Du kennst das sicherlich: Deine Zeit ist dir kostbar und dennoch stehst du vor der Herausforderung, ein bestimmtes wichtiges Dokument zu finden. Du weißt aber nicht, wo du suchen sollst und wenn doch, wartet ein undurchdringlicher Ordnerdschungel darauf, durchsucht zu werden, und der ellenlange Suchprozess beginnt. Unvorstellbar wie viel Zeit für die alleinige Suche von benötigten Dokumenten aufgewendet wird. Etwa 42 % der täglichen Arbeitszeit fließen in derartige Dokumentensuche und -ablage und gar 46 % können Gesuchtes gar nicht erst finden! So heißt es in einer Studie der International Data Corporation (IDC).
Eine wahre Wunderwaffe, um Suchprozesse abzukürzen und den Workflow somit zu beschleunigen sind digitale Aktenverwaltungsprogramme oder auch Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), mit ihrer intelligenten Strukturierung und den diversen Suchoptionen.
Was ist mit Dokumente suchen gemeint?
Unter Dokumente suchen versteht man in diesem Kontext das Auffinden von geschäftlichen Dokumenten in einem Unternehmensdokumentenspeicher. Beispiele hierfür sind erst kürzlich verwendete Dokumente, die erneut für einen fortlaufenden Prozess geöffnet werden sollen oder auch archivierte Dokumente wie Verträge und Rechnungen, die aus Gründen der Nachverfolgung steuerlicher Angelegenheiten aus der Aktenablage hervorgeholt werden müssen. Dies sollte idealerweise schnell und effizient erfolgen.
Mehr Zeit für Wichtiges: Die Vorteile vom Dokumente suchen per Dokumentenmanagement-System
Finden, anstatt zu suchen: Dokumente suchen war noch nie so schnell und dies dank innovativer Lösungen digitaler Aktenverwaltungsprogramme bzw. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Als DMS-Software wird eine Lösung bezeichnet, die eine automatisierte und ganzheitliche Verwaltung von Dokumenten und Informationen ermöglicht. Hierbei durchsucht das Dokumentenmanagement-System (DMS) Datensätze, beispielsweise digitalisierte Dokumente, gemäß den Anweisungen von Suchoperatoren.
Der Hauptvorteil bei derartiger Anwendung von DMS liegt zweifelsohne in der Zeitersparnis, die die Umsetzung agiler Prozesse ermöglicht. Herkömmliche komplizierte Suchverfahren über Fileordner und Laufwerke oder gar Zeitkiller wie manuelle Suche in Dokumentensilos und Aktenordnern gehören mithilfe einer DMS-Lösung der Vergangenheit an. Zudem führt dies zu erheblichen Kosteneinsparungen von Personalkosten, die ansonsten für die mit den Suchprozessen beschäftigten Mitarbeiter angefallen wären.
Dokumentensuche via DMS ist nicht bloß eine Form der Workflow-Optimierung, die eine grundlegende Voraussetzung für den Erfolg darstellt und Zeit sowie Kosten einspart. Hier bieten sich auch zahlreiche weitere Benefits:
- Mentale Entlastung: Die Suche nach Dokumenten kann wirklich nervenaufreibend sein. Dies, zusammen mit der Belastung, sich zu erinnern, in welchem Ordner jedes Dokument abgelegt wurde, wird reduziert oder entfällt komplett. Das Ergebnis? „Less Mental Load“! Mehr Spaß bei der Arbeit und eine positive mentale Einstellung.
- Unabhängigkeit im Krankheitsfall: Ein nahtloser Zugang zu benötigten Informationen kann selbst bei Ausfall wegen Krankheit gewährleistet werden. Auch ohne genaue Kenntnisse über den Speicherort von Dokumenten, kann jeder (mit jeweiliger Berechtigung) mithilfe von wenigen Eckdaten Dokumente suchen und finden.
- Mehr Transparenz für bessere Entscheidungen: Gefundene Dokumente stellen einen Wissensschatz für alle Beteiligten dar. Dies fördert die Transparenz im Unternehmen, vor allem wenn diese Dokumente als wertvolle Entscheidungsgrundlage und dessen Findung dienen.
- Unternehmenswissen sofort und von überall verfügbar: Der geografische Standort des Arbeitnehmers ist nicht mehr relevant, wenn es um den Zugriff auf das Unternehmenswissen geht. Es ist nicht mehr zwingend erforderlich, vor Ort zu sein, um Dokumente zu suchen und abzurufen, was für damalige Dokumentensuche in traditionellen Akten oder die meisten Filesysteme als Voraussetzung galt.
Dokumente schnell suchen und finden
Eine Suche voller Möglichkeiten – Dokumentensuche mit d.velop documents
Wie funktioniert die einfache effektive Dokumentensuche in der digitalen Welt von d.velop? Das Dokumentenmanagement-Systeme d.velop documents bietet zahlreiche Möglichkeiten für Effizienz und klare Strukturen rund um das Thema Dokumentensuche. Mithilfe unterschiedlicher Suchoperatoren und Suchoptionen liegen dir die gefragten Dokumente im Handumdrehen vor. Damit du in Zukunft genau findest, was du suchst, geben wir im Folgenden einige Einblicke in die facettenreichen Suchfunktionen.
Stichwortsuche – ecm:one HotKey
Wo war diese Info noch gleich? Wie finde ich den Ordner? – 71 % der Mitarbeitenden finden die Suche nach den richtigen Informationen als viel zu kompliziert.
Schon ein unvollständiges oder fehlerhaftes Schlagwort genügt dem cleveren DMS-System aus, um automatisch den Unternehmensdokumentenspeicher zu durchsuchen und das relevante Dokument zu finden – ähnlich einfach und Case-insensitiv wie bei einer Suchmaschine wie Google. In herkömmlichen Fileordnern des Betriebs-Laufwerks war eine Suche nur mit korrekter Benennung des Dateinamens möglich. Diese Funktion kann durch die Anwendung von ecm:one Hotkey sogar erweitert werden, mit der es allein mit einer Begriffsuche per Tastenkombination und ohne Öffnung der Suche im Programm möglich wird, ein Dokument aufzurufen.
Verfeinerte, kombinierte Suche – Filterfunktion
Ist die Auswahl bei der Stichwortsuche noch zu umfangreich? Neben der einfachen Eingabe eines geeigneten Suchbegriffs ist es natürlich auch möglich, nach Dokumenteigenschaften wie zum Beispiel Dokumentennummer, Dateiformat oder Kundenname zu filtern. Durch die Filterkriterien werden lediglich die Dokumente angezeigt, die für dich wertvoll sind. Zusätzliche Möglichkeiten der Filterung helfen dabei die Trefferliste in Kategorien einzuteilen oder besser zu Gliedern für eine optimale Übersicht.
Suchvorlagen
Bei wiederholter Bearbeitung bestimmter Dokumente kann die Suche nach diesen zeitintensiv sein. Gespeicherte Suchvorgänge schaffen hier Abhilfe und lassen den vorherigen Suchverlauf transparent nachvollziehbar werden. Dies stellt den einfachsten Weg für dynamische, wiederkehrende Arbeitsabläufe dar, da sich manuelle Eingabe gespart werden kann.
Wie die Erstellung von Suchvorlagen detailliert funktioniert und wie diese durch Favorisierung gespeichert werden können, zeigt Marwin Meller, Produkt Marketing Manager für d.velop documents in folgendem Videotutorial:
Fazit mit Ausblick
Diese vereinfachte Methode digitalisierte Dokumente zu suchen, bereichert und erleichtert maßgeblich unsere moderne Geschäftswelt und ist bei Anwendern eines DMS womöglich unverzichtbar geworden. Besonders in der aktuellen Weiterentwicklung von Such-Instrumenten könnte es spannend werden. Wie wäre es beispielsweise mit einer Dokumentensuche mithilfe reiner Spracherkennung?
Du verwendest d.velop documents bereits:
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Du kennst d.velop documents noch nicht:
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