On Premises oder in der Cloud, kaufen oder mieten – Welche DMS-Betriebsform passt für mich?

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) bieten vielseitige Möglichkeiten die Abläufe in Unternehmen zu vereinfachen, zu beschleunigen und Kosten einzusparen. Hierbei haben Sie immer die Wahl zwischen unterschiedlichen Betriebsformen.

On Premises oder in der Cloud, zum Kauf oder Software as a Service (SaaS) in der Public oder Custom Cloud? Die Qual der Wahl eben. Spätestens vor Einführung oder Restrukturierung eines Dokumentenmanagement-Systems sollte diese Entscheidung gefällt werden. Damit Sie einen Überblick über die verschiedenen Betriebsformen erhalten, haben wir die jeweiligen Vorteile für Sie kurz und knackig zusammengefasst.

DMS in der Cloud sorgt für Flexibilität

Cloud ist und bleibt der Trend im Bereich der Business Software. In einer sich immer schneller verändernden Geschäftswelt mit immer höheren Anforderungen in Punkto Digitalisierung ist dies auch verständlich.

Bei einem DMS in der Cloud müssen Sie sich keine Gedanken um im wahrsten Sinne große Infrastruktur und eigenes Monitoring in Ihrem Unternehmen machen. Die Technik sowie der laufende Betrieb Ihres DMS in der Cloud wird vom Rechenzentrum gewährleistet.

Schnell und einfach ein DMS als Software as a Service

Der komfortabelste und einfachste Weg ein DMS einzuführen kann über die Cloud als Software as a Service (SaaS) sein. Hierbei benötigen Sie meist nicht mehr als einen an das Internet angeschlossenen Computer mit einem aktuellen Browser. Hohe Anfangsinvestitionen in Hardware und aufwändige Konfiguration bei Ihnen im Unternehmen bleiben also aus.

Bei SaaS wird das DMS von einem externen Dienstleister betrieben, dessen Service Sie über ein monatliches Nutzungsentgeld erwerben. Gerade wenn ein Unternehmen Investitionsrisiken scheut und auf transparente, monatlich gleichbleibende IT-Kosten setzt, ist dieses Modell zu empfehlen. Zudem ist die Implementierung des DMS schneller als on Premises und ohne weitere Infrastruktur wie VPN-Clients von überall auf der Welt nutzbar. Damit bietet diese Variante die größtmögliche Mobilität. Auch wenn die Entwicklung Ihres Unternehmens eine Anpassung am DMS notwendig macht, da sich beispielsweise die Nutzeranzahl ändert, sind Sie weiterhin flexibel. Sie können einfach Nutzer hinzubuchen oder kündigen.

Starten Sie mit der Public Cloud in den DMS Standard

SaaS in einer Public Cloud zu betreiben bedeutet für Sie als Nutzer, auf das Angebot eines frei zugänglichen Dienstleisterns, der seine Dienste offen für jedermann zugänglich anbietet, zurückzugreifen. Der Anbieter hat in diesem Fall schon ein komplett funktionierendes DMS vordefiniert und stellt dieses als Standardlösung zur Verfügung.

Hierbei entfällt für Sie die zeitraubende Definition von Aktenplänen und Workflows. Sie können direkt auf vorhandene Strukturen zurückgreifen und können so Ihr DMS in kürzester Zeit einsatzbereit haben. Zudem übernimmt der Anbieter hier kontinuierlich das Update der Software, so dass Sie immer von den neuesten Entwicklungen des Anbieters profitieren.

Individuell in der Custom Cloud unterwegs

Auch bei einer Custom Cloud wird das DMS über einen Dienstleister als Service bereitgestellt. Im Unterschied zur Public Cloud wird jedoch nicht auf eine Standardlösung zurückgegriffen, sondern ein individuelles DMS erstellt. Wenn also die Bedürfnisse für Ihr Unternehmen nicht mit dem Standard der Public Cloud abbildbar sind, Sie aber trotzdem die Vorteile der Cloud nutzen wollen, sind Sie mit der Custom Cloud gut beraten.

Bei der Einrichtung des DMS kann über eigene Dokumentenarten und Aktenpläne ein hoher Grad an Individualisierung erreicht werden. Auch eigene Workflows und Hooks lassen sich hier implementieren.

Ein bodenständiges DMS On Premises

Im Gegensatz zur Cloud ist ein DMS On Premises voll auf die lokale Nutzung von Daten und Infrastruktur ausgelegt. Dies bedeutet, dass ein DMS-Server in die bestehende IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens integriert wird und mit den Endgeräten der Nutzer kommuniziert.

Die Vorteile eines On Premises DMS können für Sie darin bestehen, dass hier die größtmögliche Individualisierung erreicht und so sehr stark auf Ihre Bedürfnisse eingegangen werden kann. Zusätzlich bietet eine lokale Datenspeicherung eine gewisse Unabhängigkeit von Dritten.

Hohe Entscheidungs- und Gestaltungsfreiheit durch Kauf

Die klassische Kauflizenz ist gerade bei mittelständischen Kunden beliebt, getreu dem Motto „Was man hat, das hat man“. Sie erwerben über einen Kaufvertrag die Lizenz, mit der Sie das DMS nutzen können. Somit werden Sie Eigentümer der Lizenz durch die Sie ein zeitlich unbefristetes Nutzungsrecht erhalten.

Mit Ihrem Eigentum können Sie selbstverständlich verfahren wie es Ihren Bedürfnissen entspricht. So können Sie auch über Drittanbieter Ihre unternehmensspezifische Lösung generieren, eine Zustimmung des Software-Herstellers ist theoretisch nicht notwendig.

Mehr Flexibilität beim Mieten

Sie möchten hohe einmalige Anschaffungskosten für Software vermeiden, legen aber trotzdem Wert darauf, dass Prozesse und Dokumente lokal verbleiben? Dann kann Software-Miete eine Option für Sie sein.

Analog zum Software as a Service erwerben Sie hier über ein monatliches Nutzungsentgeld das Nutzungsrecht an einem DMS. Der Unterschied besteht hauptsächlich in der lokalen Installation der Software und der Datenhaltung auf Servern, die bei Ihnen lokal im Unternehmen stehen und Sie für den Betrieb des DMS verantwortlich sind.

Durch Software-Miete haben Sie die Möglichkeit, die Lizenzen flexibel zu nutzen und nicht benötigte Lizenzen auch zu kündigen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Dadurch haben Sie die Freiheit, auf Entwicklungen in Ihrem Unternehmen schnell zu reagieren, ohne starke Kapitalbildung berücksichtigen zu müssen.

Treffen Sie Ihre Entscheidung mit Bedacht

In der Cloud oder On Premises, kaufen oder monatliches Nutzungsentgeld. Jede Form hat ihre Vorteile. Grundsätzlich muss in einem Unternehmen diese Entscheidung mit Bedacht getroffen werden, um die immer größer werdenden Dokumentenmengen auch weiterhin verarbeiten zu können und wettbewerbsfähig zu bleiben. Die d.velop AG berät Sie gern auf Ihrem Weg bei der Entscheidung für die richtige Bereitstellungsform Ihres DMS. Besuchen Sie hierfür die d.velop Website.

on premises