Digitalisierung für den Maschinenbau

Akten, Unterlagen und Konstruktionsdaten schneller finden und teilen

ECM für die Maschinenindustrie


Durch den digitalen Wandel ergeben sich für den Maschinen- und Anlagenbau enorme Veränderungen – und neue Möglichkeiten. Besonders die Vernetzung zwischen Mensch und Maschine steht dabei im Vordergrund. Immer größere Datenmengen müssen in kürzester Zeit abgefragt werden. Maschinenanlagen ganz einfach per Smartphone oder Tablet steuern? Das bedeutet eine völlige neue Agilität in der Produktionskette. Ein Enterprise Content Management System ist dabei eine unterstützende Lösung. Alle Daten und Dokumente können darin zentral abgespeichert werden, sodass jeder Mitarbeiter aufgrund entsprechender Rechte Zugriff darauf hat. Auch der mobile Zugriff ist problemlos möglich.

Somit haben Sie für all Ihre Prozesse eine durchgehende Dokumentation. Eine digitale Maschinenakten mit ihre durchgängigen Struktur beinhaltet alle Informationen, die jederzeit abgerufen werden können. Auch komplexe Maschinenkonstruktionen und Anlagenpläne können mittels digitaler Fachlösungen mühelos exportiert und abgerufen werden. Auch das Teilen und Bearbeiten mit externen Dienstleistern ist gewährleistet.

Maschinenakte

Mit dem Einsatz der digitalen Maschinenakte sind nun Betriebsanleitungen, Ersatzteilkataloge und Wartungsprotokolle jederzeit schnell und einfach zugänglich. Mithilfe unseres Aktentemplates verlieren Sie nie den Überblick und wissen jederzeit genau, wo Sie die nötigen Informationen finden.

Bestellprozess

Der Bestellprozess ist geprägt von einer Vielzahl an Dokumenten. Von der Bedarfsanforderung, über die Bestellabwicklung, bis hin zur Warenlieferung und Rechnung werden Ihnen nicht nur die Dokumente an zentraler Stelle zur Verfügung gestellt, sondern auch durch automatisierte Prüfvorgänge und Aufgaben per Workflow gesteuert und abgearbeitet.

Produktakte

Im Rahmen eines Produktlebenszyklus fällt eine Vielzahl an Dokumenten an, die fachbereichsübergreifend relevant sind. Von der Produktidee, über die Rohwarenbeschaffung, bis hin zu Bedienungsanleitungen können relvanten Informationen zentral archiviert werden und sind dabei jederzeit einsehbar.

Personalakte

Mit der Personalakte werden Personalprozesse digitalisiert, was für mehr Transparenz in den HR-Prozessen sorgt. Die Akte verwaltet dazu von den Bewerbungsunterlagen, über das Vertragswerk und die Gehaltsabrechnungen, bis hin zur Krankmeldung sämtliche Personaldokumente und stellt diese übersichtlich und geordnet zur Verfügung.

Ein Auszug unserer Kunden


Referenz Berzelius Metall
Referenz Parker Hannifin

Also ich persönlich bin Fan von d.velop. Allein die Möglichkeit, wie wir die Dokumente heutzutage ablegen können – zum Beispiel über Drag & Drop – ist eine deutliche Verbesserung zudem wie es vorher war.

Andrea Schöller
Application Administrator
OPTIMA packaging group GmbH

Digitalisierung in der Industrie


Im Jahr 2014 hat sich die OPTIMA packaging group GmbH für das Dokumentenmanagement-System d.3ecm entschieden. Das DMS findet bei Optima in Verbindung mit SAP Anwendung. Es wurden jeweils Absprünge eingebaut, sodass man aus dem SAP direkt in das d.3ecm abspringen kann oder ebenfalls aus dem d.3ecm in SAP abspringt. Weitere Funktionen, wie die direkte Speicherung von SAP-Formularen im d.3ecm, erleichtert die tägliche Arbeit enorm.

Wie das aussehen kann? Werfen wir einen genaueren Blick in den Projektverlauf.

OPTIMA packaging group GmbH – Die Herausforderung

Bei einem Großprojekt kommen bis zu 2.000 verschiedene Dokumente unterschiedlichster Dateitypen zusammen, inklusive interner und externer Korrespondenz. In ein derartiges Kundenprojekt sind bei der OPTIMA fast alle Fachbereiche involviert. Hierzu zählen unter anderem der Vertrieb, das Projektmanagement, der Projekt-Einkauf und diverse technische Spezialabteilungen die für mechanische, elektrische oder softwaretechnische Bereiche des Projektes Verantwortung tragen. Außerdem eine Reihe von Mitarbeitern, die nicht täglich in die digitalen Prozesse involviert sind. All diese Wissensträger im Unternehmen gilt es im Rahmen des „Change Managements“ zu berücksichtigen, um in diesem komplexen Projektumfeld eine erfolgreiche Projektrealisierung zu gewährleisten. Die OPTIMA hatte sich als Ziel gesetzt, alle Dokumente des Wertschöpfungsprozesses in einem zentralen, unternehmensweiten Archiv zu sammeln und zur Verfügung zu stellen.

Digitale Projektakte

Im Rahmen der Projektrealisierung sind diverse Fachabteilungen beteiligt und es wird eine Vielzahl von Dokumenten erstellt, bearbeitet und ausgetauscht: von vertrieblichen Vereinbarungen und technischen Spezifikationen wie Schaltplänen, über Bedienungsanleitungen und Ersatzteillisten, bis hin zu Maschinen-Dokumentationen und Abnahmeprotokollen. Und dies sind nur einige der Dokumente im Kernprozess. Umso wichtiger ist es für OPTIMA, dass alle Projektdokumente zentral und strukturiert abgelegt und verfügbar sind. Dokumente zu einem Projekt fanden sich auf verschiedenen Laufwerken, in diversen von den jeweiligen Fachabteilungen genutzten Ordnerstrukturen. In der Konsequenz hieß das für die Praxis: enormer Aufwand, um relevante Dokumente aufzufinden. Es gab darüberhinaus Irritationen durch Mehrfachablagen von Dokumenten mit verschiedenen Versionsständen, sodass Dubletten vorhanden waren und eine revisionssichere Archivierung nicht sichergestellt werden konnte. Dieser Umstand stimmte alle Prozessbeteiligten unzufrieden. Vor diesem Hintergrund wurde beschlossen, die Zustände zu verbessern und im Rahmen eines „Maschinenprojektes“ eine digitale Projektakte einzuführen, welche die aufgeführten Herausforderungen lösen konnte.

Digitale Maschinenakte

Die Entwicklung der digitalen Maschinenprojektakte, ließ sich zeitnah kaum in einem „Abwasch“ erledigen, sodass die gewählte Vorgehensweise, alle 3 Monate eine erweiterte Version im Produktivsystem bereitzustellen, zielführend war. Das Produkt – die digitale Maschinenprojektakte – konnte somit kontinuierlich verbessert und bereitgestellt werden. Die Umstellung von einer dezentralen Ablage auf d.velop DMS erfolgte aber auch nicht in allen Business Units gleichzeitig. Es sollte eine BU nach der anderen auf die Nutzung der digitalen Akte umgestellt werden. Durch eine vereinfachte Suchfunktion können die Dokumente viel schneller gefunden werden. Die Suche und der Zugriff auf alte Versionen von Dokumenten ist nun problemlos möglich. Über eine zentrale Ablage aus dem d.3 wird das Postfach viel aufgeräumter und übersichtlicher. Die Akte ist sicherer und weniger redundant als die Netzlaufwerke. Die Selbstständigkeit der Mitarbeiter ist gestärkt, weil jeder selbst einfach Dokumente suchen und ablegen kann.

Das Ergebnis

Im Fokus des Projektes steht bis heute die deutliche Verbesserung der Qualität und Benutzerfreundlichkeit der Dokumentenprozesse. Durch intuitive Navigation, die Verbesserung des Ablagekomforts, Implementierung eines Vorlagenmanagements und einfache Suchfunktionen werde relevante Dokumente schneller abgelegt, bearbeitet und gefunden. Mithilfe einer standardisierten Aktenstruktur und Integrationen in die vorgelagerten Systeme, im Fall der OPTIMA zu SAP ERP, SAP CRM und SAP cProjects aber auch in MS Outlook, lassen sich alle Projektdokumente in einer dazugehörigen digitalen Projektakte zusammenfassen. Es arbeiten rund 1.000 Anwender mit der digitalen Maschinenprojektakte. Zudem wurde bereits das Vertragsmanagement und die Personalakte ausgerollt sowie die Vertriebs- und Kundenakten integriert. Das Projekt der „digitalen Maschinenakte“ bei der OPTIMA packaging Group zeigt, wie durch den Einsatz engagierter Projektleiter und Mitarbeiter umfangreiche Projekte erfolgreich realisiert werden können, die fachbereichsübergreifend und nachhaltig große Mehrwerte für alle Beteiligten bieten. Aktuell steckt die OPTIMA tief in der Planung mit der Einführung der Serviceakte.

Durch die Mitwirkung von Mitarbeitern aus den betroffenen Fachbereichen schafft man Akzeptanz in den Abteilungen, nicht durch das Delegieren von Neuerungen.

Olga Luk
Application Administrator
OPTIMA packaging group GmbH

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