SharePoint Workflows in Microsoft 365: Einsatzmöglichkeiten und Grenzen – und wie man Letztere gekonnt umgeht!

SharePoint Workflows basierten in früheren SharePoint On-Premises Installationen, wie zum Beispiel SharePoint 2013, 2016 oder 2019 auf SharePoint Designer oder auf Nintex Workflows.

Workflows können mit diesen Tools auch weiterhin erstellt werden. Jedoch ist in Microsoft 365 mit Power Automate (alias Flow) eine neue und beliebte Möglichkeit zur Workflow-Erstellung hinzugekommen. Dieser Artikel zeigt in einem Vergleich die unterschiedlichen Möglichkeiten zur Nutzung der Tools auf. Überdies wird beschrieben, wo Workflows an ihre Grenzen stoßen. Und wie man mit ganzheitlichen Fachlösungen trotzdem zum Ziel kommt. Im Video am Ende des Artikel tauche ich mit euch in die Software ab.


Wie erstellt man einen SharePoint Genehmigungsworkflow?

SharePoint Designer Workflows existieren, seitdem es SharePoint Server 2007 gibt. SharePoint Server 2007 war die erste SharePoint-Version, die für ordentlich Aufsehen am Markt sorgte. Denn neben der Möglichkeit webbasiert an Dokumenten zu arbeiten, konnten Key-User nun mit Hilfe des SharePoint Designers Workflows erstellen. Damit wurde der Designer quasi zum SharePoint Workflow Manager für SharePoint Genehmigungsworkflows.

SharePoint Designer Workflows können auch in SharePoint Online weiterhin genutzt werden.
Zur Erstellung und Bearbeitung von Workflows ist dafür die Installation des SharePoint Designers notwendig. Dieser kann bei Microsoft bezogen werden. Zusätzlich zur Installation der Basissoftware empfiehlt sich die Einrichtung des Service Pack 1 (64-Bit-Edition), sowie des August 2016 Patches.

Nach der Installation und dem Start der Software kann ein neuer SharePoint Genehmigungsworkflow wie folgt erstellt werden:

  • Relevante SharePoint Website unter Open Site auswählen:

  • Die relevante SharePoint Liste oder Dokumentbibliothek auswählen und auf List Workflow klicken:

  • Den Workflownamen eingeben (z. B. SharePoint Genehmigungsworkflow) und unter Action die relevanten Aktivitäten des Workflows auswählen:



Was ist bei dem Einsatz von SharePoint Designer Workflows zu beachten?

SharePoint Designer Workflows existieren mit der Veröffentlichung des SharePoint Servers 2007. Und damit bereits über einen relativ langen Zeitraum. Das bedeutet, dass sie technisch nicht unbedingt up-to-date sind.

Die Erstellung von Workflows in SharePoint Designer hat den Vorteil, dass man damit schnell beginnen kann. Aber es gibt dabei einige Punkte, denen man sich bewusst sein sollte und stellen muss:

  1. Ein Hauptkritikpunkt bei der Erstellung von Workflows mit dem SharePoint Designer ist, dass die Verbindung zum SharePoint oft abbricht und dadurch Workflows zerstört werden. Denn der SharePoint Designer wird lokal ausgeführt, während der SharePoint Workflow auf dem Server oder in SharePoint Online liegt.
  2. Die Anzahl der Aktivitäten ist begrenzt. In der Vergangenheit kamen regelmäßig Meldungen, dass Key-Usern die Anzahl, der für einen SharePoint Workflow zur Verfügung stehenden Aktivitäten, nicht genüge. Auch ist zu beachten, dass viele neue Funktionen in SharePoint Online nicht genutzt werden können. Das liegt daran, dass die Lösung nicht mehr aktuell ist und die Aktivitäten vom Anbieter Microsoft nicht mehr weiterentwickelt werden.
  3. In einigen Situation kann es hilfreich sein, einen SharePoint Workflow, der auf Basis einer Liste A erstellt wurde, auch an eine Liste B zu hängen. Das ist jedoch nicht ohne Weiteres möglich. Technische Restriktionen verbieten dies. Die einzige Möglichkeit dies zu umgehen: Man beachtet dies bereits bei der Planung und erstellt einen SharePoint Workflow, der auf Inhaltstypen basiert.
  4. Weiterhin sind keine Möglichkeiten vorhanden, SharePoint Workflowformulare zu bearbeiten.

Aus diesen Gründen, rate ich explizit davon ab, den Designer als SharePoint Workflow Manager für die Erstellung neuer Workflows für Sharepoint Online zu verwenden. Bei vorhandenen SharePoint Workflows ergibt es zusätzlich Sinn, sich über deren Ablösung durch neuere SharePoint Workflow Manager Lösungen Gedanken zu machen.


Nintex Workflows als Alternative zu SharePoint Workflows

Parallel zu den SharePoint Designer Workflows hat sich die Firma Nintex mit Ihren Werkzeugen Nintex Workflow und Nintex Forms etabliert. Nintex greift gezielt vorhandene Schwachstellen im SharePoint Designer auf und hat sich so als de facto Standard im SharePoint On-Premises Umfeld etabliert. Auch im SharePoint Online ist Nintex mit seinen SharePoint Workflowlösungen erfolgreich vertreten.

So ist Nintex Workflow beispielsweise vollständig webbasiert und weist eine Vielzahl an Aktivitäten auf, die im Workflow benutzt werden können. Das ist eine gute Grundlage, um als SharePoint Workflow Manager für SharePoint Workflows zu gelten. SharePoint Workflows können relativ einfach exportiert und somit an andere Listen gehangen werden. Workflow-Formulare können zudem komfortabel über einen Webeditor erstellt und bearbeitet werden. Dies kann sehr sinnvoll sein. Zum Beispiel wenn zu einer Workflowaufgabe weitere Informationen verlinkt sein sollen oder wenn es bedingte Formatierungen gibt: Zeige Feld B erst dann an, wenn Feld A ausgefüllt ist.

Ein weiteres Highlight ist die Stellvertreterregelung in Nintex oder die Möglichkeit mobil Freigaben zu bearbeiten.

Zur Erstellung eines SharePoint Genehmigungsworkflows mit Nintex Workflow, muss die Anwendung im SharePoint Online eingerichtet sein. Ist dies der Fall, so kann zum Beispiel in einer SharePoint Dokumentbibliothek folgender Eintrag gewählt werden:

Nach Vergabe des Namens (SharePoint Genehmigungsworkflow) kann der Workflow so wie unterstehend erstellt werden:

Nintex sein Angebot im Cloud-Umfeld massiv ausgebaut. Das Angebot beschränkt sich nun nicht mehr ausschließlich auf die Erstellung von SharePoint Workflows. Vielmehr ist Nintex als Plattform gerade dann interessant, wenn es darum geht, komplexe Prozesse plattformübergreifend zu managen, zu automatisieren und datenbasiert zu optimieren.

Was bedeutet das genau?

  • Manage: Prozesse können webbasiert, ähnlich einer für den Menschen gut lesbaren BPM-Form designed und bearbeitet werden. Darüber hinaus unternehmensweit oder auch unternehmensübergreifend, mit Partnern, geteilt werden. Durch die Sammlung des Feedbacks zu einem Prozess kann dieser damit iterativ optimiert werden.
  • Automate: Dies umfasst die eigentliche Erstellung des Prozesses mittels Workflowkomponenten. Der zuvor erstellte Prozess kann zudem in die Workflownotation übertragen werden.
  • Analyse: Jeder computergestützte Prozess erzeugt Daten. Diese Daten können durch Nintex-Werkzeuge systematisch gesammelt und analysiert werden. Auf dieser Grundlage können Prozesse faktenbasiert optimiert und Kosten reduziert werden.

d.velop ist Nintex Premiumpartner und unterstützt im Rahmen von DMS-Projekten immer wieder in der Einführung und Umsetzung komplexer Unternehmensprozesse mit Nintex-Werkzeugen.


Microsoft Power Automate im Vergleich mit Nintex und SharePoint Workflow

Was früher als MS Flow bekannt war, macht sich seit der Umbenennung im Jahr 2019 unter dem Namen MS Power Automate einen Namen. Vorteil von Power Automate ist, dass es, ebenso wie SharePoint, bereits in vielen Office-Lizenzen enthalten ist. Denn mittlerweile bündelt Microsoft die Office-Lizenzen. Neben Outlook, Word, Excel und PowerPoint sind oft weitere, wichtige Applikationen in Ihrem Office-Paket enthalten. Eine genaue Übersicht der gängigen Office-Paket kann hier nachgesehen werden. Ich habe festgestellt, dass der E3-Plan sehr verbreitet ist. Dies liegt daran, dass Outlook und Word hier als On-Premises Variante auf dem PC installiert werden können.

Bei der Erstellung von SharePoint Workflows via Power Automate Workflows ist zu beachten, dass die Anzahl der API-Calls auf 2.000 – für Office 365 Benutzer – limitiert ist. Werden viele Daten zwischen Anwendungen ausgetauscht, so dass die Anzahl der Calls steigt, so ist eine Premium-Lizenz notwendig. Auch gibt es zwar sehr viele Aktivitäten, aber nicht alle sind kostenfrei.

Der Vorteil von Power Automate liegt in der Erstellung einfacher SharePoint Workflows, die auch Anwender selbst erstellen können. Über die Startadresse office.com habe ich als Anwender die Möglichkeit, Power Automate zu öffnen und hier einen SharePoint Genehmigungsworkflow zu erstellen:

Um einen schnellen Start zu gewährleisten, empfiehlt es sich oftmals, mit den Vorlagen zu arbeiten:

Die Suche ermöglicht es, schnell die passende Vorlage zu finden:

In der weiteren Folge kann der SharePoint Genehmigungsworkflow auf Basis der Vorlage relativ einfach im Browser konfiguriert werden:

Heute wird in Projekten, sowohl durch die IT als auch durch Anwender, sehr häufig nach Power Automate gefragt. Die Bündelung von Power Automate mit den Office 365 Lizenzen, sowie die relativ einfach zu verstehende Oberfläche sind dafür zwei wichtige Gründe.

Vorteile von Power Automate Workflows:

  • Vollständig webbasiert
  • Ist in vielen Office 365 Varianten enthalten
  • Auch als Anwender können SharePoint Workflows relativ einfach erstellt werden
  • Viele Aktivitäten und gutes Zusammenspiel mit anderen Office-Anwendungen, wie z. B. MS Teams, Power Apps oder Outlook.


Gerade im Vergleich zu Nintex gibt es jedoch auch einige Nachteile:

  • Es existiert keine Vertreterregelung
  • Es gibt lediglich sequenzielle Workflows. State Machine Workflows, in denen ich im Prozess auch zurückgehen kann, können lediglich über Workarounds simuliert werden.
  • Nach 30 Tagen bricht ein Workflow automatisch und ohne Hinweismeldung ab. Microsoft hat angekündigt dieses Limit auf 90 Tage zu erhöhen.
  • Workflowformulare lassen sich nicht, ähnlich wie in Nintex Workflows, anpassen.
  • Workflows laufen immer im Kontext eines Benutzers. Wenn viele Personen Workflows erstellen, kann das zu einem nicht immer nachvollziehbaren Verhalten führen.
  • Der Austausch von Daten mit Drittanwendungen, wie zum Beispiel ERP-Systemen (SAP, Dynamics 365, proAlpha, SAGE etc.) kann schwierig sein.


Wo sind die Grenzen klassischer SharePoint Workflow Werkzeuge?

Was bei SharePoint Workflowlösungen oftmals vergessen wird ist, dass es in einem Geschäftsprozess oft mehrere Dokumente und Informationen zu einem Vorgang gibt. Diese stehen in Relation zueinander und sind wichtig für den Prozess.

Beispiele

1) Vertragsmanagement

Zwar kann über einen SharePoint Genehmigungsworkflow ein einzelnes Vertragsdokument freigegeben werden. Oft gibt es im gleichen Atemzug jedoch auch den Bedarf, alle relevanten Dokumente und Informationen wie Fristen, Aufgaben, Kosten etc. auf einen Blick nachvollziehen zu können.

Zusätzlich ist es wichtig, rechtzeitig vor dem Kündigungsstichtag eines Vertrags informiert zu werden und so Sicherheit und Transparenz zu erhalten.

2) Kreditoren- oder Debitorenakte

Auch in einem Debitorenprozess kann es sinnvoll sein, einen SharePoint Workflow auf Basis eines einzelnen Dokuments zu starten. Das kann der Fall sein, wenn ein Angebot eine bestimmte Summe übersteigt und die Freigabe eines Vorgesetzten notwendig ist.

Aber …

  • Wie kommen die Dokumente aus dem ERP automatisiert in den SharePoint?
  • Wie können auch E-Mails aus Outlook im Kontext des Vorgangs angesehen werden?
  • Wie ist, für den potenziellen Servicefall, auf einen Blick ersichtlich, welche Aufträge es vorher mit welchen Auftragsbestätigungen und mitgeltenden Korrespondenzen gab?

Die oben genannten SharePoint Workflow-Werkzeuge können ein sinnvoller Ansatz sein, wenn es darum geht SharePoint Genehmigungsprozesse auf Basis einzelner Dokumente abzubilden. Geht es hingegen darum, mehrere Dokumente im Kontext zueinander in einem Geschäftsprozess darzustellen, so sind Workflows zwar ein integraler Bestandteil, jedoch sind sie lediglich ein Baustein einer Gesamtlösung.

Weiterhin existieren Prozesse, die sich zwar auf Einzeldokumente beziehen, deren Komplexität aber die Möglichkeiten eines SharePoint Workflows übersteigt. Ein typisches Beispiel ist die Verarbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen. In einem einfachen Szenario könnte es das Ziel sein, eine Eingangsrechnung aus unterschiedlichen Eingangskanälen, wie z. B. E-Mail, Post etc. zu verarbeiten und Inhalte automatisch auszulesen und zu klassifizieren. Anhand der gefundenen Informationen sollen die Freigeber automatisch via SharePoint Workflow benachrichtigt und um Freigabe gebeten werden. Auch in diesem Fall empfiehlt sich eine Fachlösung, wie eine Eingangsrechnungsverarbeitung, anhand derer der Prozess abgebildet werden kann.


Und wie kommt man trotzdem zum Ziel? Ein Fazit.

An dieser Stelle ist vielleicht wichtig zu sagen, wie man definitiv nicht mehr zukunftsorientiert zum Ziel kommt, wenn man mit dem Designer SharePoint Workflows erstellen möchte. SharePoint Designer Workflows sind in meinen Augen tot, weshalb der Designer nicht mehr als SharePoint Workflow Manager zu verwenden ist.

Darüber hinaus ergibt sich die weitere Beantwortung aus dem konkret vorliegenden Anwendungsfall. Geht es beispielsweise lediglich um die Freigabe eines Urlaubsantrags. Dies ist ein Einzeldokument. In einer Abteilung oder einer mittelgroßen Organisation kann dieser Workflow sehr gut mit Microsoft Power Automate gestaltet werden. Tatsächlich kommen einfache Freigaben häufig vor, so dass Power Automate oftmals die passende Antwort sein kann.

Geht es hingegen darum, eine Vielzahl komplexer Geschäftsprozesse in (verteilten) Teams zu planen, umzusetzen und anschließend via Analyse zu optimieren, dann bietet Nintex häufig die richtigen Antworten.

Bei d.velop erleben wir sehr häufig, dass die Kombination aus Power Automate bzw. Nintex mit fertigen Lösungen, wie einem Vertragsmanagement, einem digitalen Vorgangsmanagement oder  Eingangsrechnungsverarbeitung im Einsatz sind.

Dies liegt daran, dass mehr und mehr Firmen die Wichtigkeit durchgängiger Fachverfahren und Prozesse erkennen. Und ihre Digitalisierungsstrategie entsprechend anpassen.


Beispiele für Workflows kombiniert mit SharePoint-Fachlösungen

In einer Kreditorenakte ist der Bestellfreigabeprozess via Power Automate oder Nintex abgebildet. Auf Basis der Bestellfreigabe wird dann im ERP durch den Einkäufer die Lieferantenbestellung ausgelöst und im SharePoint wird automatisch eine Bestellakte unterhalb Lieferantenakte generiert. In dieser können jetzt alle Dokumente, wie etwaige Korrespondenzen, Wareneingangsdokumente oder Eingangsrechnungen abgelegt werden. Eingangsrechnungen automatisch zu verarbeiten übersteigt die Möglichkeiten des Workflow-Werkzeugs. Hier arbeitet eine Fachlösung weiter. Sie liest Inhalte aus der Rechnung aus und informiert Freigeber ganz automatisch.

Ein anderes Anwendungsbeispiel ist, dass in einem einfachen Power Automate Freigabeworkflow Urlaub beantragt wird. Das freigegebene Dokument wird anschließend direkt in die digitale Personalakte einsortiert. Diese befindet sich in SharePoint.

Effizientes Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint

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