Dienstreisen verursachen für den oder die Reisende:n Kosten für Fahrt, Verpflegung und Übernachtung. Für Beschäftigte, die in einem Arbeitsverhältnis zum Bund stehen, regelt das Bundesreisekostengesetz die Erstattung dieser Kosten. Dieser Artikel gibt einen kurzen Überblick über das Reisekostenrecht sowohl im privatwirtschaftlichen Bereich als auch im öffentlichen Dienst liefern, damit in puncto Reisekosten 2023 sowie bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen keine Fragen offen bleiben.
Was ist eine Dienstreise?
Eine Dienstreise (auch: Geschäftsreise) ist eine aus beruflicher Notwendigkeit veranlasste Reise, die außerhalb des üblichen Arbeitsplatzes – z.B. Büro oder Homeoffice – vorübergehend stattfindet. Mitarbeitende legen während einer Dienstreise in der Regel größere Strecken zurück, um einen geschäftlichen Termin wahrzunehmen.
Was gilt als Dienstreise?
Als Dienstreise gelten sämtliche Reisetätigkeiten, die Mitarbeitende an einen weiter entfernten Ort als die regelmäßige Arbeitsstätte führen. Befindet sich das Dienstreiseziel in unmittelbarer Umgebung, spricht man von einem Dienstgang.
Entwicklung der Dienstreisen in Deutschland
Blickt man auf das Jahr vor der Pandemie 2019 zurück, so konnten wir in Deutschland die höchste Anzahl an Dienstreisen innerhalb der letzten 15 Jahre verzeichnen. Mit 195,4 Millionen Geschäftsreisen deutscher Unternehmen und den draus resultierenden 55,3 Milliarden Euro wurde laut der VDR-Geschäftsreiseanalyse ein neues Rekord-Niveau erreicht.
Zahl an Geschäftsreisen und Reisekosten geht zurück
Diese Entwicklung hat – wie zu erwarten – durch die Corona-Krise einen gewaltigen Dämpfer erfahren. Und viele Unternehmen wollen auch nach der Krise nicht mehr so viele Dienstreisen stattfinden lassen wie vorher. Die Pandemie hat der virtuellen Zusammenarbeit einen weiteren Schub gegeben und den Unternehmen vor Augen geführt, wie viel Kosteneinsparungen möglich sind. Auch die Umwelt dankt. Dennoch wird die Dienstreise auch in Zukunft noch Teil unseres Berufsalltags sein.
Was sind Reisekosten?
Zu den Reisekosten gehören grundsätzlich sämtliche Kosten, die in Zusammenhang mit der Reisetätigkeit z.B. eines Arbeitnehmers anfallen. Zu den Reisekosten zählen alle
- Verpflegungspauschalen (auch als Verpflegungsmehraufwandspauschalen bekannt)
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
die den Dienstreisenden betreffen. Hierbei ist es egal, ob es sich um Kosten handelt, die im Inland oder Ausland angefallen sind.
Wie sind Reisekosten nachzuweisen?
Sämtliche Kosten müssen per Beleg bei der Reisekostenabrechnung nachgewiesen werden. Eine bloße Aufzeichnung reicht nicht aus und verstößt gleichfalls gegen die Vorgaben der GoBD.
„Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, die berufliche Auswärtstätigkeit, die Dauer der Reise und den Reiseweg korrekt aufzuzeichnen und die Kosten anhand von geeigneten Unterlagen (z. B. Tankquittungen, Fahrtenbuch) nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen.“ [1] zitiert Karin Nickenig in ihrem Fachbuch zum Reisekostenrecht.
Gibt es ein Reisekostenrecht?
In Deutschland gibt es hinsichtlich des Reisekostenrechts keine einheitliche Regelung. Die Grundlage für die länderspezifischen Reisekostenverordnungen bietet das Bundesreisekostengesetz (BRKG).
Werden Reisekosten immer vom Arbeitgeber erstattet?
Einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten hat ein reisender Mitarbeiter gegenüber seinem Arbeitgeber nicht. Bekommt er von seinem Betrieb keine Reisekosten erstattet, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
Übersicht zum Bundesreisekostengesetz (BRKG)
Was genau regelt das Gesetz?
Das Bundesreisekostengesetz regelt „Art und Umfang der Reisekostenvergütung von Beamtinnen, Beamten, Richterinnen, Richtern, Soldaten, Soldatinnen und der in den Bundesdienst abgeordneten Beamten, Beamten, Richterinnen und Richter“ (Bundesverwaltungsamt)
Wen betrifft das Bundesreisekostengesetz ?
Nach dem Geltungsbereich betrifft das Bundesreisekostengesetz die bereits genannte spezifische Berufsgruppe, jedoch verweist der TVöD (Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes) auch häufig auf gesetzliche Reglungen des BRKGs. Zudem sind bestimme Teilbereiche, wie die gesetzlich festlegten Pauschalbeträge des Verpflegungsmehraufwands für die Allgemeinheit verpflichtend.
Seit wann gilt das Bundesreisekostengesetz ?
Die ursprüngliche Fassung des Gesetzes stammt bereits aus dem Jahr 1965. Die aktuelle Version des Gesetzes ist am 1. September 2005 in Kraft getreten. Von Jahr zu Jahr finden bestimmte Anpassung im BRKG statt. Beispielsweise gelten seit dem 01. Januar 2014 zwei Tagegeldsätze, die im Bundesreiskostengesetz 2020 auf 14 Euro bzw. 28 Euro angehoben wurden. Zuletzt ist das Bundesreisekostengesetz 2021 durch Artikel 9 des Gesetzes (BGBl. I S. 2250) geändert worden.
Teilbereiche des Bundesreisekostengesetz (BRKG)
Stell dir vor, du arbeitest in einem mittelständischen Unternehmen, bald startet deine erste Geschäftsreise und plötzlich fällt dir auf, dass du dich noch keinerlei mit der Reisekostenverordnung beschäftigt hast.
Folgende Punkte findest du nun im BRKG:
Fahrt- und Flugkostenerstattung
Die Fahrt- und Flugkosten werden bei Nutzung von regelmäßigen verkehrenden Beförderungsmitteln in Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse erstattet. Falls die Dauer der Zugfahrt bei der Deutschen Bahn länger als zwei Stunden beträgt, besteht die Möglichkeit, dass die Kosten der nächsthöheren Klasse erstattet werden. Die Nutzung der nächsthöheren Klasse gilt zusätzlich für Personen mit einem Behinderungsgrad von 50 %. Besteht dem Dienstreisenden die Möglichkeit einer unentgeltlichen Mitnahme, so ist die Kostenerstattung ausgeschlossen. Zudem kann die Nutzung eines Taxis sowie eines Mietwagens, mithilfe eines triftigen Grundes, beispielsweise der Zeitersparnis erstattet werden.
Wegstreckenentschädigung
Wird ein anderes Beförderungsmittel verwendet, beispielsweise der eigene Pkw, kann der Reisende eine Kilometerpauschale in Höhe von 0,20 € je Kilometer erhalten. Der maximale zu erstattender Betrag liegt im Normalfall bei 130 €, in Ausnahmefällen können Beträge in Höhe von 150 € erstattet werden. Bei einer unentgeltlichen Mitnahme, durch einen Dienstkollegen, entfällt auch hier das Anrecht auf die Kostenerstattung.
Tagegeld
Unter dem Begriff „Tagegeld“ wird der Verpflegungsmehraufwand (oder auch Reisekostenpauschale genannt) definiert, dabei kommt es zum einen auf die Dauer und zum anderen auf den Ort der Dienstreise an. Besteht jedoch zwischen der Dienststätte, der Wohnung und dem Ort, an dem das Dienstgeschäft stattfindet, nur eine geringe Entfernung, so besteht kein Anspruch auf einen Verpflegungsmehraufwand. Wie eine Entfernung ausfallen muss, um als „gering“ einzustufen ist, wird im Gesetz nicht weiter aufgeführt.
Die folgende Grafik veranschaulicht den Verpflegungsmehraufwand für das Jahr 2023:
Seit 1996 werden nur noch die Verpflegungsmehraufwandspauschalen gezahlt – nicht mehr die tatsächlichen Beträge, die vom Dienstreisenden verursacht wurden. Dies gilt auch für den Fall, dass der tatsächlich ausgegebene Betrag höher ausfällt als die Verpflegungspauschale.
Aufgepasst: Das Tagegeld wird vom Finanzministerium im Sinne der Einkommenssteuer festgelegt und ist trotz der länderspezifischen Reisekostenverordnungen in ganz Deutschland einheitlich geregelt. Bei einer unentgeltlichen Verpflegung des Dienstreisenden werden die Pauschalbeträge im Sinne der Einkommenssteuer gekürzt.
Übernachtungsgeld im Bundesreisekostengesetz
Was sagt das Bundesreisekostengesetz zu Hotelkosten? Die grundlegende Pauschale beträgt 20 €, wobei die Erstattung von höheren Beträgen dennoch möglich ist. Bei der Kostenübernahme des Übernachtungsgeldes gibt es einzelne Sonderfälle. Die Kosten können beispielsweise nicht erstattet werden, wenn die Dauer der Übernachtung auf ein Beförderungsmittel reduziert ist. Weitere Ausnahmefälle findest du im § 7 im Bundesreisekostengesetz.
Auslagenerstattung bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort
Im besonderen Fällen kann es zu einem verlängerten Aufenthalt kommen. Ab dem 15. Tag reduziert sich das Tagegeld nun auf 50 %. Die Übernachtungskosten werden dennoch erstattet, jedoch ist der Erhalt einer Übernachtungspauschale in diesem Fall nicht vorgesehen.
Aufwands- und Pauschvergütung
Fallen während einer Dienstreise geringere Reisekosten als üblicherweise, für Übernachtung und Verpflegung an, erhält der Dienstreisende eine „reduzierte Aufwandsvergütung anstelle von Tagegeld oder Übernachtungspauschale“ [1]. Eine mögliche Berechnung dieser Aufwandsentschädigung kann nach Stundensätzen ausfallen.
Erstattung sonstiger Kosten im Bundesreisekostengesetz
Zu den Kosten einer Dienstreise zählen nicht allein die Fahrt, die Übernachtung oder die Verpflegung – auch sogenannte Reisenebenkosten können bei einem Aufenthalt entstehen. Diese Kosten sind von den zuvor genannten Ausgaben abzugrenzen. Bei den Reisenebenkosten handelt es sich beispielsweise um:
- Eintrittsgelder für Veranstaltungen im beruflichen Bereich (Messen, Seminare)
- Parkgebühren
- Mautgebühren
Auch die Reisenebenkosten werden erstattet. Jedoch sollte man bei Ausgaben, die für das eigene Wohl sorgen, aufpassen: Die Cola aus der Minibar oder der Besuch ins Stadion zählen nicht zu den Nebenkosten und somit besteht dabei auch kein Anrecht auf eine Kostenerstattung.
Gar nicht wenig, dass es zu beachten gilt. Kein Wunder also, dass viele Unternehmen und Verwaltungen mittlerweile auf digitale Softwarelösungen setzen, um die Dienstreise korrekt abzubilden und abzurechnen.
Bundesreisekostengesetz 2023 – Änderungen aus dem BMF-Schreiben im Überblick
Am 23.11.2022 hat das BMF die neuen Pauschbeträge zu Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen veröffentlicht. Zahlreiche Pauschalen wurden aktualisiert, einige bleiben jedoch unverändert.
Welche Länder sind von der neuen Reisekostenpauschale 2023 betroffen?
Der Verpflegungsmehraufwand 2023 hat sich unter anderem für folgende Länder geändert:
- Belgien
- Dänemark
- Frankreich
- Griechenland
- Luxemburg
- Portugal
- Schweden
- Slowakische Republik
- Slowenien
- Südafrika
- Tschechische Republik
- Ungarn
- USA
- Großbritannien
- Zypern
Übernachtungspauschale 2023 – Wo sind die Pauschbeträge für 2023 zu finden?
Die aktualisierten Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen 2023 sowie für Übernachtungskosten sind im BMF-Schreiben vom 23. November 2022 übersichtlich aufgelistet. Sämtliche Änderungen sind durch Fettdruck gekennzeichnet. So können unveränderte und aktualisierte Pauschbeträge auf den ersten Blick voneinander unterschieden werden.
Die 7 wichtigsten Fakten zu Dienstreisen im Überblick
- Laut Bundesamt für Justiz werden Dienstreisen als Reisen bezeichnet, die zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte stattfinden.
- Dienstreisen sollen nur unternommen werden, falls sich keine digitale Alternative bietet. Das heißt: Diese soll nur in notwendigen Fällen stattfinden, wenn das Dienstgeschäft nicht auch telefonisch oder schriftlich durchgeführt werden kann.
- Im Normalfall übernimmt der Arbeitgeber die Kosten einer Dienstreise. Ist das nicht der Fall, lassen sich die anfallenden Kosten in Form von Werbekosten von der Steuer absetzen.
- Laut des Einkommenssteuergesetz (EStG) sind die Beträge der Reisekostenerstattung steuerfrei.
- Für den Antritt einer Dienstreise wird eine schriftliche oder elektronische Genehmigung benötigt.
- Für die Kostenerstattung muss spätestens sechs Monate nach der Reise ein schriftlicher oder elektronischer Antrag gestellt werden.
- Auf Nachfrage müssen Kostenbelege zu Beweiszwecken innerhalb von drei Monaten vorgelegt werden.
Wichtige Unterstützung in puncto Dienstreise dank Software
Die Softwarelösung von d.velop – d.velop documents – bietet die Möglichkeit, sämtliche Prozesse vom Antrag bis zur Abrechnung einer Dienstreise einfach und gesetzeskonform abzubilden. Die komplette Dokumentation wird dabei in einem formularbasierten Workflow abgebildet.
Im Video wird erklärt, wie eine Software beispielhaft genutzt werden kann:
Die Lösungen wurde auf Grundlage der niedersächsischen Reisekostenverordnung (NRKVO) vom 01.02.2017 entwickelt. Durch geringfügige Änderungen der Formulare an die jeweils geltenden Reisekostenverordnungen der entsprechenden Bundesländer lässt sich die Lösung einfach und flexibel auf die eigenen Bedürfnisse anpassen.
Viel Erfolg bei der Erstellung der nächsten Reisekostenabrechnungen!
Hinweis: Diese Artikel erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wichtig ist stets, die aktuelle Gesetzeslage zu beachten und den steuerlichen Berater in Zweifelsfällen zur Klärung des Sachverhaltes zu kontaktieren.