Gehst Du oft Risiken ein? Ist Risiko denn überhaupt kontrollierbar? Der Mensch geht für gewöhnlich ungern Risiken jeglicher Art ein – und das aus verschiedensten Gründen. Sei es der Verlust von Kontrolle, das Unvorhersehbare oder die Angst zu verlieren. Für Unternehmen sind Risiken jedoch unvermeidlich und gehören oftmals sogar zum Tagesgeschäft. Viele Risiken ergeben sich dabei aus verbindlichen Vertragsinhalten. Eine präzise Risikobewertung ist daher entscheidend für erfolgreiches unternehmerisches Handeln. Und genau hier kommt das Vertragscontrolling ins Spiel.
1. Was ist Vertragscontrolling?
Das Vertragscontrolling umfasst als elementarer Bestandteil des Vertragsmanagements sämtliche Maßnahmen zur Messung und Bewertung von Vertragsrisiken. Mithilfe verschiedenster Vertragscontrolling-Instrumenten wird im Hinblick auf das Verhandlungsergebnis unter anderem Folgendes überprüft:
- Werden meine Vertragsziele erreicht?
- Kann ich mit dem aktuellen Verhandlungsergebnis leben?
- Ist eine weitere Vertragsverhandlung nötig, um mein Vertragsziel zu erreichen?
Neben dem betroffenen Vertrag setzt ein optimales Vertragscontrolling weitere vertragsrelevante Dokumente voraus. Hierzu zählen unter anderem auch Verhandlungsprotokolle, Detailkalkulationen, Nachkalkulationsunterlagen sowie Auftragsbestätigungen inklusive Nebenvereinbarungen (sideletters).
Berichte im Vertragscontrolling – Beispiele
Eine wichtige Aufgabe im Vertragscontrolling ist die Erstellung vertragsrelevanter Übersichten in Form von Berichten, wie zum Beispiel Berichte über
- Vertragspartner mit den größten Umsätzen
- Verbindlichkeiten
- Auslaufende Mietverträge
- Auftragsvolumina
- offene Posten
- Preisgleit-Klausel (FORCE MAJEURE)
2. Wie funktioniert Vertragscontrolling?
Beim Vertragscontrolling wird in der Regel auf ein oder mehrere Hilfsmittel zurückgegriffen. Neben der klassischen Matrixtabelle und der „guten alten“ Excel-Tabelle kommt dabei in immer mehr Unternehmen eine umfangreiche Software-Lösung zum Einsatz. Das Vertragscontrolling ist in diesem Fall integraler Bestandteil der Vertragsmanagement-Software.
Skalierbarer Erfolg dank Vertragscontrolling-Software
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung rückt digitales Vertragscontrolling immer stärker in den Fokus von Unternehmen. Wachstum bedeutet für gewöhnlich mehr Kunden – mehr Kunden bedeutet mehr Verträge. Viele KMUs verlieren ohne eine skalierbare Software-Lösung schnell den Überblick über Ihren Vertragsbestand.
Einfach, digital, Ad hoc: Vertragscontrolling per Software-Lösung
Eine Vertragsmanagement-Software bietet umfangreiche Übersichten zu relevanten Kennzahlen (KPIs) zur Risikobewertung sowie zur Ableitung weiterer Handlungsschritte – und das vollkommen transparent, Ad hoc und automatisiert. Die Controlling-Software kann darüber hinaus branchenunabhängig an individuelle Anforderungen angepasst werden.
5 Bausteine für ein digitales Vertragsmanagement
3. Warum digitales Vertragscontrolling?
Jeder Vertragsabschluss birgt ein gewisses Maß an potenziellem Risiko. Wie hoch ist dieses Risiko? Ist es noch tragbar oder unverhältnismäßig hoch? Durch klassische Vertragsverwaltung und individuelle Organisationskünste können Fristen und Vertragsbedingungen für eine Weile kontrolliert und Risiken abgeschätzt werden. So weit, so gut – doch gefährlich wird es für Unternehmen dann, wenn sie bei steigender Vertragsanzahl den Überblick verlieren.
Digitales Vertragscontrolling ermöglicht eine präzise Risikobewertung, die der Kontrolle und Steuerung vertretbarer Risiken sowie der Beseitigung hoher Risiken dient. Diese Risikobewertung findet im Rahmen des digitalen Vertragsmanagements per Software-Lösung automatisiert statt. Und bei Einsatz einer digitalen Unterschrift managst Du Deine Verträge auch noch vollkommen medienbruchfrei.
4. Was sind die Vorteile des Vertragscontrolling?
Zu den wichtigsten Vorteilen des Vertragscontrolling zählen:
- Übersicht: transparenter Vertragsbestand
- Risikominimierung: Vertragsrisiken präzise bewerten und minimieren
- Betriebswirtschaftlichkeitskontrolle: Angebots- und Rentabilitätssicherheit
- Skalierbarkeit: Vertragscontrolling-Software für jede Unternehmensgröße geeignet
- Reporting: Umfangreiche Berichte in Echt-Zeit zur Risikobewertung
- Auskunftsfähigkeit: Sekundenschnelle Auskunft zu sämtlichen Vertragskonditionen
5. Was ist der Unterschied zwischen Vertragscontrolling und Vertragsmanagement?
Wie bereits zu Beginn erwähnt, liegt der Hauptunterschied zwischen Vertragsmanagement und Vertragscontrolling in der Hierarchie. Das Vertragscontrolling ist einer von vielen Teilbereichen des übergeordneten Vertragsmanagements und gehört – wenig überraschend – zum Controlling. Neben dem Controlling sind entlang der gesamten Wertschöpfungskette auch weitere Abteilungen wie Einkauf, Vertrieb, Geschäftsführung und Legal-Abteilung betroffen.
