Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen: Das gilt es zu wissen.

Der monatliche, häufig nur flüchtige Blick über die Gehaltsabrechnung gehört für viele von uns zur Routine. Was sich allerdings tatsächlich hinter einer Lohn- und Gehaltsabrechnung verbirgt, worauf es bei der Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen für Arbeitnehmer:innen sowie Arbeitgeber:innen ankommt und welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind, klären wir in diesem Blogbeitrag.

Welche Angaben müssen auf einer Gehaltsabrechnung stehen?

Gemäß §108 Gewerbeordnung ist der Arbeitgeber bei einer Zahlung eines Arbeitsentgelts zur schriftlichen Abrechnung verpflichtet. Neben den allgemeinen Angaben, wie z.B. Name und Anschrift des Arbeitgebers sind u.a. die folgenden Entgeltbestandteile aufzuführen:

  • Bruttolohn
  • Geldwerte Vorteile / Sachbezüge
  • Beiträge zur betrieblichen Altersversorge
  • Steuerfreibeträge

Wer sollte Gehaltsabrechnungen aufbewahren?

Also gibt die individuelle Gehaltsabrechnung mir als Arbeitnehmer:in lediglich eine Auskunft über mein monatliches Einkommen und das war´s? Nein, denn neben der Selbstauskunft wird die Gehaltsabrechnung nicht selten als Einkommensnachweis in unterschiedlichsten Lebenslagen verwendet. Egal ob bei der Wohnungssuche oder bei einem Kreditantrag: die monatliche Gehaltsabrechnung dient in vielen alltäglichen Situationen als Entscheidungs- und/oder Berechnungsgrundlage. Lohnunterlagen sollten darüber hinaus immer bis zum Renteneintritt aufbewahrt werden, um einen Nachweis für spätere Rentenansprüche sicherstellen zu können. Die Gehaltsabrechnung ist also gar nicht so unwichtig für die rund 44,47 Millionen Arbeitnehmer:innen in Deutschland.

Wie lange müssen Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden?

Reißwolf: Ja oder nein? Anders als die eigenverantwortliche Verpflichtung zur gültigen Aufbewahrung der Gehaltsabrechnung für Privatpersonen, muss sich der Arbeitgeber gesetzlich gültigen Aufbewahrungsfristen der Gehaltsabrechnungen unterziehen.

Gemäß §41 Einkommenssteuergesetz (EStG) unterscheidet man bei der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnung zwischen Aufbewahrungsfristen bei Lohnkosten, sowie Aufbewahrungsfristen der Lohnunterlagen, sofern diese der betrieblichen Gewinnermittlung zuzuordnen sind. Lohnsteuerbetreffende Dokumente, wie z.B. Gehaltsabrechnungen sind mit einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren vorzuhalten. Hierunter fallen Verdienstabrechnungen sowie abgerufene elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Die für die betriebliche Gewinnermittlung relevanten Lohnunterlagen sind hingegen mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem 01.01. des Kalenderjahres, welches auf die zuletzt eingetragenen Lohnzahlungen folgt, d.h. die Aufbewahrungsfrist beginnt übergreifend zum 01.01. des Folgejahres und endet 6 bzw. 10 Jahre später am 31.12.

Warum müssen Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden?

Also Finger weg vom Reißwolf, denn wer wichtige Unterlagen zu früh entsorgt, kann bei zukünftigen Stichprobenkontrollen auf unnötige Herausforderungen stoßen. Um zu jeder Zeit der Nachweispflicht der Brutto- und Nettolöhne der Angestellten gerecht zu werden sowie Abzüge für Versicherungen und Steuern nachweisen zu können, sollte unbedingt darauf geachtet werden, Kopien innerhalb der Aufbewahrungsfristen im Archiv aufzubewahren. Am besten digital. Denn mit einem digitalen Aktenarchiv, welches die Richtlinien der GoBD erfüllt, können Aufbewahrungsfristen ganz einfach und unkompliziert eingehalten werden. Anders als im Aktenschrank oder bei der papierbasierten Dokumentenablage, gehen keine Unterlagen mehr verloren. Im Worst-Case – z.B. dem Verdachtsfall einer Steuerhinterziehung – können fehlende Dokumente und die damit einhergehende fehlende Auskunftsfähigkeit, mit Nachzahlungen an das Finanzamt geahndet werden oder sogar Geld- oder Haftstrafen mit sich ziehen.

Nun gut, um die Frage eingangs zu beantworten: Reißwolf? Nein! Also ab in die digitale Personalakte damit.

Die digitale Gehaltsabrechnung bietet nicht nur in puncto Aufbewahrung ausreichend Rechtssicherheit, sondern bringt nebenbei weitere Vorteile mit sich.

Derby: Analoge vs. Digitale Gehaltsabrechnung

Worin unterscheiden sich die beiden Abrechnungsformen und welche Herausforderungen könnten sich in den Weg stellen? Das haben wir bereits im Artikel klassische vs. digitale Gehaltsabrechnung ausführlich analysiert:
Während die analoge Gehaltsabrechnung die Prozesskosten aufgrund von enormen Durchlauf- und Bearbeitungszeiten beeinflusst und obendrein die personellen Ressourcen bis auf ein Maximum in Anspruch nimmt, ist es die Hauptaufgabe der digitalen Gehaltsabrechnung diese zu minimieren. In der klassischen Kosten-Nutzen-Betrachtung wird schnell klar, dass die analoge Gehaltsabrechnung haushoch der digitalen Gehaltsabrechnung unterlegen ist.

1:0 für die die digitale Gehaltsabrechnung

Durchgängig digitale Prozesse ohne Medienbrüche bringen die digitale Gehaltsabrechnung mit einem unhaltbaren 1:0 in Führung.

Die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen ist sowohl für Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer:innen eine komfortable Lösung. Geringere Ressourcenbindung und die zeitnahe sowie fristgerechte Zustellung der digitalen Gehaltsabrechnung sprechen für sich.

Aber darf man ganz einfach auf eine papierlose Gehaltsabrechnung umstellen? In aller Kürze: Ja, denn der/die Arbeitnehmer:in hat, wie oben bereits beleuchtet, zwar ein Recht auf den Erhalt einer Gehaltsabrechnung, der Zweck jener Gehaltsabrechnung setzt jedoch keine Zustellung in Papierform – als das Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform – voraus. Der Arbeitgeber kommt seiner Dokumentations- sowie Auskunftspflicht nach, egal ob auf Papier oder bei der digitalen Zustellung von Gehaltsabrechnung.

Fast schon ein Eigentor – 2:0 für die Digitalisierung!

Neuer Call-to-Action

Dass es neben der Einsparung von Ressourcen sowohl für Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer:innen weitere unschlagbare K.O.-Kriterien gibt, die für eine digitale Gehaltsabrechnung sprechen, ist ja wohl allen klar. Falls nicht, hier der Hattrick zum 5:0 der digitalen Gehaltsabrechnung:

  1. Schluss mit Papierchaos. Egal ob als Arbeitgeber oder als Arbeitnehmer:in, mit der digitalen Gehaltsabrechnung ist die ungeliebte Zettelwirtschaft Vergangenheit. Lästiges Eintüten und Frankieren von Gehaltsabrechnungen ist selbstverständlich auch nicht länger nötig, sodass die Personalabteilung sich auf die wirklich wichtigen Dinge fokussieren kann: die Arbeitnehmer:innen.
  2. Nie wieder suchen. Die digitale Zustellung der Gehaltsabrechnung verknüpft mit einer digitalen Personalakte ist der Traum aller Personaler. Ohne Medienbrüche von der Erstellung der Gehaltsabrechnung, über die digitale Zustellung in den elektronischen persönlichen Postkorb der Arbeitnehmer:innen bis in die Personalakte. Kurzfristige Auskünfte und/oder Rückfragen zu vergangenen Gehaltsabrechnungen sind via Mausklick möglich.
  3. Garantierte Auskunftsfähigkeit. Mit einem zentralen und digitalen Personalarchiv bleibt ein Unternehmen auch bei unerwarteten Audits zu jeder Zeit auskunftsfähig. Mit redundanten Speichersystemen in der Cloud werden Auskünfte quasi zum Elfmeter ohne Torwart. Als Arbeitnehmer:in sind die Dokumente mit Hilfe einer digitalen App immer und überall verfügbar, sodass jede kleine Alltagshürde mit einem Swipe gemeistert werden kann.

90. Minute – 5:0 Endstand. Mit dem Schlusspfiff schlägt die digitale Gehaltsabrechnung die analoge Gehaltsabrechnung. In Puncto Rechtssicherheit und Aufbewahrung hat die digitale Gehaltsabrechnung die Nase vorn und präsentiert sich auch auf anderen Positionen taktisch frischer und innovativer. Also worauf warten Sie?!