Weniger Papier, schnellere Prozesse: 10.000 Gehalts- und Außendienstabrechnungen werden digital versendet

Die Signal Iduna Gruppe, 1999 aus dem Zusammenschluss der Iduna Nova Gruppe in Hamburg und den Signal Versicherungen in Dortmund entstanden, ist ein Konzern, der ein großes Spektrum an Vorsorge- und Finanzdienstleistungen aus einer Hand anbietet. Das Angebot reicht von der klassischen Versicherung über das Bausparen und die Immobilienfinanzierungen bis hin zu Investmentanlagen.

Die Signal Iduna Gruppe unterhält je eine Hauptverwaltung in Dortmund und Hamburg sowie bundesweit 5 Organisationsdirektionen, 34 Gebietsdirektionen, 21 Geschäftsstellen und 3 Maklerdirektionen. Der Konzern unterhält darüber hinaus Tochtergesellschaften in Ungarn, Rumänien, Polen und der Schweiz und beschäftigt mehr als 11.000 Menschen, davon etwa 8.200 Mitarbeiter:innen und 2.900 selbstständige Außendienstpartner:innnen, die sich um die Anliegen von gut 12 Millionen Kundinnen und Kunden kümmern.

Herausforderung der Signal Iduna: Gehaltsabrechnungen

Die Signal Iduna Gruppe ist mit Direktionen und Geschäftsstellen in ganz Deutschland und Teilen Europas vertreten. Mehr als 11.000 Mitarbeiter:innen und Außendienstpartner:innen sorgen dafür, dass sich die Kundinnen und Kunden in Versicherungs- und Finanzfragen gut beraten und betreut fühlen. Diese Dezentralität brachte eine entscheidende Herausforderung mit sich: Das Unternehmen musste seit jeher einen erhöhten Aufwand betreiben, um den Nutzern ihre Gehaltsabrechnungen und Außendienstabrechnungen zuzustellen.

Das Ziel: Aufwendigen Papierprozess digitalisieren

„Es wurden Tausende von Briefen erzeugt, die gedruckt, kuvertiert und entweder im Haus verteilt, oder per Post an die jeweiligen Heimadressen geschickt werden mussten“, blickt Stephan Weigel, Mitarbeiter im Personalwesen bei der Signal Iduna Gruppe, zurück. „Diese Prozesse wollten wir einfach optimieren und verschlanken.“ In der für den Innendienst zuständigen Personalabteilung reifte derweil die Idee heran, die gesamte Gehaltsabrechnung vom Papier zu befreien und den Workflow von vorne bis hinten mit einer entsprechenden Software zu digitalisieren.

Signal Iduna stellt konkrete Software-Anforderungen

Das alles kam nicht aus heiterem Himmel. Im Gegenteil: Die Verantwortlichen hatten bereits sehr konkrete Vorstellungen davon, was die zu beschaffende Software leisten sollte. „Sehr wichtig war uns, dass wir bei uns im Haus keine eigene Berechtigungsverwaltung aufbauen müssen“, nennt Stephan Weigel einen zentralen Aspekt. „Hinzu kommt, dass auch Betriebsrentner und Mitarbeitende, die nicht im Haus sind, auf die Dokumente zugreifen können sollten.“ So sei man schnell auf die Idee gekommen, dass es ein Produkt sein müsse, auf das die Belegschaft von überall auch mobil zugreifen kann.

Weitere Kriterien: Sicherheit, papierlose Zustellung, einfache Nutzung

Doch damit nicht genug: Kai Fetting, Business Analyst in der Abteilung  „AD Stammdaten, Provision, Abrechnung“ bei Signal Iduna, ergänzt: „Nicht zu vernachlässigen waren die mit einer Neuanschaffung verbundenen Sicherheitsaspekte sowie die Möglichkeit, durch die papierlose Zustellung der Außendienstabrechnungen Geld und Ressourcen einzusparen.“ Er betont: „Die Einfachheit des Verfahrens war darüber hinaus ein entscheidendes Kriterium für die letztendliche Entscheidung pro d.velop.“

Rechtssichere Zustellung der digitalen Gehaltsabrechnung

Martin Miehle, Abteilungsleiter „AD Stammdaten, Provision, Abrechnung“ bei Signal Iduna, vervollständigt das geforderte Software-Profil: „Die rechtssichere Zustellung der digitalen Gehalts- und Außendienstabrechnungen war natürlich auch wichtig, denn dazu sind wir verpflichtet.“ Die Post sei eine solche Option gewesen. Auch die d.velop postbox habe die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Nur: Ein eigenes Download-Portal war damit vom Tisch.

Die d.velop ist von vornherein sehr gut aufgetreten. Sie hat uns sehr sachlich und auf Augenhöhe überzeugt. Und, was ich sehr selten erlebe: Ich hatte nicht das Gefühl, dass man uns einfach nur etwas verkaufen wollte. Wir sind sehr sachlich mit einer Lösung überzeugt worden.“

Stephan Weigel
Mitarbeiter im Personalwesen, Signal Iduna

d.velop wollte „postbox“ bereits bei Signal Iduna vorstellen

Mit diesem Anforderungskatalog begab man sich bei Signal Iduna auf die Suche nach einem passenden Produkt. „Zunächst haben wir uns innerhalb des Konzerns informiert, ob es bereits eine Software gibt, die unsere Anforderungen erfüllt“, erklärt Stephan Weigel. „Dann haben wir uns auf dem Markt noch einmal umgeschaut.“ Auf d.velop sei man schließlich gekommen, weil sich ein d.velop-Vertriebler bereits längere Zeit zuvor an die Signal Iduna gewandt hatte, um „foxdox“ (heute: d.velop postbox) vorzustellen. Und die Software habe alle Anforderungen vollumfänglich erfüllen können.

Frühzeitige Einbeziehung von Betriebsräten in Entscheidungsfindung

Doch nicht nur das Produkt selbst war entscheidend. Wichtig war vor allem, alle wichtigen Parteien am Entscheidungsweg zu beteiligen. „Wir haben im Auswahlprozess schon sehr frühzeitig Themen wie Datenschutz und Informationssicherheit berücksichtigt und die Betriebsräte mit an Bord geholt“, sagt Stephan Weigel. „Das heißt, wenn es Vorstellungsrunden bei uns im Haus gab, saßen diese Gremien immer mit am Tisch, um sich von Beginn an alles anzuhören und mitzuentscheiden.“ Am Ende machte die d.velop postbox das Rennen.

Signal Iduna überzeugt schlüssiges Gesamtkonzept

Was die Signal Iduna an der d.velop postbox letztlich überzeugte, ist „das schlüssige Gesamtkonzept“, wie es Stephan Weigel formuliert: „Ich habe die Zusammenarbeit mit d.velop, und damit meine ich ausdrücklich auch die Vertriebler, immer als sehr positiv wahrgenommen. Sie sind immer auf unsere Fragen, Bedürfnisse und Änderungen eingegangen.“

Mehr als 10.000 Nutzer:innen von d.velop postbox

Die Nutzung der d.velop postbox liegt bei den Innendienst-Mitarbeiter:innen der Signal Iduna bei 100 Prozent. Das sind rund 7500 Personen. „Im Innendienst haben wir d.velop postbox als neuen Standard etabliert“, erklärt Stephan Weigel, „und es war unser Ziel, dort alle Mitarbeitenden von der Lösung zu überzeugen.“ Im Außendienst, wo die d.velop postbox optional angeboten wird, hat sich etwa die Hälfte der Außendienstpartner:innen für die digitale Abrechnung über foxdox entschieden. „Wir haben kürzlich noch eine große Werbeaktion mit Video und Veröffentlichungen in internen Publikationen gestartet“, sagt Martin Miehle, „und dabei beispielsweise mit dem Serverstandort Deutschland geworben, der ja als besonders sicher gilt.“

Verschlüsselter Tunnel für Dokumente von Signal Iduna zur d.velop

Vom Zuschlag bis zur Umsetzung der digitalen Post samt Gehalts- und Außendienstabrechnung dauerte es rund ein halbes Jahr. „Das lag aber auch daran, dass wir einen eigenen verschlüsselten Tunnel für die Dokumentenzustellung von der Signal Iduna zur d.velop aufgebaut haben“, weiß Stephan Weigel. „Da mussten dann noch einige Techniker und Netzwerker ran, um alles hinsichtlich des Datenschutzes und der Informationssicherheit, die bei uns immens wichtig sind, perfekt auf unsere Bedürfnisse abzustimmen.“ Denn die Gesamtheit aus all den genannten Aspekten, gepaart mit zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen beim digitalen Posteingang wie der doppelten Verschlüsselung mit einem zweiten Passwort, seien Beweggründe gewesen, sich für die d.velop-Lösung zu entscheiden.

Größte Veränderung: kein Drucken, Kuvertieren und Verteilen

Den „Rückbau der manuellen Prozesse“ bezeichnet Stephan Weigel als die größte Veränderung bei den internen Workflows durch die d.velop postbox. „Es werden nicht mehr Tausende Blatt Papier gedruckt, kuvertiert und verteilt, das ist die größte Veränderung.“ Und: „Es kommen keine Briefe mehr zurück“, ergänzt Martin Staschick, Abteilungsleiter Gehaltsabrechnung bei der Signal Iduna, „denn Irrläufer gibt es durch den digitalen Weg auch nicht mehr. Das ist zusätzlicher Aufwand gewesen, der nun entfällt.“

• 3000 Nutzende im Außendienst
• 550000 Blatt Papier pro Jahr gespart

Mit d.velop postbox spart Signal Iduna große Mengen Papier

Das Einsparpotenzial ist immens: Entfielen im Innendienst pro Monat ein Kuvert und ein Papierbogen auf eine Person (90.000 Blatt Papier plus dieselbe Anzahl an Kuverts pro Jahr), war die Anzahl der Papierbögen „im Außendienst erheblich höher“, wie Kai Fetting bestätigt. „Wir kamen jährlich auf rund 1.600.000 bis 1.900.000 Blatt Papier.“ Rund 550.000 Blatt spart Signal Iduna für 3000 Digital-Nutzer im Außendienst seitdem jährlich ein.

Große Akzeptanz, geringer Schulungsaufwand

Die Umstellung auf die digitale Gehalts- und Außendienstabrechnung wurde von der gesamten Belegschaft und dem Außendienst sehr positiv aufgenommen. Der Schulungsaufwand war dabei sehr gering. „Wir haben das bei uns intern über das Intranet kommuniziert und die Leute zusätzlich persönlich angeschrieben“, beschreibt Stephan Weigel. „Insgesamt kann man sagen, dass die Bedienung des d.velop-postbox-Portals selbst ziemlich selbsterklärend ist. Jeder, der mal einen Account im Internet angelegt hat, wird damit auch klarkommen.“

Gemeinsame Optimierung von Prozessen kommt gut bei Signal Iduna an

Bei Signal Iduna bekam die Belegschaft im Innendienst ihre Accounts bereits voreingestellt übergeben. „Wir hatten die Konten schon vorinitialisiert, Nutzernamen und Passwörter angelegt und die Konten mit Signal Iduna verknüpft“ sagt Stephan Weigel und erklärt: „Der Dienst für die Zustellung der Dokumente war bei der Übergabe an die Belegschaft also schon abonniert.“ Einige Prozesse habe man in der Folgezeit, wenn Probleme auftraten, gemeinsam mit der d.velop noch optimiert. „Auch das war für mich so ein Punkt, an dem ich merkte, dass wir zusammen auf Augenhöhe arbeiten“, resümiert Weigel zufrieden, „dass sie nämlich daran interessiert sind, die Prozesse auch wirklich besser zu machen.“