Ein Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform – gibt es das?

Aufklärung: Gibt es ein Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform?

Die papierbasierte Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist ein kostspieliger Prozess. Der Druck, die Konfektionierung und der Versand sind nicht nur aufwändiger, sondern auch deutlich teurer als die elektronische Zustellung der Verdienstbescheinigung. Viele Unternehmen denken daher aktuell über eine digitale Gehaltsbescheinigung nach. In diesem Kontext taucht früher oder später immer wieder eine Frage auf:

Besteht ein Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform?

Es gibt generell keine rechtliche Vorschrift, die ein Unternehmen dazu zwingt, eine Entgeltabrechnung in Papierform auszustellen. Ein Recht auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform existiert also per se nicht. Hingegen ist in der Gewerbeordnung (GewO) rechtlich vorgeschrieben, dass Angestellten eine Abrechnung des Arbeitsentgelts in Textform ausgestellt werden muss. Im Gesetzestext steht wortwörtlich: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“ (§ 108 GewO )

Die Textform ist wiederum in § 126b BGB legal definiert, das heißt die Definition erfolgt in gesetzlicher Form. Danach muss „eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden.“ Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das

  1. es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und
  2. geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben.

Demzufolge entspricht eine Lohnabrechnung in Papierform ebenso der Textform, wie auch eine digitale Gehaltsabrechnung, beispielweise im PDF-Format. Neben dem Wörtchen „Textform“ ist jedoch ein weiteres Wort im § 108 GewO entscheidend. Und zwar das Wort „Erteilen“.

Wann gilt eine Gehaltsbescheinigung in Textform als erteilt?

Das „Erteilen einer Erklärung in Textform“, wie es § 108 GewO sagt, liegt noch nicht vor, wenn die Abrechnung als elektronisches Dokument in einem personalisierten (elektronischen) Postfach durch den Arbeitgeber bereitgelegt wurde. Der Arbeitgeber hat seiner Pflicht zur Zustellung der Abrechnung nur dann Genüge getan, wenn er sicher sein kann, dass der Arbeitnehmer die Abrechnung über das personalisierte Postfach auch tatsächlich abrufen kann, wenn also der Arbeitgeber den Zugang der Abrechnung über das personalisierte Postfach ermöglicht. Hierfür muss der Arbeitnehmer sich ausdrücklich oder stillschweigend damit einverstanden erklären, Entgeltabrechnungen über ein personalisiertes Postfach zu erhalten.

Um dies zu erreichen, muss also der Arbeitnehmer zum einen mit den entsprechenden technischen Möglichkeiten zum Empfang der Abrechnung über ein personalisiertes Postfach durch den Arbeitgeber ausgestattet werden und zum anderen muss der Arbeitnehmer mit dem Empfang auf diesem Wege einverstanden sein. Es empfiehlt sich daher auf Arbeitgeberseite, zum einen ein solches Postfach für jeden Arbeitnehmer einzurichten und diesem die Zugangsdaten sowie einen tatsächlichen Zugriff (z.B. durch Zurverfügungstellung eines PCs) zu geben, und zum anderen das (im besten Fall) ausdrückliche Einverständnis für den Empfang elektronischer Verdienstbescheinigung einzuholen. Letzteres kann etwa über eine Einverständniserklärung als Nebenvereinbarung zum Arbeitsvertrag geschehen. Hier empfiehlt es sich, eine ausdrückliche Einverständniserklärung einzuholen, damit der Arbeitgeber etwaigen Nachweispflichten nachkommen kann.

Arbeitnehmern, die keinen Zugang zu einem PC haben, muss ein solcher Zugang ermöglicht werden. Zudem sollte den Arbeitnehmern auch der Zugang zu einem Drucker ermöglicht werden, damit diese sich die Abrechnung ausdrucken können.

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Einbindung des Betriebsrats bei einer Umstellung auf digitale Gehaltsabrechnung

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Ausnahmen bestätigen die Regel

Die genannten Vorschriften gelten jedoch nicht universell. So können insbesondere Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen anderes vorsehen. Wenn in diesen steht, dass die Abrechnung in Papierform erteilt werden muss, dann muss diese dem Arbeitnehmer weiterhin schriftlich übermittelt werden, also etwa per Post zugestellt oder in einem Umschlag übergeben werden. Hier besteht das Recht auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform.