Reisekosten und Bundesreisekostengesetz im Überblick

Veröffentlicht 17.01.2022
Geschätzte Lesezeit 7 Min.
Marleen Hater

Marleen Hater Auszubildende Kauffrau für Marketingkommunikation d.velop

Kleines Plastikflugzeug auf Reiseunterlagen

Blickt man auf das Jahr vor der Pandemie 2019 zurück, so konnten wir in Deutschland die höchste Anzahl an Dienstreisen innerhalb der letzten 15 Jahre verzeichnen. Mit 195,4 Millionen Geschäftsreisen deutscher Unternehmen und den draus resultierenden 55,3 Milliarden Euro wurde laut der VDR-Geschäftsreiseanalyse ein neues Rekord-Niveau erreicht.

Statistik: Anzahl der Geschäftsreisen von deutschen Unternehmen in den Jahren von 2004 bis 2020 (in Millionen) | Statista

Zahl an Geschäftsreisen und Reisekosten geht zurück

Diese Entwicklung hat – wie zu erwarten – durch die Corona-Krise einen gewaltigen Dämpfer erfahren. Und viele Unternehmen wollen auch nach der Krise nicht mehr so viele Dienstreisen stattfinden lassen wie vorher. Die Pandemie hat der virtuellen Zusammenarbeit einen weiteren Schub gegeben und den Unternehmen vor Augen geführt, wieviel Kosteneinsparungen möglich sind. Auch die Umwelt dankt.

Nichtsdestotrotz wird die Dienstreise auch in Zukunft noch Teil unseres Berufsalltags sein. Deswegen soll dieser Artikel einen kurzen Überblick über das Reisekostenrecht sowohl im privatwirtschaftlichen Bereich wie auch im öffentlichen Dienst liefern, damit in puncto Reisekosten 2022 sowie bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen keine Fragen offen bleiben.

Was sind Reisekosten?

Zu den Reisekosten gehören grundsätzlich sämtliche Kosten, die in Zusammenhang mit der Reisetätigkeit z.B. eines Arbeitnehmers anfallen. Zu den Reisekosten zählen alle

  1. Verpflegungspauschalen (auch als Verpflegungsmehraufwandspauschalen bekannt)
  2. Fahrtkosten
  3. Übernachtungskosten
  4. Reisenebenkosten

die den Dienstreiseden betreffen. Hierbei ist es egal, ob es sich um Kosten handelt, die im Inland oder Ausland angefallen sind. Sämtliche Kosten müssen per Beleg bei der Reisekostenabrechnung nachgewiesen werden. Eine bloße Aufzeichnung reicht nicht aus und verstößt gleichfalls gegen die Vorgaben der GoBD.

„Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, die berufliche Auswärtstätigkeit, die Dauer der Reise und den Reiseweg korrekt aufzuzeichnen und die Kosten anhand von geeigneten Unterlagen (z. B. Tankquittungen, Fahrtenbuch) nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen.“ [1] zitiert Karin Nickenig in ihrem Fachbuch zum Reisekostenrecht.

Einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten hat ein reisender Mitarbeiter gegenüber seinem Arbeitgeber nicht. Bekommt er von seinem Betrieb keine Reisekosten erstattet, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Reisekostenrecht?

In Deutschland gibt es hinsichtlich des Reisekostenrechts keine einheitliche Regelung. Die Grundlage für die länderspezifischen Reiskostenverordnungen bietet das Bundesreisekostengesetz (BRKG).

Übersicht zum Bundesreisekostengesetz (BRKG)

Was genau regelt das Gesetz?

Laut § 1 BRKG [14] regelt das Gesetz „Art und Umfang der Reisekostenvergütung von Beamtinnen, Beamten, Richterinnen, Richtern, Soldaten, Soldatinnen und der in den Bundesdienst abgeordneten Beamten, Beamten, Richterinnen und Richter“ (Bundesamt für Justiz)

Wen betrifft das Gesetz?

Nach dem Geltungsbereich betrifft das Bundesreisekostengesetz die bereits genannte spezifische Berufsgruppe, jedoch verweist der TVöd (Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes) auch häufig auf gesetzlichen Reglungen des BRKGs. Zudem sind bestimme Teilbereiche, wie die gesetzlich festlegten Pauschalbeträge des Verpflegungsmehraufwands für die Allgemeinheit verpflichtend.

Seit wann gilt das Gesetz?

Die ursprüngliche Fassung stammt bereits aus dem Jahr 1965. Die aktuelle Version des Gesetzes ist am 1. September 2005 in Kraft getreten. Zuletzt durch Artikel 9 des Gesetzes vom 28. Juni 2021 (BGBl. I S. 2250) geändert worden.

Wann genau handelt es sich um eine Dienstreise und was ist zu beachten?

  • Laut des Bundesamtes für Justiz werden Dienstreisen als Reisen bezeichnet, die zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte stattfinden.
  • Dienstreisen sollen nur unternommen werden, falls sich keine digitale Alternative bietet. Das heißt: Diese soll nur in notwendigen Fällen stattfinden, wenn das Dienstgeschäft nicht auch telefonisch oder schriftlich durchgeführt werden kann.
  • Im Normalfall übernimmt der Arbeitgeber die Kosten einer Dienstreise. Ist das nicht der Fall lassen sich die anfallenden Kosten in Form von Werbekosten von der Steuer absetzen.
  • Laut des Einkommenssteuergesetz (EstG) sind die Beträge der Reisekostenerstattung steuerfrei.
  • Für den Antritt einer Dienstreise wird eine schriftliche oder elektronische Genehmigung benötigt.
  • Für die Kostenerstattung muss spätestens sechs Monate nach der Reise ein schriftlicher oder elektronsicher Antrag gestellt werden.
  • Auf Nachfrage müssen Kostenbelege zu Beweiszwecken innerhalb von drei Monaten vorgelegt werden.

Teilbereiche des Bundesreisekostengesetz (BRKG)

Stell dir vor, Du arbeitest in einem mittelständischen Unternehmen, bald startet deine erste Geschäftsreise und plötzlich fällt dir auf, dass du dich noch keinerlei mit der Reisekostenverordnung beschäftigt hast.
Folgende Punkte findest du nun im BRKG:

Fahrt- und Flugkostenerstattung

Die Fahrt- und Flugkosten werden bei Nutzung von regelmäßigen verkehrenden Beförderungsmitteln in Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse erstattet. Falls die Dauer der Zugfahrt bei der deutschen Bahn länger als zwei Stunden beträgt, besteht die Möglichkeit, dass die Kosten der nächsthöheren Klasse erstattet werden. Die Nutzung der nächsthöheren Klasse gilt zusätzlich für Personen mit einem Behinderungsgrad von 50 %. Besteht dem Diensteisenden die Möglichkeit einer unentgeltlichen Mitnahme, so ist die Kostenerstattung ausgeschlossen. Zudem kann die Nutzung eines Taxis sowie eines Mietwagens, mithilfe eines triftigen Grundes beispielweise der Zeitersparnis erstattet werden.

Wegstreckenentschädigung

Falls ein anderes Beförderungsmittel wie beispielsweise der eigene Pkw verwendet wir, erhalt der Reisende eine Kilometerpauschale in Höhe von 0,20 € je Kilometer. Der maximale zu erstattender Betrag liegt im Normalfall bei 130 €, in Ausnahmefällen können Beträge in Höhe von 150 € erstattet werden. Bei einer unentgeltlichen Mitnahme, durch einen Dienstkollegen entfällt auch hier das Anrecht auf die Kostenerstattung.

Tagegeld

Unter dem Begriff „Tagegeld“ wird der Verpflegungsmehraufwand (oder auch Reisekostenpauschale genannt) definiert, dabei kommt es zum einem auf die Dauer und zum anderen auf den Ort der Dienstreise an. Besteht jedoch zwischen der Dienststätte, der Wohnung und dem Ort, and dem das Dienstgeschäft stattfindet nur eine geringe Entfernung so besteht kein Anspruch auf einen Verpflegungsmehraufwand. Wie eine Entfernung ausfallen muss, um als „gering“ einzustufen ist wird im Gesetz nicht weiter aufgeführt.

Die Folgende Grafik veranschaulicht den Verpflegungsmehraufwand für das Jahr 2022:

Seit 1996 werden nur noch die Verpflegungsmehraufwandspauschalen gezahlt – nicht mehr die tatsächlichen Beträge, die vom Dienstreisenden verursacht wurden. Dies gilt auch für den Fälle, das der tatsächlich ausgegebenen Betracht höher ausfällt als die Verpflegungspauschale.

Aufgepasst: Das Tagegeld wird vom Finanzministerium im Sinne der Einkommenssteuer festgelegt und ist trotz der länderspezifischen Reisekostenverordnungen in ganz Deutschland einheitlich geregelt. Bei einer unentgeltlichen Verpflegung des Dienstreisenden werden die Pauschalbeträge im Sinne der Einkommenssteuer gekürzt.

Übernachtungsgeld

Die grundlegende Pauschale beträgt 20 €, wobei die Erstattung von höheren Beträgen dennoch möglich ist. Bei der Kostenübernahme des Übernachtungsgeld gibt es einzelne Sonderfälle. Die Kosten können beispielsweise nicht erstattet werden, wenn die Dauer der Übernachtung auf ein Beförderungsmittel reduziert ist. Weitere Ausnahmefälle findest du im § 7 im Bundesreisekostengesetz.

Auslagenerstattung bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort

Im besonderen Fällen kann es zu einem verlängerten Aufenthalt kommen. Ab dem 15. Tag reduziert sich das Tagegeld nun auf 50 %. Die Übernachtungskosten werden dennoch erstattet, jedoch ist der Erhalt einer Übernachtungspauschale in diesem Fall nicht vorgesehen.

Aufwands- und Pauschvergütung

Fallen während einer Dienstreise geringere Reisekosten als üblicherweise, für Übernachtung und Verpflegung an, erhält der Dienstreisende eine „reduzierte Aufwandsvergütung anstelle von Tagegeld oder Übernachtungspauschale“ [1]. Eine mögliche Berechnung dieser Aufwandsentschädigung kann nach Stundensätzen ausfallen.

Erstattung sonstiger Kosten

Zu Kosten einer Dienstreise zählen nicht allein die Fahrt, die Übernachtung oder die Verpflegung, sondern auch sogenannte Reisenebenkosten können bei einem Aufenthalt entstehen. Diese Kosten sind von den zu vorgenannten Ausgaben abzugrenzen. Bei den Reisenebenkosten handelt es sich beispielsweise um:

  • Eintrittsgelder für Veranstaltungen im beruflichen Bereich (Messen, Seminare)
  • Parkgebühren
  • Mautgebühren

Auch die Nebenkosten werden erstattet. Jedoch sollte man bei Ausgaben, die für das eigene Wohl sorgen, aufpassen: Die Cola aus der Minibar oder der Besuch ins Stadion zählen nicht zu den Nebenkosten und somit besteht dabei auch kein Anrecht auf eine Kostenerstattung.

Gar nicht wenig, dass es zu beachten gilt. Kein Wunder also, dass viele Unternehmen und Verwaltungen mittlerweile auf digitale Softwarelösungen setzen, um die Dienstreise korrekt abzubilden und abzurechnen.

Wichtige Unterstützung in puncto Dienstreise dank Software

Die Softwarelösung von d.velop bietet die Möglichkeit, sämtliche Prozesse vom Antrag bis zur Abrechnung einer Dienstreise einfach und gesetzeskonform abzubilden. Die komplette Dokumentation wird dabei in einem formularbasierten Workflow abgebildet.

Im Video wird erklärt, wie eine Software beispielhaft genutzt werden kann:

Die Lösungen wurde auf Grundlage der Niedersächsischen Reisekostenverordnung (NRKVO) vom 01.02.2017 entwickelt. Durch geringfügige Änderungen der Formulare an die jeweils geltenden Reisekostenverordnungen der entsprechenden Bundesländer lässt sich die Lösung einfach und flexibel auf die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Viel Erfolg bei der Erstellung der nächsten Reisekostenabrechnungen!


Hinweis: Diese Artikel erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wichtig ist stets, die aktuelle Gesetzeslage zu beachten und den steuerlichen Berater in Zweifelsfällen zur Klärung des Sachverhaltes zu kontaktieren.