Digitale Rechnungsverarbeitung

Mit einer digitalen und automatisierten Rechnungsverarbeitung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Durch eine schnellere Abwicklung reduzieren Sie die Vorgangskosten. Eine ortsunabhängige Rechnungsprüfung beschleunigt den Vorgang. Zudem können Sie die Prozessübergabe an Ihren Steuerberater auch vollständig digitalisieren. Durch die zentrale Verfügbarkeit von Belegen in unserem Archiv gewinnen Sie über die verschiedenen Abteilungen hinweg an Transparenz. Die schnelle und einfache sowie rechtskonforme Archivierung der Rechnungen gewährleistet einen durchgängigen Prozess ohne Medienbrüche.

Rechnungen kommen über verschiedene Eingangskanäle in ein Unternehmen. Sollten sie noch nicht in digitaler Form vorliegen, werden sie zunächst digitalisiert. Anschließend erfolgt eine Datenextraktion – die eigentliche Rechnungserkennung. Die Rechnungsinformationen werden ausgelesen und mit Ihren (Lieferanten-) Stammdaten abgeglichen. Es folgt der digitale Prüf- und Freigabeworkflow und anschließend die Übergabe an das FiBu- oder ERP System, wo die Rechnung schlussendlich gebucht wird. Zudem erfolgt eine revisionssichere Ablage im Archiv.

Grundsätzlich bieten wir einen Standard-Freigabeworkflow an, der aus den Schritten Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe und Buchhaltung besteht. Der Workflow inkl. Schrittabfolge sowie die Bedingungen, unter welchen eine Rechnung in den nächsten Prüfungsschritt gelangt, lassen sich individuell anpassen. Zudem können auch die Freigabelimits individuell angepasst werden. Es können mehrere Freigabeschritte mit individuellen Limits erstellt oder eine Matrix für die automatische Bearbeiter-Findung eingerichtet werden.

Dies funktioniert bei PDF-Rechnungen mittels OCR. „OCR“ ist eine Abkürzung für „Optical Character Recognition“ und bedeutet ins Deutsche übersetzt „optische Zeichenerkennung“. Beim Rechnungen digitalisieren erfasst die OCR-Texterkennung alle Zeichen auf der vorliegenden Rechnung. Anhand von Regeln und Mustern werden das Rechnungsdatum, der Betrag, die Umsatzsteuer-ID und weitere relevante Eigenschaften aus den Zeichen extrahiert. Im Zusammenspiel mit einer künstlichen Intelligenz und unter Zuhilfenahme der Stammdaten können auf Basis dieser Eigenschaften weitere Daten ermittelt oder plausibilisiert werden.
Bei elektronischen Rechnungsformaten (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) liegen alle Daten sofort maschinenlesbar vor und können direkt in den Folgeprozess übernommen werden.

Während der Übergangsregelungen im Kontext der E-Rechnungspflicht werden viele Unternehmen bis 2028 noch weiterhin Rechnungen im PDF-Format erhalten. Für diesen Zeitraum kann die Optimierung der Erkennung im Bereich der PDF-Rechnungen noch einen erheblichen Mehrwert bieten. Zudem dürfen Kleinunternehmer auch nach 2028 weiterhin PDF-Rechnungen ausstellen. 
Darüber hinaus wird die E-Rechnungspflicht für Deutschland bzw. Europa eingeführt. Wenn Unternehmen aus außereuropäischen Ländern PDF-Rechnungen bekommen, kann die KI-basierte Rechnungserkennung unterstützen. 
Wir bieten unter anderem über unsere Partner verschiedene Möglichkeiten die Erkennungsrate bei PDF-Rechnungen KI-basiert zu optimieren.

Im Bereich der Softwareoberflächen werden im Standard die Sprachen Deutsch, Englisch, Portugiesisch, Französisch, Chinesisch, Dänisch, Italienisch, Kroatisch, Niederländisch, Polnisch, Serbisch, Slowakisch, Spanisch und Tschechisch unterstützt. Bei der Rechnungserkennung sind viele weitere Sprachen verfügbar. Darüber hinaus sind projektspezifische Erweiterungen möglich. 

Zu den Schnittstellen, die im Standard verfügbar sind, gehören u.a.:
DATEV Unternehmen Online
DATEV Rechnungswesen
SAP Business by Design
SAP Business One
Rootstock
Microsoft Dynamics 365 F&O
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Oracle NetSuite
Asseco APplus
Sage 100

Die Papierrechnungen können vernichtet werden, wenn der digitale Prozess als GoBD-konform eingestuft wird. Das ist bei unserem System grundsätzlich zu erwarten, muss allerdings noch einmal durch einen Wirtschaftsprüfer bestätigt werden. Dazu muss eine Verfahrensanweisung erstellt werden, die eine technische Dokumentation und weitere Erläuterungen zum Rechnungsverarbeitungsprozess enthält, welche als Grundlage zur Bewertung des Wirtschaftsprüfers dienen.
Unsere Anwendung hat eine Softwarebescheinigung nach IDW PS880 erhalten. Damit ist bestätigt, dass bei korrekter Verwendung Dokumente revisionssicher online abgelegt werden können. Weitere Informationen zum Thema Sicherheit finden Sie auf unserer Webseite. Sie können entscheiden, welche Dokumente oder Ordner Sie revisionssicher und somit GoBD-konform archivieren möchten.

Rechnungen zu digitalisieren bietet mehrere Vorteile: Es vereinfacht die Archivierung und den schnellen Zugriff auf Dokumente, reduziert den Papierverbrauch und steigert die Effizienz bei der Verwaltung Ihrer Finanzen. Zudem verbessert es die Datensicherheit durch Backup-Möglichkeiten und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten durch organisierte Ablage.