Der monatliche, häufig nur flüchtige Blick über die Gehaltsabrechnung gehört für viele von uns zur Routine. Was sich allerdings tatsächlich hinter einer Lohn- und Gehaltsabrechnung verbirgt, worauf es bei der Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen für Arbeitnehmer:innen sowie Arbeitgeber:innen ankommt und welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind, klären wir in diesem Blogbeitrag.
Welche Angaben müssen auf einer Gehaltsabrechnung stehen?
Gemäß §108 Gewerbeordnung (GewO) ist der Arbeitgeber bei einer Zahlung eines Arbeitsentgelts zur schriftlichen Abrechnung verpflichtet. Neben den allgemeinen Angaben wie z.B. Name und Anschrift des Arbeitgebers sind eine Vielzahl an Entgeltbestandteilen aufzuführen.
Worüber informiert die Gehaltsabrechnung?
Welche Angaben eine Gehaltsabrechnung zu beinhalten hat, ist der GewO zu entnehmen. Zu den wichtigsten Entgeltbestandteilen zählen:
- Bruttolohn
- Geldwerte Vorteile / Sachbezüge
- Beiträge zur betrieblichen Altersversorge
- Steuerfreibeträge
Wer sollte Gehaltsabrechnungen aufbewahren?
Also gibt die individuelle Gehaltsabrechnung mir als Arbeitnehmer:in lediglich eine Auskunft über mein monatliches Einkommen und das war’s? Nein, denn neben der Selbstauskunft gibt es weitere wichtige Gründe für eine sorgfältige Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen:
Warum sollte man Lohnabrechnungen aufbewahren?
Zusätzlich zur Selbstauskunft wird die Gehaltsabrechnung auch als Einkommensnachweis in unterschiedlichsten Lebenslagen verwendet. Egal, ob bei der Wohnungssuche oder bei einem Kreditantrag: Die monatliche Gehaltsabrechnung dient in vielen alltäglichen Situationen als Entscheidungs- und/oder Berechnungsgrundlage.
Muss man Entgeltabrechnungen für die Rente aufbewahren?
Lohnunterlagen sollten immer bis zum Renteneintritt aufbewahrt werden, um einen Nachweis für spätere Rentenansprüche sicherstellen zu können. So können potenzielle Unstimmigkeiten bei der Rentenberechnung hinsichtlich Dauer und Art der Beschäftigungen vermieden werden.
Die Gehaltsabrechnung ist also gar nicht so unwichtig für die rund 44,47 Millionen Arbeitnehmer:innen in Deutschland.
Braucht man für die Rente alle Lohnabrechnungen?
Arbeitnehmer:innen, die in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert sind, sollten möglichst alle relevanten Unterlagen zur Rentenberechnung bis zum endgültig bestätigten Rentenanspruch aufbewahren. Hierzu zählen neben Gehaltsabrechnungen auch Unterlagen wie Sozialversicherungsnachweise und Arbeitsverträge.
Wie lange müssen Unternehmen Gehaltsabrechnungen aufbewahren?
Anders als die eigenverantwortliche Verpflichtung zur gültigen Aufbewahrung der Gehaltsabrechnung für Privatpersonen muss sich der Arbeitgeber gesetzlich gültigen Aufbewahrungsfristen der Gehaltsabrechnungen unterziehen.
Gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unternehmen
Gemäß §41 Einkommenssteuergesetz (EStG) unterscheidet man bei der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen zwischen Aufbewahrungsfristen bei Lohnkosten, sowie Aufbewahrungsfristen der Lohnunterlagen, sofern diese der betrieblichen Gewinnermittlung zuzuordnen sind. Lohnsteuerbetreffende Dokumente, wie z.B. Gehaltsabrechnungen sind mit einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren vorzuhalten. Hierunter fallen Verdienstabrechnungen sowie abgerufene elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Die für die betriebliche Gewinnermittlung relevanten Lohnunterlagen sind hingegen mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren aufzubewahren.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem 01.01. des Kalenderjahres, welches auf die zuletzt eingetragenen Lohnzahlungen folgt, d.h. die Aufbewahrungsfrist beginnt übergreifend zum 01.01. des Folgejahres und endet 6 bzw. 10 Jahre später am 31.12.
Was passiert bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfrist?
Im Worst Case – z.B. dem Verdachtsfall einer Steuerhinterziehung – können fehlende Dokumente und die damit einhergehende, fehlende Auskunftsfähigkeit mit Nachzahlungen an das Finanzamt geahndet werden, und sogar Geld- oder Haftstrafen nach sich ziehen.
Wie müssen Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden?
Um zu jeder Zeit der Nachweispflicht der Brutto- und Nettolöhne der Angestellten gerecht zu werden sowie Abzüge für Versicherungen und Steuern nachweisen zu können, sollte unbedingt darauf geachtet werden, Kopien innerhalb der Aufbewahrungsfristen im Archiv aufzubewahren. Am besten digital. Denn mit einem digitalen Aktenarchiv, welches die Richtlinien der GoBD erfüllt, können Aufbewahrungsfristen ganz einfach und unkompliziert eingehalten werden. Anders als im Aktenschrank oder bei der papierbasierten Dokumentenablage, gehen keine Unterlagen mehr verloren.
Digitale Lohnunterlagen: Aufbewahrungsfrist einhalten dank digitaler Personalakte
Die digitale Gehaltsabrechnung bietet nicht nur in puncto Aufbewahrung ausreichend Rechtssicherheit, sondern bringt nebenbei weitere Vorteile mit sich.
Datenschutz-Update für Personaler:innen
HR-Dokumente rechtssicher, digital und kostengünstig aufbewahren und zustellen
Derby: Analoge vs. Digitale Gehaltsabrechnung
Worin unterscheiden sich die beiden Abrechnungsformen und welche Herausforderungen könnten sich in den Weg stellen? Das haben wir bereits im Artikel klassische vs. digitale Gehaltsabrechnung ausführlich analysiert. Um den (Klassen-) Unterschied zu verdeutlichen, lassen wir die analoge und digitale Gehaltsabrechnung in einem Derby aufeinandertreffen:
Medienbruchfrei und fristgerecht – 1:0 für die elektronische Gehaltsabrechnung
Durchgängig digitale Prozesse ohne Medienbrüche bringen die elektronische Gehaltsabrechnung mit einem unhaltbaren 1:0 in Führung.
Die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen ist sowohl für Arbeitgeber:innen als auch für Arbeitnehmer:innen eine komfortable Lösung. Geringere Ressourcenbindung und die zeitnahe sowie fristgerechte Zustellung der digitalen Gehaltsabrechnung sprechen für sich.
Darf man einfach auf eine digitale Lohnabrechnung umstellen?
In aller Kürze: Ja, denn der/die Arbeitnehmer:in hat, wie oben bereits beleuchtet, zwar ein Recht auf den Erhalt einer Gehaltsabrechnung, der Zweck jener Gehaltsabrechnung setzt jedoch keine Zustellung in Papierform – als das Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform – voraus. Der Arbeitgeber kommt seiner Dokumentations- und Auskunftspflicht nach, egal, ob auf Papier oder bei der digitalen Zustellung von Gehaltsabrechnungen.
Digitale Gehaltsabrechnung
Mitarbeiter:innen effizient und sicher erreichen.
Fast schon ein Eigentor – 2:0 für die Digitalisierung!
Dass es neben der Einsparung von Ressourcen sowohl für Arbeitgeber:innen als auch für Arbeitnehmer:innen weitere unschlagbare K.O.-Kriterien gibt, die für eine digitale Gehaltsabrechnung sprechen, ist ja wohl allen klar. Falls nicht, hier der Hattrick zum 5:0 für die digitale Gehaltsabrechnung:
Schluss mit Papierchaos
Egal, ob als Arbeitgeber:in oder als Arbeitnehmer:in, mit der digitalen Gehaltsabrechnung ist die ungeliebte Zettelwirtschaft Vergangenheit. Lästiges Eintüten und Frankieren von Gehaltsabrechnungen ist selbstverständlich auch nicht länger nötig, sodass die Personalabteilung sich auf die wirklich wichtigen Dinge fokussieren kann: die Arbeitnehmer:innen.
Nie wieder suchen
Die digitale Zustellung der Gehaltsabrechnung, verknüpft mit einer digitalen Personalakte, ist der Traum aller Personaler. Von der Erstellung der Gehaltsabrechnung über die digitale Zustellung in den elektronischen, persönlichen Postkorb der Arbeitnehmer:innen bis hin zur Überführung in die Personalakte – und das vollkommen ohne Medienbrüche. Kurzfristige Auskünfte und/oder Rückfragen zu vergangenen Gehaltsabrechnungen sind via Mausklick möglich.
Garantierte Auskunftsfähigkeit
Mit einem zentralen und digitalen Personalarchiv bleibt ein Unternehmen auch bei unerwarteten Audits zu jeder Zeit auskunftsfähig. Mit redundanten Speichersystemen in der Cloud wie dem d.velop cloud storage werden Auskünfte quasi zum Elfmeter ohne Torwart. Als Arbeitnehmer:in sind die Dokumente mithilfe einer digitalen App wie z.B. einer Mitarbeiter-App immer und überall verfügbar, sodass jede kleine Alltagshürde mit einem Swipe gemeistert werden kann.
Minute – 5:0 Endstand. Klarer Derby-Sieg für die digitale Gehaltsabrechnung
Mit dem Schlusspfiff schlägt die digitale Gehaltsabrechnung die analoge Gehaltsabrechnung. In puncto Rechtssicherheit und Aufbewahrung hat die Online-Lohnabrechnung die Nase vorn und präsentiert sich auch auf anderen Positionen taktisch frischer und innovativer. Also, worauf wartest du?
Fazit: Mit digitalen Gehaltsabrechnungen werden gesetzliche Aufbewahrungsfristen zum Kinderspiel
Während die analoge Gehaltsabrechnung die Prozesskosten aufgrund von enormen Durchlauf- und Bearbeitungszeiten beeinflusst, und obendrein die personellen Ressourcen bis auf ein Maximum in Anspruch nimmt, ist es die Hauptaufgabe der digitalen Gehaltsabrechnung, diese zu minimieren. In der klassischen Kosten-Nutzen-Betrachtung wird schnell klar, dass die analoge Gehaltsabrechnung der digitalen Gehaltsabrechnung haushoch unterlegen ist. Auch in Sachen Aufbewahrungsfristen und Rechtssicherheit stellt die Einführung von digitalen Gehaltsabrechnungen eine enorme Unterstützung für jedes Unternehmen dar.
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