Der Papierberg wächst – und jetzt soll alles digital werden?
Die Entscheidung für ein digitales Büro ist gefallen, doch beim Anblick der vollen Aktenschränke stellt sich schnell die Frage: Akten digitalisieren? Wo fange ich bloß an? Die gute Nachricht: Du musst das nicht allein und schon gar nicht manuell angehen. Mit digitalen Tools, Künstlicher Intelligenz (KI) und Intelligent Document Processing (IDP) wird aus dem Aktenchaos ein smartes digitales Archiv.
Wissensmanagement: Schätze bergen mit KI
Eine Umfrage von Bitkom aus 2025 zeigt, dass KI im Wissensmanagement erst von 6 Prozent der Unternehmen angewendet wird. Allerdings planen 37 Prozent fest, dies in Zukunft anzugehen. Denn das Wissen, das in Aktenordnern verstaubt, ist wertvoll und kann strategisch von sehr großem Nutzen sein. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt dir, wie du deine Aktenordner digitalisieren, Unterlagen sicher archivieren und den Umstieg in ein papierloses Büro strukturiert und stressfrei meisterst.
1. Aktendigitalisierung: Planung ist die halbe Miete!
Im ersten Schritt sollte man sich Zeit nehmen und überlegen, womit man beginnt. Ist es das Ziel, möglichst schnell zu starten und das Gefühl zu bekommen, digitaler zu werden? Dann sind ein paar ausgewählte Akten zu digitalisieren, die häufig genutzt werden, der richtige Start. Dabei können entweder aktuelle Akten ausgewählt werden, die in diesem Jahr relevant sind, oder man wählt zur Aktendigitalisierung zunächst z.B. einen besonders aktiven Kunden, Lieferanten oder Ähnliches. Möglich ist es auch, dass erst die Akten digitalisiert werden, die eine bestimmte Abteilung benötigt. Dann kann dieses Team als Pionier fungieren und erste Erfahrungen sammeln. Es sollte ein Zeitplan aufgestellt werden, der Puffer für Korrekturen oder Unwägbarkeiten einplant.
Archiv digitalisieren – aber vollständig?
Ebenfalls lohnt es sich zu überlegen, ob einige Unterlagen, darunter solche, deren Aufbewahrungsfrist in absehbarer Zeit abläuft, überhaupt noch digitalisiert werden sollen. Hier lässt sich die Kosten-Nutzen-Frage stellen: Wie oft muss auf diese Akten überhaupt noch zugegriffen werden? Wenn die Akten eigentlich nur noch Staubfänger sind, kann man bei diesen gegebenenfalls auf eine Aktendigitalisierung verzichten und die Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in die Datenvernichtung geben.
2. Akten digitalisieren – ja. Aber strukturiert.
Diese Chance sollte genutzt werden, um vorhandene Strukturen zu überdenken. Jetzt hat man die Gelegenheit, das eigene Ablagesystem zu überdenken und zu reorganisieren und dabei schlanker zu werden. Je nachdem, von welchem System man sich bei der Aktendigitalisierung unterstützen lässt, kann man hier noch von etablierten Aktenplänen profitieren, zudem muss nicht mehr ein und dasselbe Dokument – wie im Papierarchiv – mehrfach physisch in Akten abgelegt werden.
Verknüpfte digitale Dokumentenablage spart Speicherplatz
Beim Akten digitalisieren wird hier häufig mit Verknüpfungen gearbeitet, sodass relevante Dokumente in allen zugehörigen Akten zu finden sind, aber man insgesamt an Speicherplatz sparsam unterwegs ist.
Auch die Wahl von Aktennamen kann nun hervorragend angepasst werden. Wenn das bisherige System nicht vollends durchdacht war und vielleicht an Grenzen stieß: Jetzt kann man es beheben.
Projektguide: in 3 Schritten zur digitalen Akte
– inkl. Checklisten und Tipps
3. Keine Aktendigitalisierung ohne Profis: die Mitarbeiter:innen!
Ganz richtig gelesen: Die Profis für Akten im Unternehmen sind die Mitarbeiter:innen, denn sie nutzen diese Unterlagen tagtäglich. Um effizient arbeiten zu können und lange Suchen zu umgehen, ergibt es also daher Sinn, auf das Fachwissen dieser Personen zurückzugreifen. Wenn man sich also in Schritt zwei eine neue Struktur oder ein angepasstes Namenssystem überlegt hat, geht man nun ins Gespräch: Die Praktikabilität bisheriger Überlegungen sollte diskutiert werden.
Digitalisierung von Unterlagen: Mitarbeiter:innen nach Ideen fragen
Zudem kann man durch offene Fragen erfahren, was bei den Mitarbeitenden vielleicht noch an Ideen und Wünschen existiert, die realisierbar sind, wenn das Thema Akten digitalisieren ansteht. So gewinnt man wertvolle, zusätzliche Erkenntnisse und bindet Mitarbeiter:innen aktiv in den Prozess ein. Das erhöht später die Bereitschaft, das neue System und ggf. auch eine neue Struktur der digitalen Akten anzunehmen.
4. Kann das weg? Rechtssicherheit bei der Aktendigitalisierung
Bei aller Motivation ist es wichtig, sich vorab einmal umfassend zu informieren, ob es bei den Akten, die digitalisiert werden sollen, auch Unterlagen gibt, die im Original aufgehoben werden müssen, oder solche, deren Aufbewahrungsfristen bald ablaufen. Auch wenn man das große Papierarchiv abschaffen kann, Urkunden z.B. sollte man sicher aufheben. Hier lohnt es sich, im digitalen System ein Pendant einzurichten. Wer also danach im digitalen Umfeld sucht, erhält auch eine Information, wo das Original zu finden ist, falls er benötigt wird. So hat man zugleich einen digitalen Katalog für Unterlagen, die man im Original aufheben möchte oder muss.
Das Thema ersetzendes Scannen ist in diesem Schritt besonders interessant. Es lohnt sich, vor dem Akten digitalisieren hier einmal zu prüfen, wie es sich bei den eigenen Unterlagen und dem gewünschten System verhält.
5. Wie kann man Akten digitalisieren? Eine Entscheidung von Make or Buy
Dann geht es ans Eingemachte: die eigentliche Tätigkeit, das Scannen der Unterlagen. Zum Akten digitalisieren braucht man das nötige Equipment und die Manpower dazu, je nach Aufwand reicht ein herkömmlicher Büroscanner da nicht aus. Passt es in den laufenden Betrieb, Kollegen für einen längeren Zeitraum für diese Tätigkeit abzustellen, bzw. zu engagieren? Oder lohnt es sich vielleicht, ein Dienstleistungsunternehmen zu beauftragen, das sich im Bereich Aktendigitalisierung professionalisiert hat und mit Scanstraßen die Unterlagen in kürzerer Zeit ins Digitale hebt?
6. Den Zeitplan im Auge behalten und immer wieder prüfen
Die Aktendigitalisierung schreitet voran, vielleicht Abteilung für Abteilung, vielleicht nach Jahresakten oder Aktentypen. Wofür auch immer man sich entschieden hat: Es ist gut, den Zeitplan im Auge zu behalten und regelmäßig zu prüfen, wie das Projekt Akten digitalisieren voranschreitet. Dies ist die beste Möglichkeit, nochmals einen Check durchzuführen und evtl. nötige letzte Korrekturen vorzunehmen. Lieber jetzt, bevor alles fertig ist!
Akten häppchenweise scannen und Struktur optimieren
Wenn man häppchenweise vorgeht, hat man die Chance, aus den ersten Etappen zu lernen und z.B. die gewählte Struktur noch zu perfektionieren. Dafür sind auch die eingeplanten Zeitpuffer gut, in denen kleine Tauglichkeitsprüfungen vorgenommen werden können.
7. Nach dem Akten digitalisieren: die digitalen Möglichkeiten entdecken
Machen wir uns nichts vor: Akten digitalisieren ist ein Projekt, das einer soliden Planung bedarf und das mit Bedacht umgesetzt werden sollte. Wenn man das Papierarchiv abschaffen möchte und auch häufig genutzte Unterlagen ins Digitale hebt, ist eine sinnvolle Struktur hier das A und O. Aber ist die Aktendigitalisierung einmal geschafft, hat man allen Grund zur Freude. Ist die datenschutzkonforme Entsorgung der alten Papierakten organisiert, ist das die Gelegenheit für einen Umtrunk im nun leeren Archivraum, der künftig für andere Dinge genutzt werden kann.
Elektronische Aktenverwaltung als Dreh- und Angelpunkt
Mit diesem Schritt eröffnen sich viele Möglichkeiten, denn digitale Akten sind ein Dreh- und Angelpunkt in der Digitalisierung. Ob digitales Unterschreiben, Rechnungsverarbeitung oder intelligente Suche – vieles davon ist jetzt möglich.
Wenn du ganz genau wissen möchtest, wie du bei der Aktendigitalisierung vorgehen kannst und etwas mehr „Hands-on“ brauchst, haben wir den Projektguide „Digitale Akten“ für dich. In drei Phasen aufgeteilt, wird hier kleinschrittig erklärt, wie man das Projekt erfolgreich meistert, inklusive Checklisten und Tipps.
8. Automatisierte Dokumentenverarbeitung mit IDP
Das Ziel, deine Aktenordner zu digitalisieren, hast du geschafft. Du hast das Archiv aufgelöst und stapelweise Papier durch PDFs ersetzt – ein wichtiger Schritt Richtung papierloses Büro. Doch jetzt merkst du: Zwar sind die Dokumente digital vorhanden, aber wirklich effizient arbeiten lässt sich damit noch nicht. Informationen müssen immer noch manuell gesucht, kopiert und sortiert werden. Genau hier setzt Intelligent Document Processing (IDP) an – die clevere Lösung, die aus digitalisierten Dokumenten echten Mehrwert macht.
Intelligent Document Processing geht weit über das bloße Ablegen von Dokumenten hinaus. Es nutzt Technologien wie OCR, Machine Learning und Natural Language Processing, um Informationen aus unstrukturierten Inhalten automatisch zu extrahieren, zu klassifizieren und in nutzbare Datensätze zu verwandeln. Damit automatisieren wir Prozesse wie Rechnungsverarbeitung oder Posteingang nicht nur effizient, sondern entlasten auch alle, die aktiv an der digitalen Transformation im Unternehmen mitwirken.
Marwin Meller
Senior Product Marketing Manager
d.velop documents
Was IDP leistet: Von der Datei zum strukturierten Datensatz
IDP kombiniert Künstliche Intelligenz (KI), Maschinelles Lernen (ML) und Natural Language Processing (NLP), um Dokumente nicht nur zu digitalisieren, sondern sie automatisch zu erfassen, zu analysieren und weiterzuverarbeiten. Konkret heißt das: Inhalte, etwa in der digitalen Personalakte, werden erkannt, klassifiziert und relevante Informationen (z. B. Rechnungsnummern, Vertragsfristen oder Namen) extrahiert. Durch die Extraktion werden Dokumente und Dateien strukturiert und nutzbar gemacht. Ein großer Vorteil von IDP ist dabei, dass es unterschiedlichste Dokumentarten sehr gut zuordnen kann. Nicht nur Rechnungen, sondern jegliche Dokumente (Anträge, Studierendenunterlagen, KFZ-Scheine uvm.) können mithilfe der innovativen Technologie verarbeitet werden. Das System lernt mit und wird bei jedem Dokument intelligenter. Manuelle Bearbeitungsschritte entfallen, Fehlerquellen werden minimiert.
Praxisszenario: So funktioniert IDP im Alltag
Stell dir ein mittelständisches Unternehmen vor, das jeden Monat Hunderte Dokumente wie z.B. Auftragsbestätigungen erhält – per Post, E-Mail, als PDF oder eingescannt aus dem Papierarchiv. Bisher wurden diese Dateien manuell geöffnet, geprüft, weitergeleitet und in verschiedenen Systemen erfasst. Mit IDP läuft dieser Prozess jetzt vollautomatisch: Das Dokument wird vom System erkannt – egal ob als Scan oder PDF. Relevante Informationen wie beispielsweise Kontaktdaten, detaillierte Beschreibung der Leistung oder Lieferung, Preisangaben, Liefertermin und Zahlungsbedingungen werden ausgelesen.
Auftragsbestätigung wird automatisch im richtigen digitalen Ordner abgelegt
Die Auftragsbestätigung wird automatisch im richtigen digitalen Ordner abgelegt, an das ERP-System übergeben und zur Prüfung weitergeleitet. Die Zuordnung des Dokumentes kann wiederum als Auslöser für weitere Prozessschritte im Workflow eingesetzt werden. Parallel sorgt das System für Datensicherung und revisionssichere Archivierung. Ergebnis: Was früher Stunden dauerte, läuft jetzt in wenigen Sekunden – fehlerfrei, transparent und vollständig nachvollziehbar.
Warum IDP der logische nächste Schritt ist
Nachdem du dein Archiv digitalisiert und Papier losgeworden bist, geht es jetzt um die intelligente Nutzung deiner digitalen Daten. IDP bringt Struktur ins Dokumentenchaos, beschleunigt Abläufe und lässt sich nahtlos in bestehende Dokumentenmanagement-Systeme integrieren. Skalierbarkeit inklusive: Egal, ob du 50 oder 5.000 Dokumente pro Monat verarbeitest – IDP wächst mit deinem Unternehmen und passt sich flexibel deinen Anforderungen an.
Fazit: Prozesse nachhaltig verbessern mit IDP
Die Digitalisierung von Unterlagen ist der erste Schritt – doch erst mit Intelligent Document Processing (IDP) wird die Arbeit wirklich erleichtert. IDP sorgt dafür, dass Dateien nicht nur gespeichert, sondern automatisch erkannt, verarbeitet und genutzt werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler, entlastet Mitarbeiter:innen und macht die digitale Archivierung wirklich smart. Wer also nicht nur Papier loswerden, sondern seine Prozesse nachhaltig verbessern will, kommt an IDP kaum vorbei.
Um deine Aktenordner zu digitalisieren und eine digitale Dokumentenablage zu schaffen, scannst du Papierdokumente systematisch ein, wandelst sie im Importprozess mithilfe von OCR-Software in durchsuchbare Dateien um und speicherst sie sicher in einer digitalen Dokumentenablage oder Cloud-Lösung. So schaffst du Ordnung im Büro, ermöglichst eine effiziente elektronische Aktenverwaltung und legst den Grundstein für ein papierloses Büro mit strukturierter, gesicherter Archivierung.
Alte Dokumente kannst du am besten digitalisieren, indem du Aktenordner systematisch leerst, die Unterlagen mit einem hochwertigen Scanner und einer guten Auflösung, gemessen in DPI (Anzahl an Bildpunkten pro Zoll), einscannst und sie anschließend in einer strukturierten digitalen Dokumentenablage organisierst – idealerweise mit einer Cloud-Lösung für einfache Verwaltung, sichere Archivierung und schnelle Auffindbarkeit. So gelingt der Schritt ins papierlose Büro mittels Digitalisierung von Unterlagen: Akten scannen, digital archivieren, elektronisch verwalten und das gesamte Archiv nachhaltig sichern.
Um Dokumente wie ein analoges Archiv optimal zu digitalisieren und zu speichern, sollten Unternehmen ihre Aktenordner digitalisieren, das heißt, Dokumente scannen und in einer klar strukturierten digitalen Dokumentenablage mit durchdachter digitaler Aktenstruktur ablegen. So lassen sich Papierunterlagen zuverlässig umwandeln, dauerhaft sichern und effizient über eine elektronische Aktenverwaltung organisieren.
Um viele Dokumente schnell zu scannen und ganze Aktenordner zu digitalisieren, empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenscanners mit Stapelverarbeitung, um Papier effizient in Dateien umzuwandeln und die Akten elektronisch zu speichern. Für eine saubere digitale Dokumentenablage und sichere digitale Archivierung sollten die gescannten Unterlagen direkt in eine durchdachte digitale Aktenstruktur überführt und regelmäßig gesichert werden. Auch hier kann IDP bei dem Prozess der Dokumententrennung in der Digitalisierung unterstützen.