Digitale Dokumentenablage – ein Plädoyer

Eine digitale Ordnerstruktur ist keine digitale Dokumentenablage, denn das wäre wie ein Toastbrot mit einem Raketentriebwerk zu vergleichen. Ja, die Nutzung von digitalen Ordnerstrukturen mag ein wichtiger und richtiger Schritt sein auf dem Weg zu weniger Papier – doch egal ob Start-Up, KMU oder Großkonzern: Es kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem auch das ausgeklügelste Ordnersystem auf der lokalen Festplatten oder dem Netzwerk an seine Grenzen stößt.

Man merkt schnell: Der Dschungel an Ordnern und Dateinamen in der Länge einer Boa Constrictor vereinfacht das Leben nicht, sondern verschiebt die Problematik nur. Man sucht dann eben nicht länger auf Papier, in Papierstapeln oder Akten, sondern im Laufwerk. Der Überblick fehlt. Dokumente verlieren sich in ellenlangen Verzeichnispfaden.

Wer effizient arbeiten will, rechtliche Fehler vermeiden möchte und gleichzeitig die Digitalisierung im eigenen Unternehmen vorantreiben möchte, braucht eine digitale Dokumentenablage, die einfach mehr kann (als eine digitale Ordnerstruktur).

Es folgt an dieser Stelle ein Plädoyer in Form von 4 guten Gründen für die Einführung einer digitalen Dokumentenablage mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems.

4 gute Gründe für Einführung einer digitalen Dokumentenablage

Welche 4 guten Gründe sprechen nun dafür, auf eine digitale Dokumentenablage umzusteigen?

  1. Eine zentrale Ablage für alle Dateien und Dokumente.
  2. Das einfache und schnelle Auffinden von Daten.
  3. Die Versionierung von Dokumenten.
  4. Die rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten.

1.) Dank digitaler Dokumentenablage nicht mehr grübeln, wo oder wie etwas abzulegen ist!

Wer aktuell im Unternehmen nach einer Information sucht, hat häufig unzählige Anlaufstellen: Das Email-Programm, die Laufwerkstruktur oder ein unternehmenseigenes Wiki”-Äquivalent”.
Die Suche nach Dokumenten findet also wiederholt in verschiedensten System statt. Das kostet Zeit und Nerven. Schneller und einfacher geht es, wenn alle Daten zentralisiert in einer digitalen Dokumentenablage zusammenlaufen bzw. abgelegt werden – und das bestenfalls im Dokumentenmanagementsystem und das auch noch automatisch. Denn das System ordnet sauber Dokumente richtig zu. Falls vorhanden sogar direkt in die dazugehörige digitale Akte.

Machen Sie Schluss mit JJJJ-MM-DD_Dateiname_Verfasser_Schlagwort_Version und Dateien, die am am Ende eines Pfads abgelegt werden, deren Unterordner im Marianengraben liegen. Wenn Sie nicht zur seltenen Spezies der Shortcut- und Verknüpfungen-Nutzer gehören, dann ist jeder zu öffnende Ordner ein Doppelklick. Und jeder Klick kostet Zeit. Denn bevor man klickt, muss man sich zunächst orientieren und den passenden (Unter-)Ordner auswählen. Auch die alphabetische Sortierung der Ordner hilft da nicht viel (wenn man mal ehrlich ist). Zudem setzt dieses Vorgehen voraus, dass der Nutzer ganz genau weiß, in welchem Unterordner er die da Dateien abspeichern muss. Ob der Kollege die Datei dort auch vermutet? Dafür benötigt es in dem einen oder anderen Fall höchstwahrscheinlich übersinnliche Kräfte.

Selbst wenn in einem Unternehmen sehr gewissenhaft vorgegangen wird und alles seinen Platz in der Laufwerkstruktur zu haben scheint,  ist das ganze Konstrukt fehleranfällig und die Ablage sowie Suche von Dokumenten kosten Unmengen an Zeit.

2.) Intelligente Suchfunktionen und Texterkennung mit nur einem Schlagwort!

Stichwort Suche: Im Beispiel der angesprochenen Suche können Sie natürlich auf die eigene Suchfunktion auf einem Betriebs-Laufwerk zurückgreifen. Aber: Kochen Sie sich schon mal einen Kaffee. Das dauert! Sie finden die Dateien nur, wenn diese korrekt benannt wurden, denn der Inhalt wird gar nicht erst durchsucht. Anders funktioniert da die digitale Dokumentenablage mithilfe eines DMS: Clevere und automatische Verschlagwortung und eine OCR-Texterkennung helfen dabei die Datei auch bei unvollständiger oder fehlerhafter Benennung wiederzufinden – auch, wenn man sich nur an einen Teil des Inhalts erinnert, statt des Namens.

3.) Nie wieder die Frage nach der richtigen oder originalen Version stellen!

Wer seine Dokumente in einer Laufwerkstruktur ablegt und verschiedene Versionen speichern möchte, nutzt für die Versionierung vielleicht ein Datum im Dateinamen oder eine laufende Versionsnummer. Ungünstig bei diesem Vorgehen ist, dass man alle vorhergegangen Dateien dennoch bearbeiten kann – oder sogar löschen. Da wäre die wichtige Tatsache, dass Sie sich gegen einen möglichen Datenverlust absichern müssen. Was, wenn Sie Dokumente verlieren, für die es gesetzliche Aufbewahrungspflichten gibt?
Zudem sind manuelle Benamungen fehleranfällig, da sie händisch gepflegt werden müssen. Eine Dokumentenablage braucht ein System, dass automatisch dafür sorgt, dass Änderungen nicht nur als neue Version gespeichert werden, sondern auch protokolliert, was verändert wurde. So lässt sich der Lebenszyklus von Dokumenten nachvollziehen und im Zweifelsfall auf ältere Versionen zurückgreifen. Eine digitale Ablage kann genau das.

Digitales Dokumentenmanagement einfach erklärt.

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4.) Der Staat und seine Ansprüche an Aufbewahrung: Mit digitaler Dokumentenablage einfach rechtskonform archivieren!

Für viele geschäftliche – aber auch einige private Dokumente – gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. In der granularen Ordnerstruktur, die man sich angelegt hat um alles wiederzufinden, müssten dann nach Ablauf der jeweiligen Frist die entsprechenden Ordner geprüft und die Art Dokumente herausgesucht und gelöscht werden, die nicht mehr benötigt werden. Allein diese Arbeit ist unglaublich aufwendig – und das schon bei kleinen Datenmengen. Dazu kommen aber weitere rechtliche Voraussetzungen, wie die GoBD, die Unveränderlichkeit einiger Dokumente und Dateien voraussetzen. Nicht jeden originalen Papierbeleg, den Sie eingescannt und digitalisiert haben, dürfen Sie auch vernichten. In Anbetracht dieser Vielzahl an Vorschriften und gesetzlichen Richtlinien erleichtert es das Arbeiten enorm, wenn die digitale Dokumentenablage in einem Dokumentenmanagement mit System erfolgt. Das unterstützt Sie jederzeit dabei rechtskonform zu agieren, sie an Fristen zu erinnern und nicht nach Ablauf von Fristen die löschbaren Dokumente händisch aus hunderten von Dateien auf gut Glück herauszusuchen… und womöglich noch ein falsches Dokument zu löschen!

Das Plus an Systemen: Workflows und Kollaboration dank digitaler Ablage

Allein die 4 genannten Gründen reichen, um sich von der Ordnerstruktur zu verabschieden und eine echte digitale Dokumentenablage zu etablieren. Wer sich mit diesem Gedanken beschäftigt, sollte in Betracht ziehen, gleich ein Dokumentenmanagement-System einzurichten, denn ein DMS punktet noch mit weiterer Unterstützung im Arbeitsalltag.

Eine digitale Dokumentenablage bekommt einen zusätzlichen Effizienzschub, wenn Dokumentenprozesse mittels Workflows automatisiert werden. So wird eine Datei beispielsweise nach der Bearbeitung durch Kollegen A direkt an Kollegen B weitergeleitet, der zusätzlich noch in einer Aufgabe mitgeteilt bekommt, was er nun mit entsprechendem Dokument zu erledigen hat und bis wann.

Mittels Collaboration lässt sich darüber hinaus noch Zeit sparen: Arbeiten Sie gemeinsam an einem Dokument und sehen Sie in Echtzeit, welche Korrektur Ihr Kollege in dem Moment vornimmt. Sie müssen – bevor der Kollege weitermachen können – in Ruhe etwas überarbeiten? Per Check-Out des Dokuments liegt es so lange für Sie exklusiv parat, wie Sie es benötigen und verhindert, dass die Kollegen unfertige Absätze ausbessern.

Der Weg aus dem Ordner-Dschungel lohnt sich und er ist weniger beschwerlich, als man denkt: Cloud-DMS, wie z.B. d.velop documents, können direkt gebucht werden und sind binnen weniger Klicks einsatzbereit. Sie zahlen nur das, was sie tatsächlich brauchen und die Wartung und Pflege übernimmt der Softwarehersteller. So verlockend die Expedition in die Tiefen der Ordner-Strukturen anfangs auch war, es wird Zeit für die Überholspur. Mit einer richtig guten digitalen Dokumentenablage, die die Geschäftsprozesse auf das nächste Level hebt.

Wenn es um Geschwindigkeit geht, wählen Sie als Transportmittel doch auch kein Toastbrot, sondern lieber ein Raketentriebwerk, oder?