Der Kreis Borken stellt seinen Bürgern:innen digitale Verwaltungsleistungen zur Verfügung

„Es bringt nichts, nach außen hin digital zu wirken, aber die internen Prozesse und die Bereitschaft der Mitarbeitenden sind noch im analogen Denken verhaftet“, glaubt Simon Beckmann, Leiter der Fachabteilung Organisation in der Kreisverwaltung Borken. Was er damit meint: Die Digitalisierung der Verwaltung muss sich von innen nach außen fortpflanzen. Und bei den internen Prozessen ist der Kreis bundesweit ganz vorne mit dabei.

Eine neue Ära flexibler Verwaltungsarbeit

Bereits 2003 hatte der Kreis mit dem Dokumentenmanagement-System von d.velop ein offenes, universelles System eingeführt, welches als strategische ECM-Plattform in allen Behördenbereichen eingesetzt werden kann. Begonnen wurde seinerzeit in der KFZ-Zulassung mit einer auf dem DMS basierenden digitalen KFZ-Akte. Diese wurde per bidirektionaler Schnittstelle tief in das Fachverfahren OK.VORFAHRT integriert. Inzwischen gibt es über 100 verschiedene elektronische Fallakten, teils verbunden mit einem Verfahren, teilweise dieses sogar ersetzend, wenn es für den speziellen Fall keine Fachanwendung gibt. So wurde etwa im Umweltamt eine Abfallbetriebsakte eingerichtet, in der wasser-, baurechtliche und andere Genehmigungen abgelegt sind.

Die letzten verbliebenen Papierakten hat die Kreisverwaltung inzwischen durch digitale Pendants abgelöst. Bis Ende 2020 wurde die Digitalisierung der allgemeinen Schriftgutverwaltung nach KGSt-Aktenplan in einer zentralen Sachakte geplant und abgeschlossen. Dies betrifft alle weiteren Dokumente, die abteilungsübergreifenden Charakter haben und keiner Fallakte zugewiesen werden können, wie etwa interne Anweisungen, Haushaltspapiere, Rundschreiben oder E-Mails.

DMS fast flächendeckend im Einsatz

Durch den ECM-Einsatz können Beschäftigte von unterschiedlichen Standorten aus auf denselben digitalen Aktenbestand zugreifen. Im Kreis Borken sind einige Fachbereiche und Abteilungen der Kreisverwaltung auf mehrere Standorte in den kreisangehörigen Kommunen verteilt. Gut 1.400 Beschäftigte zählt der Kreis mittlerweile, die nicht nur in dezentralen Verwaltungsstandorten arbeiten, sondern seit Pandemie-Zeiten verstärkt auch im Homeoffice.

„Da wir uns frühzeitig mit dem Thema ECM und Workflow beschäftigt und das DMS von d.velop mittlerweile fast flächendeckend im Einsatz haben, waren wir in der Lage, die Pandemie-Situation gut abzufangen“, sagt Andre Funke, Leiter des Fachdienstes Organisation, Digitalisierung und IT des Kreises Borken. Nahezu von heute auf morgen konnte ein Viertel der Belegschaft vom Homeoffice aus die Arbeit nahtlos weiterführen. „Ohne eine elektronische Aktenführung hätten wir dies nicht realisieren können“, ist Funke überzeugt.

10 Jahre eGovernment: Einblicke in die Entwicklung der Kreisverwaltung

Live und in Farbe nehmen Simon Beckmann und Peter Essmann Sie mit in die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft des Landkreises Borken und teilen ihren gesammelten Erfahrungen. Den gesamten Vortrag von den public sector days 2022 können Sie sich in diesem Video ansehen.

OZG-konformes Verwaltungsportal

Das Backend ist also durchdigitalisiert. Damit kommt der nächste Schritt: die Bürger:innen an den Vorteilen der medienbruchfreien und effizienteren internen Verwaltung teilhaben zu lassen. Mittel dazu ist das OZG-konforme d.velop egovernment portal. Es basiert auf dem Verwaltungsportal optiGov und ergänzt das DMS um Bürgerservice-Funktionen, notwendige Schnittstellen und Digitalisierungs-Werkzeuge. Mit dieser Gesamtlösung können Verwaltungen moderne Bürgerservice-Funktionalitäten auf ihrer Webseite, App, Portallösung oder anderen Plattformen implementieren und mühelos ergänzen.

Über 1.400 eingereichte Anträge über den eigenen Formularserver

Auch schon vor Einführung des Serviceportals konnte man in Borken – über die Möglichkeit digitaler Formulare – Dienstleistungen papierlos beantragen, „aber mit dem Portal erreichen wir jetzt natürlich ein ganz anderes Level“, so Simon Beckmann. Es ist für Bürger:innen der zentrale Einstiegspunkt auf der Homepage des Kreises – eine Suchleiste wie bei Google, in den man sein Anliegen im Freitext eingibt und darüber Zugriff auf alle 322 digitalen Dienstleistungen der Verwaltung hat (die demzufolge mind. OZG-Reifegrad 2 aufweisen).

Im Zuge der Einführung des Serviceportals wurde gleichzeitig die Webseite relauncht. Die Suche ist jetzt kontextsensitiv, d.h. auch wenn man nicht das korrekte Wort verwendet, findet man durch Eingabe bestimmter Schlagwörter sofort die richtige Dienstleistung. Ebenso erleichtert das Serviceportal durch Verlinkung die Suche nach Dienstleistungen des Kreises, die auf anderen einschlägigen Portalen angeboten werden, z.B. i-kfz Portal zur Online KFZ-Zulassung, Wirtschaftsserviceportal NRW, Sozialplattform oder weiteren „Einer-für-Alle-Diensten“ (EfA). Im ersten Halbjahr nach Einführung Ende 2023 zählt die Verwaltung weit über 1.400 eingereichte Anträge, die ausschließlich über den eigenen Formularserver und somit über OptiGov eingingen.

Rückkanal für die bidirektionale Kommunikation

Das Portal hat den Vorteil, dass es verschiedene digitale Komponenten integriert: das Nutzerkonto mit der BundID zur sicheren Authentifizierung, die direkte Verknüpfung mit dem Dokumentenmanagement-System und den Formularserver. Alle Bestandteile greifen ineinander. Zusätzlich bietet es die Möglichkeit eines Rückkanals. Das bedeutet: Die Kommunikation findet nun in beiden Richtungen digital statt und die Verwaltungsmitarbeitenden können sich mit ihrer Antwort direkt darüber an den Antragstellenden wenden, d.h. Ergebnisse von Prüfungen und Bescheide elektronisch zukommen lassen. Das Kontextmenü im DMS ist dabei die Verbindung zum Portal; darüber lassen sich Nachrichten und Dokumente direkt aus dem System an die Bürger:innen zurückspielen.

Der Prozess der Bewilligung von Reitkennzeichen zum Beispiel – in Borken mit mehreren 100 Anträgen pro Jahr eine relativ häufig beantragte Dienstleistung – läuft mittlerweile komplett digital ab. Wer mit seinem Pferd im Außenbereich reiten möchte, muss eine Gebühr zahlen und erhält dafür ein Kennzeichen: online beantragt sowie bezahlt über integrierte E-Payment-Komponenten. Das Reitkennzeichen wird mittels QR-Code ebenfalls gänzlich digital versendet.

Der bidirektionale Schriftverkehr über den Rückkanal und die Nutzung der BundID stecken noch in den Anfängen. „Hier wollen wir künftig viel mehr Bewegung hineinbringen“, sagt Simon Beckmann. Gleichzeitig schreitet bei den internen Prozessen der Ausbau des Dokumentenmanagement-Systems voran. Dabei geht es zum Beispiel um Fragen, wie sich das DMS durch KI-Einsatz weiter verfeinern lässt, wie Bescheide per Template Management automatisch erstellt oder Akten in ihrer Struktur neu aufgesetzt und modernisiert werden.