassische Freigabe, wobei die Abrechnung kostenstellenbasiert ist. In einem letzten Schritt erfolgt die Buchung. „Einfach dargestellt, haben wir einen drei- oder optional vierstufigen Prozess, wie diese Rechnungen verarbeitet worden sind“, erklärt Ahlers.

Nächster Schritt: Große Baurechnung mit externer Rechnungsprüfung

„Nach den ersten 85.000 erfolgreich archivierten Rechnungen wollen wir uns nun mit der großen Baurechnung befassen“, erklärt Tobias Ahlers. Die Unterschiede seien auf den ersten Blick nicht so gravierend, führt er fort. Allerdings wird nach dem ersten Schritt eine externe Rechnungsprüfung in den Prozess integriert. Das kann beispielsweise ein Partner, wie ein Architektur- oder Ingenieurbüro, sein. Erst nach Rückerhalt und Auswertung der Ergebnisse folgt die sachliche/rechnerische Prüfung. „Ab diesem Moment sind wir wieder im alten Prozess, erhalten eine Freigabe und die Buchung erfolgt.“

Vollständige Digitalisierung der medienbruchfreien Rechnungsprüfung

Entscheidend ist die externe Rechnungsprüfung. „In technischer Hinsicht bedeutet das nicht einfach, dass man eine Rechnung verschickt und sofort eine Antwort erhält“, weiß Tobias Ahlers. „Wir haben uns Gedanken gemacht, wie dieser Teilprozess umsetzbar ist.“ Die zentrale Frage: „Wie kann der Partner, der nicht im Netzwerk des Gebäude-Managements Wuppertal ist, damit arbeiten?“ Die Antwort: Eine vollständige Digitalisierung der externen Rechnungsprüfung ohne Medienbruch. Es mussten daher auch die komplexeren Baurechnungen in den Prozess aufgenommen werden. „Um das hinzubekommen, haben wir die Akzeptanzkriterien evaluiert“, sagt Ahlers. Natürlich musste es eine nahtlose Integration in den bestehenden Rechnungsworkflow geben, nennt er ein Beispiel.

Vernetzung zur organisationsübergreifenden Rechnungsverarbeitung

Es folgte die Prüfung der Umsetzung. „Die einfachste Idee nach Rücksprache mit der Stadt Wuppertal und dem GMW war: Wir können die E-Mail verwenden“, erinnert sich Ahlers. Der Nachteil: Bei umfangreichen Rechnungen als PDF-Anhang können schnell Dateigrößen im dreistelligen Megabyte-Bereich entstehen. „Entweder scheitert es schon am internen E-Mail-Server, oder das externe System lehnt es ab.“ Die Lösung fand sich in „d.velop trust spaces“ – einer Plattform für den sicheren und organisationsübergreifenden Austausch von Daten und Dokumenten. Ein Ersatz für E-Mail und Briefe, die als Lösungen insbesondere hinsichtlich der Sicherheit, aber auch aus anderen Gründen nicht ideal sind und damit ausscheiden. Der Plan: Die Nutzung von d.velop trust spaces über den Webclient oder automatisiert über die API ermöglichen. „Die sachbearbeitende Person soll in der gewohnten Umgebung bleiben und sich mit dem externen Partner einfach austauschen können“, erklärt Tobias Ahlers.

OTC als Cloud-Host für sichere digitale Vernetzung von Organisationen

Als Host für die Daten entschied man sich für die Open Telekom Cloud, die vom Bundeswirtschaftsministerium als „Trusted Cloud“ gelistet wird. Für Sachbearbeitende ändert sich so gut wie nichts an der gewohnten Arbeitsumgebung.

Eine neue Funktionalität erweitert das DMS

Beim GMW funktioniert diese einfache Anbindung des internen Systems zu den Partnern einwandfrei“, führt Tobias Ahlers aus. „Wir haben den Webclient und den DMS-Server, auf dem weiterhin der Workflow verarbeitet wird. Wenn die externe Prüfung angestoßen wird, stellt man automatisch die Verbindung zu d.velop trust spaces her.“ Das DMS, das seit Jahren beim GMW im Einsatz ist, wurde um eine weitere Komponente für die interne Zusammenarbeit und die Kollaboration mit Dritten ergänzt.