Sie stellt den wohl emotionalsten Moment im Contract Management dar: die Vertragsunterschrift. In vielen Fällen markiert eine Vertragsunterschrift den Beginn einer neuen Geschäftsbeziehung zwischen zwei oder mehreren Personen bzw. Organisationen. Sie manifestiert die notwendige Verbindlichkeit, damit Unternehmen Ihre Aktivitäten bedenkenlos planen können. Von besonderer Bedeutung ist es, ein hohes Maß an Vertrauen aufzubauen, um den langfristigen Erfolg der Geschäftsbeziehung zu sichern. Digitale Prozesse helfen, reibungslose und schnelle Vertragsabwicklungen zu garantieren und leisten so einen wichtigen Beitrag zur Stärkung der Vertrauensbasis. So können z.B. mit der E-Signatur Dokumente heute vollkommen zeit- und ortsunabhängig signiert werden. Aber wie sieht eine digitale Vertragsunterschrift aus? Erfahre mehr in diesem Blogartikel.
Vertragsunterschrift: Darum solltest du den digitalen Weg wählen
- Kosten der Vertragsabwicklung senken: Spare dir die Kosten für Papier, Druck und Versand und werde unabhängig von neuen Kostensteigerungen z.B. durch Portoerhöhungen
- Zeit sparen: Ein optimierter Signaturprozess senkt die Durchlaufzeiten von mehreren Tagen auf wenige Minuten.
- Ortsunabhängig Verträge erstellen und unterschreiben: Vermeide unnötige physische Reisen für die Unterzeichnung von Verträgen – unterschreibe, wann und wo du willst!
- Medienbrüche im Vertragsmanagement abschaffen: Kein Weg mehr zum Drucker oder Scanner – erlebe einen durchgängig digitalen Prozess ohne Medienbrüche. Von der Erstellung des Vertrages über die Signatur bis hin zur Archivierung in nur einem System.
- Natürliche Ressourcen schonen: Leiste einen echten Beitrag für eine nachhaltigere Arbeitswelt, z.B. durch die Reduzierung von CO₂ (Vermeidung von Reisen, Waldrodung).
Die Vorteile der digitalen Vertragsabwicklung und digitalen Vertragsunterschrift liegen auf der Hand. Stellt sich nun die Frage, wie ein derartiger Prozess im Unternehmen genau aussehen und umgesetzt werden kann.
Vertragsunterschrift umsetzen: So startest du deinen Signaturumlauf
Sobald alle Verantwortlichen den Vertrag geprüft und finalisiert haben, kann dieser freigegeben und in einem Signaturumlauf gegeben werden. Um die Vertragsunterzeichnung so effizient wie möglich und ohne großen Aufwand zu gestalten, kommt d.velop sign zum Einsatz. d.velop sign ist eine eIDAS– und DSGVO-konforme E-Signatur-Software, mit der Unternehmen Verträge und Dokumente jeder Art digital und rechtssicher unterzeichnen können. Mit diesen sechs Schritten setzt du eine digitale Vertragsunterschrift um:
- Lege zunächst die internen und externen Empfänger:innen des Signaturumlaufes fest und wähle eine Signaturstufe (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) aus.
- Danach kannst Du eine Signaturreihenfolge festlegen, um Abhängigkeiten oder Hierarchien zwischen den Empfänger:innen abbilden zu können
- Beseitige Unklarheiten, indem du Signatur- und Textfelder für die Empfänger:innen vorbereitest.
- Nutze zusätzliche Funktionen, wie z.B. eine automatische Erinnerung und einen Passwortschutz, um den Umlauf weiter zu individualisieren
- Füge schließlich noch eine persönliche Nachricht hinzu, um die Empfänger:innen über Dein Anliegen und die Signaturaufforderung zu informieren.
- Jetzt kannst du den Signaturumlauf starten und den aktuellen Status des Vertrages verfolgen – das war‘s schon!
Nachdem die Verantwortlichen den Vertrag unterschrieben haben, wird der Vertrag automatisch jedem per E-Mail zur Verfügung gestellt. So wird der Postversand vermieden und zusätzlicher, manueller Aufwand vermieden.
Fazit zur digitalen Vertragsunterschrift: Jetzt testen und digital durchstarten
In diesem Artikel haben wir dir das theoretische Wissen vermittelt, welches du für die digitale Vertragsunterschrift benötigst. Viel wichtiger ist es jedoch, die Umsetzung in der Praxis zu gestalten und aktiv voranzutreiben. Hebe deine Geschäftsbeziehungen auf das nächste Level und verwirkliche mit der digitalen Unterschrift deine digitalen Vertragsprozesse!