Digitale Akten verstauben nicht!

Ordner, die sich auf dem Schreibtisch türmen, Akten, die in Schränken verstauben, und langwieriges Suchen nach den richtigen Dokumenten – dank eines digitalen Aktenarchives können diese Bilder in Ihrem Unternehmen der Vergangenheit angehören.

Das Prinzip der digitalen Akten

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Wie das Ganze funktioniert? Sämtliche Dokumente, die Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation erreichen, werden entweder direkt (bei E-Mails oder bei z.B. in einer Textverarbeitung erstelltem Dokument) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv abgelegt.

Das Besondere daran: Neu eingescannte oder anderweitig hinzugefügte Dokumente werden vollautomatisch ausgelesen und anhand dieser Informationen selbstständig in bereits bestehende digitale Akten einsortiert. Sollte noch keine Akte vorhanden sein, werden auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch neue Akten erstellt, ohne dass Sie selbst tätig werden müssen. Bei einem täglichen Posteingang von zahlreichen Dokumenten bedeutet dies eine deutliche Zeitersparnis.

Ihre Vorteile eines digitalen Aktenarchivs

    • Größere Transparenz – alle Informationen in einer Akte
    • Einfach in der Anwendung
    • Verknüpfung von Dokumenten und Akten
    • Vollständige Übersicht dank zentraler Datenhaltung
    • Arbeiten auch standortübergreifend möglich
    • Sicherer als ein Aktenschrank
    • Intuitive Nutzung, angelehnt an „echter“ Papierakte
    • Reduzierter Suchaufwand

In 30 Minuten zur digitalen Aktenführung.

Sie möchten erfahren, ob sich der Einsatz von digitalen Akten auch für Ihr Unternehmen lohnt und wie das tägliche Arbeiten damit funktioniert?
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Lernen Sie die Vorteile und Funktionen digitaler Akten kennen.

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Sicherheit

Sind meine Dokumente sicher?

Digitale Akten von d.velop sind viel sicherer als Ihr Aktenschrank.

Das Arbeiten mit ihnen ist nicht nur bequemer und schneller für Sie, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Ausdrucken in dicken Ordnern, die lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt sind.

Mit einem ausgefeilten, granularen Rechtekonzept stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter, Akten und Dokumente einsehen und bearbeiten können. Gerade bei vertraulichen Daten wie z. B. Personal- oder Vertragsakten sorgt die digitale Aktenhaltung für mehr Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsanforderungen.

Beliebte Akten unserer Kunden

Personalakte

Personalakte

Die digitale Personalakte beschleunigt die Abwicklung der HR-Prozesse, sorgt für transparente Abläufe und verbessert die Auskunftsfähigkeit.

Mehr Informationen

Patientenakte

Patientenakte

Mit der elektronischen Patientenakte stehen Unterlagen und Untersuchungsergebnisse jederzeit übersichtlich zur Verfügung.

MEHR INFORMATIONEN

E-Akte

e-Akte

Anhand des etablierten Aktenplans integriert sich die e-Akte nahtlos in die verschiedenen Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung.

MEHR INFORMATIONEN

Ihre digitale Akte für Ihre Bedürfnisse

Für alle Anforderungen, Branchen oder Bedürfnisse lassen sich digitale Akten bilden. Die Nutzung von Akten ist vielfältig: von Auftragsakten bis hin zu Zulassungsakten. Kunden von d.velop setzen standardisierte Akten unter anderem für folgende Anwendungsfälle ein:

Kundenakte

Kundenakte

Lieferantenakte

Lieferantenakte

Projektakte

Projektakte

Produktakte

Produktakte

Fertigungsakte

Fertigungsakte

Vertragsakte

Vertragsakte

Reklamationsakte

Reklamationsakte

Auftragsakte

Auftragsakte

Projektguide digitale Akten

Digitale Akten. Der Start in die Digitalisierung.

Wie sieht die Einführung der Lösung in Ihrem Unternehmen konkret aus? Und worauf gilt es zu achten? Fragen, die Sie sich stellen könnten. Der Projektguide “In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten” gibt Ihnen einen Überblick über einen beispielhaften Projektablauf:

  • Analyse der Bestandsstrukturen
  • Einführung von digitalen Akten
  • Etablieren der digitalen Akten im Unternehmen

Für jede der drei Phasen erhalten Sie konkrete Tipps und Hilfestellungen rund um das Projekt “digitale Akte” in Ihrem Unternehmen. Damit auch Sie in nur drei Phasen zum Ziel gelangen. Los geht´s!

Jetzt Projektguide herunterladen

Digitale Akten im Einsatz

Eismann
„Das lästige Suchen nach Akten ist weggefallen. Jetzt haben wir mit einem Mausklick alle Informationen an einer Stelle, damit ist alles deutlich schneller geworden“, Claudia Schaffarczyk, Referentin Personal & Partner

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JAB Anstoetz
Seit Einführung der Akten- und Archivlösung von d.velop arbeiten die Mitarbeiter/innen bei JAB ANSTOETZ schneller und effizienter.

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Stadtwerke Münster
Die Stadtwerke Münster haben die digitale Kundenakte, Bauakte und Hausanschlussakte mit dem d.3-System von d.velop umgesetzt.

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Demo

Digitale Akten live erleben!

Erfahren Sie in einer unverbindlichen Demo, warum über 8.900 Kunden auf d.velop-Produkte für die digitale Verwaltung von Dokumenten setzen. Und wie auch Sie mit digitalen Akten eine schnelle Recherche von Informationen und die perfekte Übersicht an Dokumenten in einer klaren Struktur sichern.

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Erfahren Sie mehr über digitale Akten

Auf dem d.velop Blog veröffentlichen wir regelmäßig Artikel rund um das Thema.

Über die Einführung einer digitalen Projektakte für Maschinen am Beispiel der OPTIMA packaging Group

Georg Bilstein verrät im Blogartikel, wie die OPTIMA Packaging Group Ihre digitale Projektakte für Maschinen eingeführt hat.

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Dokumentenablage automatisiert – Wie “Kollege KI” Ordnung im Akten-Dschungel schafft

Erfahren Sie im Blogartikel von Bernd Hentschel wie Sie, die bei Ihnen auflaufenden Dokumente dank KI automatisiert ablegen können.

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Elektronische Aktenführung in der Verwaltung: Ist die eAkte mehr als eine digitalisierte Papierakte?

Philipp Perplies erklärt warum man gerade mit der Einführung der elektronischen Aktenführung die Digitalisierung in öffentlichen Verwaltungen vorantreiben soll.

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Gerne besprechen wir mit Ihnen, wie Ihre eigenen Personalakten in Ihrem Haus aussehen kann. Wir rufen Sie gerne zurück.

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