Digitale Belegerfassung – Der Weg zum smarten Reisekostenmanagement

Veröffentlicht 06.08.2021
Geschätzte Lesezeit 3 Min.

Nadine Imberge Ehemalige Online Marketing Managerin d.velop

Kleines Plastikflugzeug auf Reiseunterlagen

Zu Geschäftsreisen gehört neben Netzwerken, dem produktiven Austausch mit Kollegen:innen sowie Kunden auch immer eine Menge Papierkram: Taxifahrten, Tankquittungen, Hotelrechnungen und Parktickets müssen gesammelt und nach Rückkehr einzeln eingescannt und vielleicht sogar abgeheftet werden. Reisekostenabrechnungen können unglaublich zeitaufwändig sein. Dabei sind diese ganzen Schritte gar nicht mehr nötig. Digitaler Belegerfassung sei Dank. Seit einiger Zeit dürfen Mitarbeiter:innen Belege bereits unterwegs mobil einscannen und müssen sie nicht länger aufbewahren. Quittungen können ganz einfach mit dem Handy abfotografiert und hochgeladen werden.  

Und so könnte die Verarbeitung deiner Reisekostenbelege mit mobiler Belegerfassung zukünftig aussehen

Infografik digitale Belegerfassung

1. Ausgaben werden über mobile App oder per Web erfasst

  • Papierhafte Belege werden automatisch via OCR gescannt und analysiert (Angabe von Kostenkategorie, Kostenstellen, Kostenträger, Projekten) 
  • Berechnung des Kilometergelds 
  • Erfassung von Kreditkartenzahlungen 
  • Erfassung von digitalen Rechnungen 
  • Berechnung des Verpflegungsmehraufwands 

2. Prüfung durch Genehmiger:in 

  • Ablehnung einzelner Positionen möglich 
  • Feedback zu abgelehnten Ausgaben möglich 
  • Freigabe der Ausgaben und Weiterleitung zur finalen buchhalterischen Prüfung 

3. Buchhalterische Prüfung und finale Genehmigung 

  • Prüfung der korrekten Kostenkategorien, Kostenstellen, etc. 
  • Export an Buchhaltungs- oder ERP-System zur automatischen Verbuchung auf den richtigen Konten und zur Auszahlung  
  • Archivierung der Belegdateien und Daten 

Automatisches Auslesen der Belege dank OCR 

Aber wie kommen die Informationen nun vom Beleg in die Software, sodass sie dort weiterverarbeitet werden können? Hier kommt die maschinelle Texterkennung, auch OCR genannt, zum Einsatz.  

Denn das Scannen ist erstmal nichts weiter als das visuelle Erfassen des Reisekostenbelegs. Mit dem Erkennen oder dem Auswerten von Zeichen hat das noch nichts zu tun. Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Arten von OCR, die genutzt werden können  

  1. OCR über API (Application-Programming-Interface)  
  2. OCR über SDK (Software Development Kit) 

Über API wird eine sichere Internetverbindung zwischen zwei Apps hergestellt. In diesem Fall der Scanner-App und der Erkennungs-App. Die Geschwindigkeit der Datenübermittlung hängt hier von der Internet-Geschwindigkeit ab. Somit kann es beispielsweise im mobilen Netz zu Wartezeiten kommen. 

OCR über SDK, auch Realtime OCR genannt, erledigt das Scannen und das Erkennen in einem Zug. Sie wird in einer App integriert und die Erkennung der Daten geschieht in Echtzeit auf dem Smartphone. Für diese Art der OCR wird nicht einmal eine Internetverbindung benötigt. Belege können nachträglich zugeschnitten und es können Kommentare hinzugefügt werden. Sogar die Korrektur von Einlese-Fehlern ist direkt in der App möglich.  

Bei der Auswahl einer Reisekosten-Software sollte also vor allem die Prozessgeschwindigkeit, die Möglichkeit online und offline Belege bearbeiten zu können und die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund stehen. 

Ist die digitale Belegerfassung GOBD konform? 

Ja, klar! Eine der Anforderungen der Steuerbehörden an eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation ist, dass alle Belege jederzeit einsehbar und abrufbar sind. Das bedeutet, dass sowohl der Arbeitgeber als auch der Steuerprüfer die Möglichkeit haben müssen, zu jedem Zeitpunkt auf jegliche Belege zugreifen zu können. Eine digitale Reisekostenlösung, wie eine App für unterwegs erleichtert und beschleunigt dies sogar. 

Jetzt mit der digitalen Belegerfassung starten! 

Der Weg aus dem papierlastigen Reisekostenmanagement ist also greifbar nahe und weniger zeitaufwändig als vermutet. Die Cloud-Lösung von Declaree zum Reisekosten und Spesenmanagement ist schnell gebucht und nach wenigen Klicks einsatzbereit. Ergänzt um eine digitale Dokumentenablage aus der Cloud, wie d.velop documents wird daraus eine runde Sache. So klingt die Erfassung sowie Bearbeitung von Reisekostenbelegen doch schon fast nach Spaß, oder? 😉

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