DMS-Software: Warum Dateiverzeichnisse nicht mit einem digitalen Dokumenten­management­system zu vergleichen sind

Worin besteht der Unterschied zwischen einem Aktenschrank und dem Windows-Explorer?

Was sich liest, wie der Auftakt zu einem schlechten Witz, endet leider auch in einem solchen. Denn betrachtet man es genau, liegt der Unterschied einzig und allein in der Technologie. Der eine ist analog und der andere digital.

Funktional hat uns das elektronische Dateiverzeichnis im Vergleich zu seinem analogen Vorgänger nicht wirklich weitergebracht. Wenn man nicht genau weiß, wo eine bestimmte Information, ein bestimmtes Dokument abgelegt ist, steht man ratlos vor einem Berg an Daten. Damit beginnt eine mitunter verzweifelte Suche.

Eine Suche, die sich durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) vermeiden ließe. Was aber macht eine DMS-Software aus? Welche Anforderungen sollte ein DMS erfüllen? Welche Rolle spielt Compliance im Kontext eines professionellen Dokumentenmanagements?

Was ist Dokumenten­management?

Beim Dokumentenmanagement geht es um mehr als das reine Ablegen von Dokumenten in einer, wie auch immer gearteten, technologischen Struktur. Dokumentenmanagement bedeutet, Dokumente so zu organisieren, dass sie einfach und schnell verfügbar sind. Dazu gehört unter anderem auch Informationen aus den Dokumenten zu ziehen, die für das spätere Wiederfinden nützlich sind. Das gilt für die verschiedensten Arten von Dokumenten: ein Schriftwechsel, ein Vertrag, oder auch eine Rechnung. In einer Bibliothek heißen diese extrahierten Informationen Schlagwörter – innerhalb einer DMS-Software nennt man sie Attribute.

Hier zeigt sich direkt ein Vorteil des digitalen Dokumentenmanagements. Um einen analogen Schlagwort-Katalog überhaupt nutzbar zu halten, muss man sich bei der Auswahl auf einige wenige Haupt-Schlagwörter beschränken. Digitale Attribute in einer DMS-Software können deutlich umfangreicher sein und damit den Inhalt eines Dokumentes wesentlich detaillierter beschreiben. So wird in letzter Konsequenz natürlich auch das Auffinden eines Dokumentes deutlich erleichtert. Denn, wie suchen Sie nach einem Schriftstück?

Anforderungen an eine DMS-Software

Sobald klar ist, wie und mit welchen Ziel Sie ein DMS in Ihrem Unternehmen einsetzen wollen können Sie bei der Auswahl auf die dringend benötigten Funktionen achten. Zu den wichtigsten Anforderungen an eine DMS-Software zählen unter anderem:

  • Geringer Suchaufwand
  • Einfache Bedienbarkeit
  • Einfache Erfassung von Belegen
  • Zentrale, sichere und übersichtliche Ablage von Dokumenten
  • Revisionssichere und GoBD-konforme Aufbewahrung
  • Einbezug von Geschäftsprozessen
  • Standortübergreifender Zugriff auf Dokumente

Versionierung von Dokumenten – Wie war das doch noch gleich?

Vermutlich geht es Ihnen wie mir. Wenn Sie ein Schreiben suchen, dessen Bearbeitung schon etwas länger zurückliegt, können sich nicht mehr unbedingt daran erinnern, wie genau der Betreff des Schreibens war. Aber Sie wissen genau, dass das Wort „Blütenpollen“ darin vorkam. Also suchen Sie nach Blütenpollen und das Dokumentenmanagementsystem präsentiert Ihnen alle Dokumente, die dieses Attribut beinhalten. Die Verknüpfung von mehreren Attributen bei der Suche, lässt die Menge der angezeigten Dokumente – in einer DMS-Software Treffermenge genannt – schrumpfen und führt Sie am Ende zum gesuchten Dokument.

Gut sagen Sie, dass gelingt mir beim Dateiverzeichnis auch mit einer guten Volltext-Suche. Ja, mit einem kleinen Unterschied: Dokumente leben! Am einfachsten ist das am Beispiel eines Vertrages darzustellen. Bevor der unterzeichnet wird, sind oft unzählige Versionen geschrieben und immer wieder angepasst worden. Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet alle Versionen und es kann jederzeit auf die verschiedenen Versionsstände zurückgegriffen werden. Eine Volltext-Suche ist eben „kein Dokumentenmanagement System“.

Mal ganz davon abgesehen, was passiert, wenn zwei Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Ohne ein DMS zieht einer ganz sicher den Kürzeren und erlebt, wie seine Arbeit auf einen Klick im digitalen Nirwana verschwindet.

DMS Software
Aufbau einer professionellen DMS-Software

Revisionssichere Aufbewahrung: Dokumente dürfen nicht verschwinden

Apropos Verschwinden. Finanzbeamte, Revisoren oder auch Qualitätsmanagementbeauftrage sind, britisch ausgedrückt, not amused, wenn Dokumente einfach nicht mehr da sind. Rechtliche Vorgaben, wie die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (Einmal Luft holen) oder kurz GoBD und firmeninterne Regeln – auch unter dem Begriff Compliance bekannt – bestimmen genau, was, wie lange aufbewahrt werden muss. Dazu kommt, dass die archivierten Dokumente immer die Form des Originals zum Zeitpunkt der Archivierung abbilden müssen. Und das unverändert – die Fachbegriffe dafür lauten langzeitstabil oder auch revisionssicher.

Ihnen spukt jetzt der Gedanke im Kopf herum, die sprichwörtliche Geduldigkeit des Papiers auszunutzen und einfach alles auszudrucken und im Aktenschrank zu deponieren? Diese Illusion muss ich Ihnen leider nehmen. Denn der Gesetzgeber sagt ganz klar, dass elektronisch erzeugte Dokumente auch digital archiviert werden müssen. Außerdem würde Sie die Realisierung dieses Gedankens automatisch zurück zum Beginn dieses Blog-Beitrags führen.

Die Basis jeder DMS-Software: die digitale Akte

Nichts desto trotz hat dieser Gedanke auch etwas Gutes. Denn er dokumentiert, dass der Mensch doch gerne an Gewohntem festhält. Genau deshalb ist ein digitales DMS auch aufgebaut wie der bekannte Aktenschrank. In beiden finden sich Akten, Kundenakten, Lieferantenakten, Projektakten und viele mehr. Hierin sind sämtliche Dokumente zum jeweiligen Kontext zentral zusammengefasst. Das können eingescannte Briefe, E-Mails, Ein- und Ausgangsrechnungen, Verträge oder einfacher Schriftverkehr sein.

Auch hier spielt eine DMS-Software wieder seine Vorteile aus. Eine elektronische Akte kann sich aus vielen verschiedenen Unterakten zusammensetzen und bleibt dennoch übersichtlich. Physikalisch ist das schlicht unmöglich. Und was noch viel besser ist, ein bestimmtes Dokument kann in zahlreichen digitalen Akten enthalten sein, und ist dennoch nur einmal im gesamten DMS vorhanden. So ist auch sichergestellt, dass den Nutzern in allen Akten immer das aktuelle Dokument zur Verfügung steht. Versuchen Sie das mal im Dateiverzeichnis.

Über Zugriffsberechtigungen auf alle Informationen zugreifen

Ein weiterer Vorteil einer DMS-Software ist, dass Dokumente zentral, auch über Standortgrenzen hinweg, abgelegt werden. Damit sind sie für jeden, jederzeit verfügbar. Natürlich nur, wenn er für das jeweilige Dokument eine Zugriffberechtigung besitzt. Diese Berechtigungen können in einem Dokumentenmanagementsystem sehr granular eingestellt werden. Wenn neue Dokumente im System abgelegt werden, unterstützt das DMS den Nutzer direkt dabei, für das Dokument passende Bezeichnungen und Attribute zu vergeben. Umso Bezeichnungswildwuchs einzudämmen.

DMS und BPM gehören zusammen

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem verwaltet Dokumente nicht einfach nur, es unterstützt zudem die geschäftlichen Abläufe in einem Unternehmen oder einer Organisation. Wie früher eine Akte mit dem Aktenwagen von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter transportiert wurde, steuert ein DMS die Abläufe über digitale Workflows – in dem es die zu bearbeiteten Dokumente zum richtigen Zeitpunkt, an den richtigen Bearbeiter, oder ganz automatisch auch an seine Vertretung, weitergibt. Die digitale Gestaltung dieser Abläufe bezeichnen Fachleute als Business Process Management (BPM). So folgt automatisch und reibungslos Schritt auf Schritt bis der gesamte Prozess durchlaufen ist.

Transparenz, Geschwindigkeit und Sicherheit bringen Erfolg

Wenn auch Sie Ihren Geschäftserfolg durch schnellere Prozesse steigern wollen, Dokumente transparent und übersichtlich verwalten möchten und diese gemäß rechtlicher Vorgaben sicher aufbewahren möchten, dann machen Sie mit einer DMS-Software den nächsten Schritt. Erfahren Sie auf unserer Webseite mehr über unsere Dokumentenmanagement-Lösungen.

Mehr erfahren

Und nicht vergessen! Auch wenn ich mich wiederhole – Aktenschrank, Windows-Explorer und Volltext-Suche sind kein Dokumentenmanagementsystem.

Frank Schnittker

Content Marketing Manager, d.velop AG