Die Lohn-, Entgelt- und Gehaltsabrechnung: Ein Dokument, welches wir alle regelmäßig zugestellt bekommen. Ein kurzer Blick auf das Konto, ob das Geld schon verbucht ist, im nächsten Moment ist die Abrechnung auch schon wieder vergessen. Aber warum bekommen wir diese eigentlich? Was genau muss auf der Gehaltsabrechnung stehen und was gehört zu den Pflichtangaben? Muss die digitale Lohnabrechnung anders aussehen, als die in Papierform? Und was sind die Vorteile einer digitalen Entgeltabrechnung für das Unternehmen?
Die Antworten auf diese Fragen und wissenswertes zum Thema digitale Lohnabrechnung findest du in diesem Blogbeitrag.
Lohnabrechnung: Was ist das und warum bekommen wir sie?
Bei Zahlung des Arbeitsentgelts ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Abrechnung in Textform zu erteilen – dabei handelt es sich um die Entgeltabrechnung. Ein Entgeltnachweis ist lediglich ein Dokument, das die Gestaltung des Lohns bzw. Gehalts eines Arbeitnehmers für einen bestimmten Zeitraum dokumentiert.
Zusätzlich dient der Abrechnung als ein Mittel zur Nachvollziehbarkeit über die erfolgte Zahlung.
Die Entgeltabrechnung lässt sich in zwei verschiedene Formen unterscheiden:
1. Gehaltsabrechnung
Bei einem Gehalt handelt es sich um ein monatlich fixes Entgelt, dass einem Arbeitnehmer gezahlt wird. Unabhängig von den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden bekommt er dieses ausgezahlt. Die monatliche Abrechnung bezeichnet man daher als Gehaltsabrechnung.
2. Lohnabrechnung
Im Gegensatz zum Gehalt basiert der Lohn auf den geleisteten Arbeitsstunden. Ein Lohn ist also das monatliche Entgelt eines Arbeiters, der auf Stundenbasis arbeitet. Hierbei handelt es sich um die Lohnabrechnung.
Gesetzliche Grundlage zur Entgeltabrechnung
Der Arbeitgeber ist gesetzlich, nach §108 der Gewerbeordnung(GewO – ein deutsches Gesetz, das die Gewerbefreiheit inhaltlich bestimmt und beschränkt), dazu verpflichtet eine Entgeltabrechnung für jeden Arbeitnehmer auszustellen. Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.
Lohnabrechnung Online vs. Lohnabrechnung in Papierform – wo liegt der Unterschied?
In unserem letzten Artikel haben wir uns bereits damit befasst, ob ein Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform besteht.
Das Fazit: Es gibt keine rechtliche Vorschrift, die ein Unternehmen dazu zwingt, eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung in Papierform auszustellen. Ein Recht auf eine Entgeltabrechnung in Papierform existiert also per se nicht. Ein Grund warum es kein solches Recht gibt ist, dass der Arbeitgeber lediglich auf die inhaltlichen Angaben der Gehalts- und Lohnabrechnung achten muss. Demzufolge entspricht eine Entgeltabrechnung in Papierform ebenso der Textform, wie auch eine elektronische Entgeltabrechnung. Inhaltlich gibt es keinen Unterschied zwischen der klassischen und der elektronischen Lohnabrechnung.
Was muss auf einer digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung stehen?
Die Inhalte einer Entgeltabrechnung sind ebenfalls in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO festgelegt.
Die Abrechnung, egal, ob digital oder in Papierform, muss mindestens folgende Angaben zu den beiden Parteien und über den Abrechnungszeitraum enthalten:
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID des Arbeitnehmers
- Beginn bzw. Ende der Beschäftigung
- Zeitraum der Abrechnung
Hinsichtlich der Zusammensetzung des Lohns oder Gehalts sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich:
- Bruttolohn / Bruttogehalt
- Geldwerte Vorteile / Sachbezüge
- Vermögenswirksame Leistungen
- Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
- Steuerfreibeträge
- Kirchensteuerabzug
- Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
- Persönliche Abzüge
- Aufwandsentschädigungen
- Auszahlungsbetrag
Achtung: Diese häufig erfragten Angaben findest du auf deinem Lohnzettel nicht:
- Rentenversicherungsnummer (diese findest du auf dem Meldebescheid zur Sozialversicherung)
- Reisekosten, Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten müssen auch nicht zwingend auf der Lohnabrechnung stehen
Für die Gestaltung und Aufbereitung der Angaben gibt es keine verbindlichen Regeln. Für den Arbeitnehmer muss nachvollziehbar und transparent dargestellt sein, wie sich dessen Nettolohn zusammensetzt.
Welche Vorteile ziehen sich aus einer digitalen Gehalts- und Lohnabrechnung?
Obwohl es keinen inhaltlichen Unterschied zwischen der klassischen und der digitalen Entgeltabrechnung gibt, besitzt der elektronische Versand der Lohn- und Gehaltsabrechnung deutlich mehr Vorteile für das Unternehmen.
Abschaffung von zeit- und kostenintensiven Tätigkeiten innerhalb der Personalabteilung mit einer Lohnabrechnung online bzw. einer digitalen Lohnabrechnung
Durch die digitale Erstellung und elektronische Zustellung der Entgeltabrechnungen entfällt der manuelle Druck, die Konfektionierung und der Versand der Dokumente. Da der manuelle Vorgang mit vielen händischen Tätigkeiten, wie z.B. sortieren, falzen, kuvertieren und frankieren verbunden ist, werden viele Ressourcen in der verantwortlichen Abteilung gebunden. Die digitale Postzustellung hilft, die administrativen Aufwände auf ein Minimum zu reduzieren. Eine Win-win-Situation für beide Seiten: Die HR-Abteilung wird um Arbeitsschritte der händischen Prozesse entlastet und die Mitarbeitenden haben alle Dokumente sicher elektronisch archiviert und jederzeit griffbereit.
Kostenersparnis von bis zu 3,10 € pro Entgeltabrechnung
Sollte sich ein Unternehmen für die digitale Lösung entscheiden, so kann es durch die digitale Zustellung bis zu 3,10€ pro Entgeltabrechnung je Monat an Bearbeitungskosten einsparen. In unserem Rechner für digitale Gehaltsabrechnungen kannst du die Kostenersparnis für dein Unternehmen und für deine Anzahl an Mitarbeitenden ausrechnen. Hochgerechnet auf das ganze Unternehmen landet man schnell bei einem hohen Betrag, die man an anderer Stelle besser investieren könnte.
ROI-Rechner: Lohnt sich die digitale Gehaltsabrechnung für dein Unternehmen?
Die technische Lösung für die Zustellung einer digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung ist einfach zu implementieren und zu bedienen
Eine der größten Hürden bei der Umstellung auf die digitale Gehaltsabrechnung ist die Angst, dass die digitale Lösung kompliziert zu implementieren und zu bedienen ist.
Das ist definitiv nicht der Fall – weder für das Unternehmen noch für den Arbeitnehmer.
Mit der digitalen Lösung erstellt das Unternehmen weiterhin, wie gewohnt, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen in dem dafür vorgesehenen System. Mit einem Knopfdruck überträgst du die Daten über den gesicherten Weg an einen Dienstleister.
Dieser kümmert sich dann um die Verteilung und Zustellung der Dokumente, egal ob digital oder, sofern gewünscht, weiterhin klassisch per Post. Die Mehrheit der digitalen Lösungen lässt sich einfach in die bestehende IT-Infrastruktur implementieren und ist dank einer benutzerfreundlichen Oberfläche einfach zu bedienen.
Die klassische und die digitale Gehalts- und Lohnabrechnung mögen gleich aussehen, sind sie aber nicht. Die eine treibt die Prozesskosten, Zeit- und Energieressourcen in die Höhe, die andere minimiert diese. Denn für den kurzen Blick, den wir unserer Lohnabrechnung schenken, ist der Aufwand bei der klassischen Lohnabrechnung einfach zu hoch.
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