Schriftgutverwaltung nach Aktenplan: Definition, Einsatzmöglichkeiten und Vorteile im Überblick

Veröffentlicht 18.02.2022
Geschätzte Lesezeit 4 Min.
Philipp Perplies

Philipp Perplies Geschäftsführer d.velop public sector GmbH

Schriftgutverwaltung analog in einer Aktentasche

Viele Minuten? Oder sogar Stunden? Die Informationssuche in deutschen Behörden kostet Sachbearbeitenden im Arbeitsalltag oftmals nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Laut Umfrage verbringen rund 67 Prozent der Sachbearbeitenden in Organisationen zu viel Zeit mit reiner Informationssuche – Zeit, die durch eine organisierte Schriftgutverwaltung nach Aktenplan in wertschöpfende Leistungen investiert werden könnte.

Schriftgutverwaltung nach Aktenplan

Langes Suchen, sich stapelnde Papierablagen, Medienbrüche – die papierbasierte Schriftgutverwaltung sorgt insbesondere in Organisationen für ineffiziente Prozesse. Die Digitalisierung der Verwaltung mittels Software-Lösung schafft hierbei Abhilfe. Bevor es allerdings an die digitale Schriftgutverwaltung geht, sind einige zentrale Begriffe rund um die Schriftgutverwaltung nach Aktenplan zu klären.

Was ist Schriftgutverwaltung?

Schriftgutverwaltung – auch Aktenführung, Aktenhaltung oder Records Management genannt – bezeichnet grundsätzlich das systematische Management von Schriftgut privater und öffentlicher Organisationen während des gesamten Lebenszyklus. Die Schriftgutverwaltung erfolgt dabei in der Regel nach Aktenplan.

Definition: Schriftgutverwaltung

Der Begriff „Schriftgutverwaltung“ wird unter anderem durch die internationale Norm ISO-15489 definiert. Demnach ist Schriftgutverwaltung die systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut. Es geht somit nicht ausschließlich um technische Lösungen, sondern vielmehr um Strategien, Methoden und Standards, um eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten.

Was ist ein Aktenplan?

Der Aktenplan dient der systematischen Ordnung sowie der fortlaufenden Verwaltung von Schriftgut. Es bildet insbesondere für öffentliche Verwaltungen das inhaltliche Gerüst der gesamten Schriftgutverwaltung – und das sowohl papierbasiert als auch elektronisch.

Was zählt bei der Schriftgutverwaltung als Schriftgut?

Schriftgut umfasst im Kontext der Schriftgutverwaltung sämtliche Informationen, die inhalts- und formunabhängig aufbewahrungspflichtig sind. In den meisten Organisationen handelt es sich bei Schriftgut um:

Digitale Schriftgutverwaltung nach Aktenplan für die öffentliche Verwaltung

Ob privat oder öffentlich – die analoge Schriftgutverwaltung ist in der Regel mit erheblichem Aufwand verbunden. Die Digitalisierung ermöglicht insbesondere für die öffentliche Verwaltung eine noch nie da gewesene Effizienz in Sachen Schriftgutverwaltung. Papierdokumente werden zunehmend digitalisiert und in elektronischen Akten jederzeit zur Verfügung gestellt. Büroschränke und Archivräume gehören somit der Vergangenheit an.

Hybride Schriftgutverwaltung

Auch wenn sich die Digitalisierung der Verwaltung immer weiter in der Arbeitswelt ausbreitet – ganz ohne Papier geht es dann doch nicht. Wenn in Organisationen Papierdokumente auf E-Mails, eRechnungen und sonstige elektronische Unterlagen treffen – entsteht für die Schriftgutverwaltung eine organisatorische Herausforderung.
Die hybride Schriftgutverwaltung bringt die Nachweisführung und Verwaltung von physischen und digitalen Geschäftsunterlagen in Einklang. In der Regel kommen hierfür digitale Lösungen wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) zum Einsatz, die den gesamten Prozess vom Scannen bis hin zur revisionssicheren Archivierung in automatisierten Workflows abbilden.

Schriftgutverwaltung mit eAkten

Nachhaltigkeit, Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit stehen für die öffentliche Verwaltung immer mehr im Fokus. Elektronische Akten (eAkten) bilden die Basis für eine effiziente Schriftgutverwaltung und bündeln sämtliches Schriftgut an einem zentralen Speicherort, ohne physischen Platz zur Aufbewahrung und Lagerung zu belegen.

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Einsatzmöglichkeiten der digitalen Schriftgutverwaltung nach Aktenplan

Der Einsatzbereich der digitalen Schriftgutverwaltung nach Aktenplan kennt so gut wie keine Grenzen. Sie betrifft Organisationen und Verwaltungen jeder Größe und geht über die reine Verwaltung von Dokumenten hinaus. Ein Cloud-Storage als Primär-Speicher oder als Backup-Speicher über die OTC (Open Telekom Cloud) ergänzt die digitale Schriftgutverwaltung und macht sie dadurch noch flexibler und sicherer.

Moderne Verwaltung für den öffentlichen Sektor

Die digitale Schriftgutverwaltung gewinnt insbesondere für den gesamten öffentlichen Sektor an Bedeutung. Von öffentlichen Verwaltungen auf Bundes-, Länder- oder kommunaler Ebene über die Versorgungswirtschaft bis hin zu Hochschulen oder Forschungseinrichtungen – das Verlangen nach weniger Bürokratie und digitalen Lösungen wird unter den Abnehmern größer.

Schriftgutverwaltung nach Aktenplan mit einem DMS

Das vollständige Potenzial der Schriftgutverwaltung wird erst durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) entfaltet. Es bildet die Schnittstelle zwischen der reinen Verwaltung und der langfristigen revisionssicheren Archivierung steuerrelevanter Dokumente nach den strengen Vorgaben der GoBD. Die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, intelligente Zugriffsrechtekonzepte oder auch die automatische Verfahrensdokumentation werden durch den Einsatz eines DMS ermöglicht.

Von der elektronischen Verwaltungsarbeit zur revisionssicheren Archivierung

Die revisionssichere Archivierung ist nicht Teil der Schriftgutverwaltung, sondern wird erst durch den Einsatz eines DMS ermöglicht. Sie ist das letzte Puzzle-Stück für eine effiziente und rechtssichere digitale Schriftgutarchivierung nach Aktenplan. Welche weiteren Vorteile die Schriftgutverwaltung – insbesondere in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System – für die Organisationen und Unternehmen bietet, erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag zum Thema Records Management.

3 Gründe für die digitale Schriftgutverwaltung in einer Organisation mit einem DMS

Infografik mit 3 Gründen für die digitale Schriftgutverwaltung

1. Zentrale Speicherung – einfache Strukturierung

Das gesamte Archivgut befindet sich an einem zentralen Ort – und zwar geordnet, digital und vollkommen rechtssicher. Jedes Dokument kann in wenigen Sekunden gefunden werden, was bei Mitarbeitenden zu Zeit- und für die Organisation zu Kostenersparnissen führt.

2. Effizienzsteigerung und Fehlerminimierung

Das Archivgut wird während des gesamten Daten-Lebenszyklus optimal ver- und bearbeitet. Features wie Versionierung sorgen für maximale Transparenz im Dokumentenmanagement, sodass alle Mitarbeitenden jederzeit den Überblick behalten.

3. Kostenersparnisse

Eine gut strukturierte Archivgutverwaltung bringt nicht nur spürbare Einsparungen von Kosten und Zeit gegenüber der analogen Verwaltung mit sich, sondern wirkt sich auch positiv auf die Beziehungen zu Bürgerinnen und Bürgern aus. Eine organisierte und gut strukturierte Verwaltung ist stets auskunftsfähig und gibt ein Gefühl der Professionalität und Sicherheit.

Autor:in

Philipp Perplies ist Geschäftsführer der d.velop public sector GmbH.

Philipp Perplies

Philipp Perplies Geschäftsführer d.velop public sector GmbH