Digitale Akten

Abschied vom Aktenkeller!

“Schnelle Suche, einfaches Ablegen und standortübergreifendes Teilen – mit digitalen Akten kein Problem mehr für mich!”
Julia Bergerbusch, Sozialpädagogin, Kreis Borken

Digitale Akten verstauben nicht!

Wie wäre es, wenn keine Akten mehr bei Ihnen auf dem Schreibtisch liegen? Was würden Sie sagen, wenn der Ordner, der sich im Schrank in Ihrem Büro befindet, verschwindet? Stichwort: digitale Akten. Denn seien Sie mal ehrlich. Wie viel Zeit verschwenden Sie mit dem Suchen von Dokumenten. Und wo steht der entsprechende Ordner überhaupt? Schaffen Sie mehr Freiraum, denn ein Papierarchiv brauchen Sie nicht.

Das Prinzip der digitalen Akte

Das Prinzip hinter der digitalen Akte von d.velop ist einfach: Sämtliche Dokumente, die Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation erreichen, werden entweder direkt (bei E-Mails oder z. B. in einer Textverarbeitung erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv abgelegt.

Das Besondere daran: Neu eingescannte oder anderweitig hinzugefügte Dokumente werden vollautomatisch ausgelesen und anhand dieser Informationen selbstständig in bereits bestehende digitale Akten einsortiert. Sollte noch keine Akte vorhanden sein, werden auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch neue Akten erstellt, ohne dass Sie selbst tätig werden müssen. Bei einem täglichen Posteingang von zahlreichen Dokumenten bedeutet dies eine immense Zeitersparnis.

  • Größere Transparenz – alle Informationen in einer Akte
  • Einfach in der Anwendung
  • Verknüpfung von Dokumenten und Akten
  • Vollständige Übersicht dank zentraler Datenhaltung
  • Arbeiten auch standortübergreifend möglich
  • Sicherer als ein Aktenschrank
  • Intuitive Nutzung, angelehnt an „echter“ Papierakte
  • Reduzierter Suchaufwand

Digitale Akten. Der Start in die Digitalisierung.

Wie sieht die Einführung digitaler Akten in Ihrem Unternehmen konkret aus? Und worauf gilt es zu achten? Fragen, die Sie sich stellen könnten. Der Projektguide “In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten” gibt Ihnen einen Überblick über einen beispielhaften Projektablauf:

  • Analyse der Bestandsstrukturen
  • Einführung von digitalen Akten
  • Etablieren der digitalen Akten im Unternehmen

Für jede der drei Phasen erhalten Sie konkrete Tipps und Hilfestellungen rund um das Projekt “digitale Akte” in Ihrem Unternehmen. Damit auch Sie in nur 3 Phasen zum Ziel gelangen. Los geht´s!

Jetzt Projektguide herunterladen

Digitale Akten im Einsatz


„Das lästige Suchen nach Akten ist weggefallen. Jetzt haben wir mit einem Mausklick alle Informationen an einer Stelle, damit ist alles deutlich schneller geworden“, Claudia Schaffarczyk, Referentin Personal & Partner

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Seit Einführung der Akten- und Archivlösung von d.velop arbeiten die Mitarbeiter/innen bei JAB ANSTOETZ schneller und effizienter.

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Die Stadtwerke Münster haben die digitale Kundenakte, Bauakte und Hausanschlussakte mit dem d.3-System von d.velop umgesetzt.

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Sind meine Dokumente sicher?

Digitale Akten von d.velop sind viel sicherer als Ihr Aktenschrank.

Arbeiten mit digitalen Akten ist nicht nur bequemer und schneller für Sie, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Ausdrucken in dicken Ordnern, die lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt sind.

Mit einem ausgefeilten, granularen Rechtekonzept stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter, Akten und Dokumente einsehen und bearbeiten können. Gerade bei vertraulichen Daten wie z. B. Personal- oder Vertragsakten sorgt die digitale Aktenhaltung für mehr Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsanforderungen.

Die 5 wichtigsten rechtlichen Anforderungen an eine digitale Aktenführung

Erfahren Sie in diesem Webinar, auf welche rechtlichen Anforderungen Sie bei der Einführung und Nutzung von digitalen Akten achten müssen und wie Ihnen d.velop Software dabei hilft.

Inhalte des Webinars:

Ihre digitale Akte für Ihre Bedürfnisse

Für alle Anforderungen, Branchen oder Bedürfnisse lassen sich digitale Akten bilden. Die Nutzung von Akten ist vielfältig: von Auftragsakten bis hin zu Zulassungsakten. Kunden von d.velop setzen standardisierte, digitale Akten unter anderem für folgende Anwendungsfälle ein:

Kundenakte

Lieferantenakte

Projektakte

Produktakte

Fertigungsakte

Vertragsakte

Reklamationsakte

Auftragsakte

Digitale Akten live erleben!

Erfahren Sie in einer unverbindlichen Demo, warum über 7.300 Kunden auf d.velop-Produkte für die digitale Verwaltung von Dokumenten setzen. Und wie auch Sie mit digitalen Akten eine schnelle Recherche von Informationen und die perfekte Übersicht an Dokumenten in einer klaren Struktur sichern.

Kostenlose Demo anfordern!

“Webinar: In 30 Minuten zur digitalen Aktenführung.”

Lernen Sie die Vorteile und Funktionen digitaler Akten kennen.

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