Digitales Vertragsmanagement
mit Microsoft 365 und SharePoint
Herausforderungen im Vertragsmanagement
(Contract Management)
Verträge sind die Grundlage jeglicher Geschäftsbeziehungen. Die Zahl der vertraglichen Vereinbarungen mit Lieferanten und Kunden steigt kontinuierlich.
Wer jeden Tag mit Verträgen zu tun hat, der weiß, wie schwierig es ist den Überblick über Laufzeiten und Fristen zu behalten. Das kostet Zeit und Geld.
Ein digitales Vertragsmanagement mit SharePoint und Microsoft 365 schafft Transparenz und spart Geld.
Verpassen Sie keine Fristen mehr und verlieren Sie nie wieder Verträge. Bringen Sie Ordnung in Ihre Ablage. Sparen Sie sich das ewige Suchen nach einem Vertrag. Beschleunigen Sie die Abläufe rund um die Verwaltung von Verträgen – vom Vertrag erstellen, über die Ablage, bis hin zur Wiedervorlage.
Sicherheit
- Nie wieder Verträge verlieren
- Intelligentes Fristenmanagement
- Automatische Berechtigungssteuerung
- Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen
Transparenz
- Alle Verträge auf einen Blick und flexible Auswertung
- Jederzeit Zugriff – unabhängig von Standort und Abteilungen
- Ihre relevanten Aufgaben, Fristen und Verträge im Überblick
Effizienz
- Schnelle und einfache Vertragsanlage
- Organisationsübergreifende Zusammenarbeit mit – bekannten Office-Anwendungen
- Das System verwaltet wichtige Fristen und Ereignisse und erinnert Sie aktiv
Ihrer Verträge
unter Kontrolle
Ersparnis durch Synergien bei Einkaufsverträgen und Nutzung von Fristen für Verhandlungen
Durchschnittliche Zeitersparnis bei der Erfassung von Verträgen
Motorpresse Stuttgart setzt auf d.velop for Microsoft 365.
„SharePoint ist für mich auch gleichzeitig und im Wesentlichen eine Dokumenten-Management Plattform. Darüber hinaus perfekt für Collaboration-Mechanismen. d.velop war mit d.velop for Microsoft 365 zum Zeitpunkt der Lösungsentscheidung die einzige vollständige professionelle Lösung unter SharePoint.“
Panagiotis Anastassidis, Leiter MS SharePoint & Vehicle Database
Funktionen der Microsoft 365 Vertragsmanagement Software
Das digitale Vertragsmanagement für SharePoint und Microsoft 365 bietet Ihnen ein genau passendes Set an Funktionen. Damit Sie einfach und effektiv die Bearbeitung und Verwaltung Ihrer Verträge steuern können. Darüber hinaus integriert sich die Vertragsmanagement-Software nahtlos in Microsoft Office und Microsoft Teams. Infolgedessen können Sie ganz intuitiv, in Ihrer gewohnten Anwendung, mit den Verträgen arbeiten.
- Microsoft 365: Dokumente und Vertragsdaten liegen in Ihrem Microsoft 365 Tenant. Dank der Integration in Office und Teams können Sie ganz intuitiv arbeiten.
- Suche: Finden Sie Verträge über die eingebaute Schnellsuche oder werten Sie vorhandene Verträge über ihre Metadaten aus.
- Dashboard: Zeigt Ihnen wichtige Verträge, Fristen sofort an.
- Fristen-Management: Das System berechnet Kündigungsstichtage und erinnert Sie proaktiv an anstehende Fristen.
- Berechtigungen: Anhand eines hinterlegten Regelwerks stellt das System automatisch sicher, dass nur die richtigen Personen Verträge einsehen oder bearbeiten können.
- Künstliche Intelligenz: Nutzen Sie die AI-Funktionen von Microsoft auch im Vertragsmanagement.
- Compliance: Schafft Ihnen die Grundlage für die revisionssicher Archivierung von Verträgen.
- Migration: Unterstützt Sie bei der Migration ihrer bestehenden Daten in Ihr neues Vertragsmanagement.
Ganz gleich ob Sie SharePoint Online oder Ihren SharePoint On-Premises nutzen. Dank der hybriden Cloud-Lösung, können Sie frei und ohne Medienbrüche ergänzende Apps über die d.velop Plattform beziehen – zum Beispiel die digitale Signatur für Microsoft 365. Unterschreiben Sie Ihre Verträge einfach digital und selbstverständlich rechtskräftig.
Startseite Vertragsmanagement – klar und übersichtlich
- Alle für Sie wichtigen Informationen auf einen Blick.
- Schneller Zugriff auf Verträge und gespeicherte Auswertung.
- Vertragscockpit / -dashbord mit Verträgen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Anlage von Verträgen – einfach und schnell
- Der integrierte Assistent unterstützt Sie bei der Erfassung aller wichtigen Informationen zum Vertrag.
- Übertragen Sie Informationen zum Vertrag einfach durch hochladen der Dokumente.
- Speichern Sie Entwürfe, um sie zu einem späteren Zeitpunkt weiter zu bearbeiten.
Vertragsverwaltung at it’s best
7 Fakten zu Vertragsmanagement mit Microsoft 365
Die Digitalisierung sollte immer mit einer Optimierung der Prozesse einhergehen. Denn nur dann entfaltet sie ihre Wirkung: mehr Sicherheit, höhere Produktivität und geringere Kosten.
Dafür müssen Sie die Schwachstellen Ihrer Prozesse kennen, Optimierungsvorschläge liefern und die Mitarbeiter von neuen Systemen überzeugen.
Wir nehmen 7 Fakten zum Vertragsmanagement mit Microsoft 365 unter die Lupe, damit Sie Ihre Vertragsverwaltung zum Besten bringen.
Finden anstatt suchen – transparente Übersicht
- Finden Sie schnell die Verträge, die wichtig für Ihre Arbeit sind.
- Nutzen Sie Vertrags-Metadaten oder -inhalte um schnell Übersichten zu Verträgen zu erstellen.
- Exportieren Sie Daten einfach in Excel und erstellen dort Ihre Reports.
Bearbeitung von Verträgen – ein durchgängig digitaler Prozess
- Nutzen Sie die tiefe Office-Integration um gemeinsam mit Ihren Kollegen oder externen Partnern an Vertragsdokumenten zu arbeiten.
- Vorlagen unterstützen Sie bei der Erstellung neuer Dokumente.
- Schließen Sie die vollständig digitale Bearbeitung ab, indem Sie das Dokument direkt digital unterschreiben.
Microsoft SharePoint Vertragsmanagement – Mehrwerte durch Integration
Sie möchten Stammdaten oder Informationen aus Ihrem führenden System wie zum Beispiel SAP, Microsoft Dynamics NAV/AX oder Outlook einbinden?
Das digitale Vertragsmanagementsystem mit SharePoint und Microsoft 365 lässt sich flexibel in Ihre Applikationslandschaft integrieren.
Integrieren Sie
Outlook & Office
Integrieren Sie
Dynamics 365
Integrieren Sie
SAP ERP
Integrieren Sie
Salesforce
d.velop Webinare zum Vertragsmanagement mit Microsoft 365
Vertragsmanagement mit Microsoft 365 – eine Lösung für das gesamte Unternehmen
Webinar für IT-Entscheider
Die Anforderungen an eine smarte Vertragsverwaltung unterscheiden sich von Abteilung zu Abteilung. Mit dem digitalen Vertragsmanagement von d.velop verwalten Sie alle Verträge in einer Lösung. Der große Vorteil: durch die Integration von d.velop in Ihre Microsoft 365 Anwendungen wie z. B. Teams optimieren Sie ganz einfach Ihre Prozesse und Ihre Kommunikation.
Digitales Vertragsmanagement – So erfüllen Sie die Anforderungen des IFRS 16 effizient
Webinar für Fachanwender
Erfahren Sie im Webinar, wie ein digitales Vertragsmanagement Ihrem Unternehmen hilft, die größten Herausforderungen im Umgang mit Verträgen konkret anzugehen. Erhalten Sie Einblick in die Erfassung von Zahlplänen und Reportingmöglichkeiten Ihrer Leasingverpflichtungen, so dass die Bilanzierung nach dem IFRS 16 Standard leichter von der Hand geht.
Bereit für eine Live-Demo der Software?
Dann los!
- Wählen Sie einen Termin aus, der Ihnen zusagt.
- Bestimmen Sie die Dauer des Meetings.
- Wählen Sie eine Uhrzeit aus.
- Füllen Sie die Kontaktfelder aus.
- Schreiben Sie uns ein wenog über Ihre Erwartungen an das Gespräch.
Sie möchten lieber per E-Mail mit uns kommunizieren? Kein Problem!
anna.tenbrock@d-velop.de
Sie möchten mehr rund um digitales Vertragsmanagement für Microsoft 365 erfahren?
Auf dem d.velop Blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best-Practices, über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den Digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.
Vertragsmanagement in SharePoint und M365 effektiv nutzen!
d.velop blog
SharePoint lässt sich nicht in gängige Software-Schubladen stecken. Ergo wird SharePoint und Office 365 in vielen Unternehmen als Plattform zur Unterstützung bei der Umsetzung verschiedener Digitalisierungsstrategien eingesetzt.
Autor: Sascha Kleine-Boes
Vertragsverwaltung mit SharePoint: Was geht und was nicht?!
d.velop blog
Wer kennt es nicht? Ein Vertragspartner möchte Ansprüche aus einem Vertrag geltend machen. Der Vertrag ist jedoch nicht auffindbar.
Autorin: Anna Tenbrock
Vertragsmanagement verbessern? Dank Digitalisierung möglich!
d.velop blog
Wenn Geschäftsprozesse optimiert werden, können Mitarbeiter effizienter arbeiten und in derselben Zeit mehr bzw. andere Dinge leisten, so die Idee.
Autorin: Anna Tenbrock
Die häufigsten Fragen zum digitalen Vertragsmanagement mit M365
Wie werden Berechtigungen vom System vergeben?
d.velop contract for Microsoft 365 ist in der Lage die passenden Berechtigungen für eine Vertragsakte zu ermitteln und diese automatisch am Vertrag zu setzen. Dafür sind Berechtigungsprofile zu hinterlegen, die auf Ebene der Vertragstypen festlegen, welche Rolle lesenden oder schreibende Zugriffsrechte erhält. Darüber hinaus kann mit dem Regelwerk flexibel auf Ihre Anforderungen eingegangen werden. Wir beraten Sie hier gerne.
Kann ich Vertragstypen ändern (hinzufügen, umbenennen)?
Im Standard sind sieben Vertragstypen vorhanden, um schnell mit dem Vertragsmanagement zu starten. Diese Vertragstypen können Sie umbenennen oder anpassen. Darüber hinaus können Sie weitere Vertragstypen angelegen.
Lässt sich die digitale Signatur integrieren?
Die digitale Signatur lässt sich in das Vertragsmanagement integrieren, sodass Vertragsdokumente aus der Vertragsakte heraus digital unterzeichnet werden können. Das unterzeichnete Dokument wird anschließend als PDF in der Akte abgelegt.
Kann ich die Startseite des Vertragsmanagements anpassen (die Tabs)?
Auf der Startseite befindet sich ein Dashboard mit „Verträgen, die meine Aufmerksamkeit erfordern“. Dieses Dashboard enthält im Standard die Reiter „Zuletzt geändert“, „Meine Fristen“, „Meine Aufgaben“ und „Unvollständig“. Diese Reiter können Sie im Rahmen des Einführungsprojektes auf Ihre Anforderungen angepassen.
Welche Dokumenttypen kann ich ablegen?
Alle Dokumente, die sich im Vertragsmanagement befinden, liegen physisch in Ihrem SharePoint in dahinter liegenden Dokumentbibliotheken. Daher können im Vertragsmanagement alle Dokumenttypen abgelegt werden, die der SharePoint Online unterstützt.
Kann ich auch nach dem Dokumenten-Inhalt suchen und hängt das vom Dokumententypen ab?
Die Suche nach Dokumentinhalten ist über eine Volltextsuche möglich. Diese findet alle Inhalte durchsuchbarer Dokumententypen, wie zum Beispiel Word, Excel, PowerPoint und PDF.
Wie kann ich das Vertragsdokument bearbeiten?
Vertragsdokumente können in Word bearbeitet werden. Dazu klicken Sie im Kontextmenü des zu bearbeitenden Dokuments auf „In Microsoft Office öffnen“. Das Dokument öffnet sich im Browser mit Word Online und kann dort bearbeitet sowie als Desktop-Version geöffnet werden. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert und lassen sich durch die Änderungsnachverfolgung später anzeigen.
Ich möchte Dokumente mit anderen teilen?
Dokumente können sowohl mit internen als auch mit externen Personen geteilt werden. Dazu gibt es die Möglichkeit entweder einen Link oder eine Kopie des Dokuments zu versenden. Die Person erhält dadurch nur den Zugriff auf das geteilte Dokument und nicht auf andere Inhalte der Vertragsakte.
Können Detailfelder geändert werden?
Die Detailfelder können Sie bei der Installation und auch später flexibel angepassen. Bei der Anzahl der Detailfelder empfiehlt sich der Ansatz „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“ um eine gewisse Übersichtlichkeit zu gewährleisten und dennoch alles Relevante zu finden.
Hängen Detailfelder vom Vertragstypen ab?
Die Detailfelder hängen vom gewählten Vertragstyp ab. Bei einem Lieferantenvertrag werden beispielsweise Informationen zu Lieferzeiten oder Skonto abgefragt, wohingegen bei einem Mietvertrag Objektadresse sowie Anzahl der Parkplätze zu hinterlegen sind.
Kann ich mehrere Stichtage hinterlegen?
Über das Register „Aufgaben“ haben Sie die Möglichkeit, in einer Vertragsakte mehrere Stichtage zu hinterlegen. Dafür sind bei einer neuen Aufgabe ein Fälligkeitsdatum sowie ein Benachrichtigungsbeginn festzulegen. So erinnert das System Sie rechtzeitig über anstehende Stichtage.
Kann ich abhängig vom Vertragsstatus Pflichtfelder hinterlegen?
Pflichtfelder können nicht in Abhängigkeit von Metadaten hinterlegt werden. Ein Metadaten Feld ist optional ODER verpflichtend anzugeben – überall dort, wo es zur Anzeige kommt.