Die Arbeit mit Akten und Unterlagen ist ein unverzichtbarer Prozess in Unternehmen und Organisationen. Jeden Tag entstehen neue Akten, kommen neue Dokumente hinzu, die nicht nur korrekt zugeordnet, sondern auch verarbeitet und gesichert werden müssen. Akten sind ein lebendiges Objekt, einerseits hochaktuell und relevant, andererseits aber auch eine Historie und schützenswertes Gut. Sobald Akten am Ende ihres Lebenszyklus angekommen sind, kommt der letzte Schritt: das Akten archivieren. Im Laufe der Zeit sammeln sich immer mehr Akten an, und es stellt sich die Frage: Papierarchiv, digitale Aufbewahrung oder ein wenig von beidem?
Was versteht man unter Akten archivieren?
Unter Aktenarchivierung wird die geordnete und sichere Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen verstanden. Diese können sowohl in physischer Form (Papierakten) als auch in digitaler Form vorliegen. Ziel der Archivierung ist es, wichtige Informationen langfristig aufzubewahren und im Bedarfsfall auf sie zugreifen zu können. Gleichzeitig müssen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt werden.
Was muss archiviert werden?
Die konkreten Arten von Dokumenten, die archiviert werden müssen, sind gesetzlich geregelt und können je nach Branche und Art des Betriebs variieren. In der Regel liegen die Aufbewahrungsfristen zwischen 6 und 10 Jahren. Dokumente sollten mindestens so lange aufbewahrt werden, wie die Aufbewahrungsfristen und die Verjährungsfristen laufen.
Grundlagen zur Aufbewahrung von Akten sind unter anderem § 147 AO und § 257 HGB. Wir haben aber auch bereits ausführlich erklärt, wie du Belege digital archivieren kannst und was alles in die Kategorie „Beleg“ fällt.
Akten müssen nach den Richtlinien der GoBD archiviert werden
Entscheidend für eine revisionssichere Archivierung ist aber in jedem Fall die Einhaltung der Grundsätze nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Grundsätze umfassen:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Vollständigkeit
- Richtigkeit
- Ordnung
- Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
- Unveränderbarkeit
Überdies müssen alle Änderungen an archivierten Dokumenten genau dokumentiert werden, Datenmengen dürfen nicht einfach reduziert werden und die ursprünglichen Formate müssen erhalten bleiben. Ein strukturiertes Ablagesystem mit einer sinnvollen Verschlagwortung und Sicherheitsmaßnahmen, um das Archivsystem vor Angriffen zu schützen, sind ebenfalls notwendig. Im Falle einer Prüfung ist es relevant, dass das Ablagesystem von einer dritten Person verstanden und benutzt werden kann.
Digitale Archivierung: Akten archivieren im Stil der Gegenwart
Unter digitaler Archivierung versteht man die Aufbewahrung von Dokumenten und Akten in elektronischer Form. Heute ist es kein Problem mehr, Akten digital vorzuhalten. Der Prozess umfasst in der Regel folgende Schritte:
- Dokumentenerfassung und Digitalisierung: Papierdokumente werden gescannt und in digitale Formate umgewandelt.
- Verarbeitung und Datenerfassung: Die digitalen Dokumente werden in einem geeigneten System, z.B. einem Dokumentenmanagement-System, erfasst und klassifiziert. Verschlagwortung hilft, Unterlagen schnell wiederzufinden.
- Revisionssichere Archivierung: Die Dokumente werden entsprechend den gesetzlichen Anforderungen sicher archiviert und stehen bei Bedarf zur Verfügung.
Vorteile der digitalen Archivierung
- Umweltschutz: Der wohl offensichtlichste Vorteil Akten digital zu archivieren ist die Reduzierung des Papierverbrauchs. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern spart auch Kosten für Papier, Drucker und Tinte.
- Platzersparnis: Digitale Akten benötigen keinen physischen Speicherplatz. Das bedeutet, dass Unternehmen keine riesigen Lagerräume für Papierakten mehr benötigen. Stattdessen können sie wertvollen Platz anderweitig nutzen.
- Schneller Zugriff: Digitale Archive ermöglichen einen schnellen und einfachen Zugriff auf die gespeicherten Dokumente. Dank effizienter Suchfunktionen finden Mitarbeiter:innen benötigte Informationen in Sekunden, statt in verstaubten Papierstapeln.
- Sicherheit und Datenschutz: Moderne Archivsysteme bieten robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vertraulicher Informationen. Durch Berechtigungskonzepte kann genau gesteuert werden, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
- Skalierbarkeit: Die digitale Archivierung kann leicht an die Bedürfnisse wachsender Unternehmen angepasst werden. Neue Dokumente können einfach hinzugefügt werden, ohne dass zusätzlicher physischer Speicherplatz, oder ein neues Regal benötigt wird.
- Compliance und Gesetzeskonformität: Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und gesetzlichen Vorschriften kann durch die digitale Archivierung vereinfacht werden. Die revisionssichere Ablage von Dokumenten nach den Grundsätzen der GoBD gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und wird durch einige Systeme unterstützt. Es lohnt sich, bei der Auswahl der Software darauf zu achten.
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Herausforderungen beim digitalen Akten archivieren
- Initialaufwand: Die Einführung der digitalen Archivierung erfordert zunächst Investitionen in die notwendige Hard- und Software sowie ggfs. eine Schulung der Mitarbeiter:innen. Die Umstellung auf ein papierloses Büro erfordert die Akzeptanz und das Mitdenken der Belegschaft.
- Technikabhängigkeit: Bei der Arbeit mit digitalen Archiven ist man auf technische Hilfsmittel angewiesen. Ein System- oder Stromausfall kann zu vorübergehenden Einschränkungen führen. Läuft das System auf eigenen Servern, kann ein Notstromaggregat notwendig werden.
- Erforderliche Infrastruktur: Das „Akten archivieren“ im Digitalen erfordert eine sichere IT-Infrastruktur. Dies kann mit Kosten für die Einrichtung und den Betrieb eines Rechenzentrums oder die Nutzung von Cloud-Diensten verbunden sein.
- Einbindung in bestehende Prozesse: Die Umstellung auf digitales Akten archivieren erfordert häufig eine Anpassung der Arbeitsprozesse, um die Vorteile der Technologie voll ausschöpfen zu können. Solche Change-Maßnahmen erfordern Vorbereitung und konstante Begleitung.
- Verfügbarkeit: Digitale Archive ermöglichen zwar den Zugriff von verschiedenen Standorten aus, sind aber auf die Verfügbarkeit von Internetverbindungen angewiesen. Offline-Arbeit ist nur eingeschränkt möglich, sofern nicht ein passendes System zugrunde liegt, dass Offline-Arbeit und spätere Synchronisation unterstützt.
Mischformen: Akten archivieren in digital und analog zugleich
In manchen Fällen kann eine Mischung aus analoger und digitaler Archivierung sinnvoll sein, um die Einführungskosten zu senken. Dabei werden ein- und ausgehende Dokumente digitalisiert, während die bereits bestehenden Papierakten weiterhin analog aufbewahrt werden. Diese Mischform bietet sich an, wenn nur selten auf die Altakten zugegriffen wird. Das Papierarchiv schrumpft dann von Jahr zu Jahr, wenn Altbestände nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen entsorgt werden können.
Akten archivieren: Die digitale Archivierung zeigt viele Vorteile
Das digitale Akten archivieren bietet viele Vorteile, darunter die Einsparung von Papier und Platz, die Zeitersparnis bei der Suche nach Informationen, die Kostenersparnis und die Möglichkeit, Informationen jederzeit und überall verfügbar zu haben. Sie trägt zum Umweltschutz bei und ermöglicht eine effizientere Arbeitsweise.
Insbesondere die Möglichkeit der automatischen Verwaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie die Sicherheit und Flexibilität der Speicherung in der Cloud sind klare Vorteile der digitalen Archivierung. Insgesamt zeigt sich, dass die digitale Aktenarchivierung in vielen Fällen die bessere Wahl ist, um Ordnung zu halten, Ressourcen zu schonen und Prozesse effizienter zu gestalten.