Es gibt ein Tool in SAP, dass den Arbeitsalltag für Anwender:innen erheblich erleichtert und mit dem die meisten möglicherweise bereits arbeiten! Und nein, an dieser Stelle ist keine SAP-Transaktion und auch keine Tastaturkombination gemeint, sondern der „SAP Business Workflow“. In diesem Artikel erkläre ich, was es damit auf sich hat und welche Vorteile die Nutzung des SAP Business Workflow mit sich bringt.
Aber eines vorweg: Man benötigt dafür keinen informationstechnologischen Hintergrund, denn wir verzichten an dieser Stelle auf Begriffe wie SAP Business Suite, Workitem oder Objekttyp. Denn eigentlich ist die Erklärung ganz einfach.
Was ist der „SAP Business Workflow“?
Es stellt sich zunächst einmal die Frage: Was ist eigentlich ein Workflow? In der Fachsprache wird Workflow definiert als „Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge bzw. Geschäftsprozesse in Unternehmen und Behörden mit dem Ziel größtmöglicher Effizienz“. Es geht also darum, Geschäftsprozesse mit Hilfe von Workflows zu standardisieren und somit zu optimieren. Genau das ist auch der Zweck des SAP Business Workflows. Mit seiner Hilfe können Unternehmen ihre individuellen Prozesse definieren und koordinieren. Angefangen bei einfachen Freigabe- oder Genehmigungsverfahren bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen, an denen eine Vielzahl unterschiedlicher Abteilungen beteiligt sein können. Der SAP Business Workflow ermöglicht in diesem Zusammenhang die Gestaltung und Ausführung verschiedener Geschäftsprozesse innerhalb von SAP. Dabei können nicht nur die von SAP bereitgestellten Workflows erweitert, sondern auch eigene Workflows erstellt werden.
An dieser Stelle folgt unweigerlich die nächste Frage:
Wozu brauche ich den SAP Business Workflow?
Der SAP Business Workflow birgt vor allem dann enorme Vorteile, wenn er zur Abwicklung immer wiederkehrender Arbeitsabläufe eingesetzt wird. Dadurch kann ein hoher Automatisierungsgrad der entsprechenden Arbeitsabläufe erreicht werden. Bei Geschäftsprozessen, die eine Vielzahl von Bearbeiter:innen in einer genau definierten Reihenfolge benötigen, kann der SAP Business Workflow die Prozessschritte intelligent koordinieren, sodass sich die Prozessdurchlaufzeiten maximal reduzieren. Eine weitere Einsatzmöglichkeit ist das Hinweisen bzw. Reagieren auf Fehler und Ausnahmesituationen in anderen Geschäftsprozessen. In solch einem Fall wird der Workflow gestartet, wenn ein zuvor festgelegtes Ereignis eintritt.
Die Anwendung des SAP Business Workflow in der Praxis
Stellen wir uns einmal vor, eine Reklamation eines Kunden geht im Unternehmen ein und es gibt keinen SAP Business Workflow. Was passiert dann? Der Mitarbeitende, der die Reklamation des Kunden in Empfang nimmt, füllt ein Formblatt aus, auf dem sowohl die Informationen des Kunden oder der Kundin als auch alle internen Informationen zur Zuordnung der Reklamation vermerkt sind. Nehmen wir mal an, dass es sich bei der Reklamation des Kunden oder der Kundin um beschädigt angelieferte Ware handelt. In diesem Fall wird das Formblatt an die Abteilung Logistik weitergeleitet, die dafür zuständig ist, den Sachverhalt und ggf. eine Haftung für den Transportschaden mit dem Spediteur zu klären. Ist die Klärung abgeschlossen, wird dies auf dem Formblatt vermerkt und intern an die zuständige Abteilung weitergeleitet. Je nach Ergebnis kann das die Finanzbuchhaltung zur Erstellung einer Gutschrift oder der Vertrieb zur Kommunikation mit dem Kunden sein. Das Formblatt wird so lange durch das Haus geschickt, bis die Reklamation abgeschlossen und bei den Kundeninformationen abgelegt ist.
Klingt das nicht auch sehr langatmig und undurchsichtig? Und das für einen Prozess, dessen schnelle Klärung eine hohe Priorität hat.
Und genau hier kommt der SAP Business Workflow ins Spiel. Eine Abwicklung der Reklamation mit dem SAP Business Workflow könnte folgendermaßen aussehen:
Der Mitarbeitende erfasst die Reklamation des Kunden direkt im SAP-System. Über den zuvor definierten SAP Business Workflow kann die Reklamation dann sofort intern an die zuständigen Personen weitergeleitet und umgehend von diesen bearbeitet werden. Der SAP Business Workflow ermöglicht nicht nur die Weiterleitung der Reklamation an die richtigen Bearbeiter:innen in der richtigen Reihenfolge. Man kann auch vordefinierte Auswahlmöglichkeiten und Fristen zur Bearbeitung mitgeben. Das spart eine Menge Zeit und somit auch Geld und schafft darüber hinaus Transparenz, da jede am Workflow beteiligte Person jederzeit Überblick über den aktuellen Stand hat.
Zusammenfassend kann man sagen, dass durch den Einsatz des SAP Business Workflows eine hohe Prozesstransparenz und eine optimierte Kommunikation zwischen den beteiligten Personen geschaffen wird. Außerdem wird der Zugriff auf Dokumente erleichtert und administrative Kosten werden durch die Automatisierung reduziert.
Die Grenzen beim Einsatz des SAP (Business) Workflows
Der SAP Business Workflow ist für sich allein schon eine Bereicherung, hat aber seine Grenzen. Er beschränkt sich bei den verschiedenen Workflow-Szenarien ausschließlich auf die im SAP-System bestehenden Funktionen und bietet keine Zusatzfunktionen, die zur ganzheitlichen Abbildung einiger Dokumenten- und Geschäftsprozesse notwendig sind.
Die gute Nachricht: Der SAP Business Workflow lässt sich mit Hilfe von externer Software erweitern. Es gibt unzählige Anbieter auf dem Markt, die Produkte zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen in verschiedensten Bereichen anbieten. Von Beschaffungsprozessen, über Wareneingangsprozesse bis hin zu Finanzbuchhaltungs- und Freigabeprozessen – nahezu für jeden Geschäftsprozess gibt es eine digitale, in SAP abbildbare Lösung.
Aber wie funktioniert die angebundene Softwarelösung?
Jede dieser Softwarelösungen funktioniert ähnlich und doch wieder ganz unterschiedlich. In den meisten Fällen ist die SAP-Workflow-Engine (also der SAP Business Workflow) die Basis, auf der die Softwarelösung zur Digitalisierung des jeweiligen Prozesses aufsetzt. Man nutzt also den von SAP vorgegebenen Standard und ergänzt diesen um weiterführende Funktionen. Man denke nur mal an den klassischen Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung. Eine entsprechende Softwarelösung ermöglicht eine digitalisierte und zum Teil auch automatisierte Abwicklung der Prozessschritte, die im manuellen Prozess händisch ablaufen. Je nach dem für welche Software man sich entscheidet, kann der komplette Prozess der Vorerfassung, Prüfung und Freigabe der Rechnungen bereits im SAP-System erfolgen. Die Software bedient sich dabei an den vom SAP Business Workflow vorgegeben Funktionen und erweitert diese.
Schon gewusst?
d.velop bietet mit Hilfe einer Workflowplattform auf Basis des SAP Business Workflows native Lösungen innerhalb des SAP ERP R/3 & S/4 Hana-Systems, um individuelle Geschäftsprozesse durchgängig digital zu gestalten und einzelne Schritte miteinander zu verbinden. d.velop hat im Rahmen hunderter Projekte beim Kunden auf der Technologie des SAP Business Workflows Best-Practice-Templates entwickelt, die bei der optimalen Gestaltung von Geschäftsprozessen unterstützen.
So kann beispielsweise der gesamte P2P Prozess einzeln mit den Bausteinen Beschaffungsantrag, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Eingangsrechnungen oder als Gesamtprozess in Reihe geschaltet, digitalisiert und auf Basis des SAP Business Workflows umgesetzt werden. Aber auch die Abwicklung eines O2C-Prozesses, bestehend aus der Digitalisierung von Kundenaufträgen und Reisekosten, kann dadurch effizienter gestaltet werden.
Diese Templates sind Ready-to-Use und können einzeln, nacheinander oder kombiniert implementiert werden:
Software Demo buchen
Neugierig? Dann lerne die d.velop Software in einer individuellen Live-Demo kennen. Einfach einen unverbindlichen Termin anfordern.