In einer zunehmend vernetzten Arbeitswelt sind Fortschritte im Bereich Vertragswesen unausweichlich. Die herkömmliche Papierform von Verträgen hatte ihre Daseinsberechtigung, aber sie birgt auch immense wirtschaftliche Nachteile wie zeitintensive Prozesse oder die Belastung von natürlichen Ressourcen. Wenn wir heutzutage einen Vertrag unterzeichnen, nutzen wir immer mehr die Möglichkeiten der digitalen Signatur. In diesem Blogbeitrag erklären wir, welche Vorteile es bietet, einen Vertrag digital zu unterzeichnen und wie das Ganze rechtssicher funktioniert.
Darum haben Stift und Papier beim Vertrag unterzeichnen ausgedient
Verantwortliche im Unternehmen erstellen Dokumente und Verträge im Normalfall bereits vollkommen digital z.B. mit Tools wie Microsoft Word oder Open Office. Wenn sie den Vertrag unterzeichnen, treten sie jedoch immer noch den bekannten Gang zum Drucker und/oder Scanner an. Ein typischer Medienbruch, der den gesamten Vertragsprozess unnötig verlangsamt und dazu noch viele vermeidbare Kosten verursacht. Das Medium Papier hat ausgedient. Aus diesen Gründen solltest du auf die elektronische Signatur im Vertragsmanagement setzen:
- Prozesskosten reduzieren: Vermeide Ausgaben für Papier, Druck und Versand und werde unabhängig von weiter steigenden Kosten, z.B. durch Portoerhöhungen
- Prozesszeiten senken: Ein optimiertes Signaturverfahren senkt die benötigte Zeit von mehreren Tagen auf lediglich wenige Minuten.
- Ortsunabhängig und flexibel: Ermögliche es Mitarbeitern, von überall aus gültige Verträge und andere Dokumente zu unterzeichnen
- Keine Medienbrüche: Verabschiede dich vom Drucker und Scanner – erfahre die Effizienz und Sicherheit durchgängig digitaler Prozesse ohne Medienbrüche
- Natürliche Ressourcen schonen: Übernimm Verantwortung für die Umwelt und leiste deinen Beitrag zu einer nachhaltigeren Zukunft, indem du CO₂ reduzierst Vermeidung von Reisen, Waldrodung)
Individuelles Einsparpotenzial der digitalen Unterschrift berechnen.
E-Signatur sorgt für Rechtssicherheit beim Vertrag unterzeichnen
Beim Vertrag unterzeichnen greifen viele Verantwortliche direkt zum Scanner, um ihr Unterschriftenbild zu erfassen. Was viele Personen unterschätzen: Diese Vorgehensweise verursacht ein enormes Sicherheitsrisiko. Denn ein eingescanntes Unterschriftenbild kann mühelos kopiert und auf anderen Dokumenten verwendet werden, ohne dass der eigentliche Unterzeichner darüber Kenntnis gelangt. Zusätzlich besteht keine Möglichkeit, die Authentizität („Unversehrtheit“) des Dokuments zu überprüfen oder sicherzustellen, dass die Unterschrift tatsächlich von der richtigen Person „am anderen Ende“ stammt. Dies kann im Extremfall zur Missachtung von persönlichen Daten führen.
Darüber hinaus schafft die Gesetzgebung die Daseinsberechtigung einer E-Signatur-Software. Viele Vertragsarten unterliegen sogenannten gesetzlichen Formerfordernissen (vgl. §§ 125 ff. BGB). Eine Nichteinhaltung dieser Formerfordernisse kann im Zweifel zur Nichtigkeit bzw. Unwirksamkeit des Vertrages führen (§ 125 BGB). Aus diesem Grund sollten Verantwortliche im Unternehmen unbedingt darauf achten, diese gesetzlichen Vorschriften in ihren Unterschriftenprozessen einzuhalten. Im Kontext der elektronischen Signatur steht besonders die gesetzliche Schriftform (§ 126 BGB) im Fokus. Sie setzt voraus, dass ein Dokument „eigenständig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden“ muss. Besonders wichtig: Die gesetzliche Schriftform kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nichts anderes aus dem Gesetz ergibt (§ 126 Abs. 3 BGB). In diesem Fall muss das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen werden (§ 126a Abs. 1 BGB). Eine gültige QES kann nur mit einer E-Signatur-Software erstellt werden. Eine einfache elektronische Unterschrift auf dem Tablet oder per eingescannten Unterschriftenbild reicht nicht aus.
Anleitung zur Einführung im Unternehmen
Wenn du über den digitalen Weg einen Vertrag unterzeichnen möchtest, solltest du in kleinen Schritten starten und deine Anwendungsbereiche kontinuierlich, d.h. Schritt für Schritt, ausbauen. Dabei kannst du dich an dieser Vorgehensweise orientieren, die sich bei vielen Unternehmen bewährt hat:
- Vertragsarten in einer Liste sammeln: Welche Verträge unterschreibe ich in meiner Abteilung aktuell noch traditionell mit Stift und Papier?
- Vertragsarten priorisieren: Welche Verträge werden besonders häufig unterschrieben? Bei welchen Verträgen liegen die größten Einsparpotenziale?
- Signaturlevel festlegen: Welche gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Formerfordernisse gibt es bei den einzelnen Dokumenten? Wir empfehlen dir, bei diesem Schritt sich mit dem Juristen deines Vertrauens zusammenzusetzen.
- Erste Signaturprozesse anpassen: Stelle die priorisierten Dokumente auf die digitale Unterzeichnung um und sammle erste wertvolle Erfahrungen im Umgang mit der Software.
- Einsparpotenziale vollständig abschöpfen: Wiederhole die Schritte 2 bis 4, bis du schließlich deine gesamten Unterschriftenprozesse in der Abteilung digitalisiert hast.
- Austausch mit anderen Abteilungen: Feiere deine Erfolge und lasse auch deine Kollegen:innen aus anderen Abteilungen an diesen teilhaben. Sicherlich gibt es hier weitere Unterschriftenprozesse, die ihr gemeinsam digitalisieren könnt.
Probieren geht über Studieren!
Um es noch einmal klarzustellen: Papier hat seinen Charme, hat aber als Medium in der modernen Geschäftswelt ausgedient. Verpasse nicht den digitalen Wandel und nutze die Gelegenheit, die digitale Unterschrift kostenlos und unverbindlich zu testen! Sammle deine ersten Eindrücke im Unternehmen und erlebe die zahlreichen Mehrwerte der digitalen Unterschrift in der Praxis! Einen Vertrag unterzeichnen … digital ist alternativlos!