Klassische vs. digitale Lohnabrechnung – gibt es einen Unterschied?

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Die Lohn-, Gehalts- oder Entgeltabrechnung: Ein Dokument, welches wir alle regelmäßig zugestellt bekommen. Ein kurzer Blick auf das Konto, ob das Geld schon verbucht ist, im nächsten Moment ist die Lohnabrechnung auch schon wieder vergessen.
Aber warum bekommen wir diese eigentlich? Was genau muss auf der Gehaltsbescheinigung stehen und was gehört zu den Pflichtangaben? Muss die digitale Lohnabrechnung anders aussehen, als die in Papierform? Und was sind die Vorteile einer digitalen Entgeltabrechnung für das Unternehmen?

Antworten auf diese Fragen und mehr erfahren Sie in diesen Artikel.

Lohnabrechnung: Was ist das und warum bekommen wir sie?

Bei Zahlung des Arbeitsentgelts ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Ein Entgeltnachweis ist lediglich ein Dokument, das die Gestaltung des Lohns bzw. Gehalts eines Arbeitnehmers für einen bestimmten Zeitraum dokumentiert.

Zusätzlich dient der Lohnzettel als ein Mittel zur Nachvollziehbarkeit über die erfolgte Zahlung.

Der Arbeitgeber ist gesetzlich, nach §108 der Gewerbeordnung(GewO – ein deutsches Gesetz, das die Gewerbefreiheit inhaltlich bestimmt und beschränkt), dazu verpflichtet eine Entgeltabrechnung für jeden Arbeitnehmer auszustellen. Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.

Digitale Lohnabrechnung vs. Lohnabrechnung in Papierform – wo liegt der Unterschied?

Im unseren letzten Artikel haben wir uns bereits damit befasst, ob ein Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform besteht.

Das Fazit: Es gibt keine rechtliche Vorschrift, die ein Unternehmen dazu zwingt, eine Verdienstbescheinigung in Papierform auszustellen. Ein Recht auf eine Lohnabrechnung in Papierform existiert also per se nicht. Ein Grund warum es kein solches Recht gibt ist, dass der Arbeitgeber lediglich auf die inhaltlichen Angaben der Lohnabrechnung achten muss. Demzufolge entspricht eine Lohnabrechnung in Papierform ebenso der Textform, wie auch eine digitale Lohnabrechnung. Inhaltlich gibt es also keinen Unterschied zwischen der klassischen und der digitalen Lohnabrechnung.

Was muss auf einer digitalen Lohnabrechnung stehen?

Die Inhalte einer Entgeltabrechnung sind ebenfalls in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO festgelegt.

Die Abrechnung, egal ob digital oder in Papierform, muss mindestens folgende Angaben zu den beiden Parteien und über den Abrechnungszeitraum enthalten:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID des Arbeitnehmers
  • Beginn bzw. Ende der Beschäftigung
  • Zeitraum der Abrechnung

Hinsichtlich der Zusammensetzung des Lohns sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich:

  • Bruttolohn / Bruttogehalt
  • Geldwerte Vorteile / Sachbezüge
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Steuerfreibeträge
  • Kirchensteuerabzug
  • Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
  • Persönliche Abzüge
  • Aufwandsentschädigungen
  • Auszahlungsbetrag

Achtung: Diese häufig erfragten Angaben finden Sie auf Ihrem Lohnzettel nicht:

  • Rentenversicherungsnummer (diese finden Sie auf dem Meldebescheid zur Sozialversicherung)
  • Ihre Reisekosten, Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten müssen auch nicht zwingend auf der Lohnabrechnung stehen

Für die Gestaltung und Aufbereitung der Angaben gibt es keine verbindlichen Regeln. Für den Arbeitnehmer muss es nachvollziehbar und transparent dargestellt sein, wie sich sein Nettolohn zusammensetzt.

Welche Vorteile ziehen sich aus einer digitalen Lohnabrechnung

Obwohl es keinen inhaltlichen Unterschied zwischen der klassischen und der digitalen Entgeltabrechnung gibt, besitzt die digitale Lohnabrechnung deutlich mehr Vorteile für das Unternehmen.

Abschaffung von zeit- und kostenintensiven Tätigkeiten innerhalb der Personal-Abteilung

Durch die digitale Erstellung und Zustellung der Entgeltabrechnungen entfällt für der manuelle Druck, die Konfektionierung und der Versand der Dokumente. Da der manuelle Vorgang mit vielen händischen Tätigkeiten wie z.B. sortieren, falzen, kuvertieren und frankieren verbunden ist, werden sehr viele Ressourcen in der verantwortlichen Abteilung gebunden.
Die Digitalisierung der Prozesse hilft die administrativen Aufwände auf ein absolutes Minimum zu reduzieren. Eine WIN-WIN Situation für beide Seiten: die HR Abteilung wird um Arbeitsschritte der händischen Prozesse entlastet und die Mitarbeiter haben alle Dokumente sicher archiviert und jederzeit griffbereit.

Kostenersparnis von bis zu 3,10 € pro Entgeltabrechnung

Sollte sich ein Unternehmen für die digitale Lösung entscheiden, so kann es durch die digitale Zustellung bis zu 3,10€ pro Entgeltabrechnung pro Monat an Bearbeitungskosten einsparen. Berechnen Sie Ihre durchschnittliche Erstellungs- und Übermittlungskosten bei papierbasierter Zustellung selbst. Hochgerechnet auf das ganze Unternehmen landet man schnell bei einer großen Summe an Geld, die man anderswo besser investieren könnte.

Die technische Lösung für die Zustellung einer digitalen Lohnabrechnung ist einfach zu implementieren und zu bedienen

Eine der größten Hürden bei der Umstellung auf die digitale Entgeltabrechnung ist die Angst, dass die digitale Lösung kompliziert zu implementieren und zu bedienen ist.

Das ist definitiv nicht der Fall – weder für das Unternehmen, noch für den Arbeitnehmer.

Mit der digitalen Lösung erstellt das Unternehmen weiterhin, wie gewohnt, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen in dem dafür vorgesehenen System. Mit einem Knopfdruck übertragen Sie Ihre Daten über den gesicherten Weg an einen Dienstleister.

Dieser kümmert sich dann um die Verteilung und Zustellung Ihrer Dokumente, egal ob digital oder, sofern gewünscht, weiterhin klassisch per Post. Die Mehrheit der digitalen Lösungen lässt sich einfach in die bestehende IT-Infrastruktur implementieren und ist dank einer benutzerfreundlichen Oberfläche einfach zu bedienen.

Prozess digitale Gehaltsabrechnung
Kostenersparnis durch den digitalen Versandprozess

 

Die klassische und die digitale Lohnabrechnung mögen gleich aussehen, sie sind aber nicht gleich. Die eine treibt die Prozesskosten, Zeit- und Energieressourcen in die Höhe, die andere minimiert diese. Denn für den kurzen Blick, den wir unserer Lohnabrechnung schenken, ist der Aufwand bei der klassischen Lohnabrechnung einfach zu hoch.

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