Die Entscheidung, einen Schritt Richtung Digital Office zu gehen, ist getroffen – doch wie soll man diesem Berg an Unterlagen begegnen? Akten digitalisieren kann zuweilen eine Herausforderung darstellen, doch mit unserer Step-by-Step-Anleitung kann jedes Unternehmen die Aktendigitalisierung meistern und sein Papierarchiv abschaffen!
1. Aktendigitalisierung: Planung ist die halbe Miete!
Im ersten Schritt sollten man sich Zeit nehmen und überlegen, womit man beginnt. Ist es das Ziel, möglichst schnell zu starten und das Gefühl zu bekommen, digitaler zu werden? Dann sind ein paar ausgewählte Akten zu digitalisieren, die häufig genutzt werden, der richtige Start. Dabei können entweder aktuelle Akten ausgewählt werden, die in diesem Jahr relevant sind, oder man wählt zur Aktendigitalisierung zunächst z.B. einen besonders aktiven Kunden, Lieferanten oder ähnliches. Möglich ist es auch, dass erst die Akten digitalisiert werden, die eine bestimmte Abteilung benötigt. Dann kann dieses Team als Pionier fungieren und erste Erfahrungen sammeln. Es sollte ein Zeitplan aufgestellt werden, der Puffer für Korrekturen oder Unwägbarkeiten einplant.
Ebenfalls lohnt es sich zu überlegen, ob einige Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist in absehbarer Zeit abläuft, überhaupt noch digitalisiert werden sollen. Hier lässt sich die Kosten-Nutzen-Frage stellen: Wie oft muss auf diese Akten überhaupt noch zugegriffen werden? Wenn die Akten eigentlich nur noch Staubfänger sind, kann man bei diesen gegebenenfalls auf eine Aktendigitalisierung verzichten und die Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in die Datenvernichtung geben.
2. Akten digitalisieren – ja. Aber strukturiert.
Diese Chance sollte genutzt werden, um vorhandene Strukturen zu überdenken. Jetzt hat man die Gelegenheit, das eigene Ablagesystem zu überdenken und zu reorganisieren und dabei schlanker zu werden. Je nachdem von welchem System man sich bei der Aktendigitalisierung unterstützen lässt, kann man hier noch von etablierten Aktenplänen profitieren, zudem muss nicht mehr ein und dasselbe Dokument -wie im Papierarchiv- mehrfach physisch in Akten abgelegt werden. Beim Akten digitalisieren wird hier häufig mit Verknüpfungen gearbeitet, sodass relevante Dokumente in allen zugehörigen Akten zu finden sind, aber man insgesamt an Speicherplatz sparsam unterwegs ist.
Auch die Wahl von Aktennamen können nun hervorragend angepasst werden. Wenn das bisherige System nicht vollends durchdacht war und vielleicht irgendwo an Grenzen stieß: Jetzt kann man es beheben.
Projektguide: in 3 Schritten zur digitalen Akte
– inkl. Checklisten und Tipps
3. Keine Aktendigitalisierung ohne Profis: die Mitarbeiter!
Ganz richtig gelesen: Die Profis für Akten im Unternehmen sind die Mitarbeiter, denn sie nutzen diese Unterlagen tagtäglich. Um effizient arbeiten zu können und lange Suchen zu umgehen, macht es also daher Sinn, auf das Fachwissen dieser Personen zurückzugreifen. Wenn man sich also in Schritt zwei eine neue Struktur oder ein angepasstes Namenssystem überlegt hat, geht man nun ins Gespräch: Die Praktikabilität bisheriger Überlegungen sollte diskutiert werden. Zudem kann man durch offene Fragen erfahren, was bei den Mitarbeitern vielleicht noch an Ideen und Wünschen existiert, die realisierbar sind, wenn das Thema Akten digitalisieren ansteht. So gewinnt man wertvolle, zusätzliche Erkenntnisse und bindet Mitarbeiter aktiv in den Prozess ein. Das erhöht später die Bereitschaft, das neue System und ggf. auch eine neue Struktur der digitalen Akten anzunehmen.
4. Kann das weg? Rechtssicherheit bei der Aktendigitalisierung
Bei aller Motivation ist es wichtig, sich vorab einmal umfassend zu informieren, ob es bei den Akten, die digitalisiert werden sollen, auch Unterlagen gibt, die im Original aufgehoben werden müssen. Auch wenn man das große Papierarchiv abschaffen kann, Urkunden z.B. sollte man sicher aufheben. Hier lohnt es sich, im digitalen System ein Pendant einzurichten. Wer also danach im digitalen Umfeld sucht, erhält auch eine Information, wo das Original zu finden ist, falls er benötigt wird. So hat man zugleich einen digitalen Katalog für Unterlagen, die man im Original aufheben möchte oder muss.
Das Thema ersetzendes Scannen ist in diesem Schritt besonders interessant. Es lohnt sich, vor dem Akten digitalisieren hier einmal zu prüfen, wie es sich bei den eigenen Unterlagen und dem gewünschten System verhält.
5. Wie kann man Akten digitalisieren? Eine Entscheidung von Make or Buy
Dann geht es ans Eingemachte: die eigentliche Tätigkeit, das Scannen der Unterlagen. Zum Akten digitalisieren braucht man das nötige Equipment und die Manpower dazu, je nach Aufwand reicht ein herkömmlicher Büroscanner da nicht aus. Passt es in den laufenden Betrieb, Kollegen für einen längeren Zeitraum für diese Tätigkeit abzustellen, bzw. zu engagieren? Oder lohnt es sich vielleicht, ein Dienstleistungsunternehmen zu beauftragen, das sich im Bereich Aktendigitalisierung professionalisiert hat und mit Scanstraßen die Unterlagen in kürzerer Zeit ins Digitale hebt?
6. Den Zeitplan im Auge behalten und immer wieder prüfen
Die Aktendigitalisierung schreitet voran, vielleicht Abteilung für Abteilung, vielleicht nach Jahresakten oder Aktentypen. Wofür auch immer man sich entschieden hat: Es ist gut, den Zeitplan im Auge zu behalten und regelmäßig zu prüfen, wie das Projekt Akten digitalisieren voranschreitet. Dies ist die beste Möglichkeit, nochmals einen Check durchzuführen und evtl. nötige letzte Korrekturen vorzunehmen. Lieber jetzt, bevor alles fertig ist!
Wenn man häppchenweise vorgeht, hat man die Chance, aus den ersten Etappen zu lernen und z.B. die gewählte Struktur noch zu perfektionieren. Dafür sind auch die eingeplanten Zeitpuffer gut, in denen kleine Tauglichkeitsprüfungen vorgenommen werden können.
7. Nach dem Akten digitalisieren: die digitalen Möglichkeiten entdecken
Machen wir uns nichts vor: Akten digitalisieren ist ein Projekt, das einer soliden Planung bedarf und das mit Bedacht umgesetzt werden sollte. Wenn man das Papierarchiv abschaffen möchte, und auch häufig genutzte Unterlagen ins Digitale hebt, ist eine sinnvolle Struktur hier das A und O. Aber ist die Aktendigitalisierung einmal geschafft, hat man allen Grund zur Freude. Ist die datenschutzkonforme Entsorgung der alten Papierakten organisiert, ist das die Gelegenheit für einen Umtrunk im nun leeren Archivraum, der künftig für andere Dinge genutzt werden kann.
Mit diesem Schritt eröffnen sich viele Möglichkeiten, denn digitale Akten sind ein Dreh- und Angelpunkt in der Digitalisierung. Ob digitales Unterschreiben, Rechnungsverarbeitung oder intelligente Suche – vieles davon ist jetzt möglich.
Wenn du ganz genau wissen möchtest, wie du bei der Aktendigitalisierung vorgehen kannst und etwas mehr „Hands-On“ brauchst, haben wir den Projektguide „Digitale Akten“ für dich. In drei Phasen aufgeteilt, wird hier kleinschrittig erklärt, wie man das Projekt erfolgreich meistert, inklusive Checklisten und Tipps.