Aktenplan erstellen: So funktioniert’s im digitalen Zeitalter

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Unternehmen ob groß oder klein beschäftigen sich aktuell mit der Digitalisierung. Dabei stehen Sie jedoch an ganz unterschiedlichen Punkten – denken die einen bereits über künstliche Intelligenz nach, stehen andere vor der Herausforderung Ihr Papierarchiv abzulösen. Für alle Unternehmen, die noch am Anfang stehen, stellen digitale Akten den perfekten Startpunkt in die Digitalisierung dar. Bei all den neuen Begriffen, hat ein Konzept nach wie vor Bestand: Der Aktenplan.

Denn mit der Erstellung von Aktenplänen werden folgende, auch heute noch relevanten Fragen, beantwortet: Welche Dokumente sollen in welchen Akten zu finden sein? Und wer darf diese einsehen und bearbeiten?

Warum mit Aktenplänen Antworten auf die genannten Fragen gefunden werden, erkennt man schnell, wenn man die Definition des Begriffs Aktenplan beleuchtet:

Definition: Was ist ein Aktenplan?

Ein Aktenplan (auch bezeichnet als „Registraturplan“, „Archivplan“, „Strukturplan“, „Ordnerplan“ oder „File Plan“) ist ein Instrument zur systematischen Ordnung und fortlaufenden Verwaltung des gesamten Schriftgutes eines Unternehmens (Akten, Dokumente und Daten).

Der Aktenplan bildet ein inhaltliches Gerüst und hilft dadurch, neue Akten anzulegen und bereits existierende Akten zu finden – und dies unabhängig davon, ob sie in analoger oder digitaler Form vorliegen. Unter Zuhilfenahme eines Aktenplans gelingt es zudem, den Zusammenhalt von teilweise in Papierform und teilweise in Datei- bzw. Datenbankform vorliegenden hybriden Aktenbeständen zu wahren.

Aktenplan erstellen: So funktioniert es im digitalen Zeitalter

Damit Sie also jederzeit die richtigen Informationen in Ihren Akten finden, müssen Sie Aktenpläne erstellen. Das ändert sich auch nicht beim digitalen Archiv. Was sich jedoch ändert: Sie müssen nicht mehr mühselig manuell noch dem erstellen Aktenplan Ihre Dokumente ablegen. Dies geschieht im digitalen Archiv von selbst. Denn Sie definieren in den Aktenplänen Kriterien, anhand derer Dokumente automatisch den digitalen Akten zugeordnet werden.

Aktenpläne als zentraler Bestandteil des Prozesses vom Scannen bis zum Archivieren

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Info: Digitale Akten fassen, ganz ähnlich wie eine Papierakte, Dokumente und Dateien zusammen, die fachlich zusammengehören. So finden Sie ein Dokument in mehreren Akten wieder. Der große Vorteil: Ein Dokument lässt sich beliebig vielen Akten zuordnen, ohne physikalisch mehrfach zu existieren. Die Reproduktion und das ständige Kopieren hat ein Ende.


Um erfolgreich digitale Aktenpläne zu erstellen, gilt es im ersten Schritt Ihre aktuelle Ablagestruktur zu erfassen und auf Optimierungspotenziale zu untersuchen. Wie Sie dazu im Genauen vorgehen, erfahren Sie im Projektguide „In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten“.

Um zu verstehen, wie genau ein digitaler Aktenplan aussieht und was er beinhalten muss, hilft es sich ein Beispiel anzuschauen. In diesem Fall dient der Standardaktenplan der d.velop zur Lieferantenakte als Anschauungsobjekt. Der Aktenplan soll folgende Anforderung erfüllen: In einem Unternehmen sollen ausgehende Bestellungen und dazu gehörende Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Schriftverkehr in einer gemeinsamen Bestellakte gesammelt werden. Bestellakten zu einem Lieferanten sollen in einer gemeinsamen Lieferantenakte und nach Jahren geordnet gesammelt werden.

Die Erstellung eines digitalen Aktenplans am Beispiel der digitalen Lieferantenakte

Mit diesem Aktenplan kann ein Dokument anhand der Angabe der Eigenschaften „Lieferantennummer“, „Lieferant“, „Straße“, „PLZ“, „Ort“ und „Land“ beim Ablegen gleichzeitig mit der Lieferantenakte, der Lieferantenjahresakte und der Bestellakte verknüpft werden.

Die Aktenstruktur sieht wie folgt aus:

aktenplan-digitale-lieferantenakte

Beim Import einer Bestellung wird eine Bestellakte angelegt, in welche der Lieferantenname und das Bestelldatum gespeichert werden. Die Bestellakte wird mit der Lieferantenjahresakte und der Lieferantenakte verknüpft. Existiert noch keine Lieferantenakte, wird diese angelegt. Die Lieferantenakte enthält den Lieferantennamen, sowie die Anschrift und die Kundennummer. Die Informationen werden anhand des Lieferantennamen aus einer Datenbanktabelle übernommen. Die Auftragsbestätigung enthält den Lieferantennamen und das Datum. Demnach sind folgende Eigenschaften notwendig:

  1. Lieferant: alphanumerischer Wert, 35-stellig
  2. Straße: alphanumerischer Wert, 35-stellig
  3. PLZ, Ort, Land: alphanumerischer Wert, 35-stellig
  4. Lieferantennummer: alphanumerischer Wert, 35-stellig
  5. Datum: Datumswert

Die Vererbung verläuft von untergeordnet zu übergeordnet, d.h. wenn Sie ein Dokument in die Bestellakte ablegen, kann dieses auch über die Lieferantenjahresakte bzw. der Lieferantenakte gefunden werden, da diese miteinander verknüpft sind.

 Der erstellte Aktenplan im Flussdiagramm

 

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Es bleibt festzuhalten: Egal ob analog oder digital, der Aktenplan stellt ein zentrales Element in der Archivierung von Dokumenten dar. Mit ihm ist wird sichergestellt, dass in einer durchdachten Struktur abgelegt wird. Ein Aktenplan stellt jedoch kein starres Konstrukt dar. Er kann jederzeit optimiert werden, denn oftmals ergeben sich erst im täglichen Arbeiten Optimierungspotenziale.

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