ECM against CO2: Sie sind noch kein Papiergegner im Büro? Dieser Artikel wird das ändern.

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In der aktuellen Klimadebatte hat sich Anfang des Jahres auch der amerikanische Software-Konzern Microsoft zu Wort gemeldet und geht in die Offensive.
Die Aussage des amerikanischen Tech-Giganten: Das Unternehmen möchte bis 2030 CO2-neutral sein und bis 2050 sogar alle Emissionen der Unternehmensgeschichte ausgleichen.

Ein ehrgeiziges Unterfangen, bei dem meines Erachtens vor allem die konkrete Durchführung für den Erfolg entscheidend sein wird. Denn allein mit Kompensation wird es nicht getan sein, wenn ein echter gesellschaftlicher Beitrag geleistet werden soll. Bei allem, was man bereits in puncto Konkretisierung nachlesen konnte, versteht es auch Microsoft genauso.

Ich persönlich halte dieses Vorhaben für vorbildlich, denn ich bin überzeugt davon, dass Unternehmen heute einen gesellschaftlichen Beitrag leisten müssen. Wir dürfen also gespannt sein.

Quelle: blogs.microsoft.com

Microsoft ist bei weitem – und das ist eine weitere gute Nachricht – nicht allein mit der Idee, gesellschaftlichen Beitrag zu leisten – oder auch ganz konkret: CO2-Einsparungen herbeizuführen.
Auch wir bei der d.velop bieten viele Werkzeuge in Form von Software und Services für das papierlose Büro und bieten Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen mit unseren Enterprise Content Services die Möglichkeit papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und damit Papier im Büro zu vermeiden.

Dabei sehen wir als klaren Mehrwert nicht nur die Prozessoptimierung und daraus resultierenden Zeiteinsparungen, sondern insbesondere auch die Nachhaltigkeit. Aber wie nachhaltig ist die Nutzung eines ECS überhaupt?
Kann die Umstellung auf ein Dokumentenmanagement-System auch Ihr Unternehmen dazu befähigen nachhaltiger zu agieren bzw. zu sein? Kann es CO2 sparen, indem es auf Papier verzichtet?

Dies habe ich recherchiert und war etwas überrascht, dass es auf diese Frage noch keine Abhandlungen und einfachen Antworten gab.
Mein Vorschlag: Lassen Sie uns das doch einfach gemeinsam an dieser Stelle herausfinden.

Das papierlose Büro: Seit Jahrzehnten eine Herzensangelegenheit

Ich muss gestehen, dass das vollkommen papierlose Büro seit vielen Jahren – ja seit Jahrzehnten – eine ganz persönliche Herzensangelegenheit von mir ist, die letztlich 100%ig einzahlt auf unsere Unternehmensziele sowie darüber hinaus auch auf gesellschaftliche Ziele – aber halt! Dies gilt es es ja zunächst überhaupt erst einmal festzustellen.

Die zentralen Fragen also sind: Kann man mit der Nutzung von Software oder Softwareservices zur Verwaltung und zur Nutzung von Dokumenten gegenüber der Verwendung bedruckten Papiers eine CO2-Einsparung erreichen?
Und wenn ja: Wie hoch ist diese Einsparung?

Die Nutzung eines Nachhaltigkeitsrechners ist ein guter Anhaltspunkt, um diese Fragen zu beantworten. Davon gibt es diverse im Netz zu finden. Wichtig bei der Entscheidung, welchem dieser Rechner man vertrauen sollte, ist es, die Quelle der Daten zu kennen, auf welchen die Berechnungen beruhen.
Eine verlässliche Quelle ist beispielsweise der Rechner von papiernetz.de, denn dieser basiert auf der IFEU-Studie, welche wiederum wissenschaftlich ermittelte Analyseergebnisse und weitere Studien berücksichtigt. Dabei werden Angaben zu den Primärquellen genannt u.a. auch die des Umweltbundesamtes.

Das sind die die Emissionen und Verbräuche pro Blatt Papier

Der Rechner zeigt auf, inwiefern sich der Einsatz von Recyclingpapier gegenüber Frischfaserpapier positiv auf die Umwelt auswirkt. Hierfür wird nicht nur die Differenz der beiden Papierarten aufgezeigt, sondern es werden auch die Gesamteinträge, Emissionen und Verbräuche der beiden Papierarten angegeben. Das ermöglicht es uns, die Emissionen und Verbräuche pro Blatt Papier exakt zu ermitteln.

Emissionen und Verbräuche pro produziertem Blatt Papier

Holz 10,281 g
Wasser 0,211458 l
Energie 43,394 Wh
CO2 5,021 g

Man kann also unter Nennung von belastbaren Quellen feststellen, wie viel CO2 pro Blatt freigesetzt wird; wie viel Holz verbraucht wird; wie viel Wasser und wieviel Energie – dabei bereits ausgehend von Holzquellen aus nachhaltiger Forstwirtschaft. Das Holz selbst gilt damit bereits als CO2 neutral. Dabei hat Recyclingpapier eine bessere Umweltbilanz als Frischfaserpapier. In der Realität liegen wir heute allerdings bei den Sorten der Druck- und Büropapiere erst bei einem Altpapieranteil von derzeit 31 Prozent mit leicht steigender Tendenz. Und dabei haben Recyclingpapiere keine nachweislichen Nachteile in puncto Qualität, Optik und Archivierbarkeit.

In der obigen Tabelle wurde insofern ein Durchschnittswert auf Basis der tatsächlichen Verwendung zugrunde gelegt – der tatsächliche Mix aus Recycling und Frischfaserpapier.

Das sind die die Emissionen und Verbräuche pro bedrucktem Blatt Papier

Natürlich sind die Blätter Papier, die wir im Büroalltag nutzen, nicht blank, sondern bedruckt. Die eben genannten Zahlen genügen ergo noch nicht, um die Belastung der Umwelt in Gänze zu erfassen. Es kommen noch freigesetzte Schadstoffe und Verbrauchsmengen pro getätigtem Ausdruck hinzu. [Stand-By-Zeiten unberücksichtigt].

Auch hier finden sich verlässliche Quellen, die für eine Berechnung zu Rate gezogen werden können. Eine eigene Berechnung in Anlehnung an die Quellen von ezeep.com und stromverbrauchinfo.de lässt die Annahme zu, dass eine Energieaufnahme von 500 Watt im Druckmodus stattfindet – bei einer Leistung von 30 Seiten pro Minute einen Verbrauch von 0,28 Wh pro Seite ergibt und damit 0,133 g CO2 mehr an Belastung. (474g CO2 / KWh im deutschen Strommix -> 0,474g / Wh).
Wir müssen entsprechend unsere Zahlen von oben durch das Bedrucken des Papiers nach oben korrigieren.

Emissionen und Verbräuche pro bedrucktem Blatt Papier (einseitig):

Holz 10,281 g
Wasser 0,211458 l
Energie 43,674 Wh
CO2 5,154 g

Diese Berechnung ist sehr günstig für den Papierdruck ausgelegt, also sehr belastbar. Letztlich kämen beispielsweise – wenn man Anlaufphase und die Herstellung des Druckers mit einbeziehen würde – noch mehr als 1 g dazu.

Okay, die nackten Zahlen klingen jetzt erstmal sehr abstrakt. Dann lassen Sie uns diese Zahlen einmal in Relation setzen.

Rechenbeispiele

Meine Heimatstadt Ahaus beispielsweise versendet, wie vermutlich alle Städte, einmal im Jahr die Gebührenabrechnung an alle Haushalte. Die Gebührenabrechnung umfasst 2 Seiten, versendet wird diese an ca. 15.000 Haushalte – das macht 30.000 Seiten bedrucktes Papier, summa Summarum sind das 154,62 kg CO2. Zum Vergleich: Mit einem etwas größeren PKW können Sie damit etwa 1000 km fahren.

Oder nehmen wir eine mittelgroße Bank mit 100.000 Kunden, die ihre Jahresschreiben über Einlagensicherung etc. versendet:
3 Seiten pro Kunde, 300.000 Seiten, entsprechen mehr als 1, 5 Tonnen CO2 – für einen einzigen Zustellvorgang an alle Kunden (eigentliche Zustellung und Briefumschlag sowie Kuvertierung nicht mit eingerechnet …).

Die Kehrseite der Medaille – Wie belastet das digital gespeicherte Blatt die Umwelt?

Natürlich – auch digital gespeicherte Dokumente verbrauchen Ressourcen und erzeugen Schadstoffe. Nichts ist ressourcentechnisch zum Nulltarif zu haben. Deswegen ist es unabdingbar auch die jeweilige Menge des Verbrauchs / Schadstoffs pro digital gespeichertem Blatt zu ermitteln, um letztendlich die Nettoersparnis eines DMS pro Blatt Papier zu berechnen.

Eine internationale Studie hat berechnet, dass pro Gigabyte (1.048.576 KB) Datenverkehr 0,006 Kilowattstunden verbraucht werden. Auf Quarks gibt es hierzu einen sehr anschaulichen Vergleich aus dem Alltag: „Für eine Stunde Netflix bei Full-HD Auflösung werden circa drei Gigabyte Daten verbraucht – eine 30-Watt-Lampe kann mit dieser Energie circa 36 Minuten brennen.“ (Wobei ich habe mich bei diesem Vergleich gefragt habe, was mir das sagen soll – dass ich aus Umweltgründen besser Netflix schauen, als Lesen soll? 😉)

Und damit zurück zu unserem Anwendungsbeispiel: Egal ob On Prem oder in der Cloud – wenn ich also mein Dokument aus dem elektronischen System aufrufe, entsteht jedes Mal dieser Verbrauch. Speicherung, Herstellung etc. ist bereits darin enthalten.

Wir gehen davon aus, dass 1 Ausdruck Papier = 10 Aufrufen eines digitalen Dokuments pro Jahr entspricht, da die Dokumente ja mehrfach gelesen werden bzw. mehrfach darauf zugegriffen wird. Das Papierdokument hingegen verursacht lediglich ein einziges Mal Emissionen und Verbräuche. Resultat einer solchen Gegenüberstellung ist übrigens die häufige Annahme, dass ein physisches Archiv CO2 neutral ist.

Wir nehmen an, dass eine Seite PDF eine durchschnittliche Größe von 75 KB hat (variiert je Anwendungsfall) und man benötigt die Dateien durchschnittlich 3 Jahre lang im aktiven Zugriff. Bei 10 Aufrufen im Jahr über einen Zeitraum von 3 Jahren. verbraucht bei diesem Anwendungsszenario eine Seite demnach 0,00001287 KWh und damit 0,0061 g CO2.

Emissionen und Verbräuche durch Einsatz ECM pro Seite:

Holz 0 g
Wasser 0 l
Energie 0,01287 Wh
CO2 0,0061 g

Damit ergibt sich eine

Netto-Ersparnis durch Einsatz ECM pro Seite:

Holz 10,281 g
Wasser 0,211458 l
Energie 43,661 Wh
CO2 5,148 g

Die Produktion von Papier hat also den mit Abstand größten Anteil am Ressourcenverbrauch. Im CO2-Verbrauch liegt es mit mehr als dem Faktor 800 über dem CO2-Verbrauch, bzw. dessen Freisetzung, die bei rein digitaler Nutzung anfällt.

Rechnet man beim Papier Druck, Druckerherstellung, Archivraumherstellung etc. mit ein, ist der Faktor sehr belastbar bei über 1000.
Diese Zahl halte ich für bemerkenswert und hat mich im Rahmen der Herleitung ehrlich erstaunt. Hätte diese Zahl bei Faktor 1, 1,37, 2, 3 oder 10 gelegen, hätte man trefflich über die zugrunde liegenden Annahmen diskutieren können und wäre möglicherweise zu dem Schluss gekommen, dass digitale Technologien in diesem Beispiel nicht oder nicht in dem Maße die erhoffte Verbesserung bringen. Aber wir haben festgestellt, dass der Faktor sehr stark zugunsten von Papier hergeleitet bei mindestens 800 liegt, realistisch eher bei 1000. Bei diesem Ergebnis liegt die Konsequenz auf der Hand.

Fast schon Fun-Fact, eine Erwähnung wert und netter Nebeneffekt: Holz und Wasser werden übrigens in digitalen Prozessen gar nicht verwendet.

Wenn es also das gesellschaftliche Ziel ist, Ressourcen einzusparen, dann müssen wir doch dafür sorgen, dass alle Prozesse, bei denen wir mit Dokumenten zu tun haben derart digitalisiert werden, dass kein temporärer Ausdruck mehr stattfindet, kein Medienbruch, sondern die rein digitale Verarbeitung.
Der sehr große Faktor zuungunsten von Papier zeigt dabei aber auch, wie wichtig es ist, ein Dokumentenmanagementsystem auch tatsächlich konsequent anzuwenden. Wird der Bequemlichkeit halber nur einmal ausgedruckt, ist die sehr positive Bilanz schon dahin. Nur die wirklich disziplinierte Anwendung eines DMS oder ECS verbunden mit durchgängig digitalen Prozessen ist wirklich umweltfreundlich – dafür aber umso stärker.

Positive ökologische Wirkung von ECM

Was heißt das nun alles?

Wo fangen wir an? Müssen wir jetzt unsere Unternehmen von heute auf morgen auf den Kopf stellen?

Nun – wir haben doch gerade aktuell alle gemeinsam in der Coronakrise gelernt, dass sehr viele Dinge sobald es notwendig ist, oftmals sehr pragmatisch und aufwandsarm umsetzbar sind. Und dazu gehören auch viele digitale anstelle papiergebundener Prozesse, die in den kurzfristig umgesetzten Homeoffice-Situationen mit einem Male notwendig – und möglich gemacht – wurden. Dazu gehören zum Beispiel auch digitale Unterschriftenprozesse, für die wir mit der d.velop eigens für diese außergewöhnliche Situation eine kostenlose Lösung bereitgestellt haben und weiterhin bereitstellen. Auch die rechtssichere digitale Zustellung von Dokumenten im Gegensatz zum obigen papiergebundenen Beispiel ist sehr einfach umzusetzen.

Und mit der Gesamtheit unserer Lösungen – so das Feedback einiger Kunden, dass mich erreicht hat – war es oftmals mit einigen wenigen kleinen Schritten und Anpassungen auch sehr leicht möglich, von dem einen auf den anderen Tag mit der gesamten Verwaltungsbelegschaft in das Homeoffice und damit zu vollständig digitalen Prozessen zu wechseln – so war es bei uns selbst auch. Meine Erfahrung habe ich auch hier im Blog festgehalten.

Nein, wir sind nicht hysterisch – und nein, “es ist eben nicht egal”! Unser gesellschaftlicher Beitrag zur aktuellen Krise

Es sind also, wenn gewisse Voraussetzungen vorliegen, oftmals gar nicht mehr die großen Anpassungen, sondern eher die kleinen Schritte. Und keine Angst:
Unsere Experten können, falls Hürden auftreten sollten, unkompliziert und schnell helfen – auch dafür haben wir ein eigenes Leistungsangebot geschaffen.


Was aber fast noch wichtiger ist: Es bedarf neben der Herausforderung durch die äußeren Umstände, die zwar eine Beschleunigung erreichen, nicht aber den Scope festlegen, meines Erachtens vor allem auch einer menschlichen Triebfeder.

Nur wenn diese Faktoren zusammenkommen, können wir tatsächlich ein zielgerichtetes Vorankommen feststellen. Es ist immer der Mensch, der die Richtung angibt, der das Ziel definiert, nicht die äußeren Umstände.

Ein Lob an die mutigen Entscheider

Und an diesem Punkt möchte ich einmal die Gelegenheit nutzen und ein großes Lob loswerden. Es ist sehr begeisternd zu sehen, wie zielgerichtet viele Entscheider unserer Kunden genau diese führende Rolle eingenommen haben. Manche bereits seit vielen Jahren. Genau in diesen Unternehmen sind in den letzten Wochen signifikante Digitalisierungserfolge erzielt worden.

Und genau in diesem Punkt kann ich allen Mut machen, die gern mehr Momentum in die Digitalisierung bringen wollen:
Probieren Sie die Tools und Werkzeuge, die es gibt, einfach aus. Buchen Sie entsprechende Services und machen sich selbst ein Bild. Gerne auch mit unserer Unterstützung und: Gehen Sie selbst, nicht ihr Unternehmen, Sie selbst mit gutem Beispiel voran. Probieren Sie die Werkzeuge aus und leben Sie die digitalen Umsetzungen vor.

Lassen Sie uns mit gutem Beispiel vorangehen

Ich selbst habe vor einigen Jahren zum Beispiel privat alle Papierbelege und Papierdokumente einscannen lassen und digital mit einem der fantastischen „d.velop-Werkzeuge“ (welches übrigens jedem Endanwender nach wie vor kostenlos zur Verfügung steht) gespeichert.

Es bedarf zugegebenermaßen einer kurzen Umgewöhnung und durchaus auch der Anpassung einiger Prozesse (z.B. konsequent weiterhin alles am gleichen Ort abzulegen) – aber die „Belohnung“ in Form von überall verfügbarer Dokumente aus der Cloud sowie der medienbruchfreien Weiterverarbeitung zum Beispiel neuerdings für die digitale Unterschrift innerhalb von Sekunden überwiegt bei weitem.

Und jetzt, wo ich weiß, dass ich selbst fast eine halbe Tonne CO2 allein mit der privaten digitalen Dokumentenablage eingespart habe, habe ich gleich noch einen triftigen Grund mehr.

Insofern und berechtigterweise die Frage:

Was hält Sie noch ab?

 


 

Quellen: 

http://www.papiernetz.de/wp-content/uploads/ifeu-studie_langfassung.pdf 

https://www.umweltbundesamt.de/papier-druckerzeugnisse#textpart-2 

https://papierwende.de/okobilanz-pro-recyclingpapier/ 

https://www.ezeep.com/de/co2-neutral-drucken/  

https://www.stromverbrauchinfo.de/stromverbrauch-bei-druckern.php 

https://de.statista.com/statistik/daten/studie/38897/umfrage/co2-emissionsfaktor-fuer-den-strommix-in-deutschland-seit-1990/ 

https://www.quarks.de/technik/energie/so-viel-energie-verbraucht-das-internet/