Betriebsvereinbarung elektronische Gehaltsabrechnung: Warum diese für Arbeitgeber keine Pflicht – jedoch eine Notwendigkeit sein sollte

Der Wunsch vieler Unternehmen ist es, durch eine digitale Gehaltsabrechnung ihre HR-Prozesse zu optimieren – sei es um Kosten zu sparen oder die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voranzutreiben. Die größte Herausforderung stellt dabei gar nicht die technische Umsetzung der elektronischen Gehaltsabrechnung dar, sondern besteht darin, die eigenen Mitarbeiter für die Umstellung auf elektronische Gehaltsabrechnung zu gewinnen.

Veränderungsprozesse verursachen Unsicherheit und dadurch entstehen Ängste seitens der Mitarbeiter. Unklarheiten in Bezug auf das Neue und verschiedene Meinungen über Vorgehensweisen bieten oft Anlass für Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Anstehende Veränderungsprozesse sollten deswegen frühzeitig und möglichst transparent kommuniziert werden.

Ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Implementierung der digitalen Gehaltsabrechnung ist die klare Information über das Geplante. Erkennen Mitarbeiter Nutzen und Zweck der digitalen Gehaltsabrechnung, fällt es ihnen leichter, diese zu akzeptieren. Die zentrale Maßnahme, um unternehmensweit Akzeptanz zu schaffen: Zeigen Sie den Mitarbeitern, dass der Betriebsrat mit an Bord ist. Ein passendes Mittel kann in diesen Fall eine entsprechende „Betriebsvereinbarung elektronische Gehaltsabrechnung“ sein.

Was ist eigentlich eine Betriebsvereinbarung?

Eine Betriebsvereinbarung ist ein Vertrag zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat – dem Vertretungsorgan der Arbeitnehmerschaft. Dieser Vertrag begründet Rechte und Pflichten der beiden Parteien und formuliert verbindliche Normen für alle Arbeitnehmer eines Betriebes. Eine Betriebsvereinbarung muss schriftlich niedergelegt und vom Arbeitgeber und dem Betriebsratsvorsitzenden unterzeichnet werden.

Eine Betriebsvereinbarung gilt unmittelbar und zwingend (§ 77 Abs. 4 Satz 1 BetrVG), wenn der Betriebsrat von Rechtswegen ein Mitbestimmungsrecht hat. Andernfalls kann diese auch „freiwillig” (§ 88 BetrVG) vereinbart werden. Die Betriebsvereinbarung tritt dabei immer zu dem vereinbarten Zeitpunkt in Kraft. Von ihren Wirkungen werden alle jetzigen und zukünftigen Arbeitnehmer des Betriebs und erfasst.

Was bedeutet die elektronische Zustellung von Gehaltsabrechnungen?

Eine Betriebsvereinbarung über Umstellung auf elektronische Gehaltsabrechnung regelt, dass die Zurverfügungstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung ausschließlich auf elektronischem Wege erfolgt.

Pflichten des Arbeitsgebers hinsichtlich Gehaltsabrechnung ergeben sich aus § 108 Abs. 1 S. 1 GewO. Der Paragraph begründet die einseitige Pflicht des Arbeitgebers, jedem Arbeitnehmer mit der Zahlung des Arbeitsentgelts eine Gehaltsabrechnung in Textform zu erteilen. Ob der Text auf Papier gedruckt oder in elektronischer Form übermittelt werden muss, ist hingegen nicht festgelegt. Spannende Details finden Sie im Blogartikel Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform.

Zur Wahrung der Textform muss der Arbeitnehmer die Möglichkeit haben, die Gehaltsabrechnung zu speichern und auszudrucken. Der Arbeitgeber muss deshalb vorsorglich sicherstellen, dass der Arbeitnehmer als Empfänger berechtigt ist, die Abrechnung tatsächlich am Arbeitsplatz abzurufen und auszudrucken. Ansonsten würde der Arbeitgeber sich gegebenenfalls in der Situation wiederfinden für jeden Einzelfall überprüfen zu müssen, ob dem Arbeitnehmer ein privater Internetzugang offensteht. Dies kann auch in der heutigen Zeit nicht pauschal unterstellt werden.

Hat der Betriebsrat ein Recht auf Mitbestimmung?

An dieser Stelle ist es wichtig zu verstehen, dass die Form der Gehaltsabrechnung weder Zeit, noch Ort oder Art der Auszahlung der Arbeitsentgelte (§ 87 Abs. 1 Nr. 4 BetrVG) betrifft.

Da die Form der Gehaltsabrechnung also weder Verhalten und Leistung des Arbeitnehmers noch die Gestaltung des Zusammenlebens bzw. Zusammenarbeitens der Arbeitnehmer im Betrieb betrifft, ergibt sich aufgrund von nicht einschlägigen Mitbestimmungstatgegenständen kein explizites Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats in puncto Einführung der elektronischen Gehaltsabrechnung (falls nicht anders vereinbart). Das Ob und Wie der Erteilung einer elektronischen Gehaltsabrechnung obliegt also ausschließlich dem Arbeitgeber.

Obwohl der Betriebsrat auf Grundlage der Gesetzgebung kein explizites Mitbestimmungsrecht in Sachen elektronische Gehaltsabrechnung besitzt, muss der Arbeitgeber diesen dennoch unterrichten.

Der Arbeitgeber ist in der Pflicht die Mitarbeiter zu unterrichten

Der Betriebsrat hat nämlich gemäß § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG die Aufgabe „darüber zu wachen, dass die zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze ([…] durchgeführt werden“. Der Arbeitgeber ist deshalb nach § 80 Abs. 2 S. 1 1. HS BetrVG verpflichtet, den Betriebsrat „rechtzeitig und umfassend“ zu unterrichten.

Da Sinn und Zweck des § 108 Abs. 1 S. 1 GewO die Nachprüfbarkeit durch und die Nachvollziehbarkeit für den Arbeitnehmer ist, handelt es sich dabei um ein zugunsten des Arbeitnehmers geltendes Gesetz. Der Arbeitgeber hat somit den Betriebsrat über die Einführung und nähere Ausgestaltung der elektronischen Gehaltsabrechnung zu informieren.

Versäumen Sie dies also nicht, wenn Sie vorhaben, die digitale Gehaltsabrechnung im eigenen Unternehmen umzusetzen. Um Streitigkeiten zu vermeiden und Rechtsverstöße zu verhindern, empfiehlt es sich daher, eine freiwillige Betriebsvereinbarung aufzusetzen.

Was sollte eine Betriebsvereinbarung zum Thema elektronische Gehaltsabrechnungen enthalten?

Damit die Einführung der digitalen Gehaltsabrechnung in Ihrem Unternehmen erfolgreich abläuft, haben wir die wichtigsten Aspekte der Betriebsvereinbarung für Sie zusammengefasst.

Gründe und Ziele der Umstellung aus Sicht des Unternehmens schildern

Nennen Sie die wichtigsten Gründe und Ziele der Umstellung aus Ihrer Sicht, um das Verständnis der Mitarbeiter zu gewinnen. Zu diesen können Folgende zählen:

  • Ihre Bedürfnisse nach einer modernen und kostenschonenden Lösung
  • Zeitersparnis durch den Wegfall des manuellen Dokumentenversands
  • Digitalisierungsstrategie Ihres Unternehmens bzw. Bedürfnis vom Papier wegzukommen
  • Bedarf nach einer umweltfreundlichen Lösung dank des eingesparten Papiers und CO2

Rahmenbedingungen und Ablauf der Umstellung definieren

Legen Sie die Rahmenbedingungen der Umstellung fest, um Fragen der Mitarbeiter vorweg zu nehmen. Sichern Sie ihre Mitarbeiter zu, dass die Lohn- und Gehaltsdokumente weiterhin monatlich ausgestellt werden und dass keine inhaltlichen Änderungen mit der elektronischen Zustellung verbunden sind. Zudem bleibt der arbeitsvertraglich vereinbarte Fälligkeitszeitpunkt ebenfalls unberührt.

Definieren Sie die Sicherheitsaspekte des Abrufs der Gehaltsdokumente, indem:

  • die elektronischen Lohn- und Gehaltsdokumente nur durch den Arbeitnehmer selbst abgefragt werden können
  • weitere Sicherheitsaspekte der elektronischen Gehaltsabrechnung, wie Verschlüsselung sowie Zwei-Faktor Authentifizierung, erläutert werden

Mehrwerte gilt es zu kommunizieren

Teilen Sie unbedingt die konkreten Vorteile der elektronischen Gehaltsabrechnung der ganzen Belegschaft mit. Erwähnen Sie, dass dank der elektronischen Zustellung der digitalen Gehaltsabrechnung, jeder Mitarbeiter seine Lohn- und Gehaltsdokumente bereits in digitaler Form empfängt und gleichzeitig weniger Arbeit beim Abheften und Ablegen der Dokumente hat. Alle Dokumente können in einem persönlichen Online-Speicher zur Verfügung stehen, auf welchen zu jeder Zeit und von überall zugegriffen werden kann.

Fazit

Dem Arbeitgeber steht es grundsätzlich frei, zu einem von ihm gewünschten Zeitpunkt, die Form der Gehaltsabrechnung mit Wirkung gegenüber allen Arbeitnehmern auf die elektronische Gehaltsabrechnung umzustellen. Der Betriebsrat hat hier allerdings einen Anspruch auf rechtzeitige Unterrichtung nach § 80 Abs. 1 Nr. 1 i.V.m. Abs. 2 S. 1 BetrVG, weil die Einführung einer digitalen Gehaltsabrechnung ohne Zustimmung des betroffenen AN wegen § 108 GewO und § 126 b BGB unzulässig sein dürfte.

Halten Sie als Arbeitgeber die Rahmenbedingungen der Umstellung einfach schriftlich mittels einer Betriebsvereinbarung fest. Dann dürfte nichts mehr schiefgehen.

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