In unserer digitalisierten Welt hat sich die Art und Weise, wie wir Unterschriften sammeln und Dokumente unterzeichnen, dramatisch verändert. Die E-Signatur, oder elektronische Unterschrift, hat sich als eine revolutionäre Technologie erwiesen, die nicht nur Zeit und Kosten spart, sondern auch die Effizienz von Unternehmen enorm steigert. In diesem Blogartikel werden wir uns genauer mit dem Prozess der Unterschriftensammlung mithilfe von E-Signaturen befassen. Erfahre, wie diese innovative Technologie funktioniert, welche Vorteile sie bietet und wie sie deinen Arbeitsalltag bereichert.
Unterschriften sammeln: Gehst du immer noch den analogen Weg?
Im hektischen Arbeitsalltag gibt es kaum etwas Frustrierenderes und Zeitaufreibenderes als die mühsame Aufgabe, Unterschriften für Verträge und Dokumente auf herkömmliche Weise einzuholen – mit Stift und Papier. Es scheint fast, als ob die Zeit stehen bleibt, während man von Büro zu Büro läuft, Verträge per Post versendet oder stundenlang darauf wartet, dass die erforderlichen Unterschriften von verschiedenen Parteien geleistet werden. Dieser veraltete Prozess kann nicht nur Tage, sondern sogar Wochen in Anspruch nehmen, je nachdem, wie viele Personen an dem Unterzeichnungsprozess beteiligt sind. Neben dem offensichtlichen Zeitverlust führt das Sammeln von Unterschriften auf Papier auch zu erheblichem Papierverbrauch, Druckkosten und einem erhöhten Risiko für Verlust oder Beschädigung wichtiger Dokumente. Darüber hinaus birgt diese Methode auch Sicherheitsrisiken, da Dokumente leichter in die falschen Hände geraten können, wenn sie physisch herumgereicht werden.
All diese Frustrationen und Nachteile haben dazu geführt, dass Unternehmen nach alternativen Lösungen suchen, um den Prozess „Unterschriften sammeln“ zu rationalisieren und zu modernisieren. Eine dieser Lösungen ist die E-Signatur, die den lästigen Umgang mit Stift und Papier ein für alle Mal überflüssig macht. In den nächsten Abschnitten werden wir genauer untersuchen, wie die E-Signatur diesen zeitaufwendigen Prozess revolutioniert und welche Vorteile sie für Unternehmen und Einzelpersonen bietet.
Nachhaltigkeit (unter)schreibt man digital
Unterschriften sammeln: Vorteile der E-Signatur in deinem Alltag
Du fragst dich bestimmt: „Warum sollte ich mich beim Unterschriften sammeln überhaupt mit der E-Signatur beschäftigen?“ – Ganz einfach, die E-Signatur bietet zahlreiche Vorteile, die du nicht mehr missen möchtest, sobald du sie einmal aktiv erlebt hast:
- Enorme Zeiteinsparung: Nie mehr physische Unterschriftenhefter, Klemmbretter oder den Verantwortlichen „hinterherlaufen“. Nutze zahlreiche Möglichkeiten, wie die automatische Erinnerungsfunktion, Anhänge oder Signaturreihenfolgen, um deine Unterschriftenprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen.
- Papier-, Druck- und Versandkosten einsparen: Unterschreibe deine Dokumente vollkommen digital und rechtssicher, ohne dafür den Gang zum Drucker und zur Post antreten zu müssen. Vermeide unnötige Kosten, z.B. hohe Portogebühren.
- Unterschriften sammeln – von überall und jederzeit: Unterschreibe deine Dokumente, wann und wo du möchtest. Mithilfe einer mobilen App kannst du einfach per Smartphone, Tablet oder Notebook deine Unterschriftenprozesse überblicken.
- Nachhaltigkeitsansprüchen gerecht werden: Indem wir in unseren Vertragsprozessen digital die notwendigen Unterschriften sammeln, schonen wir die natürlichen Ressourcen, z.B. durch einen geringeren Papierverbrauch und die Vermeidung von physischen Anreisen.
- Vermeidung von Medienbrüchen: Ein Prozess ist nur digitalisiert, wenn kein Teilschritt mehr in der analogen Welt stattfindet. Mithilfe der digitalen Unterschrift kannst du Verträge digital erstellen, unterschreiben und archivieren – ohne Druck und Scan.
Die Gründe, warum du beim Unterschriften sammeln auf den digitalen Weg setzen solltest, liegen auf der Hand. Stellt sich nun die Frage, wie der Prozess jetzt genau bei der E-Signatur aussieht. Im folgenden Kapitel haben wir dir das Vorgehen skizziert.
Unterschriften sammeln: So funktioniert’s digital mit d.velop sign
Du möchtest lernen, wie du Dokumente ganz einfach digital unterschreiben kannst? In unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung inkl. Video erfährst du, wie du lästiges Papier und Stift hinter dir lassen und stattdessen mühelos einen digitalen Signaturprozess starten kannst. So wird das Unterschriften sammeln neu gedacht:
- Dokument bzw. Vertrag in der Signatursoftware hochladen
- Signaturumlauf aufrufen und Sicherheitsstufe (Signaturlevel) wählen
- Interne und externe Empfänger:innen festlegen und optional eine Signaturreihenfolge festlegen
- Bei Bedarf Signaturfelder für die Empfänger:innen vorbereiten
- Zusätzliche Funktionen des Signaturumlaufes nutzen: z.B. Passwortschutz aktivieren, Anhänge und eine persönliche Nachricht mitsenden, automatische Erinnerungsfunktion einstellen
- Signaturumlauf starten und aktuellen Status des Dokuments nachverfolgen
- Nachdem alle Empfänger:innen unterschrieben haben, wird das finale Dokument automatisch zur Verfügung gestellt.
Unterschriften sammeln: Mit der digitalen Signatur durchstarten
In diesem Blogartikel hast du einige Informationen an die Hand bekommen, damit du das Thema Unterschriften sammeln, in Zukunft digital gestalten und so viele Mehrwerte für dich und dein Unternehmen generieren kannst. Am Ende geht es aber darum, in die aktive Umsetzung des Vorhabens zu gehen. Nutze die Gelegenheit und teste die elektronische Signatur Software unverbindlich aus! Denn nur so wirst auch du die E-Signatur als Gamechanger für deine Unterschriftenprozesse wahrnehmen können.