Elektronische Schriftgutverwaltung im Landratsamt Ansbach

Umstellung mit Dokumentenmanagement von d.velop

Als der Kollege aus einer Nachbarabteilung die Ausländerbehörde im Landratsamt Ansbach vor kurzem um eine Akte bat, musste er unverrichteter Dinge wieder abziehen. Denn Papierunterlagen gibt es im Ausländerwesen nicht mehr, seit Frühjahr 2019 arbeiten die 17 Beschäftigten ausschließlich elektronisch in ihrem neuen DMS mit d.velop documents (ehemals vermarktet unter d.3ecm). Wer also Einsicht in Ausländerangelegenheiten braucht, kommt nicht mehr daran voran vorbei, selbst mit dem DMS zu arbeiten. Diesen Dominoeffekt beobachtet Eva Schuderer, Sachgebiet Organisation / Gremienbetreuung im LRA Ansbach, derzeit an vielen Stellen im Haus. Ambitionierte Kollegen:innen treiben die neue Technologie voran und motivieren – quasi als Botschafter – andere Abteilungen dazu, es ihnen gleichzutun.

Fachanwendungen werden nach und nach an das d.velop documents angebunden; in diesem werden die verfahrensbezogenen Dokumente dann digital bearbeitet. „Wenn unsere Mitarbeiter:innen erst einmal so weit sind, dass sie in der allgemeinen Schriftgutverwaltung eine einzige Ablagestelle verwenden und über die Suchfunktion im DMS alles schnell finden, wird ihnen der Nutzen eines solchen Systems ganz schnell bewusst“, sagt Eva Schuderer. Auch der gleichzeitige Zugriff mehrerer Personen auf dieselbe Akte wird als großer Vorteil gesehen.

10000

Papierakten

wurden in nur sechs Monaten eingescannt.

17

Mitarbeitende

im Ausländerwesen begannen mit der Einführung des DMS.

Software über „User Stories“ auf Praxistauglichkeit getestet

Erste Planungen zur DMS-Einführung in Ansbach datieren auf Januar 2015. Ihre Anforderungen daran, was ein solches System leisten muss, definierte die Verwaltung anhand sogenannter „User Stories“ mit kleinen Teilaufgaben. Christine Herbst, im IT-Sachgebiet zuständig für die DMS-Einführung: „Mithilfe eines externen Beraters erarbeiteten wir vorab ausgesuchte Prozesse und Arbeitsschritte, die zu bestimmten Ergebnissen führen sollen.“

Auf dieser Grundlage konnte das Auswahlgremium, bestehend aus elf Personen vom Projektleiter über Abteilungsleiter:innen bis zur Sachbearbeitungsebene, die nach europaweiter Ausschreibung in die engere Wahl genommenen Systeme gut vergleichen. „Viel besser als im Rahmen einer Bieter-Präsentation, wo jeder Hersteller seine Software im besten Licht darstellt“, so Christine Herbst. Ein Vergleich ohne praktischen Bezug sei auch deshalb schwierig, weil sich die einzelnen Softwareprodukte in ihren Oberflächen und Arbeitsweisen zum Teil stark unterscheiden. Unter den drei Kandidaten der Schlussrunde ging die d.velop public sector GmbH (ehemals codia Software GmbH) am besten auf die konkreten Anforderungen in den Teilprozessschritten ein. Deshalb wurde die Firma mit dem Produkt d.velop documents als Implementierungspartner ausgewählt.

Mitarbeitende Landratsamt Ansbach arbeiten mit DMS-System am PC
Foto: Landratsamt Ansbach, Christine Herbst und Eva Schuderer

„Wenn unsere Mitarbeiter:innen erst einmal so weit sind, dass sie in der allgemeinen Schriftgutverwaltung eine einzige Ablagestelle verwenden und über die Suchfunktion im DMS alles schnell finden, wird ihnen der Nutzen eines solchen Systems ganz schnell bewusst.”

Eva Schuderer
LR1.2 – Organisation
Gremienbetreuung beim Landratsamt Ansbach

Individuelle Prozessabläufe einzelner Abteilungen abgebildet

Angesiedelt ist das DMS-Projekt in der Abteilung Finanzen, Organisation, die auch als Pilotabteilung fungierte – neben der IT und dem Sachgebiet Immissions- und Naturschutzrecht. Anders als in vielen anderen Verwaltungen, die sich zunächst der DMS-Integration in ihre großen Fachverfahren widmen, startete das Landratsamt Ansbach mit der allgemeinen Schriftgutverwaltung.

Der stufenweise Aufbau einer Schriftgutverwaltung beinhaltet stets die vorgelagerte Prozessanalyse und Festlegung einer einheitlichen passenden Aktenstruktur. Manche Abteilungen verfügen ohnehin nicht über eine dedizierte Fachanwendung. „In diesen Fällen haben wir einen Prozessablauf im DMS gestaltet. Dafür wurden immer einzelne Teilschritte betrachtet, nie den Gesamtprozess“ erklärt Christine Herbst. So implementierte d.velop für IT-Beschaffungsvorgänge ein kleines Fachverfahren mit Ablage. Dort wurden der Zugriff für verschiedene Personen, extra Dokumentarten und Teilvorgänge eingerichtet. Das Ergebnis war ein DMS für den Beschaffungsprozess in der IT. Analog im Immissions- und Naturschutzrecht: Für den Bau, die Genehmigung und Überwachung von Biogasanlagen wurden in der d.velop documents-Lösung eigene Dokumentarten angelegt.

Das DMS für jeden einzelnen Fachbereich derart individuell auszugestalten, hätte im weiteren Verlauf allerdings einen zu hohen Aufwand verursacht und wäre für die Administration nicht überschaubar gewesen. Deshalb war es notwendig, die Aufgaben über Standardfunktionalitäten des d.velop documents abzubilden. Inzwischen beginnen weitere Fachbereiche wie die Pressestelle, der Technische Umweltschutz oder das Standesamtswesen ihr Schriftgut nach Aktenplan im neuen DMS abzulegen. Sie profitieren dadurch von besserem Zugriff, mehr Übersichtlichkeit und schnellerem Arbeiten. Auch in der IT wurde das DMS um den Aufgabenbereich Beschaffung auf weitere Arbeitsbereiche ausgedehnt.

Ausländerakten komplett elektronisch

Das erste Fachverfahren, welches das Landratsamt mit dem DMS verknüpfte, war „Stranger“ im Ausländerwesen mit 17 Sachbearbeiter:innen. Unter ihnen sind Mitarbeitende mit hoher IT-Affinität, die zudem bislang eher beengt in ihren Büros saßen – ein idealer Nährboden, um endlich sperrige Aktenschränke abzuschaffen und eine digitale Dokumenten- und Vorgangsverwaltung einzuführen. Ende März 2019 ging das d.velop documents dort in der Wirkbetrieb, die Ausländerakten werden nun komplett digital geführt. Insgesamt über 10.000 Altakten hatten Praktikanten:innen, Auszubildende und extra eingestellte Ferienkräfte innerhalb von sechs Monaten eingescannt. Die digitalen Schriftstücke wurden indiziert und dem DMS zugeordnet, die Papieroriginale anschließend entsorgt. „Zwei Monate nach der Produktivsetzung fand eine Feedbackrunde mit Mitarbeitenden, Sachgebietsleitung und dem Projektteam statt“, berichtet Eva Schuderer. „Die Rückschau fiel sehr positiv aus, das von einigen befürchtete Chaos trat nicht ein.“

Botschafter der Digitalisierung

Parallel startete im Sommer 2019 ein Workshop zur Anbindung von PROSOZ im Jobcenter des Landratsamtes, auch hier soll bald nur noch mit d.velop documents gearbeitet werden. Ein weiteres aktuelles Fachverfahren ist „Condition“ aus dem Sachgebiet Sicherheit und Brandschutzangelegenheiten. Der dortige Sachgebietsleiter gehört ebenfalls zu den „Botschaftern“ und hat sich dafür stark gemacht, dass in seinem Bereich Papierunterlagen künftig der Vergangenheit angehören. Ziel ist es, dass alle Beschäftigten der Verwaltungsbehörde des Landkreises Ansbach in Mittelfranken auf lange Sicht nur noch mit elektronischer Schriftgutverwaltung und digitalen Akten arbeiten.

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