Jeden Tag fallen in Unternehmen unzählige Dokumente an. Dabei gibt es viele verschiedene Dokumentenarten, gesetzliche Dokumentationspflichten, aber auch Datenschutzanforderungen. Welche Dokumente müssen Unternehmen aufbewahren, welche Fristen gelten und wie sollten Dokumente aufbewahrt werden? In diesem Blog-Artikel schauen wir auf verschiedene Dokumentenarten und die speziellen Anforderungen.
Was ist ein Dokument?
Als Dokument werden alle Schriftstücke auf Papier sowie digitale Dateien mit lesbaren oder darstellbaren Inhalten bezeichnet. Dazu zählen auch Audiodateien oder andere multimediale Inhalte.
Dokumentenarten im Unternehmen
Wie eingangs bereits erwähnt, gibt es verschiedene Dokumentenarten im Unternehmen. Unabhängig davon, ob diese physisch oder digital vorhanden sind, musst du verschiedene Dokumente im Unternehmen aufbewahren und dich an gesetzliche Vorgaben halten.
Belege
Belege sind schriftliche Nachweise für Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen. Dabei ist die Bezeichnung Beleg ein Oberbegriff für verschiedene Dokumentenarten, wie Rechnungen, Verträge, Barquittungen, Lieferscheine, Zahlungsbelege, AU-Belege und weitere.
- Wie du Belege digital archivierst, erfährst du in unserem Blog-Artikel.
Rechnungen
Eine Rechnung ist ein Dokument, das auf Basis eines Kaufvertrages das fällige Entgelt für eine Leistung ausweist. Darin werden Lieferungen oder sonstige Leistungen an einen Kunden abgerechnet. Dabei gibt es Pflichtangaben, die eine Rechnung enthalten muss.
- Erfahre, was bei der GoBD-konformen Aufbewahrung von Rechnungen zu beachten ist und welche Verjährungsfristen für Rechnungen gelten.
Lieferscheine
Als Lieferscheine werden Dokumente bezeichnet, die Lieferungen von Waren begleiten sowie die Beschreibung, Einheiten und Mengen der in der Lieferung enthaltenen Waren ausweisen. Ein solches Dokument beschreibt, was ein Paket enthält, also die genauen Angaben über Art und Menge der gelieferten Waren. Teilweise wird vom Empfänger eine Kopie des Lieferscheins unterschrieben und als Nachweis der Lieferung an den Versender oder Verkäufer zurückgesandt. Obwohl Lieferscheine optional sind, gibt es Aspekte, die beachtet werden müssen.
- Erfahre, welche Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine gelten.
Personalunterlagen
Unabhängig davon, ob Personalunterlagen digital oder in Papierform geführt werden, gibt es arbeitsrechtliche Vorgaben, wie und für welchen Zeitraum du solche Dokumente aufbewahren musst.
- Welche Fristen es gibt, was in Bezug auf Datenschutz beachtet werden muss und weiteres Wissenswerte zu Aufbewahrungspflichten von Personalunterlagen haben wir für dich zusammengefasst.
Gehaltsabrechnungen
Die Gehaltsabrechnung ist wohl jedem ein Begriff. Arbeitnehmer beachten sie oft gar nicht oder werfen nur einen kurzen Blick darauf. Dennoch gibt es Angaben, die auf einer Gehaltsabrechnung vorhanden sein müssen, es gibt Vorgaben zur Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen sowie gesetzliche Fristen.
- Erfahre, was es zur Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen zu wissen gilt.
E-Mails
Handelt es sich bei E-Mails um Dokumente, die aufbewahrt werden müssen? Es kommt darauf an. Es gibt gesetzliche Vorgaben, die Unternehmen zur Archivierung des geschäftlichen Schriftverkehrs verpflichten können. Diese ergeben sich aus verschiedenen Vorschriften und Gesetzen, vor allem dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) sowie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
- Antworten auf die Frage, ob es ein E-Mail-Archivierungsgesetz gibt, haben wir für dich zusammengefasst.
Aufbewahrungsfristen für Dokumente
Eins steht fest: Du musst verschiedene Dokumente im Unternehmen aufbewahren. Aber welche Fristen gelten für die Aufbewahrung der verschiedenen Dokumente und was bedeutet das? Grundsätzlich versteht man unter der Aufbewahrungsfrist den Zeitraum, in dem aufbewahrungpflichtige Schriftstücke archiviert werden müssen.
- Die 7 wichtigsten Fragen zu Aufbewahrungsfristen für Dokumente im Unternehmen inkl. einer Checkliste haben wir in einem Blog-Artikel für dich zusammengefasst.
Dokumente aufbewahren, aber bitte revisionssicher
Nachdem wir nun geklärt haben, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen und welche Pflichten und Fristen gelten, stellt sich noch die Frage, wie die Dokumente aufbewahrt werden sollten. Der Aktenschrank im Keller ist dabei keine gute Idee. Mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems ist die platzsparende und vor allen Dingen revisionssichere Archivierung von Dokumenten möglich.
- Wir erklären dir, was Revisionssicherheit bedeutet und wie du revisionssicher archivieren kannst.
Durchblick im Compliance-Dschungel | Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001, Revisionssicherheit & Co. zu mehr Sicherheit im Unternehmen
Fragen zum Thema Dokumente aufbewahren
Das Aufbewahren von Dokumenten ist wichtig, um im Falle eines Bedarfs auf wichtige Informationen zurückgreifen zu können. Zudem gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente im Unternehmen. Als Dokument werden alle Schriftstücke auf Papier sowie digitale Dateien mit lesbaren oder darstellbaren Inhalten bezeichnet.
Die aufbewahrungspflichtigen Steuerunterlagen jedes Steuerpflichtigen sind in § 147 AO aufgelistet. Dazu zählen u.a. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnung, Lageberichte, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente im Unternehmen variieren je nach Art des Dokuments. Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung (AO), im Handelsgesetzbuch (HGB) und im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt.
Für Unternehmen ist es gesetzlich geregelt, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Diese sind in § 147 AO aufgelistet. Zu den Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen, zählen neben Büchern und Aufzeichnungen auch Jahresabschlüssen, Bilanzen, die Gewinn- und Verlustrechnung, Inventare, Buchungsbelge und weitere Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.