Was wäre, wenn auf der Suche nach Unterlagen nur wenige Stichworte eingetippt werden müssten und schon liegt der aktuelle Rahmenvertrag, das letzte Angebot oder die Rechnung mit Bearbeitungsstand vor? Wäre es nicht praktisch, wenn alle relevanten Dokumente auch von unterwegs aus oder aus dem Homeoffice abgerufen werden könnten?
Doch mit Papierdokumenten, die in Ordner geheftet sind, ist das schwierig und die Digitalisierung von Papier stellt oft eine große Herausforderung dar. Es fehlen Ressourcen – zeitliche und auch personelle – um das geplante Digitalisierungsvorhaben umzusetzen.
Scanexperte letterscan bietet hier Unterstützung und erklärt an dieser Stelle, wie sich große Dokumentenmengen schnell und unkompliziert digitalisieren lassen. Die physischen Dokumente werden abgeholt, gescannt und als durchsuchbare digitale Dateien übermittelt. Digitalisiert werden können alle Formate – von Kassenbelegen, über ganze Buchhaltungsordner bis hin zu Plänen. Die Papierdokumente werden in der Regel vernichtet, um zu vermeiden, dass der ein oder andere Kollege wieder in alte Arbeitsweisen verfällt.
Dokumente scannen und bearbeiten – So funktioniert die Scanstraße
Der gesamte Produktionsbereich von letterscan ist aus Datenschutzgründen von den restlichen Räumlichkeiten entkoppelt. Zutritt ist nur berechtigte Personen gestattet, die zuvor im Bereich Datenschutz geschult wurden. Geräte – insbesondere Fotohandys – sind bei den Produktionsflächen nicht gestattet. Das Computernetzwerk ist von außen nicht erreichbar.
Formate: Was kann gescannt werden?
Grundsätzlich werden sämtliche Papierdokumente digitalisiert – von den Standardformaten DIN A4 und A3 über kleinere Kassenbelege bis hin zu Plänen im Format DIN A0. Auch MRT-Aufnahmen, Röntgenbilder, Fotos oder Dias können erfasst werden.
Transport: Wie kommen Dokumente zu den Scannern?
Je nach Menge können Ordner einfach zugeschickt oder auch abgeholt werden. Das Scanzentrum betreibt letterscan im Herzen von München. Die Akten werden bei Bedarf von letterscan Mitarbeitern beim Kunden in verplombbare Kisten verpackt und in firmeneigenen, trackbaren Fahrzeugen zum Produktionsstandort transportiert.
Vorbereitung: Was passiert mit zusammengehefteten Dokumenten?
In den seltensten Fällen erreichen Papierstapel die Scanstraße. Meistens sind es Ordner, Hänge-Register oder Handakten. Die Einzeldokumente sind in der Regel zusammengetackert, befinden sich in Folien oder sind teilweise durch Haftnotiz-Zettel überklebt.
Dokumente müssen also für den Scandurchlauf aufbereitet werden, sodass auf dem entstandenen Digitalisat sämtliche Informationen enthalten sind, die sich auch auf dem Ursprungsdokument befinden. So werden Tackernadeln entfernt, Bindungen und Ösen gelöst, Haftnotizen repositioniert und Pläne, die in anderen Geräten digitalisiert werden, durch Platzhalter ausgetauscht. Gebundene Dokumente, deren Bindung nicht gelöst werden soll, können ebenfalls in einem parallelen Scanlauf zerstörungsfrei digitalisiert werden.
Scan: Was macht die „letterscanner“ besonders?
Konform der TR-03138 RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) lassen sich mit entsprechenden Hochleistungsscannern ca. 150 Seiten pro Minute in einer Top-Qualität einlesen. Die Papierunterlagen werden so zu digitalen Dateien im Standardformat für Langzeitarchivierung PDF/A. Die so entstandenen Dateien erhalten die gleiche Bezeichnung, die auch ihre analogen Vorgänger trugen und sind im Gegensatz zu diesen maschinell durchsuchbar. So können per Suchbefehl im PDF-Reader schnell Artikelnummern, Namen und andere Daten gefunden werden.
Qualitätskontrolle: Was passiert mit Leerseiten?
Jedes digitalisierte Dokument wird einer Kontrolle nach strengen Qualitätskriterien unterzogen. Leerseiten werden entfernt, verdrehte Seiten ausgerichtet und vor allem darauf geachtet, dass keine Informationen durch Klebezettel oder umgeknickte Ecke verloren gehen.
Kompression: Wie viel Speicherplatz beanspruchen die Dateien?
Um Speicherplatz zu sparen, werden die digitalen Daten komprimiert. Andernfalls entstünden nicht selten mehrere Terabyte zu archivierende Datenmengen. Die angewandte MCR Komprimierung verkleinert Dateien ohne Qualitätsverlust auf ihr Mindestmaß, indem das Bild in drei Schichten, eine Text-, Bild- und Hintergrundebene, betrachtet wird. Letztere kann bis zu 90 % des Dateiumfangs ausmachen. Die so entstandenen Dateien sind nun auslieferungsbereit.
Auslieferung: Wie erhält der Kunde seine digitalen Daten?
Je nach Wunsch übergibt letterscan dem Kunden seine digitalisierten Daten über einen Downloadlink, auf nach Advanced Encryption Standard 256 verschlüsselten Datenträgern.
Hat ein Kunde bereits ein Dokumentenmanagement-System im Einsatz oder möchte ab sofort eines nutzen, spielt letterscan die gescannten Dokumente direkt ins Kundensystem ein.
Archivierung: Wie aufwändig ist es, Informationen nachzuschlagen?
Mit Nutzung eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems kaum noch. letterscan hat sich dabei für das cloudbasierte d.velop documents entschieden und übernimmt auch die Implementierung entsprechender Kundensysteme. Ein Stichwort eingegeben und ggf. noch einen Filter gesetzt und nach wenigen Sekunden präsentiert der Bildschirm das gesuchte Dokument. Alle Informationen liegen an einem Ort und der Zugang ist durch unterschiedliche Zugriffsrechte geregelt. Dokumente sind revisionssicher abgelegt und ortsunabhängig zugänglich.
Vernichtung: Was passiert mit dem Papier?
Um das Verfallen in alte Muster mit Papierdokumenten zu vermeiden, entscheiden sich die meisten Kunden dazu, analoge Dokumente vernichten zu lassen. Dies geschieht nach DIN 66399 Norm mit Schutzklasse 3 und Sicherheitsstufe 4.
Digitalisierung: Warum das alles?
Digitales Arbeiten beschleunigt Prozesse. Anstatt, dass Mitarbeiter sich zum Aktenschrank umdrehen und in Ordnern nachschlagen, haben sie innerhalb weniger Sekunden die Informationen parat und sind dadurch auskunftsfähig. Diese interne Transparenz trägt maßgeblich zu einer gesteigerten Arbeitsqualität sowie Mitarbeiterzufriedenheit bei. Mit einem zusätzlichen Dokumentenmanagement-System sind sämtliche Daten und Dateien an einer zentralen Stelle aufbewahrt und vorgenommene Änderungen werden dokumentiert.
Die Digitalisierung Ihrer Papierdokumente kann durch die Unterstützung von letterscan bei normaler Weiterführung des Arbeitsalltags vonstattengehen. Der Gesamtprozess der Digitalisierung findet im Hause letterscan unter Aufsicht eines TÜV-geprüften Datenschutzberaters statt.