Effizientes Vertragscontrolling: Die 7 wichtigsten Fragen und Antworten

Menschen streben in der Regel nach Sicherheit. Ein großes Risiko einzugehen ist für viele eine große Überwindung, da es häufig mit Kontrollverlust einhergeht und die Angst besteht zu verlieren. In Unternehmen hingegen gehören Risiken zum Alltag, insbesondere im Zusammenhang mit Verträgen. Denn diese sind nicht nur rechtlich verbindlich, sondern bergen auch wirtschaftliche Risiken. Um diese frühzeitig zu erkennen und gezielt zu steuern, ist effizientes Vertragscontrolling unverzichtbar.

1. Was ist Vertragscontrolling?

Neben dem betroffenen Vertrag setzt ein optimales Vertragscontrolling weitere vertragsrelevante Dokumente voraus. Hierzu zählen unter anderem auch Verhandlungsprotokolle, Detailkalkulationen, Nachkalkulationsunterlagen sowie Auftragsbestätigungen inklusive Nebenvereinbarungen (sideletters).

Typische Berichte im Vertragscontrolling

Eine wichtige Aufgabe im Vertragscontrolling ist die Erstellung vertragsrelevanter Übersichten in Form von Berichten, wie zum Beispiel über

• Vertragspartner mit den größten Umsätzen
• Verbindlichkeiten
• Auslaufende Verträge (z.B. Mietverträge)
• Auftragsvolumina
• offene Posten
• Verträge mit Preisgleitklauseln (z.B. Force Majeure)

2. Wie funktioniert Vertragscontrolling?

Beim Vertragscontrolling wird in der Regel auf ein oder mehrere Hilfsmittel zurückgegriffen. Klassisch sind Matrixtabellen und die „guten alten“ Excel-Tabellen.  Doch mit wachsender Vertragsanzahl stoßen diese Methoden schnell an ihre Grenzen. Moderne Unternehmen setzen daher auf eine digitale Vertragsmanagement-Software, in der das Vertragscontrolling als integraler Bestandteil enthalten ist.

Skalierbarer Erfolg dank Vertragscontrolling-Software

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung rückt digitales Vertragscontrolling immer stärker in den Fokus von Unternehmen. Wachstum bedeutet für gewöhnlich mehr Kunden – mehr Kunden bedeutet mehr Verträge. Viele KMUs verlieren ohne eine skalierbare Software-Lösung schnell den Überblick über Ihren Vertragsbestand.

Einfach, digital, Ad hoc: Vertragscontrolling per Software-Lösung

Moderne Vertragscontrolling-Tools bieten:

• Echtzeit-Übersichten zu Vertragskennzahlen (KPIs) 
• automatisierte Berichte zur Risikobewertung 
• Ableitung weiterer Handlungsschritte  
• individuelle Anpassungsmöglichkeiten für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen. 

Und das vollkommen transparent, Ad hoc und automatisiert. So wird Vertragscontrolling nicht nur effizienter, sondern auch strategisch wertvoll. Es dient als Grundlage für fundierte Entscheidungen und nachhaltiges Wachstum.

3. Warum ist digitales Vertragscontrolling so wichtig?

Jeder Vertragsabschluss birgt ein gewisses Maß an potenziellem Risiko. Wie hoch ist dieses Risiko? Ist es noch tragbar oder unverhältnismäßig hoch? Durch klassische Vertragsverwaltung und individuelle Organisationskünste können Fristen und Vertragsbedingungen für eine Weile kontrolliert und Risiken abgeschätzt werden. So weit, so gut – doch gefährlich wird es für Unternehmen dann, wenn sie bei steigender Vertragsanzahl den Überblick verlieren.

Digitales Vertragscontrolling ermöglicht eine präzise Risikobewertung, die der Kontrolle und Steuerung vertretbarer Risiken sowie der Beseitigung hoher Risiken dient. Diese Risikobewertung findet im Rahmen des digitalen Vertragsmanagements per Software-Lösung automatisiert statt. Und bei Einsatz einer elektronischen Signatur Software managst Du Deine Verträge auch noch vollkommen medienbruchfrei.

4. Welche Vorteile bietet mir Vertragscontrolling? 

5. Vertragscontrolling vs. Vertragsmanagement – der Unterschied 

Das Vertragscontrolling ist ein Teilbereich des umfassenden Vertragsmanagements. Während das Management den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags abdeckt, von Erstellung bis hin zur Archivierung, konzentriert sich das Controlling auf die Analyse und Steuerung wirtschaftlicher Aspekte.

6. Wie kann KI mein Vertragscontrolling unterstützen?

Im heutigen Arbeitsalltag kann Künstliche Intelligenz Geschäftsprozesse automatisieren und effizienter gestalten. Doch wie kann KI im Vertragscontrolling eingesetzt werden?

• Automatisierte Vertragserkennung und -analyse: Dokumente erkennen und klassifizieren
• Daten aus Verträgen extrahieren
• Wiederkehrende Prozesse automatisieren: mehr Effizienz durch automatisierte Workflows
• Smarte Reporting: schnellen Einblick in KPIs führt zur Echtzeit-Transparenz
• Risikominimierung durch Fristenüberwachung: automatische Erkennung von Kündigungs- und Zahlungsfristen

Was ist bei der Implementierung von Vertragscontrolling in meinem Unternehmen zu beachten?

• Was möchte ich in meinem Unternehmen erreichen und verbessern? Definiere Ziele wie Risikominimierung, Fristenüberwachung oder mehr Transparenz
• Welche Vertragsarten und in welchen Mengen müssen verwaltet werden?
• Daraus Schlüsse ziehen: Welches Tool bietet für meine Ansprüche und mein Budget die optimale Lösung?
• Wie läuft der Vertragslebenszyklus in meinem Unternehmen ab? Welche Abteilungen und welche Mitarbeiter:innen sind für welche Schritte verantwortlich?
• Erstelle regelmäßige Reports, um den Überblick zu behalten
• Kommunikation: Klare Prozesse und Verantwortlichkeiten helfen dabei, ortsunabhängiges und kollaboratives Arbeiten zu ermöglichen

Weitere Einblicke und Experten-Tipps findest Du in unserem Projektguide:

Fazit: Vertragscontrolling für mehr Sicherheit und Effizienz

Vertragscontrolling ist ein strategisches Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, Risiken zu minimieren, wirtschaftlich fundierte Entscheidungen zu treffen und langfristig erfolgreich zu agieren. Besonders in Zeiten zunehmender Komplexität und Digitalisierung wird ein strukturiertes, digitales Vertragscontrolling zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.