Digitale Akten

Sie haben immer alle Informationen verfügbar – einfach und übersichtlich!

Verschwenden Sie keine wertvolle Zeit mehr mit der Suche nach verschollenen oder unleserlichen Dokumenten.

WIR RUFEN SIE GERNE AN!

Digitale Akten von d.velop

Akte an Akte, Aktenschrank an Aktenschrank, Meter um Meter – digitale Akten machen Ihr umfangreiches Papierarchiv überflüssig.

Die Vorteile einer digitalen Akte liegen klar auf der Hand. Schnelle Recherche von Dokumenten, perfekte Übersicht in einer klaren Struktur (Aktenplan) und motivierte Mitarbeiter.

Digitale Akten können Sie für beliebige Zwecke nutzen, z. B. als Kundenakte, Vertragsakte, eAkte, Projektakte, Maschinenakte, Patientenakte etc. Archivierte Dokumente werden automatisch über einen Aktenplan in digitale Akten eingeordnet, sodass für Sie eine bequeme Recherche und somit schnellere Auskunftsfähigkeit sichergestellt ist. Das spart Ihnen Zeit und Kosten, entlastet Ihre Mitarbeiter und sorgt dank des ausgeklügelten Rechte- und Rollenkonzepts für mehr (Daten-)Sicherheit in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation.

Besser als Papier

Die Erstellung digitaler Akten orientiert sich an Ihren bisherigen individuellen Ablagestrukturen. Nur mit dem Unterschied, dass Sie sich auf der Suche nach Informationen eben nicht in ein stickiges Archiv aus Aktenschränken begeben müssen, sondern jedes beliebige Dokument in Sekundenschnelle digital direkt an ihrem Arbeitsplatz angezeigt bekommen.

So müssen Sie sich nicht an neue Konventionen oder Ablagesysteme gewöhnen und arbeiten daher dank der benutzerfreundlichen digitalen Akte wesentlich schneller und effizienter als zuvor.

Digitaler Aktenplan für mehr Übersicht

Das Prinzip hinter der digitalen Akte von d.velop ist einfach: Sämtliche Dokumente, die Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation erreichen, werden entweder direkt (bei E-Mails oder z. B. in einer Textverarbeitung erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv abgelegt.

Das Besondere daran: Neu eingescannte oder anderweitig hinzugefügte Dokumente werden vollautomatisch ausgelesen und anhand dieser Informationen selbstständig in bereits bestehende digitale Akten einsortiert. Sollte noch keine Akte vorhanden sein, werden auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch neue Akten erstellt, ohne dass Sie selbst tätig werden müssen. Bei einem täglichen Posteingang von zahlreichen Dokumenten bedeutet dies eine immense Zeitersparnis.

Informationen in der Akte können Sie an jedem Ort, sogar standortübergreifend, recherchieren. Die digitale Akte inklusive aller dazu gehörenden Dokumente ist unmittelbar für Sie verfügbar.

Sichere, zentrale Archivierung von Informationen

Keine doppelte Datenhaltung.

Dank der zentralen Archivierung verhindern Sie effektiv unnötige Kopien von Dokumenten, wohlmöglich noch in verschiedenen Versionsständen. Verwirrungen und redundante Datenhaltung sind für Sie damit ausgeschlossen. Sie greifen stets auf das nur einmalig vorhandene Originaldokument im Archiv zu, selbst wenn dieses Dokument in mehreren Akten (z. B. einer Kundenakte und einer Auftragsakte) gleichzeitig angezeigt wird.

Viel sicherer als der Aktenschrank

Die Arbeit mit digitalen Akten von d.velop ist nicht nur schneller und bequemer für Sie, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Ausdrucken in dicken Ordnern, die lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt werden können.

Mit einem ausgefeilten, granularen Rechtekonzept stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter, Akten und Dokumente einsehen und bearbeiten können. Gerade bei besonders vertraulichen Daten wie z. B. Personal- oder Vertragsakten sorgt die digitale Aktenhaltung für Sie für mehr Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsanforderungen.

Die digitale Akte ist die Grundlage und Voraussetzung für sämtliche weiteren Enterprise Content Management-Funktionen. Sie bildet die Basis für effektives E-Mail-Management, Eingangsrechnungsverarbeitung oder Vertragsmanagement, um nur einige zu nennen.

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Das sind Ihre Vorteile der Digitalen Akte