Daten sind Informationen. Die Qualität von Stammdaten beschreibt die Möglichkeiten, die ein Unternehmen hat, diese Informationen sinnvoll und effektiv für seine Zwecke einzusetzen. Wie von Mark Twain beschrieben, geht es darum, eine kontinuierliche Verbesserung anzustreben – eine Verbesserung der Datenqualität.
„Kontinuierliche Verbesserung ist besser als hinausgeschobene Perfektion.“
Mark Twain
Stammdaten sind die Grundlage für alle internen betriebswirtschaftlichen und technischen Geschäftsabläufe. Sie bilden die Basis eines Unternehmens und werden normalerweise über einen längeren Zeitraum hinweg nicht geändert.
Definition Stammdaten
Stammdaten (engl.: Master Data) beschreiben die Daten, die Grundinformationen über betriebliche relevante Objekte wie z.B. Artikel, Material, Mitarbeitende, Geschäftspartner:innen, Kunden:innen und Lieferanten:innen. Diese Daten bilden die Grundlage für die Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Das Stammdatenmanagement beschreibt den Umgang mit diesen Daten über ihre gesamte Lebensdauer hinweg.
Warum sind Stammdaten so wichtig?
Die Stammdaten werden als Grundlage für Unternehmensentscheidungen genutzt. Daher wirken sich verlässliche und gut gepflegte Stammdaten positiv auf die Effizienz von Prozessen aus und sorgen somit auch für Kosteneinsparungen. Stammdaten haben einen hohen Wert, sind beständig und werden von allen Abteilungen genutzt. Vorgänge der Materialverteilung und des Ressourceneinsatzes können dank der Stammdaten optimiert werden. Auch bei Prozessen wie Order Management sind gute Stammdaten äußerst relevant.
Stammdaten sind die Grundlage für Prozesssteuerung und -automatisierung, regeln den Geschäftsprozess und sind in operativen Prozessen und Unternehmensentscheidungen ebenso beteiligt, wie bei Datenauswertungen und -analysen oder Produkten und Dienstleistungen.
Welche Arten von Stammdaten gibt es?
- Reguläre Stammdaten
Diese werden in Form von Datensätzen angelegt. Dazu zählen z.B. Informationen zu den Mitarbeitenden, wie die Personalnummer, das Geburtsdatum und die Steuernummer. Diese Daten ändern sich in der Regel sehr selten bis niemals.
- Bewegungsdaten
Bewegungsdaten gehören in ihrer Form zu den Stammdaten. Sie verändern sich hingegen häufig und sind eher temporär. Dazu gehören beispielsweise Aufträge, Lieferpositionen und Lagerbestände.
Stammdaten sind außerdem weiter zu unterteilen, in
- primär
- sekundär
Die primären Stammdaten sind Daten, die für sich allein stehen können und keinen Bezug zu einer anderen Datenquelle haben. Beispiele dafür sind Artikel, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner oder Mitarbeitende. Zu den sekundären Stammdaten zählen die Daten, die nicht für sich allein stehen können und immer einen Bezug zu anderen Daten haben. Ein typisches Beispiel hierfür sind Preise und Konditionen, die immer in Verbindung mit Material bzw. Artikeln stehen.
Zusätzliche Stammdaten sind die, die von Kunden:innen erfasst werden. Hierbei werden die Adress- und Kontaktdaten erfasst. Bei Privatpersonen ist zusätzlich das Geburtsdatum von Interesse. Bei Firmendaten wird stattdessen das Gründungsdatum erfasst. Zusätzlich zu diesen Daten zählen auch Rabatt- oder Vertragsvereinbarungen mit den einzelnen Kunden:innen zu den Stammdaten.
Was sind die Aufgaben des Stammdatenmanagements?
Stammdaten beschreiben einen Datenschatz, der sich für viele geschäftliche Entscheidungen nutzen lässt. Allerdings ist dieser Schatz nur so lange wertvoll, wie er aktuell ist.
Das ist die Aufgabe des Stammdatenmanagements. Es stellt einen systematischen Ansatz für die Datenintegration dar, wodurch eine durchgängige Nutzung der Daten gewährleistet werden soll. Ein schlechtes Datenmanagement gilt es zu vermeiden, das heißt Dubletten, unvollständige Daten und fehlerhafte Datensätze sollen verhindert werden. Im Fokus des Stammdatenmanagements steht die Pflege von Kunden:innen-, Lieferanten:innen- und Produktdaten. Dafür gibt es Softwarelösungen, die Abhilfe schaffen. Wichtig dabei ist, dass die Daten aus den verschiedenen Systemquellen zusammengetragen und an einem einzigen Ort abgelegt werden, sodass alle relevanten Informationen zusammen sind.
Wenn dies korrekt erfolgt, verbessert das Stammdatenmanagement die Datenqualität und optimiert gleichzeitig den Datenaustausch zwischen Mitarbeitenden und Abteilungen. Darüber hinaus kann Stammdatenmanagement die Datenverarbeitung in verschiedenen Systemarchitekturen, Plattformen und Anwendungen erleichtern.
Was gehört zur Stammdatenpflege?
Allgemein bedeutet Stammdatenpflege so viel wie die Daten auf einem aktuellen Stand zu halten. Ändert etwa ein:e Kunde:in die Angaben zum Wohnsitz, so muss die neue Anschrift des Kunden/der Kundin in der Datenbank aktualisiert werden, dies nennt man Stammdatenpflege.
Es wird dabei zwischen zwei Arten unterschieden:
- zentrale Datenpflege
- dezentrale Datenpflege
Bei einer dezentralen Pflege werden die Stammdaten unmittelbar durch den/die einzelne:n Anwender:in gepflegt. Die Informationen werden hierbei nicht an eine zentrale Stelle weitergeleitet, sondern direkt an der Stelle gepflegt, wo sie anfallen. Eine zentrale Pflege stellt entsprechend den gegenteiligen Part dar, wobei die Daten immer an einer zentralen Stelle zusammengeführt und in das System übernommen werden. Generell bietet es sich beim Stammdatenmanagement und bei der Stammdatenpflege an, Gebrauch von dem Vier-Augen-Prinzip zu machen, damit die Daten validiert werden und von vorneherein richtig gepflegt sind.
Herausforderungen im Stammdatenmanagement
Stammdaten sind nicht leicht zu verwalten. Sie bringen im Laufe ihrer Existenz einige Herausforderungen mit sich. Der Lebenszyklus von Stammdaten beginnt bei der eigentlichen Erfassung, geht über die stetige Pflege bis hin zur Archivierung oder Löschung. Daher ergeben sich folgende Herausforderungen:
- Hohe Datenqualität gewährleisten
- Verantwortlichkeiten für das Erfassen und die Pflege bestimmen
- Stammdatenmanagement mit mehreren Personen koordinieren
- Richtige Zuordnung der Fachbereiche, z.B. Materialwirtschaft und Einkauf
- Korrekte und zeitnahe Erfassung neuer Stammdaten
- Prüfung auf Vollständigkeit und Qualität
- DSGVO beachten
- Doppelanlagen vermeiden
Sind sich die Unternehmen diesen Herausforderungen bewusst, so ist es einfacher diese auch zu bewältigen. Diese Abbildung zeigt die Herausforderungen von Stammdatenmanagement noch einmal zusammengefasst:
Die Herausforderungen im Stammdatenmanagement zu meistern ist sicherlich nicht immer einfach, aber durch gezielte Maßnahmen und die Bereitstellung personeller Ressourcen kann eine gute Qualität der Stammdaten erzielt werden.
Mit der automatischen Dokumentenerkennung auf dem Weg in die Zukunft.