Mit d.velop documents zur virtuellen Hausanschlussakte

Digitales, übergreifendes Arbeiten bedeutet im Wasserversorgungsverband Tecklenburger Land mehr als bloßes Einscannen.

Der Wasserversorgungsverband Tecklenburger Land (WTL) ist seit über 60 Jahren für die Trinkwasserversorgung in elf Städten und Gemeinden des Altkreises Tecklenburg verantwortlich. Die Hauptverwaltung mit angeschlossenem Bauhof befindet sich in Ibbenbüren-Laggenbeck.

Ca. 166.400 Einwohner jährlich mit elf Millionen Kubikmeter Trinkwasser zu versorgen, dies erfordert ein ausgedehntes Rohrsystem von 1.700 Kilometern Länge, eine Vielzahl von Gebäuden und Anlagen – und viel Schriftverkehr. Zwischen 500 und 600 Neuanträge auf einen Hausanschluss gehen beim WTL jährlich ein. Jeder von ihnen muss bearbeitet werden und durchläuft dafür mit seinen Begleitdokumenten – Eigentumsnachweise, Lagepläne usw. – verschiedene Abteilungen im Haus.

Mittlerweile gibt es zu jedem fertiggestellten Hausanschluss eine große TIF-Datei, an die neue Dokumente angehängt werden – sodass alle Beteiligten darauf in Microsoft Sharepoint zugreifen können. „Mit einem richtigem Dokumentenmanagement hat dies aber noch nichts zu tun“, urteilen Bertram Albers und Florian Hagenau von der Projektgruppe DMS des WTL. „Zum einen sind die Dokumente in einem veralteten Dateiformat archiviert und zum zweiten gibt es keinerlei Register, Struktur und Möglichkeit, je nach Berechtigung nur Einsichten auf bestimmte Schriftstücke zuzulassen.“ Frei nach dem WTL-Claim „Mehr als nur Wasser“ bedeutet digitales, übergreifendes Arbeiten für den WTL daher mehr als bloßes Einscannen. Wie das funktioniert, erfahren die 80 Beschäftigten nach und nach seit Mitte 2020, als der Verband nach öffentlicher Ausschreibung mit der Einführung des Dokumentenmanagement-Systems „d.velop documents“ (zuvor vermarktet als d.3ecm) begann.

Digitale Vertrags-, Vollstreckungs- und Personalakte machen den Aufschlag

Startpunkt war ein neues Vertragsmanagement mit „d.velop contracts“, über das die Rechtsabteilung nun jederzeit Überblick über Darlehens-, Wartungs-, Erschließungsverträge etc. und deren Fristen hat. „Ein abgeschlossenes, schnell einsetzbares Modul“, erklärt Bertram Albers. Bereits produktiv sind auch eine Vollstreckungsakte (integriert in avviso) sowie die neue digitale Personalakte (seit April 2022). Die Projektgruppe sorgte dafür, dass außerdem ein Aktenplan zur systematischen Ordnung der internen Organisation aufgesetzt wurde und der gesamte Posteingang in Kürze digitalisiert wird. Eingehende Schriftstücke werden damit digital erfasst, klassifiziert und anschließend in die elektronischen Postkörbe der jeweiligen Empfänger:innen verschoben – ein deutlicher Geschwindigkeitsvorteil gegenüber der klassischen Postverteilung und es ist zudem nachvollziehbar, wo sich jedes eingegangene Dokument gerade befindet.

Der automatisierte Rechnungseingangsworkflow auf Basis der d.velop-Software mit Integration in Navision steht ebenfalls in der Startlöchern. „Bislang brannten wir noch alle digital eingehenden Rechnungen zwecks Revisionssicherheit auf CD“, erzählt Florian Hagenau, beim Wasserversorgungsverband Tecklenburger Land zuständig für Anschlussbeiträge. Auch für die Freigabe gingen die Belege von Hand zu Hand, selbst solche, die bereits als PDF eingingen, wurden dafür noch ausgedruckt.

Revisionssicherheit für Finanzbuchhaltungs- und technische Dokumente des Wasserversorgungsverbands Tecklenburger Land

Derweil laufen die Vorbereitungen auf das DMS-Thema – die Einrichtung einer virtuellen Hausanschlussakte – auf Hochtouren. Der Hausanschlussprozess war immerhin ein Hauptauslöser, aus dem bisher rein papierbasierten Arbeiten auszusteigen. Mit neuen Hausanschlüssen hat der WTL tagtäglich zu tun und wollte die damit zusammenhängenden Geschäftsvorgänge daher digitalisieren. Die Ziele sind: ein flüssigeres Arbeiten sowie das Schaffen von Revisionssicherheit für Finanzbuchhaltungs- und technische Dokumente.

Das DMS wird dafür mit dem ebenfalls neu eingeführten IT-System für das Hausanschlusswesen „Lovion“ interagieren. Weiterhin ist die Anbindung an die Software „Technischer Betriebsmanager (TBM)“ in Vorbereitung. Den technischen Betriebsmanager nutzt der Verband, um betriebliche Wartungsprozesse automatisiert abzuwickeln. Über eine Dokumentenaufbewahrungsfunktion werden darin auch die einzelnen Dokumente hinterlegt: schematische Zeichnungen, Beschreibungen der technischen Elemente, Vertrags- und Wartungsunterlagen. Nur revisionssicher ist die Aufbewahrung nicht. Deswegen werden die Dokumente über eine Schnittstelle künftig im Hintergrund im DMS abgelegt.

Vom ungeordneten Datenhaufen zur strukturierten Ansicht

Genau deshalb war die TIF-Datei eingerichtet und über Sharepoint für den Zugriff freigegeben worden – mit den jedoch erwähnten Nachteilen fehlender Struktur. Deshalb wird die Datei demnächst über ein von d.velop geschriebenes Skript in das DMS übernommen und darin als virtuelle Hausanschlussakte im PDF-Format weitergeführt. „In dieser gibt man dann nur noch den Straßennamen ein und erhält daraufhin – abhängig von der eigenen Zugriffsberechtigung – Anschlussbeiträge, Verbrauchsabrechnung, technische Dokumente oder reines Archivmaterial angezeigt, eingeordnet jeweils in eine digitale Unterakte“, erklären Bertram Albers und Florian Hagenau. „Was im TIF-Dokument daher eine einzige große Datenansammlung war, steht nun strukturiert in d.velop documents auf Abruf bereit.“

Angesichts des unternehmensweiten Einsatzes des DMS – ob im Kundenservice, Abrechnungswesen, in der Planung oder Instandsetzung – hat der WTL für jeden seiner Beschäftigten eine Softwarelizenz angeschafft. Begonnen während der Corona-Pandemie und unter erschwerten Home-Office-Bedingungen, befindet sich das Projekt nun fast überall auf der Zielgeraden. Alle Aktenarten, Rechnungsworkflow und Aktenplan stehen kurz vor ihrer Produktivsetzung bzw. sind es bereits – ein frischer Quell digitalen Lebens im Tecklenburger Land.