Digitale Akten von d.velop

Setzen Sie auf digitale Akten!

Oberfläche digitale Akten d.velop documents

Vergessen Sie überquellende Aktenschränke und Dokumentenchaos dank digitaler Akten von d.velop.

  • Standortübergreifendes Arbeiten
  • Schnelle Suche
  • Einfache, rechtssichere Ablage
  • stepstone logo
  • Das Logo von Zentis
  • Logo Schmitz Cargobull
  • Das Logo von eismann
  • Logo Universitätsklinikum Saarland
  • Logo Greiwing
  • deutsches rotes kreuz im kreis borken logo

Die digitale Akte verstaubt nicht!
Und kann noch viel mehr…

Ordner, die sich auf dem Schreibtisch türmen; Akten, die in Schränken verstauben und langwieriges Suchen nach den richtigen Dokumenten – dank eines digitalen Aktenarchivs gehören diese Bilder in Ihrer Organisation bald der Vergangenheit an.

Infografik digitale Akten im Archivierungsprozess

Arbeiten mit digitalen Akten

Wie das Ganze funktioniert? Sämtliche Dokumente, die Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation erreichen, werden entweder direkt (bei E-Mails und digital erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im digitalen Archiv abgelegt.

Das Besondere daran: Neu eingescannte oder anderweitig hinzugefügte Dokumente liest das System vollautomatisch aus und sortiert es selbstständig anhand dieser Informationen in bereits bestehende digitale Akten. Ist noch keine Akte vorhanden, werden auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch neue Akten erstellt, ohne dass Sie selbst tätig werden müssen. Bei einem täglichen Posteingang von zahlreichen Dokumenten führt die digitale Aktenführung zu einer deutlichen Zeitersparnis.

Digitale Akte
Die Vorteile eines digitalen Aktenarchivs

  • Größere Transparenz – alle Informationen in einer Akte
  • Einfach in der Anwendung
  • Verknüpfung von Dokumenten und Akten
  • Vollständige Übersicht dank zentraler Datenhaltung
  • Arbeiten auch standortübergreifend möglich
  • Sicherer als ein Aktenschrank
  • Intuitive Nutzung, angelehnt an „echte“ Papierakte
  • Reduzierter Suchaufwand
Frau und Mann, die vor einem Laptop stehen

Digitale Akten Projektguide

In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten.

Wie sieht die Einführung der Lösung in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation konkret aus? Und worauf gilt es zu achten? Fragen, die Sie sich stellen könnten. Der Projektguide “In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten” gibt Ihnen einen Überblick über einen beispielhaften Projektablauf:

  • Analyse der Bestandsstrukturen
  • Einführung von digitalen Akten
  • Etablieren der digitalen Akten im Unternehmen

Für jede der drei Phasen erhalten Sie konkrete Tipps und Hilfestellungen rund um das Projekt “digitale Akte” in Ihrem Unternehmen. Damit auch Sie in nur drei Phasen zum Ziel gelangen. Los geht´s!

Sind meine Dokumente in digitalen Akten überhaupt sicher?

Digitale Akten von d.velop sind viel sicherer als Ihr Aktenschrank.

Das Arbeiten mit digitalen Akten ist nicht nur bequemer und schneller für Sie, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Ausdrucken in dicken Ordnern, die lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt sind.

Mit einem ausgefeilten granularen Rechtekonzept stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter, Akten und Dokumente einsehen und bearbeiten können. Gerade bei vertraulichen Daten wie z. B. Personalakten oder Vertragsakten sorgt die digitale Aktenführung für mehr Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsanforderungen.

d.velop Mitarbeitende führen eine Kostenkalkulation zur Mitarbeiter-App durch.

Digitale Akten Compliance Whitepaper

Durchblick im Compliance-Dschungel: Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001 und Co zu mehr Sicherheit im Unternehmen

Es gibt mehrere Gesetze und Regeln, die im unternehmerischen Kontext einzuhalten sind, damit man „compliance-gerecht“ arbeitet. Im Whitepaper erhalten Sie einen Überblick:

  • Was ist Compliance?
  • Wichtige Gesetze und Verordnungen: GoBD, DSGVO und ISO 27001
  • Software-gestützte Compliance
  • In 9 Schritten zu Ihrer Compliance

Digitale Akten bei unseren Kunden im Einsatz

Die beliebtesten digitalen Akten

Mit der Personalakte zu mehr Transparenz

Die digitale Personalakte beschleunigt die Abwicklung der HR-Prozesse im Unternehmen, sorgt für transparente Abläufe und verbessert die Auskunftsfähigkeit.

Mehr zur Personalakte

eAkte in der öffentlichen Verwaltung

Anhand unseres etablierten E-Government Aktenplans integriert sich die eAkte nahtlos in die verschiedenen Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung.

Mehr zur eAkte

Patientenakte für Krankenhäuser

Mit der elektronischen Patientenakte stehen Unterlagen und Untersuchungsergebnisse jederzeit und an jedem Ort übersichtlich zur Verfügung.

Mehr zur Patientenakte

Zugriff von überall auf Ihre Projekte

Mit der digitalen Projektakte können Sie alle Dokumente direkt in einem digitalen Archiv an zentraler Stelle verwalten. Nutzer haben so von überall Zugriff auf projektrelevante Unterlagen.

Mehr zur Projektakte

Ihre digitale Akte für Ihre Bedürfnisse

Für alle Anforderungen, Branchen oder Bedürfnisse lassen sich digitale Akten bilden. Die Nutzung von Akten ist vielfältig: von Auftragsakten bis hin zu Zulassungsakten. Kunden von d.velop setzen standardisierte Akten unter anderem für folgende Anwendungsfälle ein:

Auftragsakte

Alle Details zu einem Auftrag stehen den berechtigten Mitarbeitern in einer digitalen Auftragsakte zentral und jederzeit für eine zügige Abwicklung zur Verfügung.

Bauakte

Die digitale Bauakte beinhaltet das gesamte Baugeschehen, mit Vorgängen und Unterlagen und dokumentiert so das Bauprojekt.

Bewohnerakte

In der digitalen Bewohnerakte werden alle Daten und Unterlagen von Bewohnern einer sozialen Einrichtung in einer Akte gesammelt und archiviert.

Fertigungsakte

Mit der digitalen Fertigungsakte können alle relevanten Informationen wie Stücklisten und Baupläne für die Produktion einfach zugänglich abgelegt werden

Kundenakte

Bei der digitalen Kundenakte sind als Informationen und Verträge zu einem Kunden an einem zentralen Ort gespeichert und somit immer digital griffbereit.

Lieferantenakte

Ob Lieferscheine, Angebote oder andere Informationen zu einem Lieferanten: Eine digitale Lieferantenakte bündelt zentral alle relevanten Informationen.

Maschinenakte

Mit dem Einsatz einer digitalen Maschinenakte sind Betriebsanleitungen, Ersatzteilkataloge und Wartungsprotokolle jederzeit zugänglich.

Produktakte

In einer digitalen Produktakte haben Sie alle Stationen des Produktlebenszyklus gebündelt: Von der Idee über die Beschaffung bis zur Bedienungsanleitung.

Reklamationsakte

In der digitalen Reklamationsakte haben Sie Informationen zu einer Reklamation aus Dokumenten, Bildern und E-Mails im Blick.

Vertragsakte

Die digitale Vertragsakte hilft Ihnen, alle Fristen zu einem Vertrag im Blick zu halten. Die Ablage sowie ein Berechtigungskonzept schafft zusätzliche Sicherheit.

Erfahren Sie mehr über digitale Akten

Auf dem d.velop blog veröffentlichen wir regelmäßig Artikel rund um das Thema.

Häufige Fragen und Antworten zum Thema digitale Akte

Was ist eine digitale Akte?

Eine digitale Akte ist Teil eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems, das Dokumente digital speichert, verwaltet, zur Bearbeitung bereitstellt und teilt. Sie ersetzt somit die traditionellen Papierakten und ermöglicht einen schnellen und rechtssicheren Zugang für alle relevanten Inhalte.

Was beinhaltet die digitale Akte von d.velop?

Die digitale Akte von d.velop ermöglicht eine Vielzahl von Funktionen und Workflows, die das Verwalten von Dokumenten deutlich erleichtert. Unter anderem gehört die vollautomatische Klassifizierung der Inhalte dazu, damit diese dann automatisch in jeweilige oder neu angelegte Akten verschoben werden können. Zudem gibt es verschieden Aktenarten, um z.B. branchenspezifische Bedürfnisse optimal abbilden zu können.

Kann ich meine bestehenden Papierdokumente in die digitale Akte von d.velop importieren?

Sie können ihre bestehenden Papierdokumente entweder mithilfe von Scan-Funktionen in die digitale Akte importieren oder lassen das Einscannen von einer externen Firma übernehmen. Dabei spielt weder die Unternehmensgröße noch die Branche eine Rolle. Auf diese Weise können sie vollständig auf Papierakten verzichten und von den Vorteilen eines elektronischen DMS profitieren.

Gibt es Sicherheitsfunktionen in der digitalen Akte von d.velop?

Ja, die digitale Akte von d.velop verfügt über umfassende Sicherheitsfunktionen, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu schützen. Dazu gehört unter anderem die Verteilung von Zugriffsberechtigungen, die Mitarbeiter:innen den Zugriff auf bestimmte Dokumente erteilt, die für sie relevant sind.

Was ist eine eAkte?

Eine eAkte ist eine elektronische Akte, die besonders in der öffentlichen Verwaltung ein häufig genutzter Bestandteil des DMS ist. Die eAkte ersetzt Papierakten und stellt Dokumente und Informationen digital zur Verfügung. eAkten fügen sich optimal in die benötigten Fachverfahren ein und stellen auf dem digitalen Aktendeckel übersichtlich die wichtigsten Infos direkt bereit.

Was ist eine digitale Bauakte?

Eine ganzheitliche Verwaltung aller baurelevanten Unterlagen kann mit einer digitalen Bauakte realisiert werden. Diese elektronische Sammlung verschiedener Unterlagen steht ortsunabhängig zur Verfügung und kann auch auf dem Bau selbst kurzfristig zur Verfügung stehen und Auskunft über wichtige Entscheidungen liefern. Egal ob Pläne, Zeichnung, Berechnung oder Gutachten – alle Unterlagen stehen so konstant zur Verfügung.

Wie funktioniert digitale Aktenführung?

Digitale Aktenführung bedeutet, dass Akten und Unterlagen nicht in Papierform zur Verfügung stehen, sondern elektronisch verwaltet werden. Dazu werden die Akten mittels eines elektronischen Systems, wie z.B. einem Dokumentenmanagement-System (DMS), organisiert. Mit einem DMS können digitale Akten einfach geteilt, gemeinsam bearbeitet und ohne Aufwände rechtssicher archiviert werden. Dadurch wird die Aktenführung übersichtlicher, weniger Unterlagen gehen verloren und die Fehlerquote wird geringer.

Was sind die Vorteile einer digitalen Personalakte?

Die Vorteile einer digitalen Personalakte sind unter anderem die einfache Anwendung, die Verknüpfung von Dokumenten und Akten, standortübergreifendes Arbeiten sowie reduzierter Suchaufwand. Zudem ist die digitale Personalakte sicherer als die Akte im Aktenschrank.

Digitale Akten live erleben

Gerne zeigen wir Ihnen in einer individuellen Live-Demo, wie digitalen Akten in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation aussehen können. Einfach Formular ausfüllen und Demo anfordern.