Heute kann jeder entwickeln. Mithilfe einer Workflow-Software können Organisationen das volle Digitalisierungspotenzial ausschöpfen, indem Geschäftsprozesse und Routineaufgaben von den eigenen Mitarbeiter:innen eigenständig digitalisiert werden. In diesem Blogartikel erfährst du, was sich hinter einer Workflow-Software verbirgt, wie sie IT-Abteilungen entlastet und dein Prozessmanagement auf das nächste Level hebt.
Was ist eine Workflow-Software?
Eine Workflow-Software ist ein unverzichtbares Instrument für Organisationen, um komplexe Arbeitsabläufe effizient zu steuern, zu automatisieren und zu optimieren. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um eine spezielle Anwendung, die die systematische Durchführung von Aufgaben und Aktivitäten in einem definierten Ablauf ermöglicht.
Diese Software bietet Organisationen die Möglichkeit, ihre Arbeitsabläufe zu strukturieren, zu visualisieren und zu koordinieren, indem sie die einzelnen Schritte eines Prozesses klar definiert und verwaltet. Dabei können Workflow-Softwares flexibel gestaltet werden, um individuelle Anforderungen und spezifische Geschäftsprozesse abzubilden. Eine wesentliche Funktion einer Workflow-Software liegt in der Automatisierung von Routineaufgaben, wodurch Zeit und Ressourcen eingespart werden. Sie ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, indem sie den Informationsfluss verbessert und die Transparenz innerhalb der Organisation erhöht.
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Workflow-Software: Gezielte Entlastung für IT-Abteilungen
Der Mangel an IT-Fachkräften stellt nach wie vor eine bedeutende Herausforderung für Organisationen verschiedener Branchen dar. Da es immer schwieriger wird, offene Stellen im IT-Bereich mit geeigneten Kandidat:innen zu besetzen, sind Engpässe bei der Entwicklung, Wartung und Sicherheit von IT-Infrastrukturen vielmehr zum Alltag statt zur Ausnahme geworden. Um diesem Problem zu begegnen, ist es entscheidend, die IT-Abteilung durch den Einsatz einer Workflow-Software gezielt zu entlasten. Denn ein wichtiger Aspekt, der oft übersehen wird, sind die enormen Potenziale innerhalb der bestehenden Belegschaft, die bisher ungenutzt bleiben. Statt alle IT-bezogenen Themen ausschließlich der IT-Abteilung zu überlassen, gewinnt der Ansatz der Workflow-Software zunehmend an Bedeutung, der alle Mitarbeiter:innen in die digitale Transformation einbezieht. An diesem Punkt kommt das d.velop process studio ins Spiel.
Workflow-Software: Mit dem d.velop process studio Prozessdesigner:in werden
Eine Workflow-Software bietet Verantwortlichen in der Organisation die Möglichkeit, repetitive Arbeitsabläufe zu automatisieren. Routineaufgaben wie Dokumenten-, Beschaffungs- oder Genehmigungsprozesse können von allen Mitarbeiter:innen auch ohne grundlegende IT-Kenntnisse digitalisiert werden, sodass sich IT-Fachkräfte auf strategische Konzepte und „Meilenstein“-Projekte fokussieren können. Durch die Nutzung einer Workflow-Software wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern es werden auch menschliche Fehler reduziert.
Das d.velop process studio als Workflow-Software verbindet die zentralen Welten des Geschäftsprozessmanagements: Prozessanalyse, Prozessimplementierung und Prozessmonitoring. Der Grundgedanke ist dabei, möglichst vielen Mitarbeitenden den Zugang zur digitalen Transformation zu verschaffen. Umgesetzt wird dies durch einen No-Code/Low-Code-Ansatz, kopierbare Vorlagen und eine breite Mediathek, die direkt frei genutzt werden kann und direkt zu Beginn Orientierung stiftet.
Funktionen der Workflow-Software einfach erklärt:
- Modellierung von Prozessen: Die transparente Visualisierung von Geschäftsabläufen in ist ein wichtiger Baustein der Workflow-Software. Über diesen Weg können Mitarbeitende, einen Ablauf von Beginn an neu aufsetzen, Schwachstellen oder Engpässe im bisherigen Prozess identifizieren und schließlich zu beheben.
- Erstellung von Formularen: Mithilfe des Formular-Designers können einzelne Prozessschritte zusätzlich mit Informationen angereichert und Ressourcen effizienter zugewiesen werden.
- Implementierung ohne IT-Skills: Mitarbeitende können mit dem Prozessmanagement-Tool ihren neuen Prozess, z.B. für eine Routineaufgabe, direkt implementieren und verproben. So wird die IT-Abteilung nachhaltig entlastet.
- Monitoring: Mit der Prozessüberwachung können Mitarbeitende den aktuellen Status des Prozesses jederzeit abrufen und auf Fehler überprüfen.
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In einer Ära, in der die Anforderungen an IT-Abteilungen stetig steigen, ist eine Workflow-Software unentbehrlich geworden, um diesen Teams die nötige Unterstützung zu bieten. Die Möglichkeiten der Automatisierung, Optimierung und Verbesserung von Arbeitsabläufen, die eine Workflow-Software bereitstellt, tragen entscheidend dazu bei, die Arbeitslast zu verringern. Das erlaubt den IT-Abteilungen, ihren Fokus auf strategische Initiativen zu legen, welche die Organisation besonders vorantreiben. Die Entscheidung, in eine leistungsstarke Workflow-Software wie das d.velop process studio zu investieren, hat somit weitreichende Vorteile. Es fördert eine verbesserte Zusammenarbeit und letztendlich die Wettbewerbsfähigkeit der Organisation in der heutigen digitalen Umgebung.
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