Die drei skurrilsten Aktenarten – und wie man sie digitalisiert!

„Es gibt viel zu tun – heften wir es ab!“ Dieser Satz beschreibt die deutsche Bürokratie sehr treffend, denn in deutschen Büros wird nahezu alles abgeheftet. Manche dieser Vorgänge sind so kurios, dass man sie kaum glauben würde. Wusstest Du zum Beispiel, dass es in Deutschland eine Abfallakte gibt? Genau das macht den Charme dieses Themas aus: Auch die verrücktesten Aktenarten lassen sich heute digitalisieren und dadurch effizienter nutzen. Auf diese Weise wirken sie nicht nur weniger skurril, sondern machen die tägliche Arbeit auch deutlich einfacher. Bevor wir uns die drei außergewöhnlichsten Beispiele ansehen, lohnt sich ein kurzer Blick auf die Grundlagen der digitalen Aktenführung.

Elektronische Aktenführung: Pflicht für alle Bundesbehörden

Die elektronische Aktenführung ist seit dem 1. Januar 2020 für alle Bundesbehörden verpflichtend. Grundlage dafür bildet das E-Government-Gesetz. Im Zuge dieser Regelung werden durch das sogenannte ersetzende Scannen viele Papieroriginale überflüssig, da sie rechtssicher digitalisiert werden können. Anschließend dürfen sie vernichtet werden, was Archive entlastet und die Bearbeitung von Dokumenten erheblich erleichtert. Ab November 2020 kam zudem die Pflicht zur E-Rechnung für öffentliche Verwaltungen hinzu.

Welche Aktenarten gibt es?

Klassische Aktenarten sind etwa Personalakten, Patientenakten, Vertragsakten oder Verwaltungsakten. Sie werden täglich in Unternehmen, Behörden und Institutionen genutzt und enthalten alle relevanten Informationen zu Vorgängen, die nachvollziehbar dokumentiert sein müssen. Neben diesen weit verbreiteten Aktenarten gibt es jedoch auch sehr spezielle Formen, die für Außenstehende zunächst merkwürdig erscheinen. Gerade diese außergewöhnlichen Beispiele verdeutlichen, wie wichtig die digitale Aktenführung inzwischen geworden ist. Im Folgenden stellen wir drei skurrile Aktenarten vor, die in der Praxis tatsächlich eine unverzichtbare Rolle spielen.

Top 1: Die Abfallakte – kein Fall für den Sondermüll

Wenn etwas in den Müll gehört, dann sind es die Blätter der Abfallakte, allerdings erst, nachdem sie rechtssicher digitalisiert worden sind. Erst durch diesen Schritt ist es möglich, die meisten Originaldokumente zu vernichten und wertvollen Platz in den Archiven zu sparen.

Die Abfallakte ist für Gewerbetreibende nicht nur eine praktische Ergänzung, sondern eine gesetzlich vorgeschriebene Pflicht. Laut der Gewerbeabfallverordnung muss jedes Unternehmen eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation über die Entsorgung seiner Abfälle führen. In dieser Dokumentation wird detailliert erfasst, welche Abfälle entstehen, ob sie getrennt oder vermischt entsorgt werden und welche Unternehmen mit der Entsorgung beauftragt wurden.

Daraus ergibt sich schnell ein erheblicher Verwaltungsaufwand: Vereinbarungen mit Entsorgungsbetrieben, Übernahmescheine, Nachweise über Recycling und Entsorgung sowie Rechnungen füllen Ordner um Ordner. Dieser Papierberg wächst mit der Zeit kontinuierlich an, bis er selbst fast zum „Abfall“ wird. Genau an diesem Punkt bietet die digitale Abfallakte eine enorme Erleichterung. Alle Dokumente lassen sich zentral, strukturiert und revisionssicher archivieren. Sie stehen im Bedarfsfall sofort zur Verfügung, sind rechtlich abgesichert und können bei internen wie externen Prüfungen problemlos vorgelegt werden.

Tipp: Wenn Du mehr zu den gesetzlichen Anforderungen und den Möglichkeiten dieses besonderen Aktentyps wissen willst, lese unseren Blogartikel zur E-Akte und der Gewerbeabfallverordnung, der sich ausschließlich mit diesem Thema befasst.

Top 2: Die Rinderpassakte – Transparenz auf der grünen Wiese

„Auf der saftig grünen Wiese weidet ausgerechnet diese eine Kuh.“ Mit diesen Worten beginnt ein eher unbekanntes Gedicht des Komikers Heinz Ehrhardt. Auf den ersten Blick klingt es humorvoll, fast harmlos, doch im Kontext der Rinderzucht steckt dahinter eine ernste Botschaft: Die Nachvollziehbarkeit der Herkunft und der Lebensumstände jedes einzelnen Rindes ist heute eine der größten Herausforderungen in der Landwirtschaft. Und genau dafür gibt es die Rinderpassakte, eine besondere Aktenart, die inzwischen auch digital verwaltet werden kann.

Besondere Bedeutung erhält die Rinderpassakte bei behördlichen „Vor-Ort-Kontrollen Rinder“, die auch unangekündigt stattfinden können. Landwirte und Züchter müssen in solchen Fällen die Stammdatenblätter sofort griffbereit haben und lückenlos vorlegen können. Gerade im Falle von ansteckenden Krankheiten ist eine vollständige Dokumentation unverzichtbar, um Infektionsketten nachzuvollziehen und eine schnelle Eindämmung zu ermöglichen.

Die Lösung: eine elektronische Aktenführung

Die Rinderpassakte verdeutlicht, wie entscheidend sorgfältig geführte Dokumentation ist. Papierunterlagen können jedoch vergilben, beschädigt oder gar zerstört werden. Im schlimmsten Fall fällt ein ganzer Ordner einem Brand zum Opfer oder geht beim Transport verloren. Auch kleine Missgeschicke, wie das Fallenlassen in den Stallmist, sind in der Praxis keine Seltenheit. Genau hier bietet die digitale Aktenführung einen unschlagbaren Vorteil.

In einer elektronischen Rinderpassakte lassen sich alle relevanten Informationen rechtssicher und revisionssicher archivieren. Sie können über ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept nur den Personen zugänglich gemacht werden, die tatsächlich Einblick benötigen. Gleichzeitig stehen sie jederzeit in digitaler Form zur Verfügung, auch unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet. Wer also direkt im Stall oder auf der Weide arbeitet, kann jederzeit auf alle erforderlichen Daten zugreifen, ohne mühsam in Papierordnern blättern zu müssen.

Tipp: Für alle, die wissen wollen, wie das Ehrhardtsche Gedicht ausgeht, hier der vollständige Text:

„Auf der saftiggrünen Wiese weidet ausgerechnet diese eine Kuh, eine Kuh. / Ach, ihr Herz ist voller Sehnen, und im Auge schimmern Tränen ab und zu, ab und zu. / Was ihr schmeckte, wiederkaut se mit der Schnauze, dann verdaut se und macht Muh, und macht Muh. / Träumend und das Maul bewegend schaut sie dämlich in die Gegend grad wie du, grad wie du.“

So viel zur Rinderpassakte – ein schönes Beispiel dafür, wie Bürokratie und Landwirtschaft manchmal eine unerwartet poetische Verbindung eingehen.

Top 3: Die Hundesteuerakte – Such, Hasso!

Die Hundesteuerakte gehört zu den wichtigsten Aktenarten in jeder kommunalen Verwaltung und wird tagtäglich genutzt. Sie enthält alle wesentlichen Informationen, die für die Erhebung und Verwaltung der Hundesteuer notwendig sind. Dazu gehören unter anderem die Anmeldung eines Hundes, die Ausstellung von Steuerbescheiden, mögliche Ab- oder Ummeldungen sowie Anträge auf Steuerbefreiung oder Steuerermäßigung. Auch jährliche Festsetzungen der Hundesteuer werden hier sorgfältig dokumentiert.

In vielen Städten und Gemeinden sind die Hundesteuerakten über Jahre hinweg in Papierordnern geführt worden. Dies bedeutete für die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter einen enormen Aufwand. Musste ein bestimmtes Dokument gefunden werden, waren mühsame Suchprozesse notwendig, die nicht nur Zeit kosteten, sondern auch fehleranfällig waren.

Mit der digitalen Hundesteuerakte verändert sich diese Situation grundlegend. Alle Unterlagen werden digital erfasst, zentral gespeichert und können jederzeit mit nur wenigen Klicks aufgerufen werden. Dies beschleunigt die Abwicklung von Vorgängen erheblich, verbessert die Auskunftsfähigkeit gegenüber Bürgerinnen und Bürgern und reduziert den Verwaltungsaufwand. Egal ob es um Steuerbescheide, Anträge oder allgemeinen Schriftverkehr geht – alle Informationen stehen sofort bereit und können fallbezogen den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugeordnet werden.

Ein besonderer Vorteil zeigt sich in der Möglichkeit der automatischen Verteilung eingehender Post. Moderne Systeme können neue Anträge oder Schreiben direkt der richtigen Hundesteuerakte zuordnen und an die zuständige Stelle weiterleiten. Damit entfällt nicht nur das manuelle Sortieren, sondern die Prozesse werden insgesamt deutlich effizienter. Für Bürgerinnen und Bürger bedeutet das: kürzere Bearbeitungszeiten, weniger Rückfragen und eine insgesamt modernere, bürgerfreundlichere Verwaltung.

Tipp: Für Hundehalter ist die Hundesteuerakte nicht nur eine Formalität, sondern oft die Grundlage für einen reibungslosen Kontakt mit der Verwaltung. Je digitaler und transparenter die Prozesse gestaltet sind, desto mehr profitieren am Ende beide Seiten – Verwaltung und Bürger.

Vorteile der Digitalisierung von Aktenarten

Die Digitalisierung von Aktenarten bringt weit mehr als nur die Umstellung von Papierordnern auf elektronische Dokumente. Sie verändert die Arbeitsweise von Verwaltungen, Unternehmen und Organisationen grundlegend und bietet zahlreiche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Rechtssicherheit und Nachhaltigkeit. Im Folgenden siehst Du die 3 zentralen Vorteile, die zeigen, warum sich die Einführung einer digitalen Aktenführung in jedem Fall lohnt.

Effizienz und Zeitersparnis

Eine der größten Stärken digitaler Aktenarten liegt in der Effizienz. Statt mühsam in dicken Ordnern zu blättern oder Dokumente aus verschiedenen Abteilungen zusammenzusuchen, kannst Du alle benötigten Informationen mit wenigen Klicks abrufen. Suchfunktionen ermöglichen es, gezielt nach Stichwörtern, Aktenzeichen oder Datumsangaben zu filtern. Das spart wertvolle Zeit und beschleunigt interne Prozesse enorm.

Besonders in der Verwaltung, wo täglich zahlreiche Anträge, Bescheide und Schriftstücke bearbeitet werden, ist die Zeitersparnis deutlich spürbar. Aber auch in Unternehmen werden Arbeitsabläufe verschlankt, da Informationen sofort verfügbar sind. Das führt zu einer höheren Produktivität, weniger Rückfragen und einer schnelleren Bearbeitung von Kunden- oder Bürgeranliegen.

Revisionssicherheit und Datenschutz

Digitale Aktenarten bieten nicht nur mehr Komfort, sondern auch ein Höchstmaß an Rechtssicherheit. Während Papierakten leicht beschädigt, verlegt oder unvollständig abgelegt werden können, sind elektronische Akten revisionssicher archiviert. Jede Änderung wird automatisch dokumentiert und nachvollziehbar gespeichert. Dadurch erfüllst Du problemlos die gesetzlichen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Dokumentationspflichten.

Hinzu kommt der Aspekt des Datenschutzes. Durch differenzierte Berechtigungskonzepte lässt sich genau steuern, wer Zugriff auf welche Akten oder Dokumentenarten hat. Das schützt sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff und sorgt gleichzeitig dafür, dass die richtigen Personen jederzeit schnell an die Daten gelangen, die sie wirklich benötigen. Gerade in Bereichen wie Personalakten oder Patientenakten ist dies ein entscheidender Vorteil.

Nachhaltigkeit durch weniger Papier

Ein weiterer entscheidender Vorteil digitaler Aktenführung ist der ökologische Aspekt. Papierakten bedeuten nicht nur hohe Kosten für Druck und Archivierung, sondern auch einen erheblichen Ressourcenverbrauch. Wer auf digitale Aktenarten setzt, reduziert den Papierbedarf massiv und trägt damit aktiv zu mehr Nachhaltigkeit bei.

Außerdem entfallen aufwendige Archivräume, lange Lagerzeiten und der Transport von Akten. Digitale Dokumente benötigen nur Server- oder Cloudspeicher, die weitaus platzsparender und effizienter genutzt werden können. Damit schaffst Du nicht nur Ordnung in Deiner Organisation, sondern leistest auch einen Beitrag zum Umwelt- und Klimaschutz.

Das Projekt „digitale Akten“ lohnt sich

Unsere drei Beispiele – Abfallakte, Rinderpassakte und Hundesteuerakte – mögen auf den ersten Blick ungewöhnlich wirken. Doch sie zeigen, dass selbst die skurrilsten Aktenarten in der Praxis unverzichtbar sind. Jede dieser Aktenarten erfüllt eine klare Aufgabe, ob in der Verwaltung, in der Landwirtschaft oder im betrieblichen Alltag. Ohne diese Dokumentationen würden zentrale Abläufe nicht funktionieren.

Wenn Du diese Aktenarten digitalisierst, profitierst Du gleich mehrfach. Digitale Akten sind jederzeit verfügbar, rechtssicher archiviert und revisionssicher abgelegt. Statt mühsam Ordner zu durchsuchen, findest Du alle Informationen mit wenigen Klicks. Das spart Zeit und Kosten, erhöht die Transparenz und macht Prozesse in Deiner Organisation insgesamt effizienter.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Aktenführung ist die Sicherheit. Durch individuelle Berechtigungskonzepte haben nur die Personen Zugriff, die ihn wirklich benötigen. Gleichzeitig kannst Du elektronische Akten auch mobil nutzen – egal ob am Arbeitsplatz, auf Geschäftsreise, im Stall oder unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet.

Und nicht zuletzt ist die Umstellung auf digitale Aktenarten auch ein Gewinn für die Umwelt. Weniger Papier bedeutet weniger Ressourcenverbrauch und nachhaltigeres Arbeiten. Digitalisierung heißt also nicht nur effizienter, sondern auch bewusster mit unseren Mitteln umzugehen. Wenn Du jetzt Lust bekommen hast, Dein eigenes Projekt rund um digitale Akten zu starten, dann sichere Dir unseren kostenlosen Projektguide „In 3 Schritten zur digitalen Akte“. Dort erfährst Du Schritt für Schritt, wie Du Deine Prozesse modernisierst, welche rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten sind und wie Du den größten Nutzen aus der Digitalisierung Deiner Aktenarten ziehst.