Im aktuellen Koalitionsvertrag heißt es, „Wir wollen das Potenzial der Digitalisierung in Staat und Gesellschaft besser nutzen“. Das gilt selbstverständlich auch für einen modernen Arbeitsplatz. Der digitale Fortschritt wird vor allem in einer Zeit abnehmender Präsenzkultur immer deutlicher: Wir kollaborieren über digitale Tools wie Microsoft Teams, wir verschicken Dokumente online wie die Lohnabrechnung und unterschreiben Arbeitsverträge aus dem Homeoffice heraus. Warum das nicht nur kostengünstig ist, sondern vor allem Mitarbeitende glücklicher macht, zeigen wir in diesem Blogartikel am Beispiel der Online Lohnabrechnung.
Warum die online Lohnabrechnung der erste Schritt in eine nachhaltige Zukunft ist
Vorausschauende Unternehmen suchen schon länger nach Lösungen für eine effizientere und produktivere Zusammenarbeit, die den Erwartungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser gerecht werden, und haben Tools entwickelt, mit denen das in großem Maßstab möglich ist. Businesslösungen der Zukunft gibt es also schon seit einiger Zeit, viele erkennen jedoch erst jetzt ihre Bedeutung. Um sich in unserer neuen Arbeitswelt erfolgreich zu behaupten, sind für Unternehmen drei Bereiche besonders wichtig:
- Flexible Lösungen für das Arbeiten von überall aus etablieren
- Mit praktischen Tools die Produktivität der Mitarbeiter:innen steigern
- Informationsaustausch und persönlichen Kontakt ermöglichen
Mit diesen drei Strategien können Unternehmen ihre Produktivität steigern, Innovationen fördern und den Anforderungen ihrer Kunden:innen und Mitarbeiter:innen besser gerecht werden – heute und in Zukunft.
Papierverzicht mit der online Lohnabrechnung: Auf digitalen Informationsaustausch setzen
Was heute auch als „Green HR“ bezeichnet wird, ist im Grunde eine Reihe von Umstellungen, die längst fällig sind. Dazu zählt der Verzicht auf Papier. Ein Dokumentenmanagement-System statt Papierakten, digitale Gehaltsabrechnung über die eigene digitale postbox statt postalischer Zustellung, digitales Vertragsmanagement mit digitaler Unterschrift statt teurer, zeitintensiver und ressourcenverbrauchender Ausdrucke und dem Versand von Vertragswerken. Und, besonders wichtig für die HR: Ein vollständig digitales Recruiting ohne Bewerbungsmappen-Versand und Fahrtwege dank digitaler Vorstellungsgespräche. Die digitale Zustellung von HR-Dokumenten hat jedoch mehr Vorteile als nur die Umstellung auf papierlose Prozesse. Folgende Abbildung zeigt die Vor- und Nachteile der digitalen und analogen Zustellung.
6 Entscheidungshilfen für die online Lohnabrechnung
Für die Umstellung auf die digitale Zustellung gibt es gleich mehrere gute Gründe. Es sind nicht nur die internen Nutzer:innen, die von modernen Technologien profitieren. Mitarbeiter:innen, die mehr Zeit fürs Wesentliche haben, können sich effizienter um die Kunden:innen kümmern. Und das ist enorm wichtig in einer Zeit, in der die Kundschaft immer anspruchsvoller wird. Für die digitale Zustellung sprechen folgende 6 Argumente:
- Entlastung der lohnverrechnenden Stelle
- Kostenreduktion und -sicherheit
- Beschleunigung und Vereinfachung des Prozesses
- Nachhaltigkeitsstrategie stärken
- Bidirektionaler Austausch möglich
- Fortschritte in Sachen digitaler HR-Abteilung
Best Practice
Digitale Gehaltsabrechnungen aus dem Lohnabrechnungssystem an Mitarbeitende versenden – so geht’s!
Löst die online Lohnabrechnung die Lohnabrechnung in Papierform ab?
Um die Antwort vorweg kurz und knapp zu beantworten: Ja. Viele fragen sich, ob es ein Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform gibt – was genau dahinter steckt, welche Vorschriften gelten und was bei einer legalen online Lohnabrechnung zu beachten ist, erfährst du im genannten Blogartikel. Eine ebenfalls große Rolle spielt dabei die Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen für Unternehmen.
Wie erstelle ich meine Lohnabrechnung online?
Um den Prozess hinter der online Lohnabrechnung besser zu verstehen, zeigen wir, wie die d.velop postbox Dokumente verarbeitet und anschließend zustellt. Damit ein Dokument erzeugt werden kann, muss lediglich im gewohnten HR-System eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung erstellt werden. Anschließend wird dieses Dokument automatisiert an die d.velop postbox übertragen. Im zweiten Schritt erkennt die Software anhand von eindeutigen Merkmalen, wie beispielsweise der Personalnummer, an wen die Abrechnung digital zugestellt werden muss. Im letzten dieser drei Schritte kann der digitale Gehaltsnachweis unmittelbar in der App angezeigt, weitergeleitet oder archiviert werden. Zudem ist es ebenfalls möglich einen hybriden Zustellprozess aufzubauen und damit Mitarbeitenden, die lieber postalisch HR-Dokumente empfangen wollen, von einer solchen Lösung zu begeistern.
Fazit: Die digitale HR-Transformation ist realer denn je
Wenn man die Effizienz der Geschäftsabläufe verbessern, Kosten senken und Mitarbeiter:innen zufriedenstellen möchte, ist eine Online-Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware das Mittel der Wahl. Die Nutzung digitaler Hilfsmittel und Prozesse kann dem Personalmanagement darüber hinaus Freiräume für die Beziehungsarbeit und für kreative Aufgaben verschaffen. Mithilfe intelligenter Automatisierung können HR-Abteilungen in Zukunft Prozesse verschlanken und sich gleichzeitig nachhaltiger und umweltfreundlicher aufstellen. Papierbasierte Prozesse werden in Zukunft nahezu komplett durch digitale Alternativen in Form von Softwareunternehmen abgelöst. Wie das im Detail funktioniert und warum digitale HR-Prozesse nur der Anfang eines Paradigmenwechsels sind, erfährst du in unserem Whitepaper zum Thema „Digitalisierung der HR-Abteilung“.
Weniger Aufwand und mehr Nachhaltigkeit durch digitale HR-Prozesse
Häufige Fragen zur Online Lohnabrechnung
Bei der Online Lohnabrechnung handelt es sich um eine digitale Form von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Dabei werden die relevanten Daten wie Lohn, Steuern, Sozialversicherungsbeiträge usw. online erfasst und automatisch berechnet.
Zu den Vorteilen einer Online Lohnabrechnung zählen u.a. die schnellere Zustellung, vereinfachte Nachprüfbarkeit bei Problemen durch Protokollierung, Minimierung des manuellen Aufwands, erhöhte Sicherheit bei der Übermittlung sowie geringere Kosten.
Eine Online Lohnabrechnung ist prinzipiell sicherer als die analoge Lohnabrechnung, solange sie von einem seriösen Anbieter durchgeführt wird. Die meisten Anbieter verwenden Verschlüsselungstechnologien, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, und führen regelmäßige Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen werden wie gewohnt im HR-System erstellt. Die d.velop postbox verarbeitet die Dokumente und stellt die Lohnabrechnung zu. Gehaltsabrechnungen werden automatisch übertragen und die Software erkennt anhand von Merkmalen, wem die Abrechnung digital zugestellt werden soll. Der digitale Gehaltsnachweis kann sofort in der App angezeigt, weitergeleitet oder archiviert werden.
Grundsätzlich: Ja. Ein Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform gibt es nicht und die Vorteile der Online Lohnabrechnung für Unternehmen liegen auf der Hand und auch die Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen spielen eine Rolle dabei.