Digitales Vertragsmanagement
mit Microsoft 365 und SharePoint

d.velop contracts for Microsoft 365 ist in der Lage die passenden Berechtigungen für eine Vertragsakte zu ermitteln und diese automatisch am Vertrag zu setzen. Dafür sind Berechtigungsprofile zu hinterlegen, die auf Ebene der Vertragstypen festlegen, welche Rolle lesenden oder schreibende Zugriffsrechte erhält. Darüber hinaus kann mit dem Regelwerk flexibel auf Ihre Anforderungen eingegangen werden. Wir beraten Sie hier gerne.

Im Standard sind sieben Vertragstypen vorhanden, um schnell mit dem Vertragsmanagement zu starten. Diese Vertragstypen können Sie umbenennen oder anpassen. Darüber hinaus können Sie weitere Vertragstypen angelegen.

Die digitale Signatur lässt sich in das Vertragsmanagement integrieren, sodass Vertragsdokumente aus der Vertragsakte heraus digital unterzeichnet werden können. Das unterzeichnete Dokument wird anschließend als PDF in der Akte abgelegt.

Auf der Startseite befindet sich ein Dashboard mit „Verträgen, die meine Aufmerksamkeit erfordern“. Dieses Dashboard enthält im Standard die Reiter „Zuletzt geändert“, „Meine Fristen“, „Meine Aufgaben“ und „Unvollständig“. Diese Reiter können Sie im Rahmen des Einführungsprojektes auf Ihre Anforderungen angepassen.

Alle Dokumente, die sich im Vertragsmanagement befinden, liegen physisch in Ihrem SharePoint in dahinter liegenden Dokumentbibliotheken. Daher können im Vertragsmanagement alle Dokumenttypen abgelegt werden, die der SharePoint Online unterstützt.

Die Suche nach Dokumentinhalten ist über eine Volltextsuche möglich. Diese findet alle Inhalte durchsuchbarer Dokumententypen, wie zum Beispiel Word, Excel, PowerPoint und PDF.

Vertragsdokumente können in Word bearbeitet werden. Dazu klicken Sie im Kontextmenü des zu bearbeitenden Dokuments auf „In Microsoft Office öffnen“. Das Dokument öffnet sich im Browser mit Word Online und kann dort bearbeitet sowie als Desktop-Version geöffnet werden. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert und lassen sich durch die Änderungsnachverfolgung später anzeigen.

Dokumente können sowohl mit internen als auch mit externen Personen geteilt werden. Dazu gibt es die Möglichkeit entweder einen Link oder eine Kopie des Dokuments zu versenden. Die Person erhält dadurch nur den Zugriff auf das geteilte Dokument und nicht auf andere Inhalte der Vertragsakte.

Die Detailfelder können Sie bei der Installation und auch später flexibel angepassen. Bei der Anzahl der Detailfelder empfiehlt sich der Ansatz „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“ um eine gewisse Übersichtlichkeit zu gewährleisten und dennoch alles Relevante zu finden.

Die Detailfelder hängen vom gewählten Vertragstyp ab. Bei einem Lieferantenvertrag werden beispielsweise Informationen zu Lieferzeiten oder Skonto abgefragt, wohingegen bei einem Mietvertrag Objektadresse sowie Anzahl der Parkplätze zu hinterlegen sind.

Über das Register „Aufgaben“ haben Sie die Möglichkeit, in einer Vertragsakte mehrere Stichtage zu hinterlegen. Dafür sind bei einer neuen Aufgabe ein Fälligkeitsdatum sowie ein Benachrichtigungsbeginn festzulegen. So erinnert das System Sie rechtzeitig über anstehende Stichtage.

Pflichtfelder können nicht in Abhängigkeit von Metadaten hinterlegt werden. Ein Metadaten Feld ist optional ODER verpflichtend anzugeben – überall dort, wo es zur Anzeige kommt.