Reisekosten App: Digitales Expense Management leicht gemacht

Reisekosten fallen bei jeder dienstlich veranlassten Fahrt an. Egal, ob es sich um eine Tagestour oder eine mehrtägige Geschäftsreise handelt, ein reisender Mitarbeiter hat fast immer Ausgaben für Verpflegung, Unterkunft sowie für Tank- und Parkquittungen zu verzeichnen. Im Anschluss an die Dienstreise ist eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, in der sämtliche Aufwendungen der Reise aufgeführt sind.
Im Folgenden werden die Anforderungen und die Komponenten einer Reisekostenabrechnung einzeln aufgeführt und erläutert. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit der Reisekosten App von Declaree mit wenigen Klicks eine komplette Reisekostenabrechnung erstellen können.

Anspruch auf Erstattung tatsächlicher Reisekosten

Reisekosten fallen bei jeder betrieblich veranlassten Reise an, egal, ob der Reisende den Geschäftswagen, das eigene Auto oder öffentliche Verkehrsmittel benutzt. Es wird zwischen zwei Arten von Reisekosten unterschieden: tatsächlich anfallende Kosten und pauschale Kosten. Der Reisende hat Anspruch auf die Erstattung tatsächlich angefallener Kosten. Meist geschieht diese Erstattung unmittelbar nach der Reise durch den Arbeitgeber.

Abrechnung anhand von Reisekostenpauschalen

Zahlt der Arbeitgeber Reisekostenpauschalen (auf freiwilliger Basis), werden zwei Arten von Pauschalen abgerechnet: Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen. Die aktuellen Werte für Deutschland und das Ausland werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und jedes Jahr für alle Länder aktualisiert. Alle Höchstwerte für 2020 sind in der aktuellen Tabelle des BMF nachzulesen und natürlich auch in der Declaree Reisekosten App hinterlegt. Mit Hilfe der hinterlegten Werte kann der Verpflegungsmehraufwand für den Mitarbeiter automatisch basierend auf den Reisedaten berechnet werden.

Belegerfassung für die Reisekostenabrechnung gemäß GoBD

Früher reichte der Reisende Nachweise seiner Auslagen (Tankquittungen, Hotelrechnungen, Parktickets usw.) ein, die der Arbeitgeber 10 Jahre aufbewahren musste. Seit langem werden Belege nicht mehr nur verbucht und in Papierform abgeheftet, sondern digital verwaltet. Papier kann verblassen oder abhandenkommen. Bereits auf der Dienstreise darf der Mitarbeiter seit Neuestem Rechnungen und Belege mobil, mit der praktischen Reisekosten App von Declaree, einscannen. Die App sendet die Daten in Echtzeit an den heimischen Server. Eine digitale Speicherung ermöglicht zeitlich unbegrenzten Zugriff auf alle Dokumente. Sämtliche Belege sind jederzeit abrufbar und einsehbar. Das ist eine der Anforderungen der Steuerbehörde an eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation. Sowohl Arbeitgeber als auch Steuerprüfer müssen jederzeit auf jeden Beleg zugreifen können.

Dank der Neufassung der GoBD ist das mobile Scannen kein Problem mehr. Der Reisende darf von jedem erdenklichen Ort im In- und Ausland seine Belege mit seinem mobilen Endgerät scannen und zur weiteren Verarbeitung an das heimische Computersystem senden.

Belegerfassung mit der Reisekosten App

Declaree erleichtert die Arbeit rund um die Belegerfassung und im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gemäß GoBD. Die Declaree App ermöglicht das Scannen und Erkennen von Belegen in einem. Die Datenerkennung erfolgt direkt auf dem mobilen Endgerät, in Echtzeit, ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung. Die App arbeitet mit der sogenannten ‘Realtime OCR’ (Datenerkennung in Echtzeit). Die eingegebenen Daten können sofort kontrolliert werden, bevor die Eingabe per Smartphone oder Tablet bestätigt wird.

Reisekostenabrechnung mit Declaree

Reisekosten können anhand der Tabelle des BMF manuell berechnet werden. Bei einer Vielzahl von reisenden Mitarbeitern, mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln und Reisezielen und in verschiedene Zeitzonen stellt eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung jedoch eine Herausforderung dar. Die Declaree App bietet Ihnen eine benutzerfreundliche Komplettlösung zur Digitalisierung Ihres Reisekostenmanagements. Die App arbeitet mit den aktuellen Werten des BMF und ist somit immer auf dem neuesten Stand.

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Reisekosten App im Überblick