Dokumente aufbewahren – Das müssen Unternehmen beachten

Veröffentlicht 05.09.2022
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Dominik Schiller

Dominik Schiller Inbound Marketing Manager d.velop

Beitragsbild Dokumente aufbewahren

Jeden Tag fallen in Unternehmen unzählige Dokumente an. Dabei gibt es viele verschiedene Dokumentenarten, gesetzliche Dokumentationspflichten, aber auch Datenschutzanforderungen. Welche Dokumente müssen Unternehmen aufbewahren, welche Fristen gelten und wie sollten Dokumente aufbewahrt werden? In diesem Blog-Artikel schauen wir auf verschiedene Dokumentenarten und die speziellen Anforderungen.

Was ist ein Dokument?

Als Dokument werden alle Schriftstücke auf Papier sowie digitale Dateien mit lesbaren oder darstellbaren Inhalten bezeichnet. Dazu zählen auch Audiodateien oder andere multimediale Inhalte.

Dokumentenarten im Unternehmen

Wie eingangs bereits erwähnt, gibt es verschiedene Dokumentenarten im Unternehmen. Unabhängig davon, ob diese physisch oder digital vorhanden sind, musst du verschiedene Dokumente im Unternehmen aufbewahren und dich an gesetzliche Vorgaben halten.

Belege

Belege sind schriftliche Nachweise für Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen. Dabei ist die Bezeichnung Beleg ein Oberbegriff für verschiedene Dokumentenarten, wie Rechnungen, Verträge, Barquittungen, Lieferscheine, Zahlungsbelege, AU-Belege und weitere.

Rechnungen

Eine Rechnung ist ein Dokument, das auf Basis eines Kaufvertrages das fällige Entgelt für eine Leistung ausweist. Darin werden Lieferungen oder sonstige Leistungen an einen Kunden abgerechnet. Dabei gibt es Pflichtangaben, die eine Rechnung enthalten muss.

Lieferscheine

Als Lieferscheine werden Dokumente bezeichnet, die Lieferungen von Waren begleiten sowie die Beschreibung, Einheiten und Mengen der in der Lieferung enthaltenen Waren ausweisen. Ein solches Dokument beschreibt, was ein Paket enthält, also die genauen Angaben über Art und Menge der gelieferten Waren. Teilweise wird vom Empfänger eine Kopie des Lieferscheins unterschrieben und als Nachweis der Lieferung an den Versender oder Verkäufer zurückgesandt. Obwohl Lieferscheine optional sind, gibt es Aspekte, die beachtet werden müssen.

Personalunterlagen

Unabhängig davon, ob Personalunterlagen digital oder in Papierform geführt werden, gibt es arbeitsrechtliche Vorgaben, wie und für welchen Zeitraum du solche Dokumente aufbewahren musst.

Gehaltsabrechnungen

Die Gehaltsabrechnung ist wohl jedem ein Begriff. Arbeitnehmer beachten sie oft gar nicht oder werfen nur einen kurzen Blick darauf. Dennoch gibt es Angaben, die auf einer Gehaltsabrechnung vorhanden sein müssen, es gibt Vorgaben zur Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen sowie gesetzliche Fristen.

E-Mails

Handelt es sich bei E-Mails um Dokumente, die aufbewahrt werden müssen? Es kommt darauf an. Es gibt gesetzliche Vorgaben, die Unternehmen zur Archivierung des geschäftlichen Schriftverkehrs verpflichten können. Diese ergeben sich aus verschiedenen Vorschriften und Gesetzen, vor allem dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) sowie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Eins steht fest: Du musst verschiedene Dokumente im Unternehmen aufbewahren. Aber welche Fristen gelten für die Aufbewahrung der verschiedenen Dokumente und was bedeutet das? Grundsätzlich versteht man unter der Aufbewahrungsfrist den Zeitraum, in dem aufbewahrungpflichtige Schriftstücke archiviert werden müssen.

Dokumente revisionssicher aufbewahren

Nachdem wir nun geklärt haben, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen und welche Pflichten und Fristen gelten, stellt sich noch die Frage, wie die Dokumente aufbewahrt werden sollten. Der Aktenschrank im Keller ist dabei keine gute Idee. Mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems ist die platzsparende und vor allen Dingen revisionssichere Archivierung von Dokumenten möglich.

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