SAP FI Kostenrechnungen & KI – ein eingespieltes Team!

Veröffentlicht 23.05.2022
Geschätzte Lesezeit 4 Min.
Sabrina Schüttert

Sabrina Schüttert Sales Development Representative SAP d.velop

SAP Fi Kostenrechnungen und KI - Beitragsbild Blogartikel

Du fragst dich jetzt, was SAP FI Kostenrechnungen mit KI zu tun haben? Die Antwort ist ganz einfach und klären wir in den nächsten Absätzen. Betrachten wir dafür zunächst einmal jeden Begriff für sich.

Was ist SAP FI?

Für die Finanzbuchhaltung entwickelte SAP das Modul Financials (FI). Das FI-Modul von SAP ist eines der ältesten und am weit verbreitetsten Module in der SAP-Welt. Es umfasst sämtliche Geschäftsprozesse im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens. Dazu gehören unter anderem die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie die Haupt- und Nebenbuchhaltung.

Oft wird SAP FI zusammen mit SAP CO als SAP FICO genannt, da beide Systeme eng verbunden sind.

Was ist eine SAP FI Kostenrechnung?

Die SAP FI Kostenrechnung ist vor allem Mitarbeitenden im Rechnungswesen bekannt, die ihre Finanzprozesse im SAP ERP abbilden. Eine SAP FI Kostenrechnung beinhaltet bestellte Waren oder Dienstleistungen, für die es im SAP Warenwirtschaftssystem keine Bestellung gibt. Diese Rechnungen können beispielsweise einzelne Positionen wie Büromaterialien enthalten oder komplexe Abrechnungen für unzählige Telefon- und Handyverbindungen verschiedenster Anschlüsse darstellen. Eine Rechnung ohne Bestellbezug bedeutet für die Mitarbeitenden im Rechnungswesen stets einen höheren Aufwand bei der Verarbeitung.

Was ist KI?

KI steht für Künstliche Intelligenz. Das ist natürlich noch nicht alles. Die genaue Definition und die verschiedenen Wirkungsbereiche von KI kannst Du im Blogartikel „Alexa – Was ist Künstliche Intelligenz?“ nachlesen.

Was aber haben nun SAP FI Kostenrechnungen mit Künstlicher Intelligenz zu tun?

Wie bereits angesprochen bedeuten SAP FI Kostenrechnungen durch den fehlenden Bestellbezug einen höheren Aufwand bei der Verarbeitung. Aber warum ist das so? Rechnungen mit Bestellbezug, sogenannte MM-Rechnungen, können mit den SAP-Stammdaten abgeglichen werden. Hieraus ergeben sich automatisch die entsprechenden Bearbeiter:innen und Kontierungsdaten für die Rechnungen. Diese Automatisierung fehlt bei den SAP FI Kostenrechnungen zunächst einmal. Im schlimmsten Fall müssen die Rechnungen grundsätzlich manuell kontiert werden. Je nachdem, ob die Kontierung von erfahrenen Mitarbeitenden ausgeführt wird oder von neuen Mitarbeitenden, wird für diesen Arbeitsschritt mehr oder weniger Zeit benötigt. Aber ich denke, wir sind uns alle einig, dass die manuelle Kontierung von SAP FI Kostenrechnungen einen hohen Aufwand bedeuten, den es zu minimieren gilt. Und genau hier kann die KI unterstützen.

Was macht die KI?

Die KI „lernt“ aus historischen Erfahrungswerten, bereits verarbeiteter Kostenrechnungen. Dabei werden die ausgelesenen OCR-Texte der Rechnungen ausgewertet und in Bezug zur tatsächlichen SAP-Buchung und den darin enthaltenen Informationen wie Kostenstelle, Sachkonto, Positionskontierung, usw. gesetzt. So wird ein semantisches Modell erstellt, das fortlaufend mit allen Informationen, die mit den Kostenrechnungen in Verbindung stehen, angereichert wird. Kurz gesagt: Der Algorithmus entwirft ein Schema für zukünftig wiederkehrende Kostenrechnungen bzw. die betreffenden Waren, Güter oder Materialien.

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP – Tipps und Stolperfallen bei der Projektierung

Wie funktioniert die Verarbeitung der Rechnungen mit KI?

Der Algorithmus besteht aus zwei parallel arbeitenden Verfahren: dem statischen Verfahren und dem dynamischen Verfahren.

Statisches Verfahren

Das statische Verfahren bezieht sich auf den Inhalt einer Rechnung, also die gelieferte Ware oder Dienstleistung. Es beschränkt sich dabei nicht auf bestimmte Kreditoren oder Unternehmensbereiche. Das statische Verfahren wertet also z.B. alle Rechnungen einer Ware aus, unabhängig bei welchem Lieferanten oder in welchem Bereich des Unternehmens diese bestellt wurde. Bei der Auswertung zieht die KI sowohl die ausgelesenen OCR-Informationen der Rechnungen heran, als auch die dazugehörigen Buchungsinformationen der entsprechenden SAP-FI-Belege.

Dynamisches Verfahren

Das dynamische Verfahren ist im Gegensatz zum statischen Verfahren kreditorenspezifisch. Hier werden die Informationen der Kostenrechnung des jeweiligen Kreditors just-in-time ausgewertet, während diese im d.velop document reader verarbeitet wird.

Infografik SAP FI Rechnungen KI Kontierung
Die zwei Verfahren der KI

Die Kombination dieser beiden Verfahren und die darin ermittelten Informationen ermöglichen Vorschläge zur Kontierung verschiedenster wiederkehrender Kostenrechnungen.

Die KI lernt mit jeder verarbeiteten Rechnung

Die KI kann qualitativ besonders hochwertige Kontierungsvorschläge erzielen, wenn dabei auf eine umfangreiche Historie zurückgegriffen werden kann. Ideal ist es, wenn die Informationen aus 200-300 bereits verarbeiteten Rechnungen und den dazugehörigen Buchungssätzen ausgewertet werden können. Wenn weniger oder keine Vergangenheitsdaten vorliegen, unterbreitet die KI einen aktuellen Kontierungsvorschlag. Dieser wird mit der Zeit und jeder neuen Kostenrechnung immer weiter optimiert.

Den Bearbeiterin:innen bleibt die Wahl

Der ermittelte Vorschlag zur Kontierung der Kostenrechnung setzt sich aus dem oder den Sachkonten, sowie Kostenstellen, Aufträgen und PSP-Elementen zusammen. Natürlich haben die Bearbeiter:innen trotzdem noch die freie Wahl. Der Kontierungsvorschlag der KI kann direkt übernommen, abgeändert oder aber auch ignoriert werden. Durch das Abändern oder Ignorieren des Vorschlages lernt die KI und gibt bei der nächsten Kostenrechnung einen optimierten Kontierungsvorschlag an.

Fazit

Die KI ermöglicht eine Automatisierung bei der Kontierung von SAP FI Kostenrechnung. Dadurch wird nicht nur der Aufwand für diesen Arbeitsschritt erheblich reduziert, die Mitarbeitenden erhalten auch Freiräume für andere Tätigkeiten. Dies kann nicht zuletzt die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.